TRƯỜNG ĐẠI HỌC LAO ĐỘNG XÃ HỘI
NGUYỄN THỊ TRÚC QUỲNH
HOÀN THIỆN TỔ CHỨC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY TNHH
THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ YÊN THỊNH
LUẬN VĂN THẠC SĨ KẾ TOÁN
HÀ NỘI – 2017
BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
BỘ LAO ĐỘNG- THƯƠNG BINH VÀ XÃ HỘI
TRƯỜNG ĐẠI HỌC LAO ĐỘNG – XÃ HỘI
NGUYỄN THỊ TRÚC QUỲNH
HOÀN THIỆN TỔ CHỨC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY TNHH
THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ YÊN THỊNH
Chuyên ngành: Kế toán
Mã số : 60340301
LUẬN VĂN THẠC SĨ KẾ TOÁN
NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC: PGS.TS. NGUYỄN THỊ THU LIÊN
HÀ NỘI – 2017
BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
BỘ LAO ĐỘNG – THƯƠNG BINH VÀ XÃ HỘI
LỜI CẢM ƠN
Để hoàn thành bản luận văn này, tác giả xin chân thành cảm ơn sự
hướng dẫn tận tình của PGS.TS. Nguyễn Thị Thu Liên trong suốt quá trình
viết và hoàn thành luận văn.
Em xin bày tỏ lòng biết ơn tới các thầy cô giáo trong Hội đồng khoa
học Trường Đại học Lao động và xã hội, Khoa Kế Toán, Khoa Sau đại học,
Trường Đại học lao động và xã hội đã tạo điều kiện và giúp đỡ em hoàn
thành luận văn này.
Hà Nội, ngày 15 tháng 09 năm 2017
Tác giả
Nguyễn Thị Trúc Quỳnh
LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan Luận văn này là công trình nghiên cứu thực sự của cá
nhân tôi, chưa được công bố trong bất cứ một công trình nghiên cứu nào. Các
số liệu, nội dung được trình bày trong luận văn này là hoàn toàn hợp lệ và
đảm bảo tuân thủ các quy định về bảo vệ quyền sở hữu trí tuệ.
Tôi xin chịu trách nhiệm về đề tài nghiên cứu của mình.
Tác giả
Nguyễn Thị Trúc Quỳnh
i
MỤC LỤC
MỤC LỤC …………………………………………………………………………………………….
i
DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT …………………………………………………………………
iv
DANH MỤC BẢNG BIỂU,SƠ ĐỒ
………………………………………………………….
v
CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU
…….
1
1.1. Lý do chọn đề tài …………………………………………………………………………….
1
1.2. Tổng quan tình hình nghiên cứu liên quan đến đề tài
……………………….. 2
1.3. Mục tiêu nghiên cứu và câu hỏi nghiên cứu
……………………………………… 4
1.4. Đối tượng,phạm vi nghiên cứu………………………………………………………… 4
1.5. Phương pháp nghiên cứu ……………………………………………………………….. 4
1.6. Kết cấu luận văn ……………………………………………………………………………. 6
CHƯƠNG 2: NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CHUNG VỀ TỔ CHỨC KẾ
TOÁN TRONG CÁC DOANH NGHIỆP ………………………………………………..
7
2.1. Khái niệm về Tổ chức kế toán………………………………………………………… 7
2.2. Vai trò, ý nghĩa của tổ chức kế toán trong doanh nghiệp ………………….. 9
2.2.1.Vai trò của tổ chức kế toán trong doanh nghiệp
………………………………….. 9
2.2.2.Ý nghĩa của tổ chức kế toán trong doanh nghiệp ………………………………. 10
2.3. Nguyên tắc tổ chức kế toán trong doanh nghiệp……………………………… 11
2.4. Nội dung tổ chức kế toán trong doanh nghiệp ………………………………… 12
2.4.1. Tổ chức bộ máy kế toán
……………………………………………………………….. 12
2.4.2. Tổ chức công tác kế toán ……………………………………………………………… 18
KẾT LUẬN CHƯƠNG 2 ……………………………………………………………………..
36
CHƯƠNG 3: THỰC TRẠNG TỔ CHỨC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY
TNHH THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ YÊN THỊNH………………………………
37
3.1. Tổng quan về Công ty TNHH thương mại và dịch vụ Yên Thịnh
…….. 37
ii
3.1.1. Quá trình hình thành và phát triển của Công ty TNHH thương mại và dịch
vụ Yên Thịnh ……………………………………………………………………………………… 37
3.1.2. Đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh của Công ty TNHH thương mại và
dịch vụ Yên Thịnh
……………………………………………………………………………….. 38
3.1.3 Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của Công ty TNHH thương mại và dịch
vụ Yên Thịnh ……………………………………………………………………………………… 38
3.2. Thực trạng tổ chức kế toán tại Công ty TNHH thương mại và dịch vụ
Yên Thịnh …………………………………………………………………………………………. 40
3.2.1. Thực trạng tổ chức bộ máy kế toán tại công ty ………………………………… 40
3.2.2. Thực trạng tổ chức công tác kế toán tại công ty
……………………………….. 43
3.3 Đánh giá thực trạng tổ chức kế toán tại Công ty TNHH thương mại và
dịch vụ Yên Thịnh ……………………………………………………………………………… 57
3.3.1 Những thành tựu đạt được …………………………………………………………….. 57
3.3.2 Một số hạn chế và nguyên nhân chủ yếu………………………………………….. 59
KẾT LUẬN CHƯƠNG 3 ……………………………………………………………………..
65
CHƯƠNG 4: GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN TỔ CHỨC KẾ TOÁN TẠI
CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ YÊN THỊNH……………..
66
4.1. Định hướng phát triển của công ty và yêu cầu hoàn thiện tổ chức kế
toán tại Công ty TNHH thương mại và dịch vụ Yên Thịnh
……………………. 66
4.1.1 Định hướng phát triển của công ty
………………………………………………….. 66
4.1.2. Yêu cầu hoàn thiện tổ chức kế toán tại Công ty TNHH thương mại và dịch
vụ Yên Thịnh ……………………………………………………………………………………… 67
4.2. Các giải pháp hoàn thiện tổ chức kế toán tại Công ty TNHH thương
mại và dịch vụ Yên Thịnh
…………………………………………………………………… 68
4.2.1. Hoàn thiện tổ chức bộ máy kế toán
………………………………………………… 68
4.2.2. Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán ………………………………………………. 71
4.3. Điều kiện thực hiện giải pháp hoàn thiện tổ chức kế toán tại Công ty
TNHH thương mại và dịch vụ Yên Thịnh ……………………………………………. 83
iii
4.3.1. Về phía nhà nước
………………………………………………………………………… 84
4.3.2. Về phía Công ty TNHH thương mại và dịch vụ Yên Thịnh ……………….. 85
KẾT LUẬN CHƯƠNG 4 ……………………………………………………………………..
87
KẾT LUẬN CHUNG …………………………………………………………………………..
88
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO ………………………………………………..
90
iv
DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT
TỪ VIẾT TẮT
NỘI DUNG ĐẦY ĐỦ
BCTC
Báo cáo tài chính
BTC
Bộ tài chính
CP
Chính phủ
GTGT
Giá trị gia tăng
MTV
Một thành viên
NĐ
Nghị định
NVL
Nguyên vật liệu
QĐ
Quyết định
TNHH
Trách nhiệm hữu hạn
TT
Thông tư
TSCĐ
Tài sản cố định
v
DANH MỤC BẢNG BIỂU,SƠ ĐỒ
Trang
Biểu 3.1: Giao diện phần mềm kế toán
52
Biểu 3.2: Phiếu nhập kho
54
Biểu 3.3: Giao diện phần mềm lập phiếu chi
55
Biểu 3.4: Phiếu chi
55
Biểu 3.5: Sổ cái tài khoản 111
56
Sơ đồ 2.1: Mô hình tổ chức bộ máy kế toán ở doanh nghiệp
áp dụng hình thức Tổ chức kế toán tập trung
15
Sơ đồ 2.2: Mô hình tổ chức bộ máy kế toán ở doanh nghiệp
áp dụng hình thức Tổ chức kế toán phân tán
17
Sơ đồ 2.3: Mô hình tổ chức bộ máy kế toán ở doanh nghiệp
áp dụng hình thức Tổ chức kế toán vừa tập trung vừa phân tán
18
Sơ đồ 3.1: Tổ chức bộ máy quản lý của Công ty
40
Sơ đồ 3.2: Tổ chức bộ máy kế toán của Công ty
43
Sơ đồ 3.3: Trình tự ghi sổ trên phần mềm kế toán
50
Sơ đồ 4.1: Mô hình tổ chức công tác kế toán kết hợp giữa
kế toán tài chính và kế toán quản trị
71
Sơ đồ 4.2: Sơ đồ triển khai phần mềm hóa đơn điện tử
74
1
CHƯƠNG 1
GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU
1.1. Lý do chọn đề tài
Trong bối cảnh nền kinh tế đang có nhiều thay đổi, xu thế mở cửa và
hội nhập đang phát triển mạnh mẽ đã và đang tạo nhiều điều kiện thuận lợi
cho các doanh nghiệp phát triển tiếp cận với các công nghệ hiện đại của thế
giới. Tuy nhiên, một vấn đề khác cũng đặt ra là các doanh nghiệp phải đối đầu
với sự cạnh tranh quyết liệt từ các doanh nghiệp trong và ngoài nước. Cùng
với sự phát triển mạnh mẽ của nền kinh tế thị trường thì thông tin đã trở thành
một yếu tố đầu vào vô cùng quan trọng, đặc biệt là các thông tin kinh tế. Mỗi
doanh nghiệp muốn tồn tại và phát triển cần phải phát huy được thế mạnh,
hạn chế và khắc phục những điểm yếu để nâng cao năng lực cạnh tranh, tạo
lập, củng cố và nâng cao vị thế của doanh nghiệp trên thị trường.
Đối với tất cả các doanh nghiệp, các đơn vị sản xuất kinh doanh hoạt
động trong nền kinh tế, với cơ chế quản lý khác nhau thì có các nhiệm vụ và
mục tiêu hoạt động khác nhau. Nhưng có thể nói rằng, mọi doanh nghiệp hoạt
động đều hướng tới mục tiêu lợi nhuận và phát triển. Để doanh nghiệp ngày
càng phát triển và đạt hiệu quả cao cần phải quản lý vốn đầu tư, tiết kiệm chi
phí và hạ giá thành sản phẩm song vẫn đảm bảo chất lượng. Muốn vậy, các
công ty cần phải có một hệ thống kế toán thực sự hữu hiệu để cung cấp thông
tin về tài chính và tình hình hoạt động của công ty một cách chính xác, kịp
thời đáp ứng nhu cầu quản lý. Để đạt được mục đích trên đòi hỏi các doanh
nghiệp phải nhận thức và áp dụng các phương thức quản lý kinh tế hữu hiệu
trong đó có tổ chức kế toán tại mỗi doanh nghiệp.
Công ty TNHH Thương mại và dịch vụ Yên Thịnh đang trong quá trình
hoàn thiện và phát triển nên cơ cấu tổ chức vẫn chưa được khoa học và hợp
lý, từ đó chưa đảm bảo được yêu cầu về thông tin quản lý, cơ sở thông tin kế
toán để ra quyết dịnh của nhà quản trị còn có nhiều bất cập. Công ty đang tiến
2
hành xây dựng và hoàn thiện mô hình tổ chức kế toán phù hợp với đặc điểm
sản xuất kinh doanh. Nhận thức được tầm quan trọng đó, tôi đã lựa chọn đề
tài: “Hoàn thiện tổ chức kế toán tại Công ty TNHH Thương mại và dịch vụ
Yên Thịnh” làm luận văn thạc sĩ. Với mong muốn đưa ra cái nhìn tổng quát
về những nội dung tổ chức kế toán tại doanh nghiệp, thực trạng đã áp dụng để
từ đó đưa ra một số giải pháp góp phần hoàn thiện tổ chức kế toán tại doanh
nghiệp.
1.2. Tổng quan tình hình nghiên cứu liên quan đến đề tài
Có thể kể ra một số đề tài nghiên cứu có liên quan đến Đề tài này như
sau: Luận văn thạc sĩ: “ Hoàn thiện tổ chức kế toán tại công ty cổ phần Phúc
Thành Việt Nam” của tác giả Trần Thị Thùy Vân ( 2014), đã khái quát hóa
những vấn đề lý luận cơ bản về tổ chức kế toán trong các doanh nghiệp, phân
tích thực trạng tổ chức kế toán tại công ty để thấy được những ưu điểm, hạn
chế từ đó tác giả đưa ra các yêu cầu của việc hoàn thiện tổ chức kế toán tại
công ty cổ phần Phúc Thành Việt Nam, đề xuất các giải pháp hoàn thiện.
Luận văn cũng đã nêu ra được một số gợi ý cho những nghiên cứu tiếp theo.
Bên cạnh những thành công, luận văn còn có một số những hạn chế như: tác
giả chưa khái quát đầy đủ các nguyên tắc tổ chức kế toán trong doanh nghiệp;
chưa làm rõ đặc điểm quản lý kinh doanh của doanh nghiệp ảnh hưởng đến tổ
chức kế toán.
Luận văn thạc sĩ : “ Hoàn thiện tổ chức kế toán tại công ty TNHH MTV
Phân đạm và Hóa chất Hà Bắc” của tác giả Nguyễn Thị Hương ( 2014) đã
tiếp tục hoàn thiện cơ sở lý luận về tổ chức kế toán trong doanh nghiệp nói
chung. Các chương trình bày theo mạch tương đối rõ ràng,văn phong dễ
hiểu,dễ so sánh với nhau. Tuy nhiên luận văn vẫn bị hạn chế như: cơ sở lý
luận về nguyên tắc tổ chức tài khoản, kết cấu sổ và trình tự ghi chép sổ còn
chưa chính xác, một số giải pháp còn mang tính định hướng,chưa có tính
thuyết phục cao.
3
Luận văn thạc sỹ “Hoàn thiện tổ chức hạch toán kế toán tại Tập đoàn
Việt Á” (2014) của tác giả Nguyễn Ái Ly. Từ việc khái quát những vấn đề lý
luận chung tác giả đã đi sâu tìm hiểu thực trạng tại Công ty. Đề tài này đã
phân tích việc sử dụng hệ thống chứng từ, tài khoản còn nhiều bất cập như khi
xuất kho hàng hóa cho khách hàng kế toán không viết phiếu xuất kho mà lấy
hóa đơn GTGT làm căn cứ ghi sổ giá vốn, xuất kho và mua sắm TSCĐ thì
không thiết lập hồ sơ về tài sản cố định như không có hợp đồng, hạch toán
tiền lương nhưng thiếu bảng đăng ký tiền lương và thiếu hợp đồng lao động.
Hiện nay, tập đoàn đã thống nhất áp dụng phần mềm trên máy vi tính. Tuy
nhiên, tại một số công ty trực thuộc vẫn còn hiện tương tẩy xóa trên sổ sách
hoặc thực hiện không đúng phương pháp chữa sổ theo quy định hiện hành. Từ
thực trạng đó, tác giả đã đưa ra các giải pháp để góp phần hoàn thiện hơn tổ
chức hạch toán kế toán tại Tập đoàn Việt Á như : xác định rõ loại chứng từ sử
dụng cho từng bộ phận nghiệp vụ, xác định chức năng nhiệm vụ của từng bộ
phận trong qua trình lập chứng từ…tiện cho việc quản lý và sử dụng. Chi tiết
hóa số liệu theo yêu cầu quản trị kinh doanh của tập đoàn
Các đề tài trên đã trình bày tương đối rõ ràng, chi tiết các nội dung về
tổ chức kế toán trong doanh nghiệp, áp dụng vào tình hình thực tế tại doanh
nghiệp cụ thể, đưa ra cái nhìn tổng quan và có giá trị sử dụng cho đối tượng
nghiên cứu,song vẫn còn một số hạn chế như đã đề cập ở trên. Đồng thời thực
tế cũng cho thấy, những vấn đề nói trên chưa có đề tài nào nghiên cứu đối với
Công ty TNHH Thương mại và dịch vụ Yên Thịnh.
Do đó, tác giả thực hiện Đề tài “Hoàn thiện tổ chức kế toán tại Công
ty TNHH thương mại và dịch vụ Yên Thịnh” với mong muốn đóng góp một số
kiến nghị giúp doanh nghiệp hoàn thiện tổ chức kế toán, góp phần giúp doanh
nghiệp đạt được những định hướng phát triển bền vững đề ra.
4
1.3. Mục tiêu nghiên cứu và câu hỏi nghiên cứu
1.3.1. Mục tiêu nghiên cứu
Trên cơ sở nghiên cứu một cách khoa học về cơ sở lý luận của tổ chức
kế toán trong các doanh nghiệpvà thực trạng tổ chức kế toán tại Công ty
TNHH Thương mại và Dịch vụ Yên Thịnh, luận văn hướng đến những mục
đích và nhiệm vụ cụ thể sau:
– Hệ thống hóa cơ sở lý luận về tổ chức kế toán trong doanh nghiệp.
– Phân tích thực trạng tổ chức kế toán hiện nay của Công ty TNHH
Thương mại và Dịch vụ Yên Thịnh.
– Xác định các điểm bất cập và nguyên nhân trong tổ chức kế toán tại
Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Yên Thịnh.
– Đề xuất phương hướng và giải pháp để hoàn thiện tổ chức kế toán tại
công ty.
1.3.2. Câu hỏi nghiên cứu
1. Tổ chức kế toán tại Công ty hiện tại như thế nào?
2. Tổ chức kế toán tại công ty cần phải thực hiện như nào để đáp ứng
được yêu cầu quản lý?
3. Cần có những giải pháp nào để thực hiện tổ chức kế toán tại công ty?
1.4. Đối tượng,phạm vi nghiên cứu
– Đối tượng nghiên cứu: tổ chức kế toán tại Công ty TNHH thương mại
và dịch vụ Yên Thịnh.
– Phạm vi nghiên cứu: Luận văn tập trung nghiên cứu về tổ chức kế
toán tại Công ty TNHH thương mại và dịch vụ Yên Thịnh từ năm 2015-2016.
1.5. Phương pháp nghiên cứu
– Dữ liệu và nguồn dữ liệu: luận văn sử dụng nguồn dữ liệu sơ cấp và
thứ cấp. Dữ liệu thứ cấp là cơ sở lý luận chung về tổ chức kế toán. Dữ liệu sơ
cấp là thực trạng tổ chức kế toán đang được áp dụng tại Công ty TNHH
5
Thương mại và dịch vụ Yên Thịnh như tổ chức về: bộ máy kế toán,chứng từ
kế toán, tài khoản kế toán, sổ kế toán và báo cáo kế toán.
+ Nguồn dữ liệu thứ cấp: Nguồn cung cấp các dữ liệu thứ cấp bao gồm
các văn bản luật, nghị định, thông tư …. của Quốc hội, Chính phủ, các Bộ,
ngành về kế toán doanh nghiệp; Các tài liệu về tổ chức kế toán tham khảo từ
giáo trình, báo, tạp chí, mạng internet; Các tài liệu sẵn có của Doanh nghiệp:
+ Nguồn dữ liệu sơ cấp: Điều tra thu thập thông tin từ các phòng, ban
trong Công ty thông qua quan sát trực tiếp, quan sát gián tiếp, phỏng vấn trực
tiếp,…
– Phương pháp thu thập dữ liệu: Tác giả tìm kiếm cơ sở lý thuyết về tổ
chức kế toán từ các văn bản luật, nghị định, thông tư …. của Quốc hội, Chính
phủ, các Bộ, ngành về kế toán doanh nghiệp; Các tài liệu về tổ chức kế toán
tham khảo từ giáo trình, báo, tạp chí, mạng internet; Tìm kiếm các tài liệu về
công tác tổ chức kế toán tại Công ty TNHH Thương mại và dịch vụ Yên
Thịnh. Tác giả trực tiếp phỏng vấn kế toán trưởng và một số kế toán phụ trách
phần hành kế toán. Nội dung phỏng vấn xoay quanh việc mô tả và đánh giá tổ
chức kế toán thuộc phần hành phụ trách và tổ chức kế toán của Công ty
TNHH Thương mại và dịch vụ Yên Thịnh.
– Phương pháp xử lý dữ liệu: phương pháp xử lý dữ liệu chủ yếu là
phương pháp so sánh lý thuyết và thực tế, từ đó khái quát và kết luận vấn đề.
– Phương pháp trình bày kết quả nghiên cứu: Tác giả hệ thống hóa các
khái niệm, nội dung và các quy định cách thức sử dụng, tổ chức công tác kế
toán tại Công ty TNHH Thương mại và dịch vụ Yên Thịnh bằng lời văn, diễn
giải và thông qua các bảng biểu, sơ đồ.
6
1.6. Kết cấu luận văn
Chương 1: Giới thiệu tổng quan về đề tài nghiên cứu
Chương 2: Những vấn đề lý luận chung về tổ chức kế toán trong doanh
nghiệp
Chương 3: Thực trạng tổ chức kế toán tại Công ty TNHH Thương mại
và dịch vụ Yên Thịnh
Chương 4: Giải pháp hoàn thiện tổ chức kế toán tại Công ty TNHH
Thương mại và dịch vụ Yên Thịnh
7
CHƯƠNG 2
NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CHUNG VỀ TỔ CHỨC KẾ TOÁN
TRONG CÁC DOANH NGHIỆP
2.1. Khái niệm về Tổ chức kế toán
Thực tiễn đã chứng minh, kế toán là nhu cầu tất yếu khách quan của
mọi hình thái kinh tế xã hội có nền sản xuất hàng hóa, là một trong những
công cụ quan trọng phục vụ quá trình quản lý kinh tế, gắn liền với mọi hoạt
động quản lý. Để kế toán thực sự là một công cụ quản lý kinh tế thì vấn đề tổ
chức kế toán cần phải được đặc biệt quan tâm trong mỗi đơn vị kế toán.
Tổ chức kế toán là việc tổ chức thực hiện các chuẩn mực kế toán và chế
độ kế toán để phản ánh tình hình kinh tế tài chính và kết quả hoạt động sản
xuất kinh doanh, tổ chức kiểm tra kế toán, tổ chức việc thực hiện chế độ bảo
quản lưu trữ tài liệu kế toán, thực hiện cung cấp thông tin tài liệu kế toán và
các nhiệm vụ khác của kế toán.
Tổ chức kế toán là một trong những nội dung thuộc về tổ chức quản lý
trong doanh nghiệp. Tổ chức kế toán một cách thích ứng với điều kiện về quy
mô, về đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh cũng như gắn với những yêu
cầu quản lý cụ thể tại doanh nghiệp có ý nghĩa hết sức quan trọng và to lớn
trong việc nâng cao hiệu quả quản lý tại doanh nghiệp.
Với chức năng thông tin và kiểm tra tình hình kết quả hoạt động của
doanh nghiệp một cách thường xuyên, nhanh nhạy và có hệ thống nên tổ chức
kế toán là một trong những vấn đề quan trọng được các doanh nghiệp quan
tâm. Tổ chức kế toán không đơn thuần là tổ chức một bộ phận quản lý trong
doanh nghiệp mà còn bao hàm cả tính nghệ thuật trong việc xác lập các yếu
tố, điều kiện cũng như các mối liên hệ qua lại, các tác động trực tiếp hoặc
gián tiếp đến hoạt đông kế toán, bảo đảm cho kế toán phát huy tối đa các chức
năng vốn có của mình.
8
Tổ chức kế toán doanh nghiệp trong điều kiện thực hiện cơ chế thị
trường, ngoài việc tuân thủ các nguyên tắc chung của khoa học tổ chức, còn
phải gắn liền với đặc thù của hạch toán kế toán vừa là môn khoa học, vừa là
môn nghệ thuật ứng dụng để việc tổ chức đảm bảo được tính linh hoạt, hiệu
quả và đồng bộ nhắm đạt tới mục tiêu chung là tăng cường được hiệu quả sản
xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
Nhưng bản chất của kế toán là một khoa học vì vậy khái niệm tổ chức
kế toán cũng được tiếp cận từ nhiều góc độ khác nhau. Do đó, có nhiều quan
điểm khác nhau khi đưa ra khái niệm về tổ chức kế toán.
Trên giác độ chung nhất, có thể đưa ra khái niệm về Tổ chức kế toán
như sau: Tổ chức kế toán trong các doanh nghiệp là hoạt động chủ quan của
doanh nghiệp trong việc tổ chức vận dụng các phương pháp, nguyên tắc,
chuẩn mực về chế độ kế toán để thu nhận, xử lý và cung cấp toàn bộ thông tin
về tài sản, các hoạt động kinh tế trong doanh nghiệp nhằm kiểm tra, giám sát
toàn bộ hoạt động kinh tế tài chính của doanh nghiệp.[12;tr.5]
Do vậy Tổ chức kế toán có thể được hiểu là việc xây dựng một hệ
thống các phương pháp, cách thức phối hợp, sử dụng phương tiện kỹ thuật
cũng như nguồn lực của bộ máy kế toán thực hiện các chức năng và nhiệm vụ
của kế toán một cách trung thực, chính xác, kịp thời trong mối liên hệ mật
thiết với các lĩnh vực quản lý khác.
Các nội dung chủ yếu của tổ chức kế toán trong doanh nghiệp bao gồm:
– Tổ chức thu nhận thông tin kế toán về nội dung các nghiệp vụ kinh tế,
tài chính phát sinh ở doanh nghiệp và kiểm tra tính hợp pháp, hợp lý của các
nghiệp vụ đó. Muốn thực hiện điều đó phải tổ chức hạch toán ban đầu để ghi
nhận thông tin vào chứng từ kế toán và tổ chức luân chuyển chứng từ kế toán
để kiểm tra và ghi sổ kế toán kịp thời.
– Tổ chức hệ thống hóa và xử lý thông tin kế toán nhằm đáp ứng được
những yêu cầu của thông tin kế toán. Muốn thực hiện điều đó phải tổ chức
9
thực hiện các phương pháp kế toán, các nguyên tắc kế toán, tổ chức hệ thống
tài khoản và sổ kế toán để có thể hệ thống hóa thông tin về kế toán.
– Tổ chức cung cấp thông tin kế toán phục vụ cho quản lý kinh tế tài
chính vĩ mô và vi mô. Muốn thực hiện điều đó phải tổ chức việc lập báo cáo
kế toán định kì, các báo cáo kế toán nội bộ, bao gồm cả báo cáo định kì và
báo cáo nhanh theo yêu cầu quản lý của Nhà nước và của nội bộ doanh
nghiệp.
– Tổ chức kiểm tra kế toán nội bộ nhằm đảm bảo thực hiện đúng đắn
các chế độ về quản lý kinh tế, tài chính nói chung và Luật kế toán, chuẩn mực
và chế độ kế toán nói riêng.
– Tổ chức bộ máy kế toán ở tổ chức để thực hiện toàn bộ công việc kế
toán ở doanh nghiệp; Tổ chức trang bị sử dụng các phương tiện kỹ thuật tính
toán nhằm nâng cao hiệu suất của nhân viên kế toán, tổ chức bồi dưỡng nâng
cao trình độ nghề nghiệp cho nhân viên kế toán.
2.2. Vai trò, ý nghĩa của tổ chức kế toán trong doanh nghiệp
2.2.1.Vai trò của tổ chức kế toán trong doanh nghiệp
Với sự cạnh tranh ngày càng khốc liệt, các doanh nghiệp không ngừng
chú trọng đến tổ chức kế toán tại doanh nghiệp mình, bởi vì thông tin kế toán
là thông tin hết sức quan trọng và cần thiết đối với nhà quản lý doanh nghiệp.
Xã hội càng phát triển thì thông tin càng trở nên đa dạng và phong phú, quản
lý thông tin tốt sẽ quản lý doanh nghiệp được tốt hơn.
Với sự cạnh tranh ngày càng khốc liệt, các doanh nghiệp không ngừng
chú trọng đến tổ chức kế toán tại doanh nghiệp mình, bởi vì thông tin kế toán
là thông tin hết sức quan trọng và cần thiết đối với nhà quản lý doanh nghiệp.
Xã hội càng phát triển thì thông tin càng trở nên đa dạng và phong phú, quản
lý thông tin tốt sẽ quản lý doanh nghiệp được tốt hơn.
Tổ chức kế toán trong doanh nghiệp cần phát huy tối đa những vai trò sau:
Tổ chức kế toán nhằm giúp chủ doanh nghiệp điều hành và quản lý các
hoạt động kinh tế tài chính ở các doanh nghiệp đạt hiệu quả cao.
10
Giúp doanh nghiệp quản lý chặt chẽ tài sản và bảo vệ được tài sản của
mình nhằm nâng cao hiệu quả việc sử dụng tài sản đó.
Phản ánh đầy đủ các khoản chi phí bỏ ra trong quá trình sản xuất kinh
doanh cũng như hiệu quả của quá trình đó đem lại lợi nhuận (lỗ) cho doanh
nghiệp.
Kiểm tra giám sát tính hiệu quả trong việc sử dụng vốn và tính chủ
động trong kinh doanh.
Cung cấp dữ liệu cho các nhà quản trị làm cơ sở hoạch định sản xuất
kinh doanh và quyết định kinh doanh kịp thời, hiệu quả.
Với chức năng cung cấp thông tin và kiểm tra các hoat động kinh tế tài
chính trong doanh nghiệp nên công tác kế toán ảnh hưởng trực tiếp đến chất
lượng và hiệu quả quản lý tại một doanh nghiệp và còn ảnh hưởng đến việc
đáp ứng yêu cầu quản lý khác nhau của các đối tượng liên quan trực tiếp hoặc
gián tiếp đến hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, trong đó có
các cơ quan chức năng của nhà nước.
2.2.2.Ý nghĩa của tổ chức kế toán trong doanh nghiệp
Việc tổ chức tốt kế toán trong doanh nghiệp sẽ mang lại các ý nghĩa cụ
thể sau:
– Đảm bảo cung cấp chính xác, kịp thời và đầy đủ các thông tin kinh tế,
tài chính của đơn vị cho các đối tượng quan tâm.
– Đảm bảo ghi chép, theo dõi, phản ánh và giám sát chặt chẽ các loại tài
sản, nguồn vốn kinh doanh của doanh nghiệp, giúp nâng cao hiệu quả sử dụng
vốn, nguồn vốn trong doanh nghiệp.
– Giúp cho kế toán thực hiện tốt yêu cầu, chức năng của mình trong hệ
thống công cụ quản lý.
– Giúp cho doanh nghiệp có được bộ máy kế toán gọn nhẹ, hoạt động
hiệu quả, nâng cao hiệu suất và hiệu quả hoạt động của bộ máy kế toán.
11
2.3. Nguyên tắc tổ chức kế toán trong doanh nghiệp
– Tổ chức kế toán phải đảm bảo tuân thủ Luật Kế toán Việt Nam, hệ
thống chuẩn mực kế toán, các quy định, thông tư hướng dẫn thực hiện chế độ
kế toán trong doanh nghiệp và các văn bản pháp quy khác có liên quan đến
hoạt động sản xuất kinh doanh, hoạt động kế toán như các bộ luật về thuế,
luật doanh nghiệp, luật đầu tư, luật thương mại… Do đó, việc tổ chức kế toán
phải sử dụng các phương pháp kế toán để tổ chức vận dụng, thực hiện và tuân
thủ các nguyên tắc kế toán, Luật kế toán, hệ thống chuẩn mực kế toán Việt
Nam, chế độ kế toán hiện hành vào hoạt động thực tế nhằm đảm bảo thu thập,
xử lý, hệ thống hóa nhằm cung cấp thông tin kế toán đáp ứng nhu cầu quản lý
và quản trị của công ty.
– Tổ chức kế toán đảm bảo thu nhận, xử lý và hệ thống hóa toàn bộ hoạt
động kinh tế – tài chính ở doanh nghiệp, phù hợp với yêu cầu quản lý vĩ mô
nền kinh tế của nhà nước và quản trị ở doanh nghiệp. Việc phản ánh toàn bộ
hoạt động kinh tế tài chính là một trong những nguyên tắc cơ bản của tổ chức
kế toán, đảm bảo thông tin kế toán thu nhập và cung cấp toàn diện, đầy đủ và
đáng tin cậy phục vụ cho quản lý vĩ mô để điều tiết đảm bảo cho nền kinh tế
phát triển ổn định và bền vững. Hơn nữa, tổ chức kế toán theo nguyên tắc này
còn nhằm cung cấp toàn diện các thông tin về tình hình kinh tế tài chính phục
vụ công tác quản trị của doanh nghiệp, góp phần sử dụng có hiệu quả tài sản,
nguồn vốn và lao động trong doanh nghiệp.
-Tổ chức kế toán phải phù hợp với quy mô đặc điểm tổ chức sản xuất
kinh doanh và đặc điểm tổ chức quản lý của doanh nghiệp. Mỗi doanh nghiệp
có đặc điểm, điều kiện thực tế khác nhau về tổ chức hoạt động, quản lý kinh
doanh, quy mô và trình độ quản lý, khả năng và trình độ kinh doanh khác
nhau. Do đó Tổ chức kế toán phải phù hợp với điều kiện thực tế của doanh
nghiệp nhằm phát huy tốt nhất chức năng của kế toán trong công tác quản lý
và quản trị của doanh nghiệp.
12
– Tổ chức kế toán phải phù hợp với trình độ khả năng của đội ngũ cán
bộ kế toán của doanh nghiệp và khả năng trang bị các phương tiện kỹ thuật
tính toán ghi chép của doanh nghiệp. Kế toán là khoa học, nhân viên kế toán
là người thực hiện vận dụng các quy định, chế độ chính sách của nhà nước
vào việc thu thập, xử lý, phân tích và cung cấp thông tin. Vì vậy nhân viên kế
toán là yếu tố không thể thiếu trong công tác kế toán, nó quyết định đến chất
lượng thông tin kế toán được cung cấp. Do đó khi Tổ chức kế toán phải xem
xét tới năng lực, trình độ của từng nhân viên trong bộ máy kế toán của doanh
nghiệp để tổ chức và bố trí công việc phù hợp.
– Tổ chức kế toán phải đảm bảo nguyên tắc tiết kiệm và hiệu quả: Tiết
kiệm chi phí khi Tổ chức kế toán và hiệu quả do tổ chức kế toán mang lại. Kế
toán vừa là công cụ quản lý kinh tế tài chính, vừa là một công việc, một khâu
quan trọng trong hệ thống tổ chức của doanh nghiệp. Do đó khi tổ chức kế
toán nhà quản lý cần tôn trọng nguyên tắc tiết kiệm, hiệu quả, cần tính toán
các phương án quyết định tính hợp lý giữa chi phí hạch toán với kết quả, hiệu
quả, khả năng thực hiện được và tính kinh tế của công tác kế toán trong
doanh nghiệp.
Các nguyên tắc này phải được thực hiện đồng bộ trong tổ chức kế toán
tại các doanh nghiệp. Việc thực hiện đồng bộ sẽ giúp doanh nghiệp tổ chức kế
toán tác kế toán hiệu quả, cung cấp thông tin kế toán đầy đủ, chính xác và kịp
thời phù hợp với yêu cầu của nhà quản trị cũng như yêu cầu của các cơ quan
chức năng.
2.4. Nội dung tổ chức kế toán trong doanh nghiệp
2.4.1. Tổ chức bộ máy kế toán
Để tổ chức thu nhận, xử lý và cung cấp thông tin đáp ứng nhu cầu của
đối tượng sử dụng, một trong những khâu quan trọng nhất và có ý nghĩa quyết
định là khâu tổ chức bộ máy kế toán. Bộ máy kế toán bao gồm tập thể các bộ
phận, nhân viên kế toán cùng công tác để thực hiện toàn bộ công tác kế toán
thống kê và công tác tài chính ở doanh nghiệp. Tổ chức bộ máy kế toán phải
13
tiết kiệm chi phí và phát huy được vai trò, nhiệm vụ cung cấp thông tin kinh
tế tài chính đáng tin cậy phục vụ cho các đối tượng sử dụng thông tin.
Mỗi doanh nghiệp hoạt động kinh doanh trong lĩnh vực khác nhau, có
đặc điểm và yêu cầu quản lý khác nhau. Do vậy việc lựa chọn và xây dựng
mô hình tổ chức bộ máy kế toán cho mỗi doanh nghiệp cũng khác nhau. Căn
cứ vào điều kiện cụ thể về quy mô, địa bàn hoạt động sản xuất kinh doanh mà
các doanh nghiệp lựa chọn cho mình hình thức tổ chức bộ máy kế toán thích
hợp giúp phát huy hết khả năng đem lại hiệu quả cao nhất trong hoạt động
quản lý của doanh nghiệp. Do đó doanh nghiệp phải lựa chọn, xây dựng được
mô hình tổ chức bộ máy kế toán khoa học và hợp lý.
Theo điều 49, chương III, Luật kế toán ban hành ngày 20 tháng 11 năm
2015 quy định về tổ chức bộ máy kế toán như sau:
– Đơn vị kế toán phải tổ chức bộ máy kế toán, bố trí người làm kế toán
hoặc thuê làm kế toán.
– Đơn vị kế toán phải bố trí người làm kế toán trưởng. Trường hợp đơn
vị kế toán chưa bố trí được người làm kế toán trưởng thì phải cử người phụ
trách kế toán hoặc thuê người làm kế toán trưởng.
– Trường hợp cơ quan, doanh nghiệp có đơn vị kế toán cấp trên và đơn
vị kế toán cấp cơ sở thì tổ chức bộ máy kế toán theo quy định của pháp luật.
Hiện nay các doanh nghiệp có thể Tổ chức kế toán theo các hình thức
Tổ chức kế toán như sau :
– Hình thức Tổ chức kế toán tập trung .
– Hình thức Tổ chức kế toán phân tán.
– Hình thức Tổ chức kế toán hỗn hợp (hình thức Tổ chức kế toán vừa
tập trung, vừa phân tán).
Việc áp dụng hình thức Tổ chức kế toán và xây dựng mô hình tổ chức
bộ máy kế toán của doanh nghiệp phải được dựa vào các căn cứ sau:
– Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh; quy mô, địa bàn hoạt động;
lĩnh vực, ngành nghề hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
14
– Đặc điểm tình hình phân cấp quản lý kinh tế, tài chính trong doanh
nghiệp, trình độ nhân viên kế toán, trang bị phương tiện kỹ thuật.
+ Mô hình tổ chức bộ máy kế toán tập trung
Hình thức tổ chức bộ máy kế toán tập trung là hình thức tổ chức mà
toàn bộ công việc xử lý thông tin trong toàn doanh nghiệp được tiến hành tập
trung tại phòng kế toán doanh nghiệp.
Phòng kế toán trung tâm thực hiện toàn bộ công tác kế toán ở doanh
nghiệp, chịu trách nhiệm thu nhận, xử lý và hệ thống hóa toàn bộ thông tin kế
toán phục vụ cho quản lý kinh tế tài chính của doanh nghiệp. Phòng kế toán
trung tâm thực hiện lưu trữ, bảo quản hồ sơ, tài liệu kế toán của doanh nghiệp.
Ở các bộ phận khác không tổ chức bộ máy kế toán riêng mà chỉ bố trí
các nhân viên làm nhiệm vụ hướng dẫn, kiểm tra công tác kế toán ban đầu,
thu nhận kiểm tra chứng từ, ghi chép sổ sách, hạch toán nghiệp vụ phục vụ
cho nhu cầu quản lý sản xuất kinh doanh của từng bộ phận đó, lập báo cáo
nghiệp vụ và định kỳ chuyển chứng từ cùng báo cáo về phòng kế toán doanh
nghiệp để xử lý và tổng hợp thông tin và tiến hành công tác kế toán.
Ở các đơn vị phụ thuộc hoạt động có quy mô lớn, khối lượng nghiệp
vụ kinh tế tài chính phát sinh nhiều phòng kế toán trung tâm có thể bố trí nhân
viên kế toán trực tiếp thực hiện một số phần hành công việc kế toán cụ thể và
định kỳ lập báo cáo kèm theo chứng từ gốc về phòng kế toán trung tâm.
Phòng kế toán trung tâm thực hiện cả kế toán tài chính và kế toán quản
trị nhằm đáp ứng yêu cầu về quản trị kinh doanh ở doanh nghiệp.
Ưu điểm : Công việc tổ chức bộ máy gọn nhẹ, tiết kiệm, việc xử lý và
cung cấp thông tin nhanh nhạy, tạo điều kiện thuận lợi để vận dụng các
phương tiện kỹ thuật, tính toán hiện đại, bộ máy kế toán ít nhân viên nhưng
đảm bảo được việc cung cấp thông tin kế toán kịp thời cho việc quản lý và chỉ
đạo sản xuất kinh doanh.
Hạn chế : Những ưu điểm trên chỉ có thể phát huy được trong điều
kiện doanh nghiệp có tổ chức sản xuất và quản lý mang tính chất tập trung, cơ
15
sở vật chất kỹ thuật phục vụ cho việc xử lý thông tin được trang bị hiện đại,
đầy đủ, đồng bộ. Hình thức này chỉ phù hợp với những đơn vị kế toán có quy
mô vừa và nhỏ, địa bàn hoạt động tập trung; không phù hợp với doanh nghiệp
có quy mô lớn, địa bàn hoạt động sản xuất kinh doanh phân tán, rải rác ở
nhiều địa phương.
Có thể khái quát nội dung tổ chức bộ máy kế toán áp dụng hình thức tổ
chức kế toán tập trung theo sơ đồ 2.1.
Sơ đồ 2.1: Mô hình tổ chức bộ máy kế toán ở doanh nghiệp áp dụng hình thức
tổ chức kế toán tập trung
+ Mô hình tổ chức bộ máy kế toán phân tán
Hình thức tổ chức bộ máykế toán phân tán là hình thức tổ chức mà
công tác kế toán không những được tiến hành ở phòng kế toán doanh nghiệp
mà còn được tiến hành ở những bộ phận khác như phân xưởng hay đơn vị sản
xuất trực thuộc doanh nghiệp. Công việc kế toán ở những bộ phận khác do bộ
máy kế toán ở nơi đó đảm nhận từ công việc kế toán ban đầu, kiểm tra xử lý
chứng từ đến kế toán chi tiết và kế toán tổng hợp một số hoặc tất cả các phần
hành kế toán và lập báo cáo kế toán trong phạm vi của bộ phận theo quy định
của kế toán trưởng.
Kế toán trưởng
Kế
toán
TSCĐ
và vật
tư
Kế toán
Tiền lương
và các
khoản theo
lương
Kế
toán
nguồn
vốn và
các quỹ
Kế toán
vốn bằng
tiền và
thanh
toán
Kế toán
chi phí
và tính
giá
thành
Kế toán
tổng
hợp và
kiểm
tra
Các nhân viên hạch toán ban đầu ở các đơn vị
16
Phòng kế toán của doanh nghiệp thực hiện tổng hợp số liệu từ báo cáo
ở các bộ phận gửi về, phản ánh các nghiệp vụ có tính chất chung toàn doanh
nghiệp, lập báo cáo theo quy định của Nhà nước, đồng thời thực hiện việc
hướng dẫn kiểm tra công tác kế toán của các bộ phận.
Ưu điểm : Phù hợp với trình độ phân cấp quản lý kinh tế – tài chính nội
bộ ở mức độ cao, tăng cường được kiểm tra, giám sát trực tiếp của các kế toán
viên tại chỗ đối với các hoạt động kinh tế – tài chính ở các đơn vị trực thuộc,
cung cấp thông tin kế toán kịp thời phục vụ cho điều hành quản lý hoạt động
kinh tế – tài chính ở các đơn vị trực thuộc.
Hạn chế : Không cung cấp thông tin kế toán kịp thời về toàn bộ hoạt
động kinh tế – tài chính trong toàn đơn vị tổng thể, chưa đáp ứng được yêu
cầu tập trung hóa quản lý kinh tế – tài chính của đơn vị tổng thể. Không thuận
tiện cho việc cơ giới hóa công tác kế toán. Kế toán trưởng không kiểm tra,
kiểm soát được toàn bộ công tác kế toán, tài chính, thống kê trong toàn đơn vị
tổng thể.
Hình thức kế toán này được vận dụng thích hợp trong các doanh nghiệp
có quy mô lớn – liên hợp sản xuất kinh doanh và được khái quát ở sơ đồ 2.2:
Sơ đồ 2.2: Mô hình tổ chức bộ máy kế toán ở doanh nghiệp áp dụng hình thức
tổ chức bộ máy kế toán phân tán.
Kế toán trưởng
Bộ phận kế
toán Văn
phòng
trung tâm
Kế toán
tổng hợp
Kế toán
vốn bằng
tiền và
thanh toán
Bộ phận
kiểm tra
Kế toán đơn vị phụ
thuộc B
Kế toán đơn vị
phụ thuộc A
