BỘ Y TẾ
TRƯỜNG ĐẠI HỌC DƯỢC HÀ NỘI
TRẦN THÀNH TRUNG
PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG TỒN TRỮ THUỐC
TẠI BỆNH VIỆN ĐA KHOA HUYỆN VĨNH THUẬN,
TỈNH KIÊN GIANG NĂM 2015
LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP DƯỢC SĨ CHUYÊN KHOA I
HÀ NỘI 2017
BỘ Y TẾ
TRƯỜNG ĐẠI HỌC DƯỢC HÀ NỘI
TRẦN THÀNH TRUNG
PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG TỒN TRỮ THUỐC
TẠI BỆNH VIỆN ĐA KHOA HUYỆN VĨNH THUẬN,
TỈNH KIÊN GIANG NĂM 2015
LUẬN VĂN DƢỢC SỸ CHUYÊN KHOA CẤP I
CHUYÊN NGÀNH: TỔ CHỨC QUẢN LÝ DƯỢC
MÃ SỐ: CK 60 72 04 12
Người hướng dẫn khoa học: PGS. TS. Nguyễn Thị Thanh Hƣơng
Thời gian thực hiện: Từ tháng 6/2016 đến tháng 12/2016
HÀ NỘI 2017
LỜI CẢM ƠN
Lời đầu, tôi xin gửi lời cám ơn chân thành đến Cô TS. Nguyễn Thị
Thanh Hương đã giúp đỡ, dành nhiều thời gian và tâm huyết để truyền đạt
những kiến thức quý báu, đồng thời hướng dẫn em tận tình để em hoàn thành
tốt quyển luận văn này.
Xin chân thành cảm ơn Ban Giám Hiệu Trường Đại học Dược Hà Nội
và phòng Đào tạo Sau Đại học đã cấp giấy giới thiệu giúp em thuận lợi hơn
trong suốt quá trình thu thập số liệu.
Tôi cũng xin chân thành cám ơn các cô chú, anh chị và ban lãnh đạo
Bệnh viện Đa khoa huyện Vĩnh Thuận đã nhiệt tình giúp đỡ tôi trong quá
trình khảo sát để tôi có dữ liệu làm đề tài tốt nghiệp.
Cuối cùng, tôi xin cám ơn các bạn lớp Chuyên khoa I đã động viên và
quan tâm tôi trong suốt quá trình học tập và thực hiện đề tài.
Kiên Giang, ngày….. tháng…… năm 2017
Học viên thực hiện
Trần Thành Trung
MỤC LỤC
ĐẶT VẤN ĐỀ …………………………………………………………………………………….. 1
Chương 1: TỔNG QUAN ……………………………………………………………………. 3
1.1. Tổng quan về tồn trữ thuốc ………………………………………………………….. 3
1.1.1 Sự cần thiết phải tồn trữ thuốc
…………………………………………………. 3
1.1.2 Các mức tồn kho ……………………………………………………………………. 4
1.1.3 Chức năng của kho ………………………………………………………………… 4
1.1.4 Kiểm soát tồn trữ bằng phân tích ABC …………………………………….. 5
1.1.5 Kiểm soát tồn trữ bằng phân tích VED …………………………………….. 6
1.2 Tổng quan về nguyên tắc “Thực hành tốt bảo quản thuốc – GSP”
……… 7
1.2.1 Nhân sự ………………………………………………………………………………… 8
1.2.2 Địa điểm
……………………………………………………………………………….. 8
1.2.3 Thiết kế, xây dựng …………………………………………………………………. 9
1.2.4 Trang thiết bị
…………………………………………………………………………. 9
1.2.5 Các quy trình bảo quản …………………………………………………………. 10
1.2.6 Sắp xếp thuốc trong kho ……………………………………………………….. 11
1.2.7 Một số yêu cầu trong quy trình nhập hàng ………………………………. 12
1.2.8 Thuốc trả về ………………………………………………………………………… 12
1.2.9 Hồ sơ tài liệu
……………………………………………………………………….. 13
1.3 Sơ lược về thực trạng tồn trữ thuốc
………………………………………………. 14
1.3.1 Thực trạng tồn trữ thuốc tại các nước trên thế giới …………………… 14
1.3.2 Thực trạng công tác tồn trữ tại một số bệnh viện trong nước …….. 14
1.4 Vài nét về Bệnh viện Đa khoa huyện Vĩnh Thuận
………………………….. 15
1.4.1 Vài nét về Bệnh viện Đa khoa huyện Vĩnh Thuận ……………………. 15
1.4.2 Vài nét về khoa Dược bệnh viện ……………………………………………. 16
Chương 2: ĐỐI TƯỢNG VÀ PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU………….. 19
2.1 Đối tượng, địa điểm và thời gian nghiên cứu
…………………………………. 19
2.1.1 Đối tượng nghiên cứu …………………………………………………………… 19
2.1.2 Địa điểm nghiên cứu
…………………………………………………………….. 19
2.1.3 Thời gian nghiên cứu ……………………………………………………………. 19
2.2 Phương pháp nghiên cứu
…………………………………………………………….. 19
2.2.1 Thiết kế nghiên cứu ……………………………………………………………… 19
2.2.2 Xác định biến số nghiên cứu …………………………………………………. 19
2.2.3 Chỉ số nghiên cứu ………………………………………………………………… 21
2.2.5 Phương pháp phân tích và xử lý số liệu ………………………………….. 23
Chương 3: KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU
……………………………………………….. 24
3.1 Thực trạng nhân lực, cơ sở vật chất, trang thiết bị đảm bảo công tác tồn
trữ thuốc tại bệnh viện đa khoa huyện Vĩnh Thuận ……………………………… 24
3.1.1 Tổ chức nhân lực kho dược …………………………………………………… 24
3.1.2 Cơ sở hạ tầng kho Dược ……………………………………………………….. 26
3.1.3 Theo dõi nhiệt độ và độ ẩm …………………………………………………… 28
3.2 Phân tích cơ cấu thuốc dự trữ tại Bệnh viện đa khoa huyện Vĩnh Thuận
năm 2015 ……………………………………………………………………………………….. 33
3.2.1 Giá trị, số lượng xuất nhập trong kho
……………………………………… 33
3.2.2 Giá trị xuất nhập tồn của một số nhóm thuốc
…………………………… 34
3.2.3 Cơ cấu thuốc hết trong năm 2015
…………………………………………… 38
3.2.4 Kiểm soát tồn kho bằng phân tích ABC ………………………………….. 39
3.2.5 Kiểm soát tồn kho bằng phân tích VED ………………………………….. 40
Chương 4: BÀN LUẬN
……………………………………………………………………… 42
4.1 Về thực trạng nhân lực, cơ sở vật chất, trang thiết bị để đảm bảo công
tác tồn trữ thuốc tại Bệnh viện đa khoa huyện Vĩnh Thuận
…………………… 42
4.1.1 Tổ chức nhân lực khoa Dược và kho Dược
……………………………… 42
4.1.2 Cơ sở hạ tầng kho Dược ……………………………………………………….. 43
4.1.3 Theo dõi nhiệt độ, độ ẩm ………………………………………………………. 44
4.2 Về cơ cấu tồn trữ thuốc ………………………………………………………………. 46
4.2.1 Về tổng giá trị xuất nhập tồn của các nhóm thuốc ……………………. 46
4.2.2 Đối với tổng giá trị của từng nhóm ………………………………………… 47
4.2.3 Về cơ cấu thuốc hết ……………………………………………………………… 49
4.2.4 Về phân tích ABC
………………………………………………………………… 51
4.2.5 Về phân tích VED
………………………………………………………………… 52
KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ ……………………………………………………………. 54
DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT
Chữ viết tắt
Giải nghĩa
BHYT
Bảo hiểm y tế
BS
Bác sỹ
BVBVSKTT
Bệnh viện bảo vệ sức khỏe tâm thần
BVĐHY
Bệnh viện Đại học Y
BVĐK
Bệnh viện đa khoa
BVTW
Bệnh viện trung ương
CKI
Chuyên khoa cấp I
CKII
Chuyên khoa cấp II
CSSKND
Chăm sóc sức khỏe nhân dân
DLS
Dược lâm sàng
DSĐH
Dược sỹ đại học
DSTH
Dược sỹ trung học
GSP
“Thực hành tốt bảo quản thuốc” (tiếng Anh:
Good Storage Practices)
HĐT&ĐT
Hội đồng thuốc và điều trị
PKKV
Phòng khám khu vực
TE
Trẻ em
TTYT
Trung tâm y tế
TYT
Trạm y tế
UBND
Ủy ban nhân dân
DANH MỤC BẢNG
Bảng 1.1 Cơ cấu nhân lực khoa Dược BV Vĩnh Thuận
……………………………. 18
Bảng 2.2 Các biến số nghiên cứu
………………………………………………………….. 19
Bảng 3.3 Cơ cấu nhân lực kho dược BVĐK huyện Vĩnh Thuận
……………….. 24
Bảng 3.4 Cơ cấu nhân lực kho thuốc ống – dịch truyền và kho thuốc viên –
dùng ngoài …………………………………………………………………………………………. 25
Bảng 3.5 Diện tích kho thuốc ống – dịch truyền và kho thuốc viên – dùng
ngoài của khoa Dược
…………………………………………………………………………… 26
Bảng 3.6 Trang thiết bị trong kho …………………………………………………………. 27
Bảng 3.7 Bảng tổng hợp theo dõi nhiệt độ và độ ẩm trong kho ………………… 28
Bảng 3.8 Số ngày có/không theo dõi nhiệt độ, độ ẩm của các kho ……………. 30
Bảng 3.9 Theo dõi nhiệt độ, độ ẩm theo giờ quy định của các kho
……………. 31
Bảng 3.10 Số ngày theo dõi nhiệt độ đạt/ không đạt ……………………………….. 31
Bảng 3.11 Số ngày theo dõi độ ẩm đạt/không đạt …………………………………… 32
Bảng 3.12 Giá trị xuất nhập tồn trong kho năm 2015
………………………………. 33
Bảng 3.13 Giá trị xuất nhập tồn của nhóm Kháng sinh năm 2015 …………….. 35
Bảng 3.14 Giá trị xuất nhập tồn của nhóm Tiêu hóa năm 2015 ………………… 36
Bảng 3.15 Giá trị xuất nhập tồn của nhóm Tim mạch năm 2015 ………………. 37
Bảng 3.16 Số ngày hết thuốc của một số thuốc trong năm 2015
……………….. 38
Bảng 3.17 Phân tích ABC tại BVĐK huyện Vĩnh Thuận năm 2015
………….. 39
Bảng 3.18 Thuốc có tỷ lệ giá trị thuốc tồn cao trong nhóm A, B, C năm 2015
…
39
Bảng 3.19 Phân tích VED tại BVĐK huyện Vĩnh Thuận năm 2015
………….. 40
Bảng 3.20 Thuốc có tỷ lệ giá trị tồn cao trong nhóm V, E, D năm 2015
…….. 40
Bảng 3.21 Phân tích ma trận ABC/VED tại BVĐK huyện Vĩnh Thuận năm
2015 ………………………………………………………………………………………………….. 41
1
ĐẶT VẤN ĐỀ
Thuốc là một trong những mắc xích quan trọng nhất giữa người bệnh
và dịch vụ chăm sóc sức khỏe [20]. Mục tiêu chung của Chiến lược quốc gia
phát triển ngành Dược Việt Nam đến năm 2020 là cung ứng đầy đủ, kịp thời,
có chất lượng, giá hợp lý các loại thuốc theo cơ cấu bệnh tật tương ứng với
từng giai đoạn phát triển kinh tế-xã hội và bảo đảm sử dụng thuốc an toàn,
hợp lý [9]. Tình hình cung ứng, quản lý thuốc trong khu vực điều trị đã được
chấn chỉnh. Trong mạng lưới cung ứng thuốc, bệnh viện là một mắt xích quan
trọng, ở đó thuốc được cung cấp trực tiếp cho người bệnh.
Quản lý cung ứng thuốc trong bệnh viện là các vấn đề liên quan đến
thuốc trong bệnh viện, từ việc lựa chọn, mua sắm đến cấp phát và quản lý
việc sử dụng thuốc trên bệnh nhân. Trong đó quản lý tồn trữ thuốc là một
phần trong công tác quản lý cung ứng thuốc trong bệnh viện. Để thực hiện tốt
mục tiêu cung ứng thuốc tốt thì phải đảm bảo tồn trữ thuốc sao cho thuốc luôn
được cung cấp đầy đủ kịp thời, đảm bảo chất lượng và giảm thiểu chi phí.
Việc tồn trữ quá nhiều loại thuốc với số lượng lớn, có thể làm tăng chi phí bảo
quản, tồn trữ thuốc. Để giảm chi phí tồn trữ, bệnh viện phải duy trì mức tồn
trữ thấp, tuy nhiên khi đó khả năng thiếu thuốc cho bệnh nhân có thể xảy ra
và trong một số trường hợp sẽ gây ra những vấn đề nghiêm trọng nếu không
có thuốc kịp thời. Do đó quản lý tồn trữ thuốc hiệu quả là cân bằng được chi
phí và nhu cầu về thuốc điều trị. Thực tế cho thấy, đây luôn là bài toán khó,
làm đau đầu các nhà quản lý, từ việc theo dõi lượng tồn kho thuốc để đảm bảo
thuốc luôn sẵn có cho bác sỹ kê đơn, cấp phát cho bệnh nhân đến việc dự trù
mua thuốc hàng tháng.
Bệnh viện đa khoa huyện Vĩnh Thuận được thành lập vào tháng
7/2007, đến nay đạt bệnh viện hạng II với quy mô hơn 200 giường bệnh.
2
Trong những năm gần đây, bệnh viện đa khoa huyện Vĩnh Thuận đã và đang
phát triển vượt bậc. Từ những lợi thế có được như sự phối hợp chặt chẽ giữa
các ban ngành, đoàn thể cùng các bệnh viện trên địa bàn tỉnh; trình độ chuyên
môn của cán bộ công nhân viên trong bệnh viện được nâng cao; những kỹ
thuật mới, tiên tiến được triển khai; bệnh viện đa khoa huyện Vĩnh Thuận đã
không ngừng hoàn thiện, phát triển về chất lượng khám chữa bệnh để phục vụ
bà con trong và ngoài huyện.
Xuất phát từ những vấn đề đã nêu trên, cùng với nhu cầu tìm hiểu, nhận
thức rõ thực trạng tồn trữ thuốc của bệnh viện đa khoa huyện Vĩnh Thuận,
góp phần nâng cao chất lượng hoạt động bệnh viện, chúng tôi thực hiện đề tài:
“Phân tích thực trạng tồn trữ thuốc tại bệnh viện đa khoa huyện Vĩnh
Thuận, tỉnh Kiên Giang năm 2015” nhằm mục tiêu:
1. Mô tả thực trạng về điều kiện cơ sở vật chất, trang thiết bị và nhân lực
để đảm bảo công tác tồn trữ thuốc tại bệnh viện đa khoa huyện Vĩnh Thuận
năm 2015.
2. Phân tích cơ số dự trữ thuốc tại bệnh viện đa khoa huyện Vĩnh Thuận
năm 2015.
3
Chƣơng 1. TỔNG QUAN
1.1. Tổng quan về tồn trữ thuốc
Tồn trữ bao gồm cả quá trình xuất, nhập hàng hóa vì vậy nó yêu cầu
phải có hệ thống sổ sách phù hợp để ghi chép, đặc biệt là sổ sách ghi chép
việc xuất nhập hàng hóa từng ngày [13].
Tồn trữ không chỉ là việc cất giữ hàng hóa trong kho mà nó còn là cả 1
quá trình xuất, nhập kho hợp lý, quá trình kiểm tra, kiểm kê, dự trữ và các
biện pháp kỹ thuật bảo quản hàng hóa từ khâu nguyên liệu đến các thành
phẩm hoàn chỉnh trong kho. Công tác tồn trữ là một trong những mắt xích
quan trọng của việc đảm bảo cung cấp thuốc cho người tiêu dùng với số
lượng đủ nhất và chất lượng tốt nhất, giảm tối đa tỷ lệ hư hao trong quá trình
sản xuất và phân phối thuốc [13].
1.1.1 Sự cần thiết phải tồn trữ thuốc
Chúng ta cần phải dự trữ thuốc vì những lý do sau đây:
– Đảm bảo tính sẵn có: tồn kho là lượng dự trữ cho sự dao động của cung
và cầu, giảm nguy cơ hết hàng.
– Duy trì niềm tin trong hệ thống: nếu tình trạng hết hàng xảy ra thường
xuyên, bệnh nhân sẽ mất lòng tin vào khả năng phòng và chữa bệnh của hệ
thống cung ứng dịch vụ chăm sóc sức khỏe.
– Tránh tình trạng thiếu kinh phí: nếu không có tồn kho hoặc tồn kho
không đủ sẽ dẫn đến tình trạng thiếu hàng, lúc đó đặt hàng khẩn cấp sẽ gặp
phải sự tăng giá của các nhà cung cấp hoặc mức giá sẽ cao hơn mức giá khi
đặt hàng thường xuyên, dẫn đến thiếu hụt vốn.
– Đáp ứng sự thay đổi của nhu cầu thị trường: Những thay đổi trong nhu
cầu về loại thuốc chuyên khoa không thể dự đoán trước được. Do đó, lượng
tồn kho thích hợp sẽ giúp hệ thống đối phó với sự thay đổi đó [12].
4
1.1.2 Các mức tồn kho
Số tiêu thụ trung bình tháng
Mức tồn kho phụ thuộc vào số tiêu thụ trung bình [5]. Tuy nhiên, lượng
tiêu thụ hàng tháng không phải là không đổi và thời gian chờ nhận hàng từ
các nhà cung cấp cũng luôn thay đổi. Do đó, hầu hết các hệ thống cung ứng
thuốc đều tăng lượng tồn kho an toàn, ít nhất là cho các mặt hàng thiết yếu để
đối phó với sự tăng giảm của lượng tiêu thụ cũng như thời gian nhận hàng.
Các mức tồn kho:
Số tồn kho an toàn, số tồn kho tối thiểu, số tồn kho tối đa.
Lượng dự trữ thường xuyên: theo khuyến cáo thì số lượng dự trữ
thường xuyên cho kho thuốc bệnh viện bằng 1,5-2 lần số tiêu thụ trung
bình/tháng.
Lượng dự trữ bảo hiểm: đề phòng các biến động như giá USD tăng,
mốc thời gian điểm điều chỉnh thuế nhập khẩu, dự phòng trong thời gian hết
hợp đồng cũ nhưng chưa kịp tổ chức đấu thầu.
Khoảng cách đặt hàng: theo nguyên tắc trong kho luôn phải lưu kho
mức dự trữ tối thiểu cần thiết để đảm bảo quá trình khám chữa bệnh diễn ra
liên tục trong mọi điều kiện cung ứng bình thường và không bình thường. Tuy
nhiên nếu thời gian chuyển thuốc dài, nhu cầu sử dụng thuốc lớn thì lượng
hàng dự trữ sẽ cao hơn [2].
1.1.3 Chức năng của kho
– Bảo quản: hàng hóa trong kho được bảo quản tốt về số lượng và chất
lượng, hạn chế hao hụt hư hỏng, quá hạn dùng, mất mát có nghĩa là kho góp
phần vào việc đảm bảo chất lượng thuốc, góp phần tăng năng suất lao động xã
hội và thúc đẩy ngành sản xuất thuốc phát triển. Đồng thời góp phần cho
mạng lưới phân phối, lưu thông thuốc đạt hiệu quả kinh tế cao.
5
– Dự trữ: đảm bảo cho quá trình sản xuất được đồng bộ và liên tục. Đồng
thời kho cũng góp phần mở rộng lưu thông hàng hóa trong nền kinh tế quốc dân.
– Kiểm tra, kiểm soát: khi xuất nhập và trong quá trình bảo quản, kho
dược góp phần tạo ra những sản phẩm thuốc có đủ tiêu chuẩn chất lượng,
ngăn ngừa hàng giả, kém chất lượng, quá hạn lọt vào lưu thông, góp phần bảo
vệ quyền lợi cho người sử dụng.
– Cân đối nhu cầu: kho là nơi dự trữ, tập trung một số lượng lớn vật tư
hàng hóa. Do đó nó đảm bảo cho việc điều hòa vật tư hàng hóa từ nơi thừa
sang nơi thiếu, đảm bảo thỏa mãn kịp thời cho các nhu cầu phòng và chữa
bệnh, góp phần thực hiện cân đối cung cầu [13].
Kho Dược được xây dựng theo đúng yêu cầu chuyên môn và an toàn.
Nhà kho được thiết kế, trang bị, sửa chữa, duy tu một cách có hệ thống sao
cho có thể bảo vệ thuốc, nguyên liệu tránh được các ảnh hưởng bất lợi có thể
có như: sự thay đổi nhiệt độ và độ ẩm, chất thải và mùi, các động vật, sâu bọ,
côn trùng, đảm bảo thuốc có chất lượng ổn định.
1.1.4 Kiểm soát tồn trữ bằng phân tích ABC
Phân tích ABC là một công cụ quản lí phân tích cơ bản. Nó còn được
biết đến là “Always Better Control” được dựa trên giá trị sử dụng của mặt
hàng mỗi năm.
A – (sử dụng hàng năm cao nhất) khoảng 10 – 20% của các loại thuốc sẽ
có chi phí khoảng 70 – 80% của các nguồn tiền.
B – (sử dụng hàng năm mức trung bình) 10 – 20% của các loại thuốc
thông thường tiêu thụ 15-20% nguồn tiền.
C – (sử dụng hàng năm thấp) còn lại 60-80% các loại thuốc sẽ tiêu thụ
chỉ khoảng 5-10% nguồn tiền.
6
Các bước thực hiện phân tích ABC:
1. Danh sách tất cả các mặt hàng được mua hoặc sử dụng và nhập các
chi phí đơn vị.
2. Nhập số lượng sử dụng (trên một thời gian xác định ví dụ như trong
một năm).
3. Tính giá trị sử dụng.
4. Tính phần trăm tổng giá trị đại diện của mỗi thuốc.
5. Sắp xếp lại danh sách các mục theo thứ tự giảm dần với giá trị bắt
đầu là giá trị cao hơn.
6. Tính phần trăm tích lũy của tổng số cho mỗi mục bắt đầu với mục
đầu tiên ở đầu.
7. Chọn điểm cắt hoặc ranh giới cho thuốc nhóm A, B, C [14].
1.1.5 Kiểm soát tồn trữ bằng phân tích VED
Những mặt hàng có thể được phân thành ba loại: Vital, Essential,
Desirable.
Nhóm Vital: Có một số sản phẩm thiết yếu trong tồn trữ của một bệnh
viện mà có thể tạo ra sự khác biệt giữa sự sống và cái chết. Có thể có sự xáo
trộn chức năng nghiêm trọng khi chăm sóc bệnh nhân khi thuốc đó không có
thậm chí trong 1 thời gian ngắn ảnh hưởng xấu đến hình ảnh của bệnh viện.
Các sản phẩm như vậy luôn luôn phải được dự trữ với số lượng đủ để đảm bảo
tính sẵn có liên tục. Nhóm sản phẩm này cần được kiểm soát quản lí hàng đầu.
Nhóm Essential: Sự thiếu hụt các sản phẩm nhóm này có thể được chấp
nhận trong một thời gian ngắn. Nếu các sản phẩm này không có sẵn trong vài
ngày hoặc một tuần, hoạt động của bệnh viện có thể bị ảnh hưởng xấu. Những
mặt hàng tốt nên được kiểm soát bởi quản lí cấp cao hay cấp trung.
Nhóm Desirable (mong muốn): Sự thiếu hụt của các sản phẩm này sẽ
không ảnh hưởng xấu đến việc chăm sóc bệnh nhân hoặc hoạt động bệnh viện
7
ngay cả khi sự thiếu hụt kéo dài, như vitamin. Nhóm này nên được kiểm soát
bởi quản lí cấp trung hoặc thấp hơn.
Các bước thực hiện phân tích VED:
1. Phân loại tất cả các loại thuốc trong danh sách vào các nhóm V, E, D.
2. Phân tích các thuốc nhóm D, nếu có thể, giảm số lượng được mua
hoặc loại bỏ hoàn toàn.
3. Xác định và hạn chế trùng lặp điều trị.
4. Xem xét lại số lượng mua đề xuất.
5. Tìm quỹ bổ sung nếu cần thiết.
Ứng dụng của phân tích VED:
1. Phân loại VED nên được thực hiện ở cơ sở thường xuyên như danh
sách được cập nhật thường xuyên và ưu tiên y tế công cộng cũng thay đổi.
2. Thuốc đặt hàng và theo dõi tồn trữ cần được hướng vào các loại
thuốc thiết yếu và cần thiết.
3. Tồn trữ an toàn nên cao hơn cho các loại thuốc thiết yếu và cần thiết.
4. Các loại thuốc thiết yếu và cần thiết phải được mua đầu tiên với đủ
số lượng.
5. Mua sắm và tồn trữ thuốc VED đảm bảo tất cả thời gian đều sẵn có
thuốc cần thiết trong cơ sở y tế.
Sau khi phân tích VED được thực hiện, một sự so sánh nên được thực
hiện giữa phân tích ABC và VED để xác định liệu có mối liên quan chi phí
cao đối với thuốc ưu tiên thấp. Đặc biệt, nỗ lực cần được thực hiện để xóa
nhóm thuốc “D” có trong danh mục chi phí cao của phân tích ABC [14].
1.2 Tổng quan về nguyên tắc “Thực hành tốt bảo quản thuốc – GSP”
GSP: viết tắt của Good Storage Practices – Thực hành tốt bảo quản thuốc.
Thực hành tốt bảo quản thuốc – GSP là biện pháp đặc biệt, phù hợp cho việc
bảo quản và vận chuyển nguyên liệu ở tất cả các giai đoạn sản xuất, bảo quản,
8
tồn trữ và phân phối thuốc để đảm bảo cho thuốc có chất lượng đã định khi
đến tay người tiêu dùng.
Theo quyết định số 2701/2001/QĐ-BYT ngày 29.06.2001, Bộ trưởng
Bộ Y Tế quy định về việc triển khai áp dụng nguyên tắc “Thực hành tốt bảo
quản thuốc” ở tất cả các đơn vị sản xuất, kinh doanh, xuất nhập khẩu, buôn
bán, tồn trữ thuốc, kinh doanh dịch vụ kho, bảo quản thuốc, khoa dược bệnh
viện, viện nghiên cứu và trung tâm y tế [7]. Do đó khoa Dược bệnh viện phải
đáp ứng được các yêu cầu về nhân sự, cơ sở vật chất, trang thiết bị cũng như
các tài liệu cần thiết về thực hiện GSP tại bệnh viện nhằm mục tiêu cung ứng
đủ thuốc, hiệu quả, an toàn và kinh tế đáp ứng nhu cầu điều trị.
1.2.1 Nhân sự
Theo quy mô của đơn vị, kho thuốc có đủ nhân viên, có trình độ phù
hợp với công việc được giao làm việc tại khu vực kho. Tất cả nhân viên phải
thường xuyên được đào tạo về “Thực hành tốt bảo quản thuốc”, về kỹ năng
chuyên môn và phải được quy định rõ trách nhiệm, công việc của từng người
bằng văn bản [3].
Thủ kho: Phải có trình độ tối thiểu là trung cấp dược đối với kho thuốc
tân dược; trình độ lương dược hoặc trung cấp dược đối với kho thuốc đông
dược. Thủ kho thuốc độc, thuốc gây nghiện và thuốc hướng tâm thần phải đáp
ứng được đúng các quy định của pháp luật có liên quan [8].
1.2.2 Địa điểm
Kho được xây dựng ở nơi cao ráo, an toàn, có hệ thống cống rãnh thoát
nước để đảm bảo thuốc, nguyên liệu tránh được các ảnh hưởng của nước
ngầm, mưa lớn và lũ lụt. Kho có địa chỉ xác định, nằm ở nơi thuận tiện cho
việc xuất nhập, vận chuyển và bảo vệ [3].
9
1.2.3 Thiết kế, xây dựng
– Kho đủ rộng, cần có sự phân cách giữa các khu vực sao cho có thể bảo
đảm việc bảo quản cách ly từng loại thuốc, từng lô hàng theo yêu cầu.
– Quy mô: kho cần có những khu vực xác định, được xây dựng, bố trí
hợp lý, trang bị phù hợp.
– Nhà kho được thiết kế, xây dựng, bố trí đáp ứng các yêu cầu về đường
đi lại, đường thoát hiểm, hệ thống trang bị phòng cháy, chữa cháy.
– Trần, tường, mái nhà kho được thiết kế, xây dựng đảm bảo sự thông
thoáng, luân chuyển của không khí, vững bền chống lại các ảnh hưởng của
thời tiết như nắng, mưa, bão lụt.
– Nền kho đủ cao, phẳng, nhẵn, đủ chắc và được xử lý thích hợp để
chống ẩm, chống thấm, đảm bảo hoạt động của nhân viên làm việc trong kho,
và hoạt động của các phương tiện cơ giới. Nền kho không được có các khe,
vết nứt gãy, là nơi tích luỹ bụi, trú ẩn của sâu bọ, côn trùng [3].
1.2.4 Trang thiết bị
Nhà kho cần đáp ứng các yêu cầu sau:
– Có các phương tiện, thiết bị phù hợp: quạt thông gió, hệ thống điều hòa
không khí, nhiệt kế, ẩm kế… để đảm bảo các điều kiện bảo quản.
– Có đủ ánh sáng bảo đảm để các hoạt động trong khu vực kho được
chính xác và an toàn.
– Có đủ các trang bị, giá, kệ để sắp xếp hàng hoá. Không được để thuốc,
nguyên liệu trực tiếp trên nền kho. Khoảng cách giữa các giá kệ, giữa giá kệ
với nền kho phải đủ rộng đảm bảo cho việc vệ sinh kho, kiểm tra, đối chiếu,
cấp phát và xếp, dỡ hàng hóa.
– Có đủ các trang thiết bị, các bản hướng dẫn cần thiết cho công tác
phòng chống cháy nổ, như: hệ thống báo cháy tự động, thùng cát, hệ thống
10
nước và vòi nước chữa cháy, các bình khí chữa cháy, hệ thống phòng chữa
cháy tự động…
– Có nội quy quy định việc ra vào khu vực kho, và phải có các biện pháp
phòng ngừa, ngăn chặn việc ra vào của người không được phép.
– Có các quy định và biện pháp để chống sự xâm nhập, phát triển của côn
trùng, sâu bọ, loài gặm nhấm… [3].
1.2.5 Các quy trình bảo quản
• Yêu cầu chung
– Thuốc, nguyên liệu được bảo quản trong các điều kiện đảm bảo ổn định
chất lượng. Thuốc, nguyên liệu cần được luân chuyển, những lô nhận trước
hoặc có hạn dùng trước sẽ đem sử dụng trước, đảm bảo nguyên tắc nhập trước
– xuất trước (FIFO – First In/First Out) hoặc hết hạn trước – xuất trước (FEFO-
First Expired/ First Out).
– Thuốc chờ loại bỏ phải có nhãn rõ ràng và được biệt trữ nhằm ngăăn
ngừa việc đưa vào sản xuất, lưu thông, sử dụng.
– Tuỳ theo tính chất và điều kiện bảo quản của sản phẩm, phải quy định
chương trình kiểm tra, đánh giá định kỳ hoặc đột xuất để xác định chất lượng
sản phẩm.
– Có hệ thống sổ sách, các quy trình thao tác chuẩn đảm bảo cho công tác
bảo quản, kiểm soát, theo dõi việc xuất, nhập và chất lượng thuốc [3].
• Các điều kiện bảo quản trong kho:
Nguyên tắc các điều kiện bảo quản phải là điều kiện ghi trên nhãn
thuốc. Theo quy định của Tổ chức Y tế thế giới, điều kiện bảo quản bình
thường là bảo quản trong điều kiện khô, thoáng, và nhiệt độ từ 15-250C hoặc
tuỳ thuộc vào điều kiện khí hậu, nhiệt độ có thể lên đến 300C. Phải tránh ánh
sáng trực tiếp gay gắt, mùi từ bên ngoài vào và các dấu hiệu ô nhiễm khác.
11
Nếu trên nhãn không ghi rõ điều kiện bảo quản, thì bảo quản ở điều
kiện bình thường. Trường hợp ghi là bảo quản ở nơi mát, đông lạnh,… thì vận
dụng các quy định sau:
+ Nhiệt độ:
Kho nhiệt độ phòng: Nhiệt độ trong khoảng 15-250C, trong từng
khoảng thời gian nhiệt độ có thể lên đến 300C.
Kho mát: Nhiệt độ trong khoảng 8-150C.
Kho lạnh: Nhiệt độ không vượt quá 80C.
Tủ lạnh: Nhiệt độ trong khoảng 2-80C.
Kho đông lạnh: Nhiệt độ không vượt quá – 100C.
+ Độ ẩm: Điều kiện bảo quản “khô” được hiểu là độ ẩm tương đối
không quá 70%. Các thiết bị sử dụng để theo dõi điều kiện bảo quản: nhiệt kế,
ẩm kế được kiểm tra định kỳ, hiệu chỉnh khi cần, và kết quả kiểm tra, hiệu
chỉnh này phải được ghi lại và lưu trữ.
Định kỳ tiến hành việc đối chiếu thuốc trong kho theo cách so sánh
thuốc hiện còn và lượng hàng còn tồn theo phiếu theo dõi xuất nhập thuốc.
Trong mọi trường hợp, việc đối chiếu được tiến hành khi mỗi lô hàng đã sử
dụng hết.
Thường xuyên kiểm tra số lô và hạn dùng để đảm bảo nguyên tắc nhập
trước – xuất trước hoặc hết hạn trước- xuất trước được tuân thủ và để phát
hiện hàng gần hết hoặc hết hạn dùng.
Định kỳ kiểm tra chất lượng của hàng lưu kho để phát hiện các biến chất,
hư hỏng trong quá trình bảo quản do điều kiện nhiệt độ, độ ẩm hoặc các yếu tố
khác có thể ảnh hưởng đến chất lượng thuốc, nguyên liệu làm thuốc [3].
1.2.6 Sắp xếp thuốc trong kho
Thuốc sau khi nhập vào kho được phân loại thành từng nhóm để thuận lợi
cho việc sắp xếp, bảo quản và cấp phát. Có thể phân loại theo nhóm tác dụng
12
dược lý (thuốc kháng sinh, thuốc tim mạch) hoặc theo dạng thuốc (thuốc tiêm,
thuốc viên, thuốc đông dược,…). Sắp xếp hàng hóa trong kho là nhiệm vụ
quan trọng của kho. Thông thường:
– Với mỗi nhóm thuốc, việc sắp xếp theo dựa vào tên thuốc theo trình tự
ABC của danh pháp thông thường.
– Với mỗi loại thuốc, việc sắp xếp dựa trên nguyên tắc FIFO: thuốc có
hạn dùng ngắn, sắp hết hạn phải xếp ở phía ngoài, dễ quan sát, tiện theo dõi,
cấp phát [13].
1.2.7 Một số yêu cầu trong quy trình nhập hàng
Việc tiếp nhận thuốc được thực hiện tại khu vực dành riêng cho việc
tiếp nhận thuốc, tách khỏi khu vực bảo quản. Khu vực này phải có các điều
kiện bảo quản để bảo vệ thuốc tránh khỏi các ảnh hưởng xấu của thời tiết
trong suốt thời gian chờ bốc dỡ, kiểm tra thuốc.
– Thuốc trước khi nhập kho được kiểm tra, đối chiếu với các tài liệu
chứng từ liên quan về chủng loại, số lượng, và các thông tin khác ghi trên
nhãn như tên hàng , nhà sản xuất, nhà cung cấp, số lô, hạn dùng…
– Các thuốc đòi hỏi điều kiện bảo quản đặc biệt (các thuốc gây nghiện,
thuốc độc, các thuốc cần bảo quản ở nhiệt độ lạnh…) phải nhanh chóng được
kiểm tra, phân loại và bảo quản theo các chỉ dẫn ghi trên nhãn và theo các quy
định của pháp luật.
– Phải có và lưu các hồ sơ ghi chép cho từng lần nhập hàng, với từng lô
hàng. Các hồ sơ này phải thể hiện được tên thuốc, dạng thuốc, nồng độ hàm
lượng, chất lượng, số lượng, số lô sản xuất, hạn dùng, thời gian nhận hàng, và
mã số (nếu có). Cần phải tuân thủ các quy định của pháp luật về lưu trữ hồ sơ.
1.2.8 Thuốc trả về
Tất cả các thuốc đã xuất ra khỏi kho, bị trả về phải được bảo quản tại
khu biệt trữ. Các thuốc này chỉ được đưa trở lại kho thuốc để lưu thông, phân
13
phối, sử dụng sau khi bộ phận bảo đảm chất lượng đánh giá là thuốc đạt tiêu
chuẩn chất lượng và đảm bảo an toàn cho người sử dụng.
Tất cả các thuốc trả về, sau khi được bộ phận bảo đảm chất lượng đánh
giá là không đảm bảo chất lượng, không đảm bảo an toàn cho người sử dụng thì
không được đưa vào sử dụng và phải được xử lý theo qui định của pháp luật.
Những thuốc do bệnh nhân trả lại phải được để ở khu vực riêng, chờ
hủy bỏ [3].
1.2.9 Hồ sơ tài liệu
Quy trình thao tác đã được phê duyệt treo tại các nơi dễ đọc các quy
trình thao tác chuẩn đã được phê duyệt xác định phương pháp làm việc trong
khu vực nhà kho. Các quy trình này mô tả chính xác quá trình tiếp nhận và
kiểm tra thuốc nhập kho, bảo quản, vệ sinh và bảo trì kho tàng, thiết bị dùng
trong bảo quản (bao gồm cả các quy trình kiểm tra, kiểm soát côn trùng, chuột
bọ,…). Thực hiện các quy định về việc ghi chép các điều kiện bảo quản, an
toàn thuốc tại kho và trong quá trình vận chuyển, việc cấp phát thuốc, các bản
ghi chép, bao gồm cả các bản ghi về đơn đặt hàng của khách hàng, thuốc trả
về, quy trình thu hồi và xác định đường đi của thuốc, và của thông tin. Các
quy trình này phải được xét duyệt, ký xác nhận và ghi ngày tháng xét duyệt
bởi người có thẩm quyền.
Có hệ thống sổ sách phù hợp với việc ghi chép, theo dõi việc xuất nhập
các thuốc, bao gồm tên thuốc, số lô, hạn dùng, số lượng, chất lượng thuốc,
nhà cung cấp, nhà sản xuất. đáp ứng các quy định của pháp luật. Các loại sổ
sách được vi tính hoá thì phải tuân theo các quy định của pháp luật. Phải có
các quy định, biện pháp phòng ngừa cụ thể để tránh việc xâm nhập, sử dụng,
sửa chữa một cách bất hợp pháp các số liệu được lưu giữ [3].
14
1.3 Sơ lược về thực trạng tồn trữ thuốc
1.3.1 Thực trạng tồn trữ thuốc tại các nước trên thế giới
Tại các nước phát triển, hệ thống cung ứng thuốc tương đối hoàn chỉnh vì:
Hệ thống thông tin liên lạc thuận tiện, hệ thống điều hành để xử lý yêu
cầu và ra các mệnh lệnh thực hiện hoàn chỉnh, tự động hóa cao.
Hệ thống giao thông vận tải thuận tiện, có nhiều loại hình và phương
tiện vận tải phù hợp với từng loại nhu cầu.
Hệ thống kho tồn trữ của hệ thống cung ứng được phân bố rộng khắp
đảm bảo việc cung ứng theo yêu cầu nhanh nhất, đạt hiệu quả tối ưu.
Đội ngũ làm công tác cung ứng được đào tạo, có trình độ thực hành
cao. Các yếu tố này đảm bảo việc đáp ứng tốt nhu cầu của các cơ sở
điều trị, do vậy hệ thống tồn trữ thuốc của bệnh viện tại các nước phát
triển thực tế không cần thiết lắm [2].
Tại các nước đang phát triển, không có hệ thống các yếu tố để có phương
thức tồn trữ thuốc tại bệnh viện như các nước phát triển, do vậy nhiệm vụ đảm
bảo luôn đủ thuốc (số lượng, chủng loại, dạng bào chế) có chất lượng cho nhu
cầu điều trị của bệnh viện là ưu tiên hàng đầu. Chi phí cho công việc đảm bảo
thuốc thấp ở mức tối ưu, phù hợp với khả năng ngân sách, của cán bộ điều trị
và của người bệnh, với hiệu quả kinh tế cao. Do vậy việc tính toán cơ chế tồn
trữ thuốc sao cho đảm bảo yêu cầu của công tác khám chữa bệnh và hiệu quả
kinh thế là yêu cầu quan trọng mà công tác dược bệnh viện phải hoàn thành.
Việc chọn lựa phương thức tồn trữ thuốc căn cứ vào yếu tố thực trạng của cơ sở
để quyết định trên cơ sở của lý thuyết tồn trữ thuốc [2].
1.3.2 Thực trạng công tác tồn trữ tại một số bệnh viện trong nước
• Về nhân lực dược
Nhân lực là nhân tố quan trọng quyết định việc hoàn thành nhiệm vụ
chung của khoa dược trong đó có công tác tồn trữ, trước hết cần có số lượng
15
đủ và có trình độ chuyên môn phù hợp để đảm bảo thực hiện nhiệm vụ
chuyên môn, tuy nhiên ngoài những yêu cầu trên còn một số yếu tố khác như
trình độ năng của nhân viên, điều kiện cơ sỏ vật chất và tính chất công việc
của mỗi đơn vị. Trong thực tế, các bệnh viện có tỷ lệ nhân lực dược trong
tổng số cán bộ nhân viên trong đơn vị không đồng đều như: BVĐK Ngô
Quyền – Thành phố Hải Phòng năm 2012 là 12/162 (tỷ lệ: 7,4%) [18]; BVĐK
khu vực Ninh Hòa – Tỉnh Khánh Hòa năm 2012 là 16/278 (tỷ lệ: 5,8%) [15].
• Về tồn trữ thuốc
Để đảm bảo sẵn sàng cơ số thuốc phục công tác cấp cứu và điều trị,
chăm sóc sức khỏe nhân dân, mỗi cơ sở y tế cần xây dựng một cơ sơ số tồn
kho hợp lý vừa đảm bảo cơ số thuốc đầy đủ vừa không để tồn trữ với cơ số
quá lớn. Nhưng trên thực tế chưa có bệnh viện nào thực hiện được. Theo một
số nghiên cứu gần đây như lượng thuốc dự trữ tại: BVĐK Ngô Quyền- Thành
phố Hải Phòng năm 2012 là 1,01 tháng sử dụng [18]; BVĐK khu vực Ninh
Hòa – Tỉnh Khánh Hòa năm 2012 là 1,6 tháng sử dụng; BVĐHY Thái Bình
năm 2013 (kho ngoại trú) là 1,4 tháng sử dụng [10].
1.4 Vài nét về Bệnh viện Đa khoa huyện Vĩnh Thuận
1.4.1 Vài nét về Bệnh viện Đa khoa huyện Vĩnh Thuận
Bệnh viện Đa khoa huyện Vĩnh Thuận có địa chỉ tại Khu Phố Vĩnh
Phước 2, Thị trấn Vĩnh Thuận, Huyện Vĩnh Thuận, Tỉnh Kiên Giang.
Bệnh viện đa khoa Vĩnh thuận là bệnh viện hạng II. Số giường kế
hoạch được giao năm 2014 là 240 giường (BVĐK 230 giường, phòng khám
khu vực Bình Minh 10 giường), số giường thực kê 260 giường. Gồm 19 khoa
(14 khoa lâm sàng, 05 khoa cận lâm sàng) và 06 phòng chức năăng với 284
nhân sự (trong đó: Biên chế 212 nhân sự, hợp đồng tự trả 63 nhân sự, hợp
đồng 68 là 09 nhân sự). Thực hiện chức năng nhiệm vụ khám, điều trị và
chăm sóc sức khỏe cho nhân dân trong toàn huyện và một số xã giáp ranh
16
thuộc các huyện bạn Hồng Dân (Bạc Liêu), Thới Bình (Cà Mau), U Minh
Thượng (Kiên Giang), Gò Quao (Kiên Giang).
Trình độ cán bộ: Sau đại học: 12 nhân sự (CKII: 01, CKI: 11); Đại học:
49 nhân sự (Bác sĩ: 24, Dược sĩ: 04, Cử nhân điều dưỡng: 12, Cử nhân nữ hộ
sinh: 02, Đại học khác: 07); Cao đẳng: 12 nhân sự; Trung học: 193 nhân sự;
Sơ học: 05 nhân sự; Chuyên môn khác: 13 nhân sự.
1.4.2 Vài nét về khoa Dược bệnh viện
1.4.2.1 Vị trí:
Khoa Dược bệnh viện đa khoa huyện Vĩnh Thuận là một khoa chuyên
môn nằm trong khối cận lâm sàng do Giám đốc bệnh viện trực tiếp quản lý,
điều hành. Khoa dược tham gia trong công tác khám chữa bệnh, chăm sóc sức
khỏe nhân dân của bệnh viện [9].
1.4.2.2 Chức năng của khoa Dược:
Khoa dược là khoa chuyên môn chịu sự lãnh đạo trực tiếp của Giám
đốc bệnh viện. Khoa dược có chức năng quản lý và tham mưu cho Giám đốc
bệnh viện về toàn bộ công tác dược trong bệnh viện nhằm đảm bảo cung cấp
đầy đủ, kịp thời thuốc có chất lượng và tư vấn, giám sát việc thực hiện sử
dụng thuốc an toàn hợp lý [9].
1.4.2.3 Nhiệm vụ của khoa Dược
Lập kế hoạch, cung ứng thuốc bảo đảm đủ số lượng, chất lượng cho
nhu cầu điều trị và thử nghiệm lâm sàng nhằm đáp ứng yêu cầu chẩn đoán,
điều trị và các yêu cầu chữa bệnh khác (phòng chống dịch bệnh, thiên tai,
thảm họa).
Quản lý, theo dõi việc nhập thuốc, cấp phát thuốc cho nhu cầu điều trị
và các nhu cầu đột xuất khác khi có yêu cầu.
Đầu mối tổ chức, triển khai hoạt động của Hội đồng thuốc và điều trị.
Bảo quản thuốc theo đúng nguyên tắc “Thực hành tốt nhà thuốc”.
17
Tổ chức pha chế thuốc, hóa chất sát khuẩn, bào chế thuốc đông y, sản
xuất thuốc từ dược liệu sử dụng trong bệnh viện.
Thực hiện công tác dược lâm sàng, thông tin, tư vấn sử dụng thuốc,
tham gia công tác cảnh giác dược, theo dõi, báo cáo thông tin liên quan đến
tác dụng không mong muốn của thuốc.
Quản lý, theo dõi việc thực hiện các quy định chuyên môn về dược tại
các khoa trong bệnh viện.
Nghiên cứu khoa học và đào tạo; là cơ sở thực hành của các trường Đại
học, Cao đẳng và Trung học về dược.
Phối hợp với khoa cận lâm sàng và lâm sàng theo dõi, kiểm tra, giám
sát việc sử dụng thuốc an toàn, hợp lý đặc biệt là sử dụng kháng sinh và theo
dõi tình hình kháng, kháng sinh trong bệnh viện.
Tham gia chỉ đạo tuyến. Tham gia hội chẩn khi được yêu cầu.
Tham gia theo dõi, quản lý kinh phí sử dụng thuốc.
Quản lý hoạt động của nhà thuốc bệnh viện theo đúng quy định.
Thực hiện nhiệm vụ cung ứng, theo dõi, quản lý, giám sát, kiểm tra,
báo cáo về vật tư y tế tiêu hao (bông, băng, cồn, gạc) khí y tế đối với các cơ
sở y tế chưa có phòng Vật tư – Trang thiết bị y tế và được người đứng đầu các
cơ sở đó giao nhiệm vụ [9].
1.4.2.4 Cơ cấu nhân lực, mô hình tổ chức của khoa Dược BV Vĩnh Thuận
Khoa Dược BV Vĩnh Thuận gồm 28 cán bộ làm việc theo 7 bộ phận
công tác chính gồm: Phòng Hành chánh; Kho Thuốc Ống – Dịch Truyền; Kho
Thuốc Viên – Dùng Ngoài; Kho VTYT; Kho Hóa Chất; Kho Đông Y; Nhà
Thuốc BV.
Có 28 cán bộ nhân viên hiện đang làm việc tại BV Vĩnh Thuận. Trong
đó, 22 dược sĩ trung học (chiếm tỷ lệ cao nhất 78.57 %), 05 dược sĩ đại học
(chiếm 17.86 %) ,01 dược sĩ sau đại học (chiếm 3.57 %).
