HUTECH
BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KỸ THUẬT CÔNG NGHỆ TP. HCM
KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP
GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG DỊCH VỤ
BỘ PHẬN LỄ TÂN – KHÁCH SẠN PALACE SÀI GÒN
Ngành:
Quản Trị Kinh Doanh
Chuyên ngành: Quản Trị Nhà Hàng – Khách Sạn
Giảng viên hướng dẫn : Ths. Nguyễn Thị Thu Hòa
Sinh viên thực hiện
: Dương Trung Hiếu
MSSV: 0854050089
Lớp: 08DQKS3
TP. Hồ Chí Minh, 2012
HUTECH
Khóa Luận Tốt Nghiệp
i
LỜI CẢM ƠN
Tôi là DƢƠNG TRUNG HIẾU, sinh viên khóa 08, khoa Quản Trị Kinh Doanh,
trƣờng Đại học Kỹ Thuật Công Nghệ TP. HCM. Để hoàn thành bài khóa luận tốt
nghiệp, tôi xin tỏ lòng biết ơn sâu sắc đến Cô Nguyễn Thị Thu Hòa, là giáo viên
hƣớng dẫn tôi hoàn thành đề tài. Tôi vô cùng cảm ơn cô đã tận tình hƣớng dẫn trong
suốt quá trình viết chuyên đề tốt nghiệp.
Tôi cũng chân thành cảm ơn Ban giám đốc Khách sạn Palace đã cho phép và tạo
điều kiện thuận lợi để tôi thực tập và làm việc tại Khách sạn. Tôi xin gởi lời cảm ơn
đến thầy Quang Tiên, giám đốc kinh doanh của Khách sạn Palace Saigon, chị Minh
Phƣơng (trƣởng bộ phận Lễ Tân ) đã giúp đỡ tôi rất nhiều trong quá trình thực tập và
góp ý xây dựng chuyên đề tốt nghiệp của tôi.
Cuối cùng xin kính chúc cùng cô Nguyễn Thị Thu Hòa cùng toàn thể thầy cô
trong khoa Quản trị kinh doanh dồi dào sức khỏe và thành công trong sự nghiệp cao
quý. Đồng kính chúc các Cô, Chú, Anh, Chị trong Khách sạn Palace luôn dồi dào sức
khỏe, đạt đƣợc nhiều thành quả tốt đẹp trong công việc.
Trân trọng cảm ơn!
Dƣơng Trung Hiếu
HUTECH
Khóa Luận Tốt Nghiệp
ii
LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan nội dung của khóa luận tốt nghiệp đã viết là do bản thân tự
tìm tòi, nghiên cứu và thực hiện.
Tôi cũng xin cam đoan rằng tôi không sao chép, đạo văn từ các báo cáo hoặc
luận văn của của ngƣời khác. Các số liệu trích dẫn đƣợc tổng hợp từ đơn vị thực tập là
trung thực.
Nếu sai phạm, tôi xin chịu trách nhiệm với mọi hình thức kỷ luật theo quy định
của nhà trƣờng.
TP. Hồ Chí Minh, ngày 3 tháng 8 năm 2012
Dƣơng Trung Hiếu
HUTECH
Khóa Luận Tốt Nghiệp
iii
NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƢỚNG DẪN
……………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………
HUTECH
Khóa Luận Tốt Nghiệp
iv
MỤC LỤC
Lời mở đầu ………………………………………………………………………………………….
1
Chƣơng 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CHẤT LƢỢNG DỊCH VỤ VÀ BỘ PHẬN LỄ
TÂN TRONG KHÁCH SẠN ………………………………………………………………..
4
1.1 KHÁI NIỆM VỀ KINH DOANH KHÁCH SẠN …………………………………..
4
1.1.1 Khái niệm kinh doanh khách sạn. …………………………………………………… 4
1.1.2 Đặc điểm của kinh doanh khách sạn ……………………………………………….. 4
1.2 CHẤT LƢỢNG DỊCH VỤ. ……………………………………………………………….
6
1.2.1 Khái niệm về chất lƣợng dịch vụ. ………………………………………………….. 6
1.2.2 Các tiêu chí đánh giá chất lƣợng dịch vụ. ……………………………………….. 6
1.2.3 Ý nghĩa của việc hoàn thiện chất lƣợng dịch vụ.
……………………………….. 8
1.2.3.1 Nâng cao chất lƣợng dịch vụ giúp gia tăng lợi nhuận, giảm chi phí quảng cáo,
chi phí marketing cho khách sạn. …………………………………………………………….. 8
1.2.3.2 Nâng cao chất lƣợng dịch vụ giúp tăng giá bán một cách hợp lý và tăng khả
năng cạnh tranh trên thị trƣờng………………………………………………………………… 9
1.2.3.3 Nâng cao chất lƣợng dịch vụ giúp giảm chi phí trung gian, chi phí giám sát, các
chi phí khác cho khách sạn
…………………………………………………………………….. .9
1.3 BỘ PHẬN LỄ TÂN KHÁCH SẠN.
……………………………………………………10
1.3.1 Nhiệm vụ của bộ phận Lễ Tân.
………………………………………………………..10
1.3.2 Vai trò của bộ phận lễ tân. ………………………………………………………………11
1.3.3 Cơ cấu tổ chức bộ phận lễ tân.
…………………………………………………………12
1.3.4 Quy trình phục vụ.
…………………………………………………………………………15
1.3.5 Mối quan hệ giữ bộ phận Lễ Tân và các bộ phận khác.
………………………..17
1.4 KHÁI QUÁT TÌNH HÌNH DU LỊCH – KHÁCH SẠN VIỆT NAM VÀ TP. HCM
2011 – 2012 …………………………………………………………………………………………18
HUTECH
Khóa Luận Tốt Nghiệp
v
Chƣơng 2: THỰC TRẠNG VỀ CHẤT LƢỢNG DỊCH VỤ CỦA BỘ PHẬN LỄ
TÂN – KHÁCH SẠN PALACE SÀI GÒN……………………………………………. 24
2.1 TỔNG QUAN VỀ KHÁCH SẠN PALACE SÀI GÒN ………………………… 24
2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của KS. Palace Saigon. ………………. 24
2.1.2 Các dịch vụ và lĩnh vực hoạt động của KS. Palace Saigon.
……………….. 29
2.1.2.1 Phòng ở: ………………………………………………………………………………….. 29
2.1.2.2 Nhà hàng: ………………………………………………………………………………… 30
2.1.2.3 Hồ bơi
……………………………………………………………………………………… 31
2.1.2.4 Trung tâm hội nghị ……………………………………………………………………. 32
2.1.2.5 Spa, Gyms & Hair saloon …………………………………………………………… 33
2.1.2.6 Dịch vụ thu đổi ngoại tệ
……………………………………………………………… 33
2.1.2.7 Dịch vụ du lịch …………………………………………………………………………. 33
2.1.3 Cơ cấu tổ chức của khách sạn Palace Sài Gòn. ………………………………. 34
2.1.3.1 Sơ đồ bộ máy tổ chức khách sạn Palace Sài Gòn…………………………….. 34
2.1.3.2 Chức năng, nhiệm vụ các phòng ban.
……………………………………………. 35
2.1.4 Cơ cấu khách hàng của khách sạn Palace Sài Gòn.
…………………………. 36
2.2 THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG CỦA BỘ PHẬN LỄ TÂN – KHÁCH SẠN
PALACE SÀI GÒN. ……………………………………………………………………………. 38
2.2.1 Giới thiệu về bộ phận lễ tân – khách sạn Palace Sài Gòn. ………………… 38
2.2.2 Thực trạng hoạt động của BP. Lễ Tân – KS. Palace Sài Gòn. ……………. 38
2.2.2.1 Đội ngũ nhân viên và phân công công việc. …………………………………. 38
2.2.2.2 Quy trình phục vụ tại bộ phận lễ tân – khách sạn Palace Sài Gòn.
……. 41
2.2.2.3 Các dịch vụ của bộ phận Lễ Tân – khách sạn Palace Sài Gòn. ………… 50
2.2.2.4 Mối quan hệ với các bộ phận khác trong khách sạn Palace Sài Gòn. … 50
HUTECH
Khóa Luận Tốt Nghiệp
vi
2.2.3 Thực trạng chất lượng dịch vụ của BP. Lễ Tân – KS. Palace Sài Gòn. …53
2.2.3.1 Chất lƣợng cơ sở vật chất của bộ phận Lễ Tân.
………………………………..53
2.2.3.2 Chất lƣợng đội ngũ nhân viên của bộ phận Lễ Tân. ………………………….55
2.2.3.3 Công tác quản lý chất lƣợng ở bộ phận Lễ Tân
………………………………..59
2.2.4 Đánh giá chất lượng dịch vụ của bộ phận Lễ Tân KS. Palace. …………….59
2.2.4.1 Những thành tựu đạt đƣợc: …………………………………………………………..60
2.2.4.2 Những hạn chế cần khắc phục: ……………………………………………………..61
Chƣơng 3: GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƢỢNG DỊCH VỤ BỘ PHẬN LỄ
TÂN– KHÁCH SẠN PALACE SÀI GÒN ……………………………………………..62
3.1 NÂNG CAO CƠ SỞ VẬT CHẤT CỦA BỘ PHẬN LỄ TÂN: ………………..63
3.2 HOÀN THIỆN QUY TRÌNH PHỤC VỤ CỦA BỘ PHẬN LỄ TÂN CŨNG NHƢ
TRÌNH ĐỘ CỦA NHÂN VIÊN:
……………………………………………………………..64
3.3 HOÀN THIỆN CÔNG TÁC QUẢN LÝ CŨNG NHƢ KIỂM TRA, GIÁM SÁT
CHẤT LƢỢNG DỊCH VỤ CỦA BỘ PHẬN: ……………………………………………65
3.4 TĂNG CƢỜNG MỐI QUAN HỆ GIỮA BỘ PHẬN LỄ TÂN VÀ CÁC BỘ PHẬN
KHÁC TRONG KHÁCH SẠN:
………………………………………………………………66
3.5 XÂY DỰNG ĐỊNH HƢỚNG PHÁT TRIỂN CHO BP. LỄ TÂN…………….67
KẾT LUẬN …………………………………………………………………………………………68
DANH SÁCH TÀI LIỆU THAM KHẢO …………………………………………………69
PHỤ LỤC ……………………………………………………………………………………………71
HUTECH
Khóa Luận Tốt Nghiệp
vii
DANH MỤC CÁC KÝ HIỆU VÀ CHỮ VIẾT TẮT
KS: Khách Sạn
TS: Tiến Sĩ
THS: Thạc Sỹ
TP: Thành Phố
HCM: Hồ Chí Minh
MSSV: Mã Số Sinh Viên
VND: Việt Nam Đồng
GDP: Gross Domestic Product
CSLTDL: Cơ Sở Lƣu Trú Du Lich
USD: US Dollar
STT: Số Thứ Tự
BQ: Bình Quân
ASEAN: Association of Southeast Asian Nations
APTA: Asean Free Trade Area
CLB: Câu Lạc Bộ
BP: Bộ Phận
FOM: Front Office Manager
HK: Housekeeping
IT: Imformation Technology
CMND: Chứng Minh Nhân Dân
VIP: Very Important Person.
DVT: Đơn Vị Tính.
HUTECH
Khóa Luận Tốt Nghiệp
viii
DANH SÁCH CÁC BẢNG, BIỂU ĐỒ
ĐỒ THỊ, HÌNH ẢNH SỬ DỤNG
Bảng:
Bảng 1.1: Giá phòng trung bình của các khách sạn từ 3 đến 5 sao.
Bảng 2.1: Các phòng hội nghị của khách sạn Palace
Bảng 2.2: Tỷ trọng các thị trƣờng khách trong năm 2011 của KS Palace
Bảng 2.3:Bảng phân công công việc bộ phận Lễ Tân KS. Palace Sài Gòn.
Bảng phụ lục 1: Kết quả hoạt động kinh doanh của KS Palace năm 2011
Biểu Đồ:
Biểu đồ 1.1: Dự kiến nguồn cung khách sạn tại TP. HCM
Biểu đồ 1.2: Giá phòng khách sạn theo từng quí trong năm.
Sơ Đồ:
Sơ đồ 1.1: Cơ cấu tổ chức bộ phận Lễ tân khách sạn quy mô nhỏ.
Sơ đồ 1.2: Cơ cấu tổ chức bộ phận Lễ tân khách sạn quy mô vừa
Sơ đồ 1.3: Cơ cấu tổ chức bộ phận Lễ tân khách sạn quy mô lớn.
Sơ đồ 2.1: Sơ đồ tổ chức công ty cổ phần Bông Sen.
Sơ đồ 2.2: Sơ đồ bộ máy tổ chức KS. Palace Saigon.
Sơ đồ 2.3: Sơ đồ Lễ Tân khách sạn Palace Saigon.
HUTECH
Khóa Luận Tốt Nghiệp
1
LỜI MỞ ĐẦU
1. Tính cấp thiết của đề tài:
Ngày nay, với sự gia tăng nhanh chóng trong thu nhập của ngƣời dân, khi đời
sống về cơ bản đƣợc đáp ứng đầy đủ thì du lịch trờ thành một nhu cầu thiết thực đối
với mọi ngƣời trong xã hội. Nhữg năm qua, du lịch là ngành có tốc độ phát triển mạnh
và chiếm 65% tổng sản phẩm quốc dân của toàn thế giới, cụ thể ở một nƣớc đang phát
triển nhƣ Việt Nam mà ngành du lịch đóng góp khoảng gần 800.000 tỷ VND vào GDP
trong năm 2010 và dự kiến tốc độ tăng trƣởng ngành vào khoảng 7.3% trong 20 năm
tới. Cùng với sự phát triển không ngừng của ngành du lịch trong cả nƣớc là sự ra đời
của hàng loạt khách sạn trong khắp các thành phố, các tỉnh thành lớn nhỏ. Từ đó nảy
sinh sự cạnh tranh giữa các khách sạn không chỉ ở mức giá mà còn cạnh tranh về chất
lƣợng phục vụ. Để đáp ứng đƣợc nhu cầu của khách trong quá trình tham quan, tìm
hiểu, khám phá những danh lam thắng cảnh tự nhiên, những di tích lịch sử văn hoá
nhiều khách sạn, nhà nghỉ đã mọc lên khắp nơi nhằm thu hút khách đến với mình. Để
tồn tại và phát triển nhiều khách sạn đã nâng cấp, xây dựng mới, tạo lại những vị trí
thuận lợi nhằm làm tăng khả năng cạnh tranh cho khách sạn. Vì thế trong môi trƣờng
cạnh tranh khốc liệt thì khách sạn phải dùng chất lƣợng phục vụ làm mục tiêu cạnh
tranh với các đối thủ khác. Chất lƣợng phục vụ là yếu tố quyết định sự thành công hay
thất bại của khách sạn. Với đề tài “Giải pháp nâng cao chất lƣợng dịch vụ bộ phận Lễ
Tân – khách sạn Palace Saigon” trong phạm vi đề tài này, xin đƣợc trình bày một số
vấn đề cơ bản trong việc kinh doanh khách sạn trong điều kiện hiện nay, và bên cạnh
đó là những đề xuất ý kiến để hoàn thiện chất lƣợng dịch vụ bộ phận Lễ Tân – khách
sạn Palace góp phần gia tăng vị thế cạnh tranh cũng nhƣ giữ vững hình ảnh đẹp trong
lòng khách hàng mà lâu khách sạn Palace đã phấn đấu thực hiện.
2. Mục tiêu nghiên cứu:
Mục tiêu của đề tài là vận dụng những kiến thức đã học vào thực tiễn.
HUTECH
Khóa Luận Tốt Nghiệp
2
Tìm hiểu các hoạt động và dịch vụ của khách sạn Palace Saigon.
Tìm hiểu và đi sâu vào hoạt động và chất lƣợng dịch vụ của bộ phận Lễ Tân
nhất là quy trình check – in, check – out, quy trình phục vụ và đón tiếp khách hàng của
bộ phận Lễ Tân, từ đó rút ra những nhận định, đánh giá để tìm ra phƣơng pháp, ý kiến
nhằm nâng cao hiệu quả công tác đón tiếp cũng nhƣ phục vụ khách hàng. Đồng thời
qua đó củng cố, bổ sung các kiến thức về nghiệp vụ check-in, check-out đã đƣợc học
tại nhà trƣờng và cách xử lý các tình huống thực tế.
3. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu:
Đối tƣợng nghiên cứu của đề tài là hoạt động và chất lƣợng dịch vụ của bộ phận
Lễ Tân khách sạn Palace Saigon, trong đó là các vấn đề liên quan đến nghiệp vụ, tổ
chức hoạt động, chất lƣợng của dịch vụ mà bộ phận Lễ Tân mang đến cho khách hàng.
Bên cạnh đó còn có chức năng, nhiệm vụ và vai trò cũng nhƣ mối quan hệ của bộ phận
này với các bộ phận khác của khách sạn trong một nhiệm vụ chung là mang đến cho
khách hàng chất lƣợng phục vụ tốt nhất.
Phạm vi của đề tài nghiên cứu là bộ phận Lễ Tân khách sạn Palace Saigon.
4. Phƣơng pháp nghiên cứu:
Nghiên cứu các khái niệm, cơ sở lý thuyết về kinh doanh khách sạn, chất lƣợng
dịch vụ, chức năng, nhiệm vụ của bộ phận Lễ Tân thông qua sách báo, internet các tài
liệu chuyên ngành cũng nhƣ tài liệu của các môn đã đƣợc học, đồng thời ghi chép, thu
thập thông tin qua quá trình thực tập và làm việc thực tế tại khách sạn Palace từ đó rút
ra những nhận định, đánh giá. Từ các nhận định, đánh giá chắt lọc đƣợc, kết hợp với
kiến thức và ý kiến bản thân, đề ra các kiến nghị giúp nâng cao chất lƣợng dịch vụ của
bộ phận Lễ Tân – khách sạn Palace Saigon.
HUTECH
Khóa Luận Tốt Nghiệp
3
5. Bố cục đề tài:
Bài khóa luận có 3 nội dung chính đƣợc chia làm 3 chƣơng:
Chƣơng 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CHẤT LƢỢNG DỊCH VỤ VÀ BỘ PHẬN
LỄ TÂN TRONG KHÁCH SẠN.
Chƣơng 2: THỰC TRẠNG VỀ CHẤT LƢỢNG DỊCH VỤ CỦA BỘ PHẬN
LỄ TÂN – KHÁCH SẠN PALACE SÀI GÒN.
Chƣơng 3: GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƢỢNG DỊCH VỤ BỘ PHẬN
LỄ TÂN– KHÁCH SẠN PALACE SÀI GÒN.
HUTECH
Khóa Luận Tốt Nghiệp
4
Chƣơng 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CHẤT LƢỢNG DỊCH VỤ VÀ
BỘ PHẬN LỄ TÂN TRONG KHÁCH SẠN
1.1
KHÁI NIỆM VỀ KINH DOANH KHÁCH SẠN.
1.1.1 Khái niệm kinh doanh khách sạn.
Lịch sử ngành khách sạn đánh dấu sự ra đời của khách sạn nhƣ là những buồng
phòng thô sơ mà khách bộ hành lỡ đƣờng kiếm chỗ dừng chân, có trả tiền. Sau đó thì
mở thêm dịch vụ ăn uống phục vụ thêm nhu cầu ăn uống của khách hàng. Nền kinh tế
ngày càng phát triển, đời sống vật chất của con ngƣời ngày càng đƣợc cải thiện, con
ngƣời có điều kiện chăm lo đến đời sống tinh thần hơn, số ngƣời đi du lịch ngày càng
tăng nhanh. Cùng với sự phát triển của hoạt động du lịch, sự cạnh tranh giữa các khách
sạn nhằm thu hút ngày càng nhiều khách và nhất là những khách có khả năng tài chính
cao đã làm tăng tính đa dạng trong hoạt động của ngành. Ngoài hai hoạt động chính
(nghỉ ngơi và ăn uống), nhu cầu nảy sinh thêm điều kiện cho các cuộc họp, cho các
mối quan hệ, cho việc chữa bệnh, vui chơi giải trí v.v…cũng ngày càng tăng nhanh.
Các điều kiện ấy đã làm cho trong nội dung của khái niệm kinh doanh khách sạn có
thêm hoạt động tổ chức các dịch vụ bổ sung (dịch vụ giải trí, thể thao, y tế, dịch vụ
chăm sóc sắc đẹp, dịch vụ giặt là v.v…)
Trên phƣơng diện chung nhất, có thể đƣa ra định nghĩa về kinh doanh khách sạn
nhƣ sau: Kinh doanh khách sạn là hoạt động kinh doanh trên cơ sở cung cấp các dịch
vụ lưu trú, ăn uống và các dịch vụ bổ sung cho khách nhằm đáp ứng nhu cầu ăn, nghỉ,
giải trí của họ tại các địa điểm du lịch nhằm mục đích lợi nhuận.( Theo định nghĩa của
Ts. Nguyễn Văn Mạnh và ThS. Hoàng Thị Lan Hƣơng (2008), trong cuốn Giới thiệu
tổng quan về kinh doanh khách sạn, Quản trị kinh doanh khách sạn thuộc Đại học
kinh tế Quốc dân 10-12).
1.1.2 Đặc điểm của kinh doanh khách sạn.
Việc tìm hiểu đặc điểm của hoạt động kinh doanh khách sạn giúp ích rất nhiều
trong việc quyết định đầu tƣ vào một khách sạn, và giải quyết các vấn đề liên quan đến
HUTECH
Khóa Luận Tốt Nghiệp
5
vị trí, quy mô và hình thức kinh doanh khách sạn nào cho phù hợp. Trong đó, loại hoạt
động này có những đặc điểm chủ yếu sau:
Hoạt động kinh doanh của khách sạn phụ thuộc rất lớn vào đặc điểm tài nguyên
du lịch tại nơi tọa lạc: Bởi vì ngành du lịch và khách sạn có mối quan hệ chặt chẽ với
nhau là do tính chất của các khách hàng của ngành này, họ chủ yếu đi du lịch tham
quan, nghỉ dƣỡng, đi công tác ở những tỉnh thành phố lớn hoặc những thành phố du
lịch nổi tiếng. Do đó, tại những vị trí địa lý có tài nguyên du lịch thì nơi đó là nơi tập
trung nhiều khách sạn. Ngoài ra quy mô của khách sạn cũng phụ thuộc vào sức hấp dẫn
của các tài nguyên này.
Vị trí thuận lợi là điểm mấu chốt quyết định thành công của một khách sạn, do
đó để có thể lấy đƣợc ƣu thế thuận lợi về vị trí địa lý trong cạnh tranh thì cần một số
tiền đầu tƣ rất lớn trong việc mua đất, giải phóng mặt bằng….Ngoài ra, một khách sạn
đẹp và sang trọng là điều quan trọng giúp gây ấn tƣợng tốt ban đầu cho các du khách,
do đó, ngành này đòi hỏi cơ sở vật chất, kĩ thuật và nội thất khá tốn kém…và cơ sở vật
chất này càng nâng cao lên cùng với thứ hạng sao trong ngành khách sạn.
Kinh doanh khách sạn đòi hỏi một lƣợng lao động trực tiếp tƣơng đối lớn: Tính
chất hoạt động 24/24 của một khách sạn đòi hỏi một lƣợng nhân viên làm việc theo ca
tƣơng đối lơn. Ngành khách sạn là ngành mà diễn ra mối quan hệ trực tiếp giữa các
nhân viên với khách hàng, hơn nữa, cũng để có thể cạnh tranh trong chất lƣợng phục
vụ, mà khách sạn phải tuyển dụng những nhân viên đƣợc đào tạo quy củ, có trình độ
giao tiếp tốt và nhất là có thể giao tiếp tiếng anh tốt nhằm phục vụ khách ngoại quốc.
Vì vậy, có thể kết luận, đặc điểm về lao động trong ngành khách sạn là đông và kiến
thức nghiệp vụ cao, dễ biến động.
Kinh doanh khách sạn mang tính quy luật: Kinh doanh khách sạn chịu sự chi
phối của một số nhân tố, mà chúng lại hoạt động theo một số qui luật như: quy luật tự
nhiên, qui luật kinh tế – xã hội, qui luật tâm lý của con người…(Ts. Nguyễn Văn Mạnh
và ThS. Hoàng Thị Lan Hƣơng (2008), “Giới Thiệu Tổng Quan Về Kinh Doanh Khách
Sạn”, Quản Trị Kinh Doanh Khách Sạn, Đại Học Kinh Tế Quốc Dân, Hà Nội, 26)
HUTECH
Khóa Luận Tốt Nghiệp
6
1.2
CHẤT LƢỢNG DỊCH VỤ.
1.2.1 Khái niệm về chất lƣợng dịch vụ.
Chất lƣợng dịch vụ là những gì khách hàng cảm nhận đƣợc. Chất lƣợng
dịch vụ đƣợc xác định dựa vào nhận thức hay cảm nhận của khách hàng liên quan
đến nhu cầu cá nhân của họ.
Dựa theo tháp Nhu cầu cá nhân của Maslow (A Theory of Human
Motivation), ta có thể thấy : Những nhu cầu cơ bản ở phía đáy tháp phải đƣợc thoả
mãn trƣớc khi nghĩ đến các nhu cầu cao hơn. Các nhu cầu bậc cao sẽ nảy sinh và
mong muốn đƣợc thoả mãn ngày càng mãnh liệt khi tất cả các nhu cầu cơ bản ở dƣới
(phía đáy tháp) đã đƣợc đáp ứng đầy đủ. Vì vậy, trong kinh doanh khách sạn, tùy
vào đẳng cấp của khách sạn mà chất lƣợng dịch vụ phải đảm bảo thỏa mãn đƣợc
các mức nhu cầu tƣơng ứng của đối tƣợng khách hàng mình đang phục vụ.
1.2.2 Các tiêu chí đánh giá chất lƣợng dịch vụ.
Theo tài liệu đào tạo đánh giá chất lƣợng dịch vụ Servqual của chi cục Tiêu
Chuẩn – Đo Lƣờng – Chất Lƣợng Tp. HCM. Có 10 Tiêu chí đánh giá chất lƣợng dịch
vụ:
Độ tin cậy (reliability): khả năng cung cấp thông tin chính xác và thực
hiện lời hứa dịch vụ đƣa ra. Yếu tố này có thể đánh giá qua việc một
nhân viên kỹ thuật nói rằng lỗi trên website của bạn đang đƣợc xử lý và
sẽ xong trong vòng nửa giờ nữa, liệu anh ta có gọi cho bạn nhƣ đã hứa
không? Chúng ta đánh giá độ tin cậy của một doanh nghiệp dựa trên việc
liệu họ có thực hiện những gì đã hứa.
Khả năng đáp ứng (responsiveness): nói lên sự mong muốn và sẵn sàng
của nhân viên phục vụ cung cấp các dịch vụ cho khách hàng
Năng lực phục vụ (competence): Nói lên trình độ chuyên môn để thực
hiện dịch vụ. Khả năng phục vụ biểu hiện khi nhân viên tiếp xúc với
HUTECH
Khóa Luận Tốt Nghiệp
7
khách hàng, nhân viên trực tiếp thực hiện dịch vụ, khả năng nghiên cứu
để nắm bắt thông tin liên quan cần thiết cho việc phục vụ khách hàng.
Tiếp cận (access): liên quan đến việc tạo mọi điều kiện dễ dàng cho
khách hàng trong việc tiếp cận với dịch vụ nhƣ rút ngắn thời gian chờ đợi
của khách hàng, địa điểm phục vụ và giờ mở cửa thuận lợi cho khách
hàng
Lịch sự (courtesy): nói lên tính cách phục vụ niềm nở, tôn trọng và thân
thiện với khách hàng của nhân viên.
Thông tin (communication): liên quan đến việc giao tiếp, thông đạt cho
khách hàng bằng ngôn ngữ mà họ (khách hàng) hiểu biết dễ dàng và lắng
nghe về những vấn đề liên quan đến họ nhƣ giải thích dịch vụ, chi phí,
giải quyết khiếu nại thắc mắc.
Tín nhiệm (credibility): Là sự sẵn sàng giúp đỡ khách hàng một cách tích
cực và cung cấp dịch vụ một cách hăng hái. Trong trƣờng hợp dịch vụ sai
hỏng. Khả năng phục hồi nhanh chóng có thể tạo ra cảm nhận tích cực về
chất lƣợng.
Độ an toàn ( security): liên quan đến khả năng bảo đảm sự an toàn cho
khách hàng, thể hiện qua sự an toàn về vật chất, tài chính, cũng nhƣ bảo
mật thông tin.
Hiểu biết khách hàng (understanding customer): thể hiện qua khả năng
hiểu biết và nắm bắt nhu cầu của khách hàng thông qua việc tìm hiểu
những đòi hỏi của khách hàng, quan tâm đến cá nhân họ và nhận dạng
đƣợc khách hàng thƣờng xuyên.
Phƣơng tiện hữu hình (tangibles): thể hiện qua ngoại hình, trang phục
của nhân viên phục vụ, các trang thiết bị hỗ trợ cho dịch vụ.
(Nguồn: tài liệu của cục Tiêu Chuẩn-Đo Lƣờng-Chất Lƣợng TP. HCM và
trên trang web: vi.wikipedia.org/wiki/Thang_đo_SERVQUAL)
HUTECH
Khóa Luận Tốt Nghiệp
8
1.2.3 Ý nghĩa của việc hoàn thiện chất lƣợng dịch vụ.
1.2.3.1 Nâng cao chất lượng dịch vụ giúp gia tăng lợi nhuận, giảm chi phí
quảng cáo, chi phí marketing cho khách sạn.
Nâng cao chất lƣợng dịch vụ giúp gia tăng lợi nhuận cho khách sạn. Chất lƣợng
dịch vụ cao sẽ giữ chân đƣợc khách hàng, tạo ra nhiều khách hàng chung thuỷ và thu
hút thêm nhiều khách mới. Để khách hàng lựa chọn tiêu dùng một sản phẩm nào đó họ
thƣờng dựa vào thang căn cứ có độ tin cậy nhƣ thông tin truyền miệng, hay kinh
nghiệm bản thân. Chất lƣợng dịch vụ cao sẽ đƣợc khách hàng thƣờng xuyên sử dụng,
hay nói cách khác là khách sẽ chung thuỷ với khách sạn. Hơn nữa, chất lƣợng dịch vụ
tốt sẽ đƣợc khách hàng truyền tin nhau, từ đó sẽ có thêm các khách hàng mới đến với
khách sạn mà không phải tốn thêm chi phí quảng cáo.
Sản phẩm của khách sạn bao gồm hai thành phần là hàng hoá và dịch vụ, mà
dịch vụ mang tính vô hình không cân đong đo đếm đƣợc và không trƣng bày đƣợc.
Khách hàng phải mua nó trƣớc khi thấy nó và thấy nó là phải tiêu dùng nó. Không ai
đồng ý cho khách dùng thử sản phẩm rồi mới quyết định mua. Do đó, ngƣời tiêu dùng
sản phẩm thƣờng dựa vào những căn cứ có độ tin cậy nhƣ thông tin từ ngƣời quen hoặc
kinh nghiệm của bản thân để đi đến quyết định lựa chọn sản phẩm của nhà hàng.
Khi khách sạn không quan tâm đến chất lƣợng dịch vụ hoặc quản lý chất lƣợng
dịch vụ kém sẽ làm khách hàng không hài lòng với việc cung cấp dịch vụ của khách
sạn. Họ sẽ chuyển sang tiêu dùng sản phẩm của đối thủ cạnh tranh. Khách hàng sẽ
mang những thông tin tiêu cực của khách sạn truyền cho những ngƣời chƣa biết hoặc
chƣa tiêu dùng sản phẩm của khách sạn. Kết quả là khách sạn đã mất đi những khách
hàng cũ và mất thêm những khách hàng tiềm năng vào tay đối thủ cạnh tranh. Mọi nỗ
lực marketing, quảng cáo của khách sạn đều trở thành vô nghĩa. Cho dù chƣa từng sử
dụng sản phẩm của khách sạn nhƣng các khách hàng mới đã có ấn tƣợng xấu. Để có lại
những khách hàng này khách sạn phải đợi đến khi nào đối thủ cạnh tranh mắc lỗi hoặc
không quan tâm đến chất lƣợng dịch vụ, mà điều này là rất khó xảy ra trong môi
trƣờng cạnh tranh hiện nay. Nếu không khách sạn sẽ phải tốn rất nhiều chi phí và nỗ
HUTECH
Khóa Luận Tốt Nghiệp
9
lực cho hoạt động mmarketing và còn phải mất thời gian rất lâu mới lấy lại đƣợc lòng
tin của khách hàng.
Nhƣ vậy, việc nâng cao chất lƣợng dịch vụ của khách sạn sẽ giúp cho khách sạn
giữ chân những khách hàng đã có và thuyết phục thêm những khách hàng mới. Điều
đó mang lại nhiều lợi ích cho nhà hàng:
Giảm chi phí marketing, quảng cáo. Từ đó mang lại lợi nhuận cao hơn.
Tăng thị phần và duy trì tốc độ tăng trƣởng cao về chỉ tiêu khách của khách sạn,
tăng doanh thu cho khách sạn.
Tăng số lƣợng khách hàng chung thuỷ với khách sạn, thƣơng hiệu và uy tín của
khách sạn ngày càng đƣợc nâng cao.
1.2.3.2 Nâng cao chất lượng dịch vụ giúp tăng giá bán một cách hợp lý và
tăng khả năng cạnh tranh trên thị trường.
Ngày nay tiêu chí chất lƣợng là một chỉ tiêu rất quan trọng trong việc lựa
chọn sản phẩm, đặc biệt là sản phẩm dịch vụ thì chất lƣợng luôn luôn là tiêu chí đầu
tiên để khách hàng lựa chọn khi quyết định mua sản phẩm. Trong lĩnh vực kinh doanh
nhà hàng khách sạn, khách hàng mua sản phẩm là để thoả mãn nhu cầu tâm sinh lý.
Khách luôn muốn đƣợc cung cấp một dịch vụ tôt nhất. Chất lƣợng luôn là tiêu chí hàng
đầu để khách lựa chọn giữa những nhà hàng, những khách sạn có cùng thứ bậc. Nhà
hàng – khách sạn nào cung cấp dịch vụ tốt hơn sẽ thu hút đƣợc nhiều khách hàng hơn.
Khách sẵn sàng trả giá cao cho những dịch vụ có chất lƣợng để có đƣợc sự thoải mái.
Do đó, khách sạn có thể nâng giá sản phẩm của mình cao hơn đối thủ nếu sản phẩm
của khách sạn luôn đảm bảo chất lƣợng, mà khách vẫn sẵn sàng mua. Mặt khác, giá
cao cũng là một sự đảm bảo về một sản phẩm dịch vụ có chất lƣợng cao, khách hàng sẽ
tin tƣởng chấp nhận trả giá cao với hy vọng về chất lƣợng dich vụ sẽ nhận đƣợc. Tuy
vậy, giá cao nhƣng phải ở một mức nhất định, phải phù hợp với dịch vụ mà khách sạn
cung cấp và phù hợp với khả năng chi trả của khách nếu không khách sạn sẽ thất bại.
1.2.3.3 Nâng cao chất lượng dịch vụ giúp giảm chi phí trung gian, chi phí
giám sát, các chi phí khác cho khách sạn.
HUTECH
Khóa Luận Tốt Nghiệp
10
Nâng cao chất lƣợng dịch vụ là biện pháp hữu hiệu giúp khách sạn tiết kiệm chi
phí kinh doanh.
Chất lƣợng dịch vụ đƣợc đảm bảo sẽ giảm khả năng mắc lỗi trong quá trình
cung cấp dịch vụ của khách sạn. Từ đó sẽ tối thiểu hoá các hao phí về thời gian, và các
chi phí cho hoạt động giám sát trong quá trình cung cấp dịch vụ. Giảm các chi phí cho
việc sửa chữa các sai sót nhƣ: đền bù thiệt hại cho khách, chi phí xử lý phàn nàn của
khách.
Chất lƣợng dịch vụ cao sẽ giảm các chi phí bất hợp lý về nhân lực. Chất lƣợng
dịch vụ luôn luôn đƣợc đảm bảo sẽ tạo môi trƣờng làm việc tốt, nhân viên đƣợc làm
trong môi trƣờng chuyên nghiệp sẽ có khuynh hƣớng gắn bó lâu dài và mức độ trung
thành của nhân viên với khách sạn cao hơn. Do đó, hệ số luân chuyển lao động giảm,
chi phí cho tuyển mộ tuyển chọn và chi phí sắp xếp lại nhân sự cũng giảm. Nhân viên
sẽ cảm thấy tự hào khi đƣợc làm việc trong những doanh nghiệp có uy tín, họ sẽ nhận
thấy lợi ích của họ gắn với lợi ích của khách sạn. Để khẳng định và giữ vị trí của mình,
nhân viên sẽ tự giác và thƣờng xuyên nâng cao trình độ nghiệp vụ, tự hoàn thiện những
thiếu sót của bản thân để đáp ứng những yêu cầu thực tế của công việc. Do vậy sẽ giúp
khách sạn giảm chi phí đào tạo, chi phí bồi dƣỡng, huấn luyện nhân viên.
1.3
BỘ PHẬN LỄ TÂN KHÁCH SẠN.
Bộ phận Lễ Tân đƣợc coi là bộ phận quan trọng, là bộ mặt của khách sạn, là
cầu nối giữa khách sạn và khách hàng. Sự tiếp xúc của khách với khách sạn trƣớc hết
và chủ yếu là thông qua nhân viên của bộ phận Lễ Tân. Những cảm nhận, nhận xét
của khách sạn, về nhân viên và chất lƣợng dịch vụ nói chung đều đƣợc hình thành và
thông qua bộ phận này.
1.3.1 Nhiệm vụ của bộ phận Lễ Tân.
Nhiệm vụ của bộ phân Lễ Tân: Liên kết, phối hợp với các bộ phận liên quan
để lên kế hoạch bán phòng ngủ trong một giai đoạn nhất định. Chuẩn bị các khâu
trong quá trình đón khách, đáp ứng các nhu cầu trong quá trình khách lƣu trú của khách
tại khách sạn. Khi khách rời đi, đảm bảo chất lƣợng phục vụ làm hài lòng khách và
HUTECH
Khóa Luận Tốt Nghiệp
11
mong muốn khách quay lại trong lần kế tiếp.
Nhiệm vụ của bộ phận Lễ Tân cũng có thể đƣợc cụ thể hóa hơn bằng các
nghiệp vụ đƣợc liệt kê sau:
– Đón tiếp khách.
– Giới thiệu, bán các sản phẩm dịch vụ của khách sạn.
– Nhận đặt phòng và bố trí phòng cho khách.
– Làm thủ tục đăng ký khách sạn cho khách.
– Theo dõi, cập nhật tình trạng phòng.
– Cung cấp thông tin về khách sạn cũng nhƣ các địa điểm vui chơi giải trí cho
khách.
– Nhận chuyển giao thƣ điện tử, điện tín, fax, e-mail.
– Thực hiện mọi thông tin điện thoại.
– Tiếp nhận và giải quyết phàn nàn của khách.
– Hợp tác chặt chẽ với các bộ phận khác để đáp ứng mọi yêu cầu của khách
trong thời gian lƣu trú.
– Theo dõi, cập nhật và tổng hợp các chi phí của khách
– Thanh toán và tiễn khách.
– Tham gia vào công tác quảng cáo tiếp thị của khách sạn.
1.3.2 Vai trò của bộ phận lễ tân.
+Trong khâu đón tiếp, bộ phận Lễ Tân đóng vai trò quan trọng. Họ là ngƣời
đầu tiên tiếp xúc với khách hàng, thể hiện bộ mặt của khách sạn, thực hiện nhiệm vụ
tạo ấn tƣợng khi khách vừa đặt chân đến khách sạn. Thái độ niềm nở và tác phong
khi làm thủ tục nhận phòng nhanh chóng, chuyên nghiệp chính là điều mà bộ phận
này cần phải nâng cao và thể hiện đối với khách.
+Trong quá trình khách ở tại khách sạn, bộ phận này có nhiệm vụ theo dõi và
HUTECH
Khóa Luận Tốt Nghiệp
12
đáp ứng các thắc mắc hay nhu cầu của khách. Từ đó thông báo cho các bộ phận có
liên quan đáp ứng, phục vụ khách hoặc hỗ trợ khách hàng trong các trƣờng hợp,
tình huống cụ thể phát sinh. Giai đoạn này, bộ phận Lễ Tân còn đóng vai trò ngƣời
quảng bá và thu hút khách cho các dịch vụ mà khách sạn cung cấp, có thể nói bộ
phận Lễ tân có vai trò quan trọng trong công việc bán hàng, tiếp thị các sản phẩm
của khách sạn.
+Khi khách chuẩn bị rời đi, chuẩn bị các thủ tục check out và thanh toán
nhanh chóng và chính xác cho khách, đảm bảo khách khi rời đi mang tâm trạng hài
lòng và có ý muốn quay lại.
+Bên cạnh đó bộ phận Lễ Tân đóng vai trò quan trọng trong việc giúp ban giám
đốc đề ra các chiến lƣợc, các chính sách sản phẩm và thị trƣờng nhằm nâng cao hiệu
quả kinh doanh của khách sạn.
1.3.3 Cơ cấu tổ chức bộ phận lễ tân.
Tùy vào quy mô của khách sạn mà cơ cấu tổ chức của bộ phận Lễ tân ñƣợc
bố trí sao cho phù hợp.
* Đối với khách sạn quy mô nhỏ: Cơ cấu tổ chức bộ phận Lễ tân của khách sạn
quy mô nhỏ rất đơn giản gồm tổ trƣởng Lễ Tân và hai hoặc hơn nhân viên Lễ tân.
Vì khối lƣợng công việc trong khách sạn nhỏ thƣờng không nhiều nên mỗi nhân viên
trong bộ phận Lễ Tân có thể ñảm nhiệm nhiều nhiệm vụ, tổ trƣởng Lễ Tân chịu
trách nhiêm giám sát và hỗ trợ nhân viên dƣới quyền.
Sơ đồ 1.1 Cơ cấu tổ chức bộ phận Lễ tân khách sạn quy mô nhỏ.
Nhân viên Bảo Vệ
Nhân viên Lễ Tân
Quản lý Lễ Tân
HUTECH
Khóa Luận Tốt Nghiệp
13
* Đối với khách sạn quy mô vừa: Cơ cấu tổ chức bộ phận Lễ Tân của khách sạn
quy mô vừa tƣơng đối đơn giản. Bộ phận Lễ Tân do một giám đốc điều hành, mỗi
ca làm việc có một số nhân viên đảm nhiệm mọi công việc trong ca. Giám đốc Lễ Tân
chịu trách nhiệm nắm tình hình chung, trực tiếp giải quyết mọi vấn đề phát sinh
trong ca và báo cáo với giám đốc khách sạn hàng ngày. Công việc đƣợc phân thành
hai nhóm chuyên trách.
– Nhóm Concierge gồm nhân viên bảo vệ, nhân viên gác cửa, nhân viên vận
chuyển hành lý.
– Nhóm Lễ tân đảm nhiệm việc đón khách và làm thủ tục đăng ký, nhận đặt
buồng, thu ngân và phụ trách trực điện thoại. Mỗi công việc đƣợc phân chia cho từng
nhân viên đảm nhiệm.
Sơ đồ 1.2 Cơ cấu tổ chức bộ phận Lễ tân khách sạn quy mô vừa
* Đối với khách sạn quy mô lớn: Cơ cấu tổ chức của bộ phận Lễ tân trong
khách sạn quy mô lớn có phần phức tạp và chuyên môn hóa hơn. Do khối lƣợng
buồng và khách nhiều nên khối lƣợng công việc cũng nhiều hơn.
Mỗi khách sạn lớn thƣờng có cách sắp xếp công việc và cơ cấu tổ chức của bộ
Front Office Manager
Concierge Supervisor
Bell Boy
Reporter
Security
Concierge
Reception Supervisor
Operator
Receptionist
Guest Relation
Resevation
Cashier
HUTECH
Khóa Luận Tốt Nghiệp
14
phận Lễ tân khác nhau nhƣng về cơ bản thƣờng có 7 bộ phận nhỏ:
– Bộ phận Lễ tân.
– Bộ phận đặt buồng.
– Bộ phận Thu ngân Lễ tân.
– Bộ phận Thƣ ký văn phòng.
– Bộ phận Concierge.
– Bộ phận quan hệ khách hàng.
– Bộ phận tổng đài.
Sơ đồ 1.3 Cơ cấu tổ chức bộ phận Lễ tân khách sạn quy mô lớn.
Resevation
Supervisor
Concierge
Supervisor
Front Office Manager
Bell Boy
Reporter
Security
Concierge
Operator
Cashier
Guest Relation
Resevation
Receptionist
Supervisor
Cashier
Supervisor
Guest Relation
Supervisor
Operator
Supervisor
Secretary
Supervisor
Secretary
Receptionist
HUTECH
Khóa Luận Tốt Nghiệp
15
1.3.4 Quy trình phục vụ.
Quy trình phục vụ của BP. Lễ Tân phụ thuộc vào nhiều yếu tố khác nhau nhƣ:
– Đối tƣợng khách của khách sạn: khách đi theo đoàn hay đi riêng lẻ, thông
qua tổ chức hay không, khách đăng ký trƣớc hay khách vãng lai….
– Mức yêu cầu về tiêu chuẩn chất lƣợng phục vụ của từng khách sạn. Thông
thƣờng các khách sạn ở các thứ hạng, quy mô khác nhau đòi hỏi các mức tiêu chuẩn
khác nhau trong việc phục vụ của nhân viên lễ tân.
Đối với khách lƣu trú, hoạt động khách đƣợc chia làm 4 giai đoạn:
+Giai đoạn trƣớc khi khách đến khách sạn.
+Giai đoạn đón tiếp khách và làm thủ tục nhập khách sạn.
+Giai đoạn phục vụ khách trong thời gian lƣu trú.
+Giai đoạn thanh toán và tiễn khách.
Dựa trên 4 giai đoạn hoạt động của khách tại khách sạn, quy trình phục vụ
chung của bộ phận Lễ Tân nhƣ sau: (Nguồn: Trích các hoạt động của bộ phận Lễ Tân,
tài liệu đƣợc đăng trên website của trƣờng ĐH. Văn Lang )
http://sinhvienvanlang.com/@rum/showthread.php?t=10554
Giai đoạn trƣớc khi khách tới khách sạn:
Khách lựa chọn khách sạn để lƣu trú và đặt buồng trƣớc.
Việc lựa chọn khách sạn của khách xuất phát từ nhiều yếu tố nhƣ ấn tƣợng tốt
đẹp từ những lần nghỉ trƣớc, thông tin quảng cáo của khách sạn, lời giới thiệu của bạn
bè, ngƣời thân, vị trí, uy tín và giá của khách sạn…. đôi khi việc quyết định chọn
khách sạn cuả khách còn do sự thuận tiện khi đặt buồng và sự miêu tả hẫp dẫn của
khách sạn, trang thiết bị, giá buồng có sức thuyết phục của nhân viên đặt buồng.
Ngoài ra khi lựa chọn khách sạn khách còn bị tác động bởi thái độ, phong cách
khả năng về chuyên môn và giao tiếp của nhân viên đặt buồng.
HUTECH
Khóa Luận Tốt Nghiệp
16
Muốn gây đƣợc ấn thƣợng ban đầu tốt đẹp cho khách, nhân viên đặt buồng phải
có khả năng ứng xử nhanh, đáp ứng chính xác các yêu cầu đặt buồng của khách và cần
có kỹ năng giao tiếp, bán hàng tốt.
Nếu đặt buồng đựơc chấp nhận, nhân viên đặt buồng tiến hành lập phiếu đăng
ký đặt buồng cho khách. Các dữ liệu thu thập đựợc trong xuốt quá trình nhận đặt buồng
sẽ giúp cho việc chuẩn bị đón khách đƣợc tốt; lập hồ sơ đăng ký khách, bố trí buồng,
xác định giá buồng và chuẩn bị các điều kiện khác.
Giai đoạn khách tới khách sạn.
Các hoạt động trong giai đoạn khách tới khách sạn bao gồm; đón tiếp, làm thủ
tục nhập buồng và cung cấp thông tin cho khách. Khi khách tới khách sạn sẽ hình
thành mới quan hệ kinh doanh giữa khách và khách sạn thông qua bộ phận lễ tân. Nhân
viên đón tiếp phải xác định đƣợc tình trạng đặt buồng của khách trƣớc khi tiến hành
làm thủ tục đăng ký cho khách.
Những công việc chuẩn bị trƣớc khi tới có thể đƣợc thực hiện đối với khách đã
đặt buồng trƣớc.
Nhân viên đón tiếp dựa vào các thông tin từ phiếu đặt buồng nhƣ: số lƣợng
buồng, loại buồng, thời gian lƣu trú, các yêu cầu đặc biệt về vị trí của buồng, trang
thiết bị phụ trợ để chuẩn bị hồ sơ đăng ký trƣớc và phân uồng cho khách, việc chuẩn bị
hồ sơ trƣớc cho khách càng tốt thì việc đăng ký khách càng nhanh và chính xác.
Nhân viên đón tiếp phải giới thiệu đầy đủ và hấp dẫn các dịch vụ có trong khách
sạn nhằm bán đựơc nhiều sản phẩm cho khách sạn.
Sau khi đã làm thủ tục nhập buồng cho khách xong phiếu đăng ký khách sẽ
đƣợc chuyển cho nhân viên thu ngân chuẩn bị hồ sơ thanh toán cho khách.
Giai đoạn khách lƣu trú trong khách sạn.
Thời gian khách lƣu trú tại khách sạn bộ phận lễ tân đại diện cho khách sạn trực
tíêp tiếp xúc, phục vụ khách và đóng vai trò đặc biệt quan trọng. Bộ phận lễ tân chiụ
trách nhiệm phối hợp với các bộ phận khác trong khách sạn để phục vụ và thoả mãn tối
