LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP
ĐỀ TÀI: “ THIẾT KẾ HỆ THỐNG
THÔNG TIN QUẢN LÝ SINH VIÊN VÀ
KẾT QUẢ ĐÀO TẠO – TRƯỜNG CAO
ĐẲNG CÔNG NGHIỆP VIỆT ĐỨC.”
Số hóa bởi Trung tâm Học liệu – Đại học Thái Nguyên
1
MỤC LỤC
CHƢƠNG I
CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN XÂY DỰNG BÀI TOÁN
QUẢN LÝ SINH VIÊN VÀ KẾT QUẢ ĐÀO TẠO
I. Thực trạng và những vấn đề nảy sinh trong hệ thống quản lý sinh viên và kết
quả đào tạo tại các trƣờng cao đẳng trong nƣớc nói chung và Trƣờng Cao đẳng
Công nghiệp Việt Đức nói riêng……………………………………………………………………
II. Phƣơng pháp luận và quy trình phát triển HTTT theo hƣớng có cấu trúc và
việc vận dụng vào việc giải quyết bài toán xây dựng hệ thống thông tin quản lý
sinh viên và kết quả đào tạo …………………………………………………………………………
CHƢƠNG II
PHÂN TÍCH HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ
SINH VIÊN VÀ KẾT QUẢ ĐÀO TẠO – TRƢỜNG CAO ĐẲNG CÔNG NGHIỆP
VIỆT ĐỨC
I. Phân tích những yêu cầu của hệ thống………………………………………………..
II. Phân tích chức năng ……………………………………………………………………….
III. Phân tích dữ liệu……………………………………………………………………………
IV. Mô hình khái niệm dữ liệu…………………………………………………………….
CHƢƠNG III
THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ
SINH VIÊN VÀ KẾT QUẢ ĐÀO TẠO – TRƢỜNG CAO ĐẲNG CÔNG NGHIỆP
VIỆT ĐỨC
I. Thiết kế cơ sở dữ liệu logic……………………………………………………………….
II. Thiết kế cơ sở dữ liệu vật lý……………………………………………………………..
Trang
3
8
51
57
79
92
93
94
Số hóa bởi Trung tâm Học liệu – Đại học Thái Nguyên
2
III. Thiết kế báo cáo đầu ra…………………………………………………………………..
IV. Thiết kế hệ thống menu ………………………………………………………………….
V. Thiết kế giao diện : …………………………………………………………………………
VI. Thiết kế thủ tục và chƣơng trình……………………………………………………..
CHƢƠNG IV
CÁC GIẢI PHÁP KỸ THUẬT – LẬP TRÌNH THỬ NGHIỆM
I. Vài nét về hệ quản trị cơ sở dữ liệu và ngôn ngữ lập trình đƣợc lựa chọn ….
II. Lập trình thử nghiệm – Một số giao diện……………………………………………….
KẾT LUẬN
I. Những kết quả đã đạt đƣợc ……………………………………………………………….
II. Những hạn chế………………………………………………………………………………..
III. Hƣớng khắc phục và phát triển mở rộng……………………………………………
TÀI LIỆU THAM KHẢO
PHẦN PHỤ LỤC
97
100
112
126
129
145
155
156
157
Số hóa bởi Trung tâm Học liệu – Đại học Thái Nguyên
3
Chƣơng I
CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN XÂY DỰNG
BÀI TOÁN QUẢN LÝ SINH VIÊN VÀ KẾT QUẢ ĐÀO TẠO
I. Thực trạng và những vấn đề nảy sinh trong hệ thống quản lý sinh
viên và kết quả đào tạo tại các trƣờng cao đẳng trong nƣớc nói chung và
Trƣờng Cao đẳng Công nghiệp Việt Đức nói riêng :
1. Một số khái quát về việc tin học hoá quản lý trong một số trƣờng
cao đẳng hiện nay :
Thực hiện chủ trƣơng của Chính phủ và Bộ Giáo dục và Đào tạo về việc
đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong đào tạo và quản lý ở các
trƣờng đại học và cao đẳng trong cả nƣớc. Các trƣờng cao đẳng trong cả nƣớc
đều đã quán triệt và thực hiện tăng cƣờng xây dựng cơ sở hạ tầng, trƣớc hết là
hệ thống mạng cục bộ và đƣờng truyền Internet. Tuy nhiên việc tin học hoá
quá trình quản lý nói chung và xây dựng hệ thống quản lý kết quả đào tạo tại
các trƣờng cao đẳng, kết quả còn hạn chế.
Qua khảo sát sơ bộ tại hơn 50 trƣờng Cao đẳng và Trung cấp chuyên
nghiệp trực thuộc Bộ Công Thƣơng cho thấy : các hệ thống quản lý mới đang
đƣợc triển khai ứng dụng ở các trƣờng với những phần mềm riêng lẻ và tập
trung vào một số mảng nhƣ : quản lý tài chính; tính lƣơng, tính học bổng;
quản lý vật tƣ; quản lý hồ sơ cán bộ, giảng viên; quản lý hồ sơ sinh viên.
Riêng có phần mềm quản lý tuyển sinh đối với hệ Cao đẳng và Trung cấp
chuyên nghiệp đƣợc Bộ Giáo dục và Đào tạo triển khai thì đang đƣợc các
trƣờng ứng dụng khá hiệu quả.
Máy tính dùng cho công tác quản lý với tỷ
lệ lớn vẫn là dùng cho việc soạn thảo các văn bản riêng lẻ, hệ thống báo cáo
Số hóa bởi Trung tâm Học liệu – Đại học Thái Nguyên
4
với Bộ chủ quản và Bộ Giáo dục và Đào tạo vẫn chủ yếu qua con đƣờng công
văn. Hệ thống cơ sở dữ liệu về giảng viên, nhân viên, sinh viên đang phân tán
và mang lại hiệu quả quản lý chƣa cao.
Một số các công ty phần mềm chào giá các hệ thống lớn nhƣ : “Trung tâm
Quản lý”, có các hệ thống con bao quát hầu hết các nghiệp vụ quản lý trong
nhà trƣờng nhƣ : quản lý cán bộ, giảng viên; quản lý tuyển sinh; quản lý tài
chính; quản lý thƣ viện; quản lý sinh viên; quản lý điểm… Tuy nhiên lại nảy
sinh vấn đề thứ nhất là kinh phí lớn để triển khai cho phần cứng và phần
mềm, thứ hai là vấn đề cập nhật dữ liệu cho hệ thống và các hệ thống lớn
thƣờng khó khăn trong xử lý lỗi. Do đó phát huy hiệu quả nói chung là không
cao, một số trƣờng chủ yếu chỉ triển khai mảng quản lý hồ sơ cán bộ , giảng
viên và sinh viên.
Trong các trƣờng đào tạo, với sản phẩm đặc thù là kiến thức, kỹ năng của
ngƣời học thì việc tin học hoá quản lý sinh viên từ khi nộp hồ sơ dự tuyển và
kết quả đào tạo của sinh viên đến khi tốt nghiệp ra trƣờng là một mảng quản
lý rất quan trọng, giải quyết bài toán quản lý sinh viên và kết quả đào tạo của
sinh viên là một vấn đề đặt ra rất hết sức cần thiết. Nó đƣợc đặt trong mối
quan hệ là một hệ thống con quan trọng trong hệ thống lớn quản lý các hoạt
động của nhà trƣờng.
Trƣớc thực trạng đó, trong điều kiện hiện nay và đặc biệt là một trong
những nhiệm vụ trọng tâm của năm học 2008-2009 là đẩy mạnh ứng dụng
công nghệ thông tin trong trƣờng học, các trƣờng đều rất quan tâm dần từng
bƣớc, căn cứ vào điều kiện có thể để ƣu tiên phát triển xây dựng hệ thống
quản lý các hoạt động nhà trƣờng mà hạt nhân là hệ thống quản lý sinh viên
và kết quả đào tạo.
Số hóa bởi Trung tâm Học liệu – Đại học Thái Nguyên
5
2. Tổng quan về hệ thống thông tin quản lý và hệ thống thông tin
quản lý sinh viên và kết quả đào tạo tại trƣờng Cao đẳng Công nghiệp
Việt Đức :
Trƣờng Cao đẳng Công nghiệp Việt Đức là một đơn vị sự nghiệp có thu
có chức năng đào tạo sinh viên các ngành nghề kỹ thuật và kinh tế ở 3 hệ đào
tạo : Kỹ thuật viên Cao đẳng, Trung cấp chuyên nghiệp và Công nhân kỹ
thuật. Quy mô của Trƣờng với 350 cán bộ giáo viên, CNV, lƣu lƣợng hiện tại
6.500 sinh viên. Diện tích của Trƣờng 12 ha với 8 phòng chức năng, 10 khoa
đào tạo và 2 trung tâm trực thuộc.
Hệ thống máy tính đƣợc chia thành 2 loại với 200 máy tính cho đào tạo
ngành CNTT và khoảng 100 máy tính phục vụ cho quản lý tại các Phòng,
Khoa. Các máy tính đƣợc nối mạng cục bộ. Hệ thống phần mềm đang áp
dụng chủ yếu cho lĩnh vực Tài chính, kế toán với các phần mềm sử dụng nội
bộ trong phòng Tài chính, kế toán nhƣ phần mềm Kế toán HCSN, phần mềm
quản lý học phí, phần mềm tính và thanh toán lƣơng.
Với nhiệm vụ trung tâm là đào tạo, sản phẩm cuối cùng là kiến thức và kỹ
năng của sinh viên. Thông tin về sinh viên và kết quả học tập của sinh viên có
vai trò rất quan trọng cho hệ thống quản lý và công tác ra quyết định. Nắm
vững các thông tin về hồ sơ lý lịch sinh viên, điểm trung bình các học kỳ,
điểm thi tốt nghiệp, điều kiện đƣợc học bổng, điều kiện tốt nghiệp vv là yêu
cầu thƣờng xuyên của hệ thống quản lý đào tạo.
Các công việc chuyên môn nghiệp vụ trong lĩnh vực quản lý sinh viên và
kết quả đào tạo hiện tại từ việc lập danh sách sinh viên từ khi nhập học, phân
lớp, phân công giáo viên chủ nhiệm, vào điểm, xét học bổng, xét lên lớp, xét
điều kiện dự thi tốt nghiệp, xét kết quả tốt nghiệp đều đang thực hiện thủ
Số hóa bởi Trung tâm Học liệu – Đại học Thái Nguyên
6
công. Máy tính chỉ là nơi lƣu trữ các file văn bản, việc trao đổi thông tin vẫn
chủ yếu bằng điện thoại và các cuộc họp trực tiếp.
Trƣớc tình hình thực tế đó, xuất phát từ các yêu cầu quản trị công tác sinh
viên, nhu cầu về lƣu trữ, khai thác và trao đổi thông tin. Vấn đề thiết kế, xây
dựng hệ thống thông tin quản lý kết quả đào tạo của sinh viên có sự tham gia
của máy tính, khai thác mạng máy tính cục bộ, tự động hoá công tác tính
toán, báo cáo, thống kê của Nhà trƣờng là hết sức cần thiết.
Mục đích của đề tài là : Xây dựng hệ thống thông tin nhằm cung cấp chính
xác, kịp thời các thông tin về hồ sơ lý lịch sinh viên, điểm trung bình chung
và điểm rèn luyện từng học kỳ của sinh viên, các kết quả xét duyệt phục vụ
cho quản lý đào tạo và công tác lãnh đạo quản lý nói chung trong Nhà trƣờng.
Hoạt động quản lý bắt đầu từ khi có đƣợc danh sách sinh viên trúng tuyển
đến trƣờng nhập học, sau khi đã qua các thủ tục thi tuyển hoặc xét tuyển do
Phòng Đào tạo thực hiện. Danh sách này đƣợc chuyển đến Phòng Công tác
SV kèm theo hồ sơ. Đến đây số sinh viên này thuộc quyền quản lý của Phòng
Công tác HS-SV. Phòng Công tác HS-SV thực hiện phân lớp, phân công giáo
viên chủ nhiệm, lƣu trữ hồ sơ và bắt đầu quá trình quản lý sinh viên và kết
quả đào tạo tại Trƣờng.
Trong quá trình đào tạo, có thể bổ sung hồ sơ, lý lịch, mỗi học kỳ các giáo
viên chủ nhiệm phải tổng kết điểm trung bình từng môn học và điểm trung
bình chung của cả học kỳ, đánh giá kết quả rèn luyện đạo đức của từng sinh
viên theo mẫu và chuyển cho Phòng Công tác HS-SV. Cũng định kỳ mỗi học
kỳ, Phòng Công tác HS-SV căn cứ vào điểm số và kết quả rèn luyện của từng
sinh viên do giáo viên chủ nhiệm chuyển đến để tổ chức xét học bổng theo
các điều kiện quy định. Đến cuối học kỳ II, giáo viên chủ nhiệm phải tổng kết
Số hóa bởi Trung tâm Học liệu – Đại học Thái Nguyên
7
cả năm học cho từng sinh viên, xác định điểm trung bình chung và kết quả
rèn luyện của cả năm học. Cũng định kỳ mỗi năm học 1 lần, căn cứ vào các
kết quả do giáo viên chủ nhiệm chuyển đến để phòng Đào tạo xét lên lớp. Kết
thúc thời gian đào tạo lý thuyết đối với từng hệ, ngành sẽ có một kỳ thực tập
tại các doanh nghiệp. Điểm kỳ thực tập và xếp loại rèn luyện kỳ thực tập cũng
đƣợc chuyển đến cho giáo viên chủ nhiệm vào sổ để làm cơ sở cho các đợt
xét duyệt.
Kết thúc thời gian đào tạo theo kế hoạch với từng khoá, lớp, trƣớc khi thi
tốt nghiệp, phòng Đào tạo tổ chức xét điều kiện dự thi tốt nghiệp, căn cứ vào
kết quả học tập, rèn luyện và điểm thực tập. Chuyển kết quả xét đó cho Phòng
Khảo thí tổ chức thi tốt nghiệp. Sau khi có điểm thi tốt nghiệp do Phòng Khảo
thí chuyển đến, phòng Đào tạo tổ chức xét tốt nghiệp và phân loại tốt nghiệp,
căn cứ vào kết quả học tập, rèn luyện toàn khoá và điểm thi tốt nghiệp. Hoạt
động làm bằng tốt nghiệp, tổ chức bế giảng, phát bằng tốt nghiệp vv (những
sinh viên không đủ điều kiện thi tốt nghiệp hoặc không tốt nghiệp phải
chuyển khoá sau để thi tốt nghiệp lại) là hoạt động cuối cùng của quá trình
quản lý sinh viên và kết quả đào tạo.
Trong quá trình quản lý sinh viên và kết quả đào tạo có thể có những biến
động về sinh viên nhƣ : bổ sung hồ sơ, xin thôi học, buộc thôi học, chuyển
lớp, chuyển ngành, nghề vv. Tất cả các biến động, thay đổi đó đều do Phòng
Công tác HS-SV xử lý;
Quá trình quản lý sinh viên – sinh viên và kết quả đào tạo với các chức
năng nhƣ trong sơ đồ sau :
Số hóa bởi Trung tâm Học liệu – Đại học Thái Nguyên
8
Sinh viên nhập
học
Sinh viên ra
trƣờng
1.1 – Hệ thống quản lý sinh viên – sinh viên và kết quả đào tạo
II. Phƣơng pháp luận và quy trình phát triển HTTT theo hƣớng có cấu trúc
và việc vận dụng vào việc giải quyết bài toán xây dựng hệ thống thông tin
quản lý sinh viên và kết quả đào tạo :
1. Phƣơng pháp luận về phát triển một HTTT :
1.1 Một số định nghĩa về hệ thống :
Hệ thống là một khái niệm khá quen thuộc. Ngƣời ta thƣờng nói rằng hệ
thống KTXH, Hệ thống gia đình, hệ thống luật pháp, hệ thống y tế, hệ thống giáo
dục, hệ thống cơ khý, hệ thống mặt trời, hệ thống tuần hoàn, hệ thống thần kinh,
hệ thống kỹ thuật, hệ thống thông tin.
Quản lý nghiệp
vụ
Quản lý học tập
và rèn luyện
Quản lý tốt
nghiệp
Thống kê báo
cáo
Quản lý hồ sơ
sinh viên
Số hóa bởi Trung tâm Học liệu – Đại học Thái Nguyên
9
Định nghĩa 1:
– Hệ thống là một tập hợp bao gồm nhiều phần tử có mối quan hệ ràng
buộc lẫn nhau và cùng hoạt động hƣớng tới một mục đích chung .
Định nghĩa 2:
-Hệ thống là một tổ chức vận hành theo một mục đích xác định gồm nhiều
thành phần trong mối quan hệ với nhau.
Định nghĩa 3:
– HT bao gồm:
+ Tập hợp các phần tử (không phân biệt bản chất của nó)
+ Tập hợp các mối quan hệ giữa các phần tử đó (các quan hệ có nhiều
dạng rất khác nhau. Có thể kể ra một vài dạng như các quan hệ cơ học,
năng lượng, thông tin và các quan hệ khác ràng buộc bởi: kinh tế, thân
hữu, pháp luật và có thể xác định qua các mặt như: Số lượng, chiều hướng
và cường độ của chúng)
+ Tạo thành một thể thống nhất để có được những chức năng hay mục
tiêu (của chính nó hay được con người gán cho) của HT.
Nhờ tạo thành một thể thống nhất mà HT có đƣợc các đặc tính mà từng
phần tử riêng rẽ không thể có đƣợc. Các đặc tính này gọi là các đặc tính trồi.
Từ các định nghĩa trên ta thấy: các phần tử là khác biệt với những hệ
thống khác nhau mà ngay cả trong cùng một hệ thống cũng khác nhau: Hệ thần
kinh (có bộ óc, tuỷ sống, dây thần kinh,…), hệ tƣ tƣởng (có phƣơng pháp, lập
luận, quy tắc,…). Cùng mối quan hệ cũng mang tính ổn định (A là thủ trƣởng
của B), tạm thời (A,B đƣợc cử đi công tác cùng nhau). Đặc biệt nó là cơ sở để
tạo nên một cấu trúc đặc trƣng riêng cho tổ chức đó. Theo quan điểm hệ thống,
Số hóa bởi Trung tâm Học liệu – Đại học Thái Nguyên
10
việc xem xét sự vật trong sự thống nhất của toàn thể, trong mối liên hệ tƣơng tác
của các thành phần ngày nay đó trở thành một phƣơng pháp tƣ duy khoa học.
Ví dụ: nhiều HT trong lĩnh vực vật lý, sinh vật, công nghệ hiện đại và
trong xã hội loài ngƣời đó rất quen thuộc: nhƣ HT mặt trời với các phần tử là các
hành tinh của nó (mặt trời, quả đất, hoả tinh, mộc tinh,…) trong mối quan hệ là
các lực hấp dẫn giữa chúng. HT trong cơ thể con ngƣời: Hệ tuần hoàn có các
phần tử nhƣ tim phổi, động mạch, tĩnh mạch trong mối quan hệ là sự gắn kết
sinh học và cơ học để lƣu thông máu. Hệ đồng hồ cơ học gồm các phần tử nhƣ
bánh xe, dây cót, kim, mặt số, trôc,… trong mối quan hệ là các liên kết cơ học để
chỉ giờ. Hệ thống hành chính với phần tử là cán bộ, nhân viên trong mối quan hệ
phân cấp, phân quyền, đoàn thể, dân sự. Ngoài ra còn nhiều hệ thống khác nhƣ
HT công nghệ chế biến dầu lửa, các HT kinh tế xã hội nhƣ các cơ quan nhà
nƣớc, các tổ chức kinh doanh…
Định nghĩa 4:
HT là tập hợp các phần tử có quan hệ qua lại với nhau cùng hoạt động
hƣớng đến một mục tiêu chung thông qua việc tiếp nhận các đầu vào và sản sinh
ra các đầu ra nhờ một quá trình chuyển đổi đƣợc tổ chức. Một HT như vậy được
gọi là HT động (Dinamic system). Định nghĩa này xem HT như một quá trình xử
lý.
Trong thực tế có tồn tại rất nhiều HT động. Trong số này, có các HT
sản xuất mà đầu vào (input) của nó là nguyên vật liệu, năng lượng, dữ liệu và
sức người được sử dụng cho các hoạt động xử lý. Các quá trình xử lý
(Proccessing) như các quá trình sản xuất, đồng hoá và dị hoá của sinh vật, quá
trình tính toán trên máy. Đầu ra (Output) của HT là các sản phẩm cuối cùng,
Số hóa bởi Trung tâm Học liệu – Đại học Thái Nguyên
11
các dich vụ, sự làm thay đổi hàm lượng ôxi và cacbonic trong máu, là các bản kế
hoạch kinh tế…
Định nghĩa 5:
Nhiều HT còn bao hàm hai thành phần đặc biệt là thành phần phản
hồi (feetback) và thành phần kiểm soát (control). Một HT có hai thành phần này
gọi là HT xi-bec-nờ-tic. Nó là hệ có đặc tính tự vận động (self-monitoring) và tự
điều chỉnh (self-regulating). Các HT KT_XH thuộc loại này.
Phản hồi chính là những dữ liệu về sự hoạt động của HT cung cấp cho bộ
phận kiểm soát. Chẳng hạn, doanh số bán hàng là phản hồi cho ngƣời quản lý
trong HT kinh doanh thƣơng mại.
Kiểm soát là sự so sánh, đánh giá các phản hồi để xác định xem HT hoạt
động hƣớng đến mục tiêu nhƣ thế nào và điều chỉnh các tác động lên nó nhằm
đạt đến mục tiêu mong muốn khi cần thiết.
Mọi HT không tồn tại trong trống không, mà luôn tồn tại và hoạt động
trong một môi trường (Environment).
Nếu một HT là thành phần của một HT khác lớn hơn, khi đó nó đƣợc gọi
là HT con (subsystem) của HT lớn. HT lớn hơn không kể HT đƣợc xét là môi
trƣờng của nó. Một HT phân cách với môi trƣờng hay với HT khác nhờ vào ranh
giới (boundary) của nó.
Một số HT có thể có cùng một môi trƣờng. Một vài HT trong số đó có thể
liên hệ với môi trƣờng và những HT khác qua ranh giới hay các giao diện
(interface)
Định nghĩa 6:
HT mở (Open System) là HT có tác động qua lại với các HT khác thuộc
môi trƣờng. Nếu một HT có sự trao đổi những cái vào và cái ra với môi trƣờng
Số hóa bởi Trung tâm Học liệu – Đại học Thái Nguyên
12
thì có thể nói rằng nó liên hệ với môi trƣờng qua các giao điện vào-ra (Input-
Output Interface).
Định nghĩa 7:
Nếu một HT có khả năng thay đổi bản thân mình hay thay đổi môi trƣờng
để tồn tại thì nó đƣợc gọi là HT thích nghi (Adaptive System)
Các cơ quan nhà nƣớc hay các tổ chức kinh doanh là những ví dụ về HT
con của một xã hội. Chính xã hội là môi trƣờng của chúng. Các tổ chức nhà nƣớc
đến lƣợt mình lại bao gồm các bộ phận – các HT con –nhƣ các Bộ, các vụ, viện,
các phòng, ban, …Chúng cũng là HT mở. Vì rằng, các cơ quan phải trao đổi
thông tin và làm việc với các cơ quan khác. Các doanh nghiệp phải mua nguyên
vật liệu, hàng hoá từ thị trƣờng và cung cấp sản phẩm, dịch vụ của mình ra thị
trƣờng. Gia đình và các tổ chức kinh tế xã hội là các HT thích nghi, vì chúng
phải thay đổi nhu cầu của mình để thích nghi với khả năng cung ứng sản phẩm
của xã hội.
Những đặc trƣng của một HT cho phép nhận biết đƣợc HT ở những thời
điểm khác nhau đƣợc gọi là trạng thái (status) của nó. Đối với những HT vận
động trong không gian, vị trý của nó trong không gian có thể xem là trạng thái
của nó trên quỹ đạo.
1.2 Hệ thống thông tin & hệ thống thông tin quản lý :
1.2.1. Định nghĩa HTTT:
Bản thân chữ HTTT đã cho chúng ta biết rằng HTTT là hệ thống mà mối
liên hệ giữa các thành phần của nó cũng nhƣ liên hệ của nó với các hệ thống
khác là liên hệ thông tin.
Định nghĩa hệ thống thông tin :
Số hóa bởi Trung tâm Học liệu – Đại học Thái Nguyên
13
HTTT được xác định như một tập hợp các thành phần (thông tin, phương
pháp xử lý thông tin, con người và phương tiện) được tổ chức để thu thập, xử lý,
lưu trữ và khai thác thông tin hỗ trợ việc ra quyết định và kiểm soát trong một tổ
chức
Định nghĩa HTTT quản lý (Management Information System-MIS)
Đối tƣợng phục vụ của HTTT quản lý thực sự rộng hơn rất nhiều so với ý
nghĩa của chính bản thân tên gọi của các từ này. Đối tƣợng của nó không chỉ là
các nhà quản lý, mà còn bao gồm cả những ngƣời trong một tổ chức làm việc
trên HTTT, những ngƣời làm công tác PT_TK HTTT. Chính xác hơn HTTT
quản lý là HTTT của một tổ chức (Organizational System). Vì vậy có định
nghĩa: HTTT quản lý là HTTT đựợc phát triển và sử dụng có hiệu quả trong một
tổ chức. Một HTTT đƣợc xem là hiệu quả nếu nó giúp hoàn thành đƣợc các mục
tiêu của những con ngƣời hay tổ chức sử dụng nó.
1.2.2 Quan điểm vòng đời (chu trình sống) của HTTT :
Tất cả các hệ thống sinh vật, vật lý, xã hội ,… đều có một số đặc điểm
chung. Đó là vòng đời phát triển: sinh ra, lớn lên và chết. Vòng đời của một
HTTT cũng có những giai đoạn tƣơng tự: Hình thành hệ thống, triển khai với
cường độ ngày càng tăng và suy thoái
Ở đây có một sự khác nhau giữa vòng đời chung và vòng đời của HTTT
là: các HTTT thƣờng không tự bị phá huỷ hoàn toàn về mặt vật lý. Chúng chỉ có
thể lỗi thời, không còn hữu dụng: sự lỗi thời, không hữu dụng thể hiện ở chỗ
không hoạt động tốt nhƣ trong lúc sinh thời, công nghệ lạc hậu, chi phí hoạt
động lớn (ví dụ yêu cầu thêm nhân công), không đáp ứng đƣợc yêu cầu đổi mới
của tổ chức. Vì thế đến lúc này nó đòi hái đƣợc bổ sung và đến lúc nào đó cần
phải thay thế bằng một hệ thống mới.
Số hóa bởi Trung tâm Học liệu – Đại học Thái Nguyên
14
* Cuộc đời của một HTTT tồn tại trong 5 phƣơng diện và “cái chết” của
nó có thể xảy ra khi rơi vào tình huống bất lợi của 1 trong 5 phƣơng diện là: tài
chính, công nghệ, vật lý, yêu cầu của người dùng và ảnh hưởng từ bên ngoài.
– Về tài chính: với mục đích giảm mức thuế, các tổ chức lợi nhuận thƣờng
phải khấu hao nhanh trang thiết bị, chẳng hạn trong 5 năm. Tuy nhiên, sự hạch
toán của HTTT thƣờng không trùng khớp với sự hao mòn về vật lý. Nhiều công
ty đó không tận dụng đƣợc lợi thế chiến thuật hạch toán, đó để vòng đời HTTT
của họ dài hơn thời gian hạch toán nên không đủ điều kiện tài chính cho nó hoạt
động tiếp tục.
– Về công nghệ: một HTTT có thể hoạt động trong một thời gian dự định.
Nhƣng do công nghệ thay đổi, tổ chức có thể bị mất đi lợi thế cạnh tranh và
không tận dụng đƣợc công nghệ mới khi vẫn sử dụng hệ thống cũ.
– Về vật lý: khi các thiết bị vật lý bị mòn, cũ, chi phí cho thay thế, sửa
chữa thƣờng xuyên tăng lên vƣợt quá mức có thể chịu đựng đƣợc hoặc năng lực
của hệ thống không đáp ứng đƣợc yêu cầu công việc
– Yêu cầu của ngƣời dùng: một HTTT có thể vẫn hoạt động nhƣng có thể
thất bại vì NSD không còn thích thú muốn sử dụng nó. Hệ thống không còn sức
sống vì thiếu con ngƣời.
– Những ảnh hƣởng từ bên ngoài: một HTTT có thể cần phải thay thế do
áp lực bên ngoài. Ví dụ khi hợp tác với một tổ chức khác để kinh doanh yêu cầu
phải có hệ thống tƣơng thích hơn.
Một khái niệm công nghệ đƣợc sử dụng rất rộng rãi trong xử lý dữ liệu thể
hiện ở chỗ quy trình phát triển các hệ thống mới có sử dụng máy tính bao gồm
một số giai đoạn phân biệt. Các giai đoạn này tạo thành chu trình phát triển hệ
thống:
Số hóa bởi Trung tâm Học liệu – Đại học Thái Nguyên
15
– Ý tƣởng
– Nghiên cứu tính khả thi
– Phân tích
– Phát triển
– Cài đặt
1.2.3 Những đặc trƣng quan trọng của chu trình phát triển hệ thống thể
hiện ở các điểm sau:
– Chu trình phát triển hệ thống tạo điều kiện thuận lợi cho việc kiểm soát
và quản lý hệ thống một cách tốt nhất: Mọi giai đoạn chỉ đƣợc tiến hành sau khi
đó hoàn thiện và xác định đƣợc các kế hoạch một cách chi tiết. Nội dung của mỗi
giai đoạn đều phải đƣợc xác định rõ và điều này cho phép bộ phận quản lý theo
dõi đƣợc tiến độ thực hiện công việc, so sánh đƣợc chi phí thực tế với dự toán.
– Chu trình phát triển hệ thống làm giảm bớt các nguy cơ: Mỗi giai đoạn
kết thúc tại một điểm quyết định hoặc điểm kiểm tra (gọi chung là “cột mốc”).
Tại các mốc này, những kế hoạch chi tiết, các ƣớc lƣợng về giá thành và lợi
nhuận đƣợc trình bày cho NSD – chủ thể quyết định có tiếp tục tiến hành dự án
hay không. Cách tiếp cận này sẽ giảm bớt các nguy cơ sai lầm về chi phí không
dự kiến trƣớc đƣợc.
– Nhƣờng quyền kiểm soát tối hậu dự án cho NSD: NSD tham gia tích cực
vào việc quyết định hiện thời của dự án và chỉ có thể tiếp tục tiến hành giai đoạn
sau nếu NSD chấp thuận kết quả trƣớc.
– Mọi chi tiết về hệ thống mới, mọi nhân tố và giả thiết về những quyết
định nào đó đƣợc chọn đều đƣợc ghi lại một cách có hệ thống trong tài liệu đƣợc
coi là sản phẩm của từng giai đoạn.
Nguyên tắc thiết kế theo chu trình:
Số hóa bởi Trung tâm Học liệu – Đại học Thái Nguyên
16
Quy trình xây dựng một HTTT bao gồm nhiều giai đoạn, mỗi giai đoạn có
một nhiệm vụ cụ thể, giai đoạn sau dựa trên thành quả của giai đoạn trƣớc, giai
đoạn trƣớc tạo tiền đề cho giai đoạn sau. Do vậy, để đảm bảo cho quá trình thiết
kế hệ thống đƣợc hiệu quả thì ngƣời phải tuân theo nguyên tắc tuần tự, không
đƣợc bá qua bất cứ một giai đoạn nào. Đồng thời sau mỗi một giai đoạn, trên cơ
sở phân tích đánh giá bổ sung phƣơng án đƣợc thiết kế, ngƣời ta có thể quay lại
giai đoạn trƣớc đó để hoàn thiện thêm rồi mới chuyển sang thiết kế giai đoạn tiếp
theo, theo cấu trúc chu trình (lặp). Đây là một phƣơng pháp khoa học làm cho
quá trình thiết kế hệ thống trở nên mềm dẻo, không cứng nhắc và mỗi giai đoạn
đều đƣợc bổ sung hoàn thiện thêm trong quy trình thiết kế.
Giai đoạn n
Giai đoạn n+1
Giai đoạn n+2
Số hóa bởi Trung tâm Học liệu – Đại học Thái Nguyên
17
Cũng có thể áp dụng đồ thị có hướng để biểu diễn trình tự các bước thực hiện
công việc thiết kế HTTT. Mô hình tổng quát được đặc tả như sau:
Ý nghĩa: đồ thị có hướng cho ta một cái nhìn tổng thể về quá trình phát triển hệ
thống và vạch rõ ranh giới giữa các giai đoạn, trong đó một giai đoạn lớn có thể
được chia thành nhiều giai đoạn con.
1.2.4 Phƣơng pháp mô hình hoá :
Mô hình (model) là một dạng trừu tƣợng hoá của một hệ thống thực. Mô
hình chính là một hình ảnh (một biểu diễn) của một hệ thống thực, đƣợc diễn tả
ở một mức độ trừu tƣợng nào đó, theo một quan điểm nào đó, theo một hình
thức (hiểu đƣợc) nào đó nhƣ phƣơng trình, bảng, đồ thị,…Mô hình có xu hƣớng
dạng biểu đồ (diagrams) tức là đồ thị gồm các nút và cung.
Việc dựng mô hình để nhận thức và diễn tả một hệ thống đƣợc gọi là mô
hình hoá. Mục đích của mô hình hoá là để hiểu, để làm phƣơng tiện trao đổi, để
3.1. Thiết kế
dữ liệu
3.2. Thiết kế
đầu ra
3.3. Thiết kế
cấu trúc
chương trình
3. Thiết
kế hệ
thống
2. Phân
tích hệ
thống
1. Kế hoạch
phát triển
hệ thống
5. Quản lý
hệ thống
4. Cài đặt
hệ thống
3.4. Thiết kế
giao diện
3.5. Thiết kế
thủ tục
3.6. Thiết kế
kiểm soát
Số hóa bởi Trung tâm Học liệu – Đại học Thái Nguyên
18
hoàn chỉnh. Mọi mô hình đều phản ánh hệ thống theo một mức độ trừu tƣợng
hoá nào đó. Có 2 mức độ chính:
+ Mức logic: tập trung mô tả bản chất của hệ thống và mục đích hoạt động
của hệ thống, bá qua các yếu tố về tổ chức thực hiện, về biện pháp cài đặt. Nói
cách khác, mô hình logic trả lời các câu hỏi “là gì?” (What?)- nhƣ là chức năng
gì, thông tin gì, ứng xử gì, bỏ qua các câu hỏi “nhƣ thế nào?” (How?). Ở mức
này, ngƣời ta tiến hành trên 3 phƣơng diện xử lý, dữ liệu và động thái hệ thống.
+ Mức vật lý: Trả lời câu hỏi “nhƣ thế nào”, “ai làm”, “làm ở đâu”, “khi
nào làm”, quan tâm đến các mặt nhƣ: phƣơng pháp, biện pháp, công cụ, tác
nhân, địa điểm, thời gian, hiệu năng,… Ở mức này yêu cầu cần làm rõ kiến trúc
vật lý của hệ thống.
Một trong những phƣơng pháp quan trọng nhất để nghiên cứu HT là
phương pháp mô hình hoá. Ý tƣởng của phƣơng pháp mô hình hoá là không
nghiên cứu trực tiếp đối tƣợng mà thông qua việc nghiên cứu một đối tƣợng
khác “tƣơng tự” hay là “hình ảnh” của nó mà có thể sử dụng đƣợc các công cụ
khoa học. Kết quả nghiên cứu trên mô hình đƣợc áp dụng vào cho đối tƣợng
thực tế.
Kiểm tra mức độ phù hợp
Sơ đồ nguyên tắc hoạt động của phương pháp mô hình hoá
HT thực
Mô hình
Kiểm nghiệm
đánh giá
Kết quả nghiên
cứu mô hình
áp dụng khi không cần
phải điều chỉnh
điều chỉnh
1
2
3
4
5
Số hóa bởi Trung tâm Học liệu – Đại học Thái Nguyên
19
Việc mô hình hoá thể hiện một tiến độ triển khai, bao gồm các bƣớc đi lần
lƣợt, các hoạt động cần làm. Mô hình hoá giữ một vai trũ đặc biệt quan trọng khi
nó trở thành một công cụ trợ giúp. Đó là cơ sở tạo phần mềm giúp cho việc triển
khai hệ thống thực hiện đúng và nhanh.
Bên cạnh các biểu đồ (phân cấp chức năng, luồng dữ liệu) và ngôn ngữ
hỏi có cấu trúc, có các mô hình thực thể – mối quan hệ, mô hình quan hệ và các
mô hình hoá logic với tiếng Anh có cấu trúc, với bảng quyết định, hoặc cây
quyết định cũng nhƣ các mô hình hoá logic thời gian là những công cụ hữu hiệu
gắn liền với PT_TK có cấu trúc.
1.2.5 Bản chất của việc xây dựng HTTT trong một tổ chức
– Xây dựng HTTT là một giải pháp cho những vấn đề mà tổ chức đang
gặp phải. Những vấn đề có thể là những gì cản trở hoặc hạn chế không cho phép
tổ chức thực hiện thành công những điều mong đợi hiện nay. Nó cũng có thể là
những công việc mà tổ chức cần tiến hành để tạo ra những ƣu thế mới, nhờ nó
mà tổ chức có thể đạt đƣợc các mục tiêu mong muốn trƣớc những cơ hội mới.
Điều đó cũng có nghĩa là, không phải lúc nào việc xây dựng HTTT cũng là giải
pháp đƣợc chấp nhận để giải quyết những vấn đề đặt ra cho một tổ chức.
– Theo cách tiếp cận tổng hợp, HTTT của tổ chức là một thực thể xã hội-
kỹ thuật (Socio-technical). Việc đƣa một HTTT vào tổ chức không chỉ đơn thuần
đƣa vào các phần cứng, phần mềm mà là sự thay đổi trong công việc, trong thói
quen, kỹ năng, quản lý và cả về tổ chức nữa. Thiết kế một HTTT mới thực chất là
thiết kế lại tổ chức. Cho nên, việc xây dựng HTTT phải là một bộ phận chủ yếu
trong quá trình lập kế hoạch của tổ chức. Kế hoạch phát triển HTTT phải hƣớng
vào thực hiện mục tiêu chiến lƣợc của tổ chức, phải nằm trong khuôn khổ của kế
hoạch chiến lƣợc, phải tính đến thực trạng, đến chiến lƣợc quản lý, đến kế hoạch
Số hóa bởi Trung tâm Học liệu – Đại học Thái Nguyên
20
ứng dụng và khả năng ngân sách của tổ chức. Kế hoạch phát triển HT cần chỉ ra
đƣợc CNTT sẽ hỗ trợ để đạt đƣợc mục tiêu của tổ chức nhƣ thế nào.
– Một bộ phận quan trọng của việc xây dựng HTTT là xây dựng chiến
lược quản lý để chuyển dịch tổ chức từ hiện trạng đến tƣơng lai. Những thay đổi
tổ chức cần đƣợc mô tả bao gồm những yêu cầu về quản lý, về đào tạo NSD, về
tăng cƣờng các nỗ lực và thay đổi trong lãnh đạo, trong cơ cấu và thực tiễn quản
lý. Các mô hình phát triển HTTT cơ bản nhất
1.2.6 Mô hình Vòng đời cổ điển :
Kỹ nghệ phần mềm đƣợc minh hoạ theo khuôn cảnh vòng đời cổ điển. Mô
hình vòng đời cổ điển đôi khi còn đƣợc gọi là mô hình thác nước. Khuôn cảnh
vòng đời yêu cầu tiếp cận một cách hệ thống, tuần tự tới việc phát triển phần
mềm, bắt đầu ở mức hệ thống và tiến dần xuống phân tích, thiết kế, mã hoá,
kiểm thử và bảo trì. Nhƣ vậy khuôn cảnh vòng đời bao gồm các hoạt động trong
mô hình thác nƣớc sau:
Phân tích & định
rõ yêu cầu
Thiết kế hệ thống &
phần mềm
Mã hoá
Kiểm thử đơn vị, tích
hợp & hệ thống
Vận hành và
Bảo trì
Phân tích Kỹ
nghệ- Hệ thống-
Môi trƣờng
Số hóa bởi Trung tâm Học liệu – Đại học Thái Nguyên
21
1. Phân tích Kỹ nghệ-Hệ thống-Môi trường:
Vì phần mềm bao giờ cũng là một phần tử của hệ thống lớn hơn
bắt
đầu từ việc thiết lập yêu cầu cho mọi phần tử của hệ thống
cấp phát một tập
con các yêu cầu đó cho phần mềm. Phân tích kỹ nghệ – Hệ thống-Môi trƣờng
bao gồm việc thu thập yêu cầu ở mức hệ thống với một lƣợng nhỏ thiết kế và
phân tích mức đỉnh
2. Phân tích yêu cầu phần mềm:
– Tiến trình thu thập yêu cầu đƣợc tập trung và làm sạch đặc biệt vào phần
mềm.
– Tìm hiểu lĩnh vực thông tin đối với phần mềm, các chức năng cần có,
hiệu năng và giao diện.
– Lập tƣ liệu về yêu cầu cho hệ thống và phần mềm
khách hàng duyệt
lại
3. Thiết kế :
– Tiến trình nhiều bƣớc, tập trung vào 4 thuộc tính phân biệt của chƣơng
trình :
+ Cấu trúc dữ liệu
+ Kiến trúc phần mềm
+ Chi tiết thủ tục
+ Đặc trƣng giao diện
– Chuyển hoá các yêu cầu thành mô tả phần mềm trƣớc khi mã hoá
– Lập tƣ liệu thiết kế (một phần của cấu hình phần mềm )
4.Mã hoá:
– Dịch thiết kế thành dạng mã máy đọc đƣợc
5. Kiểm thử:
Số hóa bởi Trung tâm Học liệu – Đại học Thái Nguyên
22
– Việc kiểm thử bắt đầu sau khi đó sinh ra mã
– Tiến trình kiểm thử tập trung vào phần logic bên trong chƣơng trình đảm
bảo tất cả các câu lệnh đều đƣợc kiểm thử. Về phần chức năng bên ngoài thì đảm
bảo rằng việc kiểm thử phát hiện ra lỗi và đảm bảo những cái vào xác định sẽ tạo
ra kết quả thực tế thống nhất với kết quả muốn có.
6.Bảo trì :
Phần mềm chắc chắn có những thay đổi sau khi đƣợc bàn giao cho khách
hàng (trõ phần mềm nhúng). Do lỗi hoặc thích ứng với thay đổi trong môi trƣờng
bên ngoài (hệ điều hành mới, thiết bị ngoại vi mới) hoặc yêu cầu nâng cao chức
năng hay hiệu năng
bảo trì. Bảo trì áp dụng lại các bƣớc vòng đời cho chƣơng
trình hiện tại ( không phải mới)
Nhận xét:
Về ƣu điểm:
– Vòng đời cổ điển là khuôn cảnh cũ nhất và đƣợc sử dụng rộng rãi nhất
cho kỹ nghệ phần mềm.
– Có vị trý quan trọng và xác định trong công việc và kỹ nghệ phần mềm:
đƣa ra các phƣơng pháp khoa học, đƣa ra các bƣớc tổng quát áp dụng đƣợc cho
mọi khuôn cảnh kỹ nghệ phần mềm
còn là mô hình thủ tục đƣợc sử dụng rộng
rãi
– Còn điểm yếu nhƣng vẫn tốt hơn đáng kể so với cách tiếp cận ngẫu
nhiên.
Hạn chế:
– Các dự án thực hiếm khi tuân theo dòng chảy tuần tự. Việc lập bao giờ
cũng xuất hiện và gây ra các vấn đề (bƣớc sau khó quay lại bƣớc trƣớc) khi áp
dụng khuôn cảnh này
Số hóa bởi Trung tâm Học liệu – Đại học Thái Nguyên
23
– Khách hàng khó phát biểu hết yêu cầu tƣờng minh của dự án
dễ có
bất trắc
– Khách hàng phải kiên nhẫn. Ở cuối thời gian dự án mới có bản chƣơng
trình làm việc đƣợc. Nếu chƣơng trình gặp lỗi
thảm hoạ
1.2.7 Mô hình làm bản mẫu :
* Cách tiếp cận làm bản mẫu cho kỹ nghệ phần mềm là cách tiếp cận tốt nhất
khi:
– Khách hàng xác định đƣợc mục tiêu tổng quát cho phần mềm, nhƣng
chƣa xác định đƣợc input và output
– Ngƣời phát triển không chắc về hiệu quả của thuật toán, về thích nghi hệ
điều hành hay giao diện ngƣời máy cần có
– Làm bản mẫu là một tiến trình giúp ngƣời phát triển có khả năng tạo ra
một mô hình cho phần mềm cần xây dựng.
* Mô hình có thể lấy một trong 3 dạng:
1. Bản mẫu trên giấy hay trên máy mô tả giao diện ngƣời-máy dƣới
dạng làm cho ngƣời dùng hiểu đƣợc cách các tƣơng tác xuất hiện
2. Bản mẫu làm việc: cài đặt một tập con chức năng phần mềm mong
muốn
3. Một chƣơng trình mà chỉ thực hiện nét cơ bản của tất cả chức năng
mong muốn nhƣng cần cải tiến thêm các tính năng khác tuỳ theo khả năng phát
triển.
