BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO BỘ LAO ĐỘNG – THƯƠNG BINH VÀ XÃ HỘI
TRƯỜNG ĐẠI HỌC LAO ĐỘNG – XÃ HỘI
—————
TRẦN THỊ HUYỀN TRANG
HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ
TẠI NGÂN HÀNG TMCP CÔNG THƯƠNG VIỆT NAM
CHI NHÁNH HOÀNG MAI
LUẬN VĂN THẠC SĨ KẾ TOÁN
Hà Nội – 2017
BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO BỘ LAO ĐỘNG – THƯƠNG BINH VÀ XÃ HỘI
TRƯỜNG ĐẠI HỌC LAO ĐỘNG – XÃ HỘI
—————
TRẦN THỊ HUYỀN TRANG
HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ
TẠI NGÂN HÀNG TMCP CÔNG THƯƠNG VIỆT NAM
CHI NHÁNH HOÀNG MAI
Chuyên ngành: Kế toán
Mã ngành: 60340301
LUẬN VĂN THẠC SĨ
NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC: PGS.TS. TRẦN MẠNH DŨNG
Hà Nội – 2017
LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan Luận văn này là công trình nghiên cứu thực sự của cá
nhân tôi, chưa được công bố trong bất cứ một công trình nghiên cứu nào. Các số
liệu, nội dung được trình bày trong luận văn này là hoàn toàn hợp lệ và đảm bảo
tuân thủ các quy định về bảo vệ quyền sở hữu trí tuệ.
Tôi xin chịu trách nhiệm về đề tài nghiên cứu của mình.
Tác giả
Trần Thị Huyền Trang
LỜI CẢM ƠN
Tác giả xin chân thành cảm ơn sự hướng dẫn tận tình của PGS.TS. Trần
Mạnh Dũng trong quá trình tác giả viết và hoàn thành luận văn.
Tác giả xin bày tỏ lòng biết ơn tới các thầy cô giáo trong Hội đồng Khoa sau
đại học Trường Đại học Lao động Xã hội tạo điều kiện và giúp đỡ Tác giả trong
quá trình nghiên cứu hoàn thiện, bảo vệ luận văn này.
Tác giả cũng xin cảm ơn Ban lãnh đạo, các cán bộ của NH Vietinbank
Hoàng Mai đã nhiệt tình giúp đỡ Tác giả trong quá trình tìm hiểu điều tra, phỏng
vấn và thu thập số liệu phục vụ cho quá trình thực hiện nghiên cứu này.
Tác giả
Trần Thị Huyền Trang
I
MỤC LỤC
DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT
……………………………………………………
III
DANH MỤC BẢNG BIỂU VÀ SƠ ĐỒ ……………………………………………..
IV
CHƯƠNG 1 GIỚI THIỆU ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU ……………………………. 1
1.1. Tính cấp thiết của đề tài
……………………………………………………………… 1
1.2. Tổng quan nghiên cứu
………………………………………………………………… 3
1.3. Mục tiêu nghiên cứu …………………………………………………………………… 5
1.4. Câu hỏi nghiên cứu
…………………………………………………………………….. 6
1.5. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
………………………………………………… 6
1.6. Phương pháp nghiên cứu ……………………………………………………………. 6
1.7. Đóng góp của đề tài ……………………………………………………………………. 7
1.8. Kết cấu của đề tài ………………………………………………………………………. 7
CHƯƠNG 2 LÝ LUẬN CHUNG VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ9
TẠI CÁC NGÂN HÀNG THƯƠNG MẠI ………………………………………….. 9
2.1. Lý luận chung về hệ thống kiểm soát nội bộ …………………………………. 9
2.1.1. Bản chất hệ thống kiểm soát nội bộ ……………………………………………… 9
2.1.2. Các yếu tố cấu thành
………………………………………………………………… 12
2.2. Đặc điểm chung của ngành ngân hàng ảnh hưởng đến KSNB ……… 21
2.2.1. Bộ máy của các ngân hàng thương mại
……………………………………….. 22
2.2.2. Hoạt động của ngân hàng thương mại
…………………………………………. 24
Kết luận Chương 2 …………………………………………………………………………. 28
CHƯƠNG 3 THỰC TRẠNG HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ
TẠI VIETINBANK HOÀNG MAI ………………………………………………….. 29
3.1. Khái quát về Vietinbank Hoàng Mai………………………………………….. 29
3.1.1. Quá trình hình thành và phát triển………………………………………………. 29
3.1.2. Tổ chức bộ máy quản lý …………………………………………………………… 34
3.2. Thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ tại Vietinbank Hoàng Mai … 40
3.2.1. Môi trường kiểm soát ………………………………………………………………. 40
II
3.2.2. Đánh giá rủi ro………………………………………………………………………… 49
3.2.3. Các hoạt động kiểm soát
…………………………………………………………… 51
3.2.4. Hệ thống thông tin và truyền thông
…………………………………………….. 72
3.2.5. Các hoạt động giám sát
…………………………………………………………….. 79
Kết luận Chương 3 …………………………………………………………………………. 82
CHƯƠNG 4 THẢO LUẬN KẾT QUẢ VÀ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN
.. 83
HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI VIETINBANK HOÀNG MAI
.. 83
4.1. Đánh giá thực trạng kiểm soát nội bộ tại Vietinbank Hoàng Mai …. 83
4.1.1. Ưu điểm…………………………………………………………………………………. 83
4.1.2. Hạn chế và nguyên nhân
…………………………………………………………… 87
4.2. Phương hướng hoàn thiện kiểm soát nội bộ tại Vietinbank Hoàng
Mai ……………………………………………………………………………………………….. 94
4.3. Giải pháp hoàn thiện kiểm soát nội bộ tại Vietinbank Hoàng Mai .. 95
4.3.1. Hoàn thiện môi trường kiểm soát
……………………………………………….. 95
4.3.2. Hoàn thiện đánh giá rủi ro ………………………………………………………… 99
4.3.3. Hoàn thiện hoạt động kiểm soát
……………………………………………….. 100
4.3.4. Hoàn thiện hệ thống thông tin và truyền thông …………………………… 102
4.3.5. Hoàn thiện hoạt động giám sát
…………………………………………………. 106
4.4. Điều kiện thực hiện giải pháp ………………………………………………….. 107
4.4.1. Đối với các cơ quan Nhà nước
…………………………………………………. 107
4.4.2. Đối với Ngân hàng nhà nước …………………………………………………… 107
4.4.3. Đối với Vietinbank Hoàng Mai………………………………………………… 108
Kết luận Chương 4 ……………………………………………………………………….. 109
KẾT LUẬN
………………………………………………………………………………….. 110
TÀI LIỆU THAM KHẢO
……………………………………………………………… 111
PHỤ LỤC…………………………………………………………………………………….. 113
III
DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT
CBTD
Cán bộ tín dụng
BKS
Ban kiểm soát
DN
Doanh nghiệp
GDV
Giao dịch viên
GTCG
Giấy tờ có giá
HĐQT
Hội đồng quản trị
HĐTD
Hợp đồng tín dụng
HĐTV
Hội đồng thành viên
HTKSNB
Hệ thống kiểm soát nội bộ
KDNH
Kinh doanh ngoại hối
KHKD
Kế hoạch kinh doanh
KSNB
Kiểm soát nội bộ
Vietinbank
Ngân hàng Thương mại Cổ phần Công thương Việt Nam
NHNN
Ngân hàng nhà nước
NHTM
Ngân hàng thương mại
TCTD
Tổ chức tín dụng
TCKT
Tổ chức kinh tế
TGĐ
Tổng Giám đốc
TK
Tài khoản
TSBĐ
Tài sản bảo đảm
TSC
Trụ sở chính
IV
DANH MỤC BẢNG BIỂU VÀ SƠ ĐỒ
Bảng 3.1: Tình hình huy động vốn Vietinbank Hoàng Mai
…………………………. 30
Bảng 3.2: Tình hình về dư nợ cho vay tại Vietinbank Hoàng Mai ……………. 32
Bảng 4.1: Báo cáo nguồn huy động Tháng…. năm….
……………………………. 103
Bảng 4.2: Báo cáo công tác tín dụng …………………………………………………. 105
Sơ đồ 3.1: Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Vietinbank Hoàng Mai …….. 35
1
CHƯƠNG 1
GIỚI THIỆU ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU
1.1. Tính cấp thiết của đề tài
Hiện nay, hệ thống ngân hàng có vai trò rất quan trọng đối với nền kinh
tế của các quốc gia, trong đó có Việt Nam. Ngân hàng cung cấp vốn cho hoạt
động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp (DN) và các dự án. Trong điều
kiện hội nhập kinh tế khu vực và thế giới, hệ thống ngân hàng thương mại
(NHTM) có những cơ hội lớn, bên cạnh những thách thức. Hội nhập kinh tế
quốc tế đã mở ra cơ hội giao lưu, họp tác kinh tế, học hỏi kinh nghiệm quản lý
cũng như khoa học công nghệ từ các NHTM của các quốc gia phát triển. Để
NHTM Việt Nam sẽ hoạt động an toàn hiệu quả, nâng cao tính cạnh tranh, tồn
tại bền vững trong môi trường mới, các nhà quản lý phải xem trọng tính hiệu
quả, sự lành mạnh trong các quan hệ tài chính, chú trọng đến việc ngăn ngừa
rủi ro, tác hại đến quá trình kinh doanh tiền tệ. Bên cạnh đó, NHTM Việt
Nam không đổi mới sẽ không bắt kịp và cạnh tranh được với NHTM nước
ngoài với nhiều thế mạnh cả về trình độ chuyên môn lẫn khả nẩng chăm sóc
khách hàng. Nếu việc quản lý và kiểm soát của các NHTM Việt Nam không
theo kịp được sự phát triển trong hoạt động thi nguy cơ rủi ro và tổn thất là rất
cao. Khi rủi ro phát sinh đối với một ngân hàng, ngoài việc gây tổn thất nặng
nề cho ngân hàng, ảnh hưởng đến đời sống của cán bộ, nó còn có khả năng và
sức ảnh hưởng nghiêm trọng đến cả nền kinh tế quốc gia.
Để hoạt động của ngân hàng diễn ra được an toàn, hiệu quả và tránh
được các rủi ro thì các NHTM phải luôn coi trọng việc kiểm soát nội bộ
(KSNB) trong quản trị điều hành. Việc hoạt động KSNB tốt sẽ đảm bảo cho
ngân hàng luôn tuân thủ đúng luật pháp, quy định, chính sách, kế hoạch, thủ
tục, chế độ trong và ngoài ngành. KSNB mạnh (hữu hiệu) giúp giảm thiểu
2
được rủi ro trong hoạt động; ngăn chặn, phát hiện và sửa chữa kịp thời các sai
phạm trọng yếu (gian lận hoặc sai sót) trong ngành ngân hàng. Qua đó giúp
ngân hàng đạt được mục tiêu đặt ra và phát triển theo kỳ vọng của ngành ngân
hàng.
Ngân hàng Thương mại Cổ phần Công thương Việt Nam (Vietinbank) là
một trong những NHTM hàng đầu, giữ vai trò chủ đạo và chủ lực trong phát
triển kinh tế Việt Nam. Vietinbank là ngân hàng duy nhất chú trọng đầu tư
cho nông nghiệp, nông dân, nông thôn. Tại Vietinbank nói chung và các chi
nhánh nói riêng của hệ thống đã có dịch vụ, sản phẩm ngày càng đa dạng,
phong phú và hiện đại. Ngân hàng luôn tạo điều kiện cho khách hàng thực
hiện giao dịch thuận tiện mọi lúc, mọi nơi. Với sự phát triển mạnh mẽ cả về
quy mô, ngành nghề và các sản phẩm dịch vụ đòi hỏi việc KSNB được như
vậy Vietinbank mới có thể phát triển bền vững và luôn giữ được hình ảnh của
mình.
Tại Vietinbank, KSNB đã, đang và ngày càng khẳng định vai trò quan
trọng, phát huy được hiệu quả, cụ thể giúp ngân hàng giảm thiểu rủi ro do sai
sót, gian lận và bảo toàn được tài sản, số liệu, sổ sách, báo cáo cung cấp cho
các đơn vị liên quan luôn tin cậy, đầy đủ, kịp thời và thiết thực nhất về tình
hình kinh doanh của ngân hàng. Tuy nhiên, hệ thống kiểm soát nội bộ
(HTKSNB) vẫn bộc lộ những điểm chưa thực sự hoàn thiện. Trong một số
năm gần đây còn tồn tại những sai phạm trọng yếu trong hoạt động kinh
doanh ngân hàng. Điều này đã làm ảnh hưởng đến quá trình phát triển, đến uy
tín cũng như quá trình xây dựng hình ảnh của Vietinbank.
Vietinbank Hoàng Mai là chi nhánh cấp I trực thuộc Vietinbank được
thành lập năm 2006. Trải qua quá trình hoạt động, chi nhánh đã dần khẳng
định được vị thế của mình trên thị trường. Tại chi nhánh, HTKSNB cũng
3
được chú trọng quan tâm, đã được triển khai thực hiện, nhưng trong quá trình
thực hiện thì hoạt động KSNB vẫn còn hạn chế.
Dựa trên những lý do đó tác giả đã chọn đề tài “Hoàn thiện hệ thống
kiểm soát nội bộ tại Ngân hàng Thương mại cổ phần Công thương Việt
Nam – Chi nhánh Hoàng Mai” làm đề tài nghiên cứu ở cấp độ thạc sĩ.
1.2. Tổng quan nghiên cứu
Trên thế giới, giai đoạn từ năm 1980 đến 1988, các cơ quan của Hoa Kỳ
ban hành một loạt hướng dẫn có liên quan đến KSNB. Năm 1985, Ủy ban
Quốc gia Phòng chống gian lận trong BCTC đã ban hành nhiều quy tắc đạo
đức và làm rõ chức năng của KSNB. Đến năm 1988, ủy ban Chuẩn mực Kiểm
toán Hoa kỳ (ASB) đã ban hành Bản điều chỉnh Chuẩn mực kiểm toán về
đánh giá HTKSNB. Tuy nhiên, các văn bản trên có nhiều điểm chưa thực sự
đồng nhất. Vì vậy đặt ra yêu cầu là phải thống nhất giữa các tổ chức kể trên
với nhau, để ban hành các văn bản pháp lý hướng dẫn có tính khoa học, tính
hiệu lực và mang tính chuẩn mực về KSNB.
Năm 1992, tại Hoa Kỳ, Uỷ ban thuộc Hội đồng quốc gia Hoa Kỳ về việc
chống gian lận về BCTC đã cho ra đời báo cáo COSO đầu tiên về HTKSNB, tạo
nên một khởi đầu và tiếng nói chung cho các doanh nghiệp và tổ chức. Năm
2002, Chính phủ Hoa Kỳ ban hành Luật SARBANES-OXLEY quy định triển
khai HTKSNB cho tất cả các công ty niêm yết trên sàn giao dịch chứng khoán,
làm mở màn cho giai đoạn phát triển HTKSNB tại quốc gia này và lan truyền
trên thế giới. Báo cáo COSO gồm 5 thành phần: Môi trường kiểm soát, đánh giá
rủi ro, các hoạt động kiểm soát, hệ thống thông tin và truyền thông, và các hoạt
động giám sát.
Từ nền tảng lý luận cơ bản, đã có nhiều công trình nghiên cứu về KSNB
được mở rộng và phát triển trên nhiều lĩnh vực. Năm 1996, Kiểm soát các vấn
đề đối với thông tin và kỹ thuật liên quan (COBIT) do Hiệp hội ISACA ban
4
hành nhấn mạnh đến KSNB trong môi trường tin học, xoay quanh lĩnh vực
hoạch định và tổ chức, mua và triển khai, phân phối và hỗ trợ, giám sát. Năm
1998, Uỷ ban Basel cho ra đời Báo cáo Basel 1998 về vận dụng KSNB của
Uỷ ban thuộc Hội đồng quốc gia Hoa Kỳ về chống gian lận về BCTC vào hệ
thống ngân hàng và các Tổ chức tín dụng (TCTD).
Tại Việt Nam, lý luận KSNB cũng đã dần được hoàn thiện. Tháng
1/1994, Chính phủ ban hành quy chế kiểm toán độc lập. Năm 1998, Thống
đốc Ngân hàng Nhà nước (NHNN) đã ban hành “Quy chế về kiểm tra, kiểm
toán nội bộ của các tổ chức tín dụng” theo Quyết định số 03/1998/QĐ-NHNN
ngày 03/01/1998. Theo nội dung văn bản này được hiểu là công cụ hỗ trợ cho
Kiểm toán viên thực hiện kiểm toán. Ngày 01/08/2006, Thống đốc NHNN đã
đưa ra Quyết định số 36/2006/QĐ-NHNN về “Quy chế kiểm tra, kiểm soát
nội bộ của tổ chức tín dụng”, thay thế Quyết định 03/1998/QĐ-NHNN. Quyết
định này một lần nữa đã khẳng định vai trò của KSNB, tuy nhiên chức năng
của KSNB chưa thực sự tách rời khỏi kiểm toán nội bộ.
Trên cơ sở nhận thức được vai trò cũng như tầm quan trọng của
HTKSNB đối với hoạt động của các NHTM, đến nay đã có nhiều đề tài về
vấn đề này. Các đề tài đã góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của
HTKSNB trong các NHTM. Một số đề tài tiêu biểu có thể kể đến là:
+ Nguyễn Thị Thu Hiền (2013) với đề tài “Hoàn thiện hệ thống kiểm
soát nội bộ tại Ngân hàng TMCP Công thương Việt Nam – chi nhánh Hà
Tĩnh”. Trong nghiên cứu này, tác giả Hiền đã khái quát lý luận chung về
HTKSNB trong các NHTM và phân tích được thực trạng HTKSNB tại
Vietinbank Hà Tĩnh, đánh giá một số mặt ưu nhược điểm và từ đó xây dựng
các giải pháp hoàn thiện HTKSNB tại Vietinbank- chi nhánh Hà Tĩnh.
+ Đỗ Thị Bích Phượng (2014) với công trình “Hoàn thiện hệ thống kiểm
tra, kiểm soát nội bộ tại Ngân hàng TMCP Công thương Việt Nam”. Tác giả
5
Phượng cũng hệ thống những nội dung cơ bản của KSNB và đã nêu ra được
giải pháp vào việc hoàn thiện HTKSNB cho trụ sở chính của Ngân hàng
TMCP Công thương Việt Nam. Tuy nhiên, tác giả Phượng nghiên cứu với
phạm vi là toàn bộ ngân hàng Vietcombank mà chưa đi sâu vào từng thành
phần của KSNB gắn với từng chi nhánh cụ thể.
Còn nhiều nghiên cứu khác nữa về chủ đề hoàn thiện KSNB gắn với cả
ngân hàng hoặc gắn với các chi nhánh khác nhau với những đặc thù khác
nhau. Các công trình nghiên cứu này cũng hệ thống hóa những nội dung cơ
bản của KSNB gắn với 5 thành phần hơn là gắn với 4 thành phần như trước
đây; cũng minh họa gắn với các trường hợp nghiên cứu điển hình khác nhau
và phần nào đưa ra các giải pháp nhằm khắc phục và hoàn thiện những hạn
chế của KSNB trong những đơn vị nghiên cứu đó. Tuy nhiên, theo hiểu biết
của tác giả thì chưa có nghiên cứu nào về HTKSNB tại Vietinbank Hoàng
Mai gắn với việc cạnh tranh rất gay gắt từ phía các ngân hàng cũng như sự
hội nhập rất sâu rộng kinh tế quốc tế. Do vậy, việc nghiên cứu về HTKSNB
tại Vietinbank Hoàng Mai được cho là cần thiết cả về lý luận và thực tiễn.
1.3. Mục tiêu nghiên cứu
Nghiên cứu này được thực hiện nhằm hoàn thiện HTKSNB gắn với đơn
vị nghiên cứu là chi nhánh Hoàng Mai thuộc Ngân hàng TMCP Công thương
Việt Nam (Vietinbank Hoàng Mai).
Để đạt được mục tiêu tổng quát trên, nghiên cứu này hướng tới các mục
tiêu cụ thể sau:
Thứ nhất, làm rõ những nội dung cơ bản về HTKSNB trong ngân hàng
thương mại.
Thứ hai, tìm hiểu và đánh giá thực trạng về hệ HTKSNB tại Vietinbank
Hoàng Mai, qua đó chỉ ra những hạn chế trong HTKSNB tại chính đơn vị
nghiên cứu.
6
Thứ ba, đưa ra các giải pháp mang tính khả thi nhằm hoàn thiện
HTKSNB tại Vietinbank Hoàng Mai.
1.4. Câu hỏi nghiên cứu
Để thỏa mãn các mục tiêu nghiên cứu, nghiên cứu này được thực hiện
nhằm trả lời các câu hỏi nghiên cứu sau:
Thứ nhất, nội dung cơ bản nào liên quan đến HTKSNB trong ngân hàng
thương mại.
Thứ hai, thực trạng HTKSNB tại Vietinbank Hoàng Mai được thực hiện
như thế nào?
Thứ ba, giải pháp nào được đưa ra nhằm hoàn thiện HTKSNB tại
Vietinbank Hoàng Mai.
1.5. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
Đối tượng nghiên cứu: lý luận và thực tiễn về HTKSNB với trường hợp
nghiên cứu điển hình minh họa tại Vietinbank Hoàng Mai (tổ chức ngân
hàng).
Phạm vi nghiên cứu:
+ Không gian: Vietinbank Hoàng Mai
+ Thời gian: dữ liệu thu thập năm 2013 đến năm 2015
+ Nội dung: HTKSNB được nghiên cứu qua 5 thành phần (nội dung)
gồm: Môi trường kiểm soát; Đánh giá rủi ro; Hệ thống thông tin và truyền
thông; Hoạt động kiểm soát; Hoạt động giám sát.
1.6. Phương pháp nghiên cứu
– Thu thập dữ liệu:
+ Dữ liệu thứ cấp: Dữ liệu này được thu thập từ các công trình nghiên
cứu, đề tài, bài báo, hội thảo, tài liệu giáo trình có liên quan đến HTKSNB,
các thành phần cụ thể, các văn bản pháp quy, quy định của Nhà nước, của
7
Vietinbank và Vietinbank Hoàng Mai liên quan đến KSNB như các chính
sách, quy định, nội quy, thủ tục kiểm soát …
+ Dữ liệu sơ cấp: Dữ liệu được thu thập qua điều tra, trao đổi với Ban
lãnh đạo, phòng kiểm soát, phòng kế toán … tại Vietinbank Hoàng Mai. Các
Các dữ liệu này, ngoài những thông tin chung về Vietinbank; Vietinbank
Hoàng Mai, thì tác giả tập trung sâu vào các vấn đề, nội dung trực tiếp liên
quan đến 5 thành phần của KSNB theo quan điểm mới gồm: Môi trường kiểm
soát; đánh giá rủi ro; hệ thống thông tin & truyền thông; hoạt động kiểm soát;
và các hoạt động giám sát. Ngoài ra, tác giả cũng tiến hành quan sát các hoạt
động của Vietinbank Hoàng Mai để có cái nhìn sát thực về các nội dung
(thành phần) KSNB tại chính chi nhánh Hoàng Mai.
– Xử lý dữ liệu
Dựa trên dữ liệu thu thập, cả định tính và định lượng, tác giả tiến hành
tổng hợp, so sánh, đánh giá, phân tích để làm rõ thực trạng HTKSNB tại
Vietinbank Hoàng Mai để qua đó đưa ra các giải pháp nhằm hoàn thiện
HTKSNB.
1.7. Đóng góp của đề tài
– Về lý luận: Đề tài đã hệ thống hóa cơ sở lý luận về HTKSNB tại
NHTM.
– Về thực tiễn: Đề tài đã phân tích thực trạng HTKSNB tại Vietinbank-
Chi nhánh Hoàng Mai; đánh giá được ưu điểm, hạn chế và nguyên nhân của
hạn chế trong hoạt động HTKSNB tại Vietinbank Hoàng Mai, từ đó đưa ra
giải pháp để hoàn thiện HTKSNB tại chi nhánh.
1.8. Kết cấu của đề tài
Nghiên cứu này được thực hiện theo cấu trúc gồm 4 chương:
Chương 1: Giới thiệu đề tài nghiên cứu
8
Chương 2: Lý luận chung về hệ thống kiểm soát nội bộ tại các ngân
hàng thương mại.
Chương 3: Thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ tại Vietinbank
Hoàng Mai.
Chương 4: Thảo luận kết quả nghiên cứu và giải pháp nhằm hoàn
thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại Vietinbank Hoàng Mai.
9
CHƯƠNG 2
LÝ LUẬN CHUNG VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ
TẠI CÁC NGÂN HÀNG THƯƠNG MẠI
2.1. Lý luận chung về hệ thống kiểm soát nội bộ
2.1.1. Bản chất hệ thống kiểm soát nội bộ
Theo Liên đoàn Kế toán Quốc tế (2009), KSNB được hiểu là “một quá
trình được thiết kế và chịu sự chi phối của các nhà quản lý và các nhân viên
trong một tổ chức nhằm cung cấp sự đảm bảo hợp lý về việc đạt được các
mục tiêu lien quan đến độ tin cậy của BCTC, hiệu quả hoạt động và hiệu
năng quản lý và tuân thủ các quy định, luật lệ”.
Cũng theo chuẩn mực kiểm toán quốc tế số 315 (ISA 315), KSNB bao
gồm: Môi trường kiểm soát, quá trình đánh giá rủi ro, thông tin và truyền
thông, các hoạt động kiểm soát và giám sát. ISA 315 đã có những thay đổi
tích cực nhằm nâng cao chất lượng kiểm toán thông qua thay đổi quan điểm
cũng như cách thức tiếp cận HTKSNB, mở rộng quan điểm về môi trường
kinh doanh và nhấn mạnh đến tầm quan trọng của thủ tục phân tích trong quá
trình thu thập thông tin, để sớm phát hiện ra những rủi ro có khả năng tồn tại
trong BCTC.
Theo văn bản hướng dẫn kiểm toán quốc tế số 6 của Hội đồng liên hiệp
các nhà kế toán Malaysia (MACPA), hệ thống KSNB là cơ cấu tổ chức cộng
với những biện pháp, thủ tục do Ban quản trị của một tổ chức thực thể chấp
nhận, nhằm hỗ trợ thực thi mục tiêu của Ban quản trị đảm bảo tăng khả năng
thực tiễn tiến hành kinh doanh trong trật tự và có hiệu quả, bao gồm tuyệt đối
tuân thủ đường lối của Ban quản trị, bảo vệ tài sản, ngăn chặn và phát hiện
gian lận, sai lầm, đảm bảo tính chính xác, toàn diện số liệu hạch toán xử lý
kịp thời và đáng tin cậy số liệu thông tin tài chính.
10
Theo COSO (2016), KSNB là một quá trình do con người quản lý, hội
đồng quản trị và các nhãn viên của đơn vị chi phối, nó được thiết lập để cung
cấp một sự đảm bảo hợp lý, nhằm cho báo cáo tài chính đáng tin cậy, các luật
lệ và quy định được tuân thủ, hoạt động hữu hiệu và hiệu quả.
Qua các quan điểm về KSNB nêu trên thì KSNB quả là rất cần thiết
trong bất cứ thực thể kinh tế nào, trong đó bao gồm cả ngân hàng. KSNB có
những nội dung chính sau:
– Một là, KSNB là một quá trình, KSNB không phải là một tình huống
hay một sự kiện. Nó là cả một chuỗi các hoạt động được thực hiện ở toàn
doanh nghiệp. Kiểm soát luôn tồn tại và được thực hiện ở tất cả các giai đoạn
của quá trình hoạt động, quá trình quản lý. Kiểm soát tồn tại trong suốt quá
trình quản lý. Kiểm soát được thực hiện trước, trong và sau mỗi hoạt động
định hướng hoặc tổ chức để thực hiện hoặc điều chỉnh mỗi hoạt động đó.
– Hai là, KSNB bị chi phối bởi con người trong đơn vị. Những người có
khả năng chi phối KSNB đó là Ban giám đốc, nhà quản lý và các nhân viên.
Các mục tiêu cùng với những cơ chế kiểm soát đều do chính con người đặt ra.
Bên cạnh đó thì KSNB có thể tác động lại vào hành vi của con người. Khi bắt
tay vào công việc mỗi cá nhân có khả năng, cách thức, lối suy nghĩ và hành
động khác nhau, KSNB sẽ tạo ra ý thức kiểm soát ở mỗi cá nhân, từ đó hướng
các hoạt động của mọi người đến mục tiêu chung của đơn vị.
– Ba là, KSNB đảm bảo hợp lý. KSNB chỉ có thể cung cấp sự đảm bảo
hợp lý cho các nhà quản lý để hướng đến việc đạt được mục tiêu của đơn vị.
Như vậy, trên các phương diện tiếp cận thì KSNB được diễn đạt khác
nhau, xong bản chất của HTKSNB là hệ thống những quy định tài chính và
quy định phi tài chính do các nhà quản lý lập ra để điều hành và quản lý toàn
bộ hoạt động của toàn doanh nghiệp theo một cách có trình tự và hiệu quả,
đảm bảo tuân thủ pháp luật.
11
Mục tiêu của HTKSNB
Với bản chất trên, HTKSNB được thiết kế và vận hành theo các mục tiêu
sau: Mục tiêu về sự hữu hiệu và hiệu quả của hoạt động: Quá trình kiểm soát
tại các công đoạn, gây ra sự lãng phí trong hoạt động sản xuất kinh doanh và
sử dụng kèm hiệu quả các nguồn lực trong doanh nghiệp. Với ngân hàng có
loại hình kinh doanh đặc thù riêng về tiền tệ, dễ xảy ra rủi ro gây tác hại đến
ngân hàng, ảnh hưởng đến nền kinh tế quốc gia, vì vậy nhà quản lý đặt ra yêu
cầu kiểm soát để tránh rủi ro, sử dụng vốn huy động hiệu quả, tăng hiệu quả
kinh doanh. Bên cạnh đó, định kỳ các nhà quản lý thường đánh giá kết quả
hoạt động kèm với cơ chế giám sát của HTKSNB nhằm nâng cao khả năng
quản lý, điều hành của bộ máy quản lý tại đơn vị. Mục tiêu về sự tin cậy của
BCTC: Thông tin BCTC do bộ máy kế toán xử lý và tổng hợp là căn cứ quan
trọng cho việc hình thành các quyết định của các nhà quản lý. Nhờ có
HTKSNB hữu hiệu, hệ thống thông tin quản lý, thông tin BCTC luôn đảm
bảo trung thực, hợp lý, đầy đủ, minh bạch, kịp thời và được bảo mật theo
đúng quy định của pháp luật.
Mục tiêu về sự tuân thủ các luật lệ và quy định: Các quy trình được thực
hiện một cách nghiêm túc, triệt để. Đảm bảo các quyết định và chế độ quản lý
đưa ra trên cơ sở đã được các cơ quan quản lý có thẩm quyền ban hành, được
thực hiện đúng thể thức và giám sát mức độ hiệu quả cũng như tính hợp lý
của các chế độ. Đảm bảo việc ghi chép kế toán đầy đủ, chính xác cũng như
việc lập BCTC trung thực và khách quan.
Các yêu cầu và nguyên tắc hoạt động của HTKSNB trong NHTM:
Theo như Báo cáo Basel (1998), HTKSNB trong ngân hàng về cơ bản
gồm các nguyên tắc sau:
– Giám sát điều hành và văn hoá kiểm soát: Hội đồng quản trị (HĐQT)
có trách nhiệm xét duyệt, kiểm tra chiến lược kinh doanh, chính sách của
12
ngân hàng, hiểu những rủi ro trọng yếu của ngân hàng. Ban điều hành chịu
trách nhiệm thực hiện chiến lược của HĐQT, có sự phân công trách nhiệm rõ
ràng trách nhiệm giữa các bộ phận. Làm cho nhân viên hiểu rõ tầm quan trọng
của kiểm soát.
– Nhận biết và đánh giá rủi ro: Xác định, đánh giá những rủi ro trọng yếu
như rủi ro tín dụng, rủi ro thanh khoản…ảnh hưởng đến việc thực hiện kế
hoạch của ngân hàng.
– Hoạt động kiểm soát, phân công phân nhiệm: Hoạt động kiểm soát diễn
ra hàng ngày tại ngân hàng. Phân công hợp lý công việc.
– Thông tin truyền thông: Thông tin tin cậy, kịp thời, sử dụng dữ liệu
bằng máy tính an toàn, bảo mật.
– Giám sát và sửa chữa sai phạm trọng yếu: Hiệu quả của HTKSNB là
việc theo dõi và kiểm tra liên tục. Những sai phạm trọng yếu phải được báo
cáo kịp thời đến Ban điều hành và HĐQT.
Đánh giá HTKSNB thông qua cơ quan thanh tra ngân hàng: Ngân hàng
phải có HTKSNB phù hợp với sự thay đổi của môi trường kinh doanh.
2.1.2. Các yếu tố cấu thành
KSNB được nghiên cứu và thiết kế trên 5 yếu tố: Môi trường kiểm soát;
Đánh giá rủi ro; Các hoạt động kiểm soát; Hệ thống thông tin và truyền thông
và giám sát.
Thứ nhất, Môi trường kiểm soát
Môi trường kiểm soát được thiết lập trong nội bộ tổ chức và có ảnh
hưởng đến nhận thức kiểm soát của tất cả các nhân viên trong ngân hàng.
Cũng có thể hiểu, môi trường kiểm soát là những nhân tố của đơn vị ảnh
hưởng đến hoạt động của HTKSNB và là các yếu tố tạo môi trường trong đó
toàn bộ thành viên của ngân hàng nhận thức được tầm quan trọng của KSNB.
13
Môi trường kiểm soát tạo ra sắc thái chung trong ngân hàng, nơi mỗi người
thực hiện nghĩa vụ kiểm soát của mình.
Môi trường kiểm soát gồm môi trường bên trong và môi trường bên
ngoài ngân hàng, có tính môi trường tác động đến việc thiết kế, hoạt động,
xây dựng và tổ chức kiểm soát thực hiện các chính sách, chế độ, quy định của
ngân hàng. Các nhân tố của môi trường kiểm soát thể hiện thái độ, quan điểm,
nhận thức cũng như hành động của các nhà quản lý trong ngân hàng. Tại đơn
vị, hoạt động kiểm tra kiểm soát có hiệu quả hay không chủ yếu phụ thuộc
vào quan điểm quản lý của ngân hàng đó. Khi có quan điểm coi trọng hay
không coi trọng công tác kiểm tra, KSNB của nhà quản lý thì sẽ kéo theo việc
nhận thức và thực hiện của các thành viên trong ngân hàng tuân thủ mọi nội
quy, quy định, chế độ được đề ra. Trái lại, nếu công tác KSNB không được
các nhà quản lý coi trọng thì các cơ chế của KSNB sẽ hoạt động không được
hiệu quả bởi thành viên của ngân hàng.
Các nhân tố của môi trường kiểm soát bao gồm:
+ Đặc thù về quản lý là các quan điểm khác nhau của c
ác nhà quản lý đơn vị đối với BCTC cũng như đối với rủi ro kinh doanh,
với việc điều hành hoạt động đơn vị. Nếu nhà quản lý có quan điểm kinh
doanh trung thực cộng với sự cạnh tranh lành mạnh thì các nhà quản lý này sẽ
có xu hướng coi trọng tính trung thực của BCTC, đồng thời có những biện
pháp để hạn chế tối đa rủi ro kinh doanh. Môi trường quản lý sẽ mạnh do ý
muốn thiết lập các thủ tục kiểm soát chặt chẽ để thực hiện các mục tiêu đã đề
ra của các nhà quản lý. Ngược lại, nếu nhà quản lý có suy nghĩ, hành vi hoạt
động gian lận, không lành mạnh thì BCTC sẽ có sai phạm, từ đó môi trường
kiểm soát sẽ không mạnh và yếu kém.
+ Cơ cấu tổ chức là một hệ thống chính thức về mối quan hệ vừa độc
lập, vừa phụ thuộc trong tổ chức, thể hiện những nhiệm vụ rõ ràng, do ai làm
14
và làm cái gì, liên kết với các nhiệm vụ khác trong tổ chức như thế nào, nhằm
tạo ra một sự phối hợp trong công việc một cách linh hoạt để đáp ứng mục
tiêu của tổ chức. Cơ cấu tổ chức cung cấp khuôn khổ về cách hoạt động của
đơn vị được lên kế hoạch, thực hiện, kiểm soát và xem xét. Cơ cấu tổ chức
thực chất là sự phân chia quyền hạn, trách nhiệm giữa các thành viên trong
một đơn vị sao cho không bị chồng chéo, bỏ trống, tạo khả năng kiểm tra
chéo lẫn nhau. Tại một đơn vị, cơ cấu tổ chức được xây dựng hợp lý sẽ góp
phần vào việc tạo ra môi trường kiểm soát tốt. Cơ cấu tổ chức hợp lý đảm bảo
một hệ thống xuyên suốt từ trên xuống dưới, bắt đầu từ việc ban hành các
quyết định, thực hiện triển khai theo các quyết định đó, đến việc giám sát thực
hiện các quyết định đó, góp phần ngăn ngừa có hiệu quả các hành vi gian lận
và sai sót trong hoạt động tài chính kế toán của đơn vị, tạo lên một môi trường
nội bộ thuận lợi cho mỗi cá nhân, mỗi bộ phận phát huy được năng lực, sở
trường, sự nhiệt huyết của mình, đóng góp tốt nhất vào việc hoàn thành mục
tiêu.
+ Chính sách nhân sự và cam kết về năng lực, thường đề cập đến việc
tuyển dụng, định hướng, đào tạo, đánh giá, bổ nhiệm, khen thưởng, bồi
thường và các hành động khắc phục hậu quả. Một tổ chức để tuyển dụng cá
nhân dựa trên nền tảng của họ đó là sự giáo dục, kinh nghiệm làm việc trước
đây, và các thuộc tính khác có liên quan như sở trường, năng khiếu. Tiếp
theo, lớp học và đào tạo trong công việc cần được cung cấp cho các nhân viên
mới được tuyển dụng. Đảm bảo khả năng các nhân viên luôn làm được việc.
Đào tạo phù hợp cũng có sẵn cho các nhân viên hiện có để giữ cho mình luôn
được cập nhật kịp thời công nghệ, trình độ và chuyên môn nghiệp vụ. Đánh
giá hiệu quả nên được tiến hành định kỳ để xem xét việc thực hiện của nhân
viên thông qua kết quả thực hiện công việc, hiệu suất làm việc, thái độ trong
công việc… Đóng góp ý kiến và phản hồi cho nhân viên về cách cải thiện bản
15
thân và phát triển hơn nữa tiềm năng của họ. Đựa ra chế độ thi đua, khen
thường rõ ràng đối với những thành viên có công, có cống hiến cho sự phát
triển của đơn vị.
+ Ủy ban kiểm soát bao gồm Chủ tịch HĐQT và các thành viên HĐQT,
Hội đồng thành viên (HĐTV), Ban kiểm soát (BKS) không kiêm nhiệm chức
vụ quản lý là những người am hiểu về lĩnh vực chuyên môn, kiểm soát, có
nhiệm vụ giám sát sự chấp hành pháp luật, giám sát tiến trình lập BCTC,
giám sát tình hình sử dụng vốn của đơn vị.
+ Công tác kế hoạch có những sự chỉ đạo, hướng dẫn của Ban giám đốc
về hệ thống kế hoạch bao gồm kế hoạch kinh doanh, kế hoạch phát triển sản
phẩm dịch vụ, kế hoạch mua sắm tài sản, kế hoạch tài chính, kế hoạch nguồn
vốn. Công tác kế hoạch được đưa ra phù hợp với tình hình thực tế của đơn vị
và được thực hiện một cách khoa học và nghiêm túc bởi trách nhiệm của từng
thành viên thì công tác kế hoạch này sẽ trở thành một công cụ kiểm soát hữu
hiệu. Trong quá trình triển khai và thực hiện, các nhà quản lý luôn theo dõi
tiến độ thực hiện kế hoạch, đánh giá, phân tích các yếu tố có ảnh hưởng đến
kế hoạch. Từ đó có thể kịp thời phát hiện những điểm, những mặt bất thường,
không phù hợp, đề ra cách xử lý, điều chỉnh kế hoạch.
+ Môi trường bên ngoài gồm môi trường chính trị, luật pháp, kinh tế, văn
hóa xã hội và công nghệ. Các nhân tố này không thuộc hệ thống kiểm soát
của các nhà quản lý. Nhưng nó có ảnh hưởng đến thái độ, phong cách điều
hành của các nhà quản lý. Chính trị là yếu tố đầu tiên nhà quản trị quan tâm
để dự báo mức độ an toàn trong hoạt động. Ban hành hệ thống pháp luật chất
lượng đảm bảo môi trường kinh doanh lành mạnh, bình đẳng, buộc đơn vị
kinh doanh chân chính, lập hệ thống kiểm soát có trách nhiệm, tuân thủ. Diễn
biến kinh tế sẽ cho đơn vị cơ hội và thách thức, ảnh hưởng chiến lược kinh
doanh bởi lãi suất, tỷ giá hối đoái buộc đơn vị phải kiểm soát linh hoạt. Môi
16
trường văn hoá sẽ xác định cách sống, quan hệ đạo đức, lối làm việc. Công
nghệ phát triển giúp quá trình làm việc nhanh, chính xác hơn, trợ giúp cho
quá trình kiểm soát dễ dàng.
Như vậy, môi trường kiểm soát có ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả của
các thủ tục kiểm soát. Môi trường kiểm soát tốt, thuận lợi sẽ là nền tảng cho
hoạt động của HTKSNB hữu hiệu. Song không vì thế mà có thể hiểu môi
trường kiểm soát tốt thì HTKSNB cũng tốt, môi trường kiểm soát tốt chỉ là
một yếu tố cho HTKSNB tốt, đồng thời chi phối đến các nhân tố khác cấu
thành nên HTKSNB.
Thứ hai, Đánh giá rủi ro
Trong mỗi đơn vị, với bất kỳ quy mô, loại hình nào đều phải đối mặt với
rủi ro. Vì vậy, đơn vị phải ý thức được với việc đối phó rủi ro mà mình gặp
phải. Đánh giá rủi ro chính là việc nhận dạng, phân tích các rủi ro tác động
đến mục tiêu, đánh giá khả năng của những rủi ro xảy ra trên cơ sở đó nhà
quản lý xác định biện pháp để xử lý rủi ro, quyết định hành động để giải quyết
các rủi ro. Có trường hợp xảy ra việc cần thiết phải đánh giá những lý do tại
sao quá trình đánh giá rủi ro thất bại trong việc xác định các rủi ro, xác định
xem có thiếu hụt quan trọng trong KSNB trong việc xác định các rủi ro, đưa
ra thảo luận với nhà quản lý để lên phương hướng giải quyết. Những rủi ro
xảy ra có thể là do chính bản thân ngân hàng hay do ảnh hưởng từ môi trường
kinh tế, chính trị, xã hội bên ngoài tác động tới.
Rủi ro bên trong đơn vị thường là do các nguyên nhân như mâu thuẫn về
mục đích, các chiến lược hoạt động kinh doanh, dẫn đến sự không thuận lợi
trong thực hiện các mục tiêu. Từ sự quản lý thiếu minh bạch, không coi trọng
đạo đức nghề nghiệp, chất lượng cán bộ thấp, trình độ yếu kém, cơ sở hạ tầng
thấp không được đầu tư mở rộng; mất cân đối trong chi phí đến việc không có
sự kiểm tra, kiểm soát thích hợp đều có thể làm đơn vị có rủi ro.
17
Nguyên nhân bên ngoài gây ra rủi ro: Do thay đổi công nghệ làm thay
đổi quy trình vận hành. Thị hiếu của người tiêu dùng thay đổi làm các sản
phẩm, dịch vụ hiện thời không đáp ứng đầy đủ nhu cầu mong muốn. Xuất
hiện yếu tố cạnh tranh làm ảnh hưởng đến giá cả, thị phần. Việc ban hành
chính sách, luật mới cũng ảnh hưởng đến hoạt động của đơn vị.
Các bước đánh giá rủi ro: Xác định mục tiêu bao gồm các mục tiêu cơ
bản mục tiêu hoạt động kinh doanh, mục tiêu BCTC, mục tiêu tuân thủ, nhận
diện các rủi ro, phân tích và đánh giá rủi ro bằng việc đánh giá khả năng có
thể xảy ra rủi ro hoặc tần xuất xuất hiện rủi ro, xem xét cách thức quản trị rủi
ro, đánh giá hoạt động cần thiết để đối phó với rủi ro.
Mục đích của việc thực hiện quá trình đánh giá rủi ro nhằm nhận diện và
ứng phó với rủi ro kinh doanh của đơn vị
Tóm lại, để tránh bị thiệt hại do các tác động nêu trên; đơn vị cần thường
xuyên xác định rủi ro hiện hữu và tiềm ẩn, cần phải xác định phạm vi của rủi
ro để kiểm soát được rủi ro, phân tích ảnh hưởng của chúng kể cả về tần suất
xuất hiện, kịp thời xác định các biện pháp để kiểm soát giảm thiểu tác hại
không mong muốn.
Thứ ba, Các hoạt động kiểm soát
Các hoạt động kiểm soát là các biện pháp, quy trình, thủ tục đảm bảo chỉ
thị của Ban lãnh đạo trong giảm thiểu rủi ro và tạo điều kiện cho các mục tiêu
đặt ra được thực thi nghiêm túc trong toàn tổ chức. Bản chất là những chính
sách, thủ tục do ngân hàng phát triển để bảo vệ tài sản. Hoạt động kiểm soát
gồm nhiều hoạt động bao quát toàn thể ngân hàng. Việc xét duyệt, chuẩn y
các hoạt động điều tra là hoạt động trong kiểm soát. Thông qua các hoạt động
kiểm soát mà nhà quản lý sẽ yên tâm tài sản đơn vị được bảo đảm và BCTC là
đáng tin cậy. Hoạt động kiểm soát bao gồm hai nhóm: Kiểm soát phòng ngừa,
kiểm soát phát hiện. Kiểm soát phòng ngừa là thiết lập chính sách, thủ tục
