BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
VIỆN HÀN LÂM KHOA HỌC
VÀ CÔNG NGHỆ VIỆT NAM
HỌC VIỆN KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ VIỆT NAM
————————
Đào Thị Hồng
NGHIÊN CỨU, THIẾT KẾ MÔ HÌNH HỆ THỐNG THÔNG TIN
QUẢN LÝ HỘI NGHỊ CỦA HỆ THỐNG BẢO TÀNG THIÊN
NHIÊN VIỆT NAM
LUẬN VĂN THẠC SĨ: NGÀNH CÔNG NGHỆ THÔNG TIN
Hà Nội – 2020
BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
VIỆN HÀN LÂM KHOA HỌC
VÀ CÔNG NGHỆ VIỆT NAM
HỌC VIỆN KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ VIỆT NAM
—————————-
Đào Thị Hồng
NGHIÊN CỨU, THIẾT KẾ MÔ HÌNH HỆ THỐNG THÔNG TIN
QUẢN LÝ HỘI NGHỊ CỦA HỆ THỐNG BẢO TÀNG
THIÊN NHIÊN VIỆT NAM
Chuyên ngành: Hệ thống thông tin
Mã số: 8480104
LUẬN VĂN THẠC SĨ: NGÀNH CÔNG NGHỆ THÔNG TIN
Người hướng dẫn khoa học
TS. Hoàng Đỗ Thanh Tùng
Học viên
Đào Thị Hồng
Hà Nội – 2020
LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan đề tài luận văn “Nghiên cứu, thiết kế mô hình hệ
thống thông tin quản lý hội nghị của Hệ thống Bảo tàng Thiên nhiên Việt
Nam” là một công trình nghiên cứu độc lập dưới sự hướng dẫn của TS.
Hoàng Đỗ Thanh Tùng và nhóm nghiên cứu của Thầy. Ngoài ra không có bất
cứ sự sao chép của người khác. Đề tài luận văn là sản phẩm mà tôi đã nỗ lực
học tập, trau dồi, nghiên cứu trong quá trình học tập tại Học viện khoa học và
Công nghệ. Các số liệu, kết quả trình bày trong luận văn là hoàn toàn trung
thực, tôi xin chịu hoàn toàn trách nhiệm, kỷ luật của Khoa Công nghệ thông
tin, Học viện Khoa học và Công nghệ đề ra nếu như có vấn đề xảy ra.
vi
LỜI CẢM ƠN
Trong quá trình học tập, nghiên cứu đề tài luận văn “Nghiên cứu, thiết
kế mô hình hệ thống thông tin quản lý hội nghị của Hệ thống Bảo tàng Thiên
nhiên Việt Nam” tôi đã nhận được sự giúp đỡ, chỉ bảo nhiệt tình của các
chuyên gia/thầy/cô để hoàn thành đề tài luận văn này.
Với tình cảm chân thành, tôi bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc đối với Ban
Lãnh đạo Khoa Công Nghệ thông tin, Học viện Khoa học và Công nghệ Việt
Nam, các chuyên gia/thầy/cô, các bộ phận chức năng đã tham gia giảng dạy
và hỗ trợ giúp đỡ tôi trong suốt quá trình học tập, nghiên cứu tại Học viện.
Tôi xin bày tỏ sự biết ơn đặc biệt đến TS. Hoàng Đỗ Thanh Tùng người
đã trực tiếp hướng dẫn, giúp đỡ về kiến thức, tài liệu và phương pháp nghiên
cứu để tôi hoàn thành đề tài luận văn này.
Tôi xin chân thành cảm ơn:
Giám đốc học viện Khoa học và Công nghệ Việt Nam;
Lãnh đạo, chuyên viên Phòng Đào tạo;
Ban Lãnh đạo khoa Công nghệ thông tin;
Gia đình, bạn bè, đồng nghiệp đã động viên, cổ vũ, khích lệ và giúp đỡ
tôi trong suốt thời gian qua.
Tuy đã rất nỗ lực học hỏi, cố gắng hiểu phương pháp luận cũng như các
kiến thức cơ bản về lĩnh vực học tập/nghiên cứu trong suốt quá trình học tập,
thực hiện đề tài luận văn, song có thể còn có những mặt hạn chế, thiếu sót.
Tôi rất mong nhận được ý kiến đóng góp và sự chỉ dẫn của các chuyên
gia/thầy/cô và các bạn đồng nghiệp để tôi củng cố lại kiến thức và hoàn thiện
đề tài luận văn đạt kết quả tốt nhất.
Trân trọng./.
vii
DANH MỤC CÁC KÝ HIỆU VÀ CHỮ VIẾT TẮT
HTTT: Hệ thống thông tin
CSDL: Cơ sở dữ liệu
UML: Unified Modeling Language
TNVN: Thiên nhiên Việt Nam
KHCNVN: Khoa học Công nghệ Việt Nam
DNA: Deoxyribo Nucleic Acid
CHLB: Cộng hòa liên bang
DATP: Dự án thành phần
SNKH: Sự nghiệp khoa học
SNVH: Sự nghiệp văn hóa
ICOM: International Council Of Museums
RUP: Rational Unified Process
CSVC: Cơ sở vật chất
CNTT: Công nghệ thông tin
viii
DANH MỤC CÁC HÌNH VẼ, ĐỒ THỊ
Hình 1.1: Hình mô hình tổ chức Hội thảo
………………………………………………. 13
Hình 1.2: Bố cục chung thông tin trên website quảng bá hội nghị
…………….. 14
Hình 1.3: Biểu đồ người dùng tham gia
…………………………………………………. 16
Hình 1.4: Biểu đồ mô tả tác vụ chính cần thực hiện
………………………………… 17
Hình 2.1: Các đồ hình UML 2.0 sử dụng phân tích thiết kế hệ thống
………… 22
Hình 2.2: Mô hình RUP sử dụng để mô tả kiến trúc phần mềm ……………….. 23
Hình 2.3: Các góc nhìn chính được sử dụng trong quy trình RUP
…………….. 24
Hình 2.3: Mô hình triển khai hệ thống Di động-Đám mây-Web
……………….. 29
Hình 2.4: Mô hình các gói của hệ thống ………………………………………………… 30
Hình 2.5: Hình thông tin Hội nghị ………………………………………………………… 31
Hình 2.6: Hình thông tin cá nhân người sử dụng
…………………………………….. 31
Hình 2.7: Hình ứng dụng di động …………………………………………………………. 33
Hình 2.8 Hình gói đăng nhập ……………………………………………………………….. 33
Hình 2.10: Hình góc tìm kiếm thông tin ………………………………………………… 34
Hình 2.11: Hình gói tra cứu thông tin ……………………………………………………. 35
Hình 2.12: Hình hành động mô tả cách thực hiện …………………………………… 36
Hình 2.13: Hình nhận thông báo
…………………………………………………………… 37
Bảng 2.5 diễn giải các tác vụ cho gói nhận thông báo
……………………………… 37
Hình 2.14 Hình mô tả cách thực hiện ……………………………………………………. 37
Hình 2.15: Hình gói thông tin Hội nghị …………………………………………………. 38
Hình 2.16: Hình các gói của ứng dụng trên website
………………………………… 39
Hình 2.17: Hình quản trị người dùng
…………………………………………………….. 40
Hình 2.18: Hình gói cập nhật thông tin
………………………………………………….. 41
Hình 2.19: Mẫu (patern) đồ hình tác vụ cập nhật thông tin
………………………. 42
Hình 2.20 Hình gói tìm kiếm thông tin
………………………………………………….. 42
ix
DANH MỤC BẢNG
Bảng 1.1: mô tả các công việc và thông tin liên quan ……………………………… 15
Bảng 1.2: Các HTTT hỗ trợ hiện có Các HTTT này cơ bản là đã gần hoàn
thiện và đã, đang hỗ trợ rất nhiều cho nhà quản lý. …………………………………. 17
Bảng 2.1: diễn giải trách nhiệm và mục đích các góc nhìn ………………………. 24
Bảng 2.2: diễn dải vai trò trách nhiệm các gói được phần chia trong hệ thống
…………………………………………………………………………………………………………. 30
Bảng 2.3: diễn giải các tác vụ cho gói đăng nhập
……………………………………. 34
Bảng 2.4 diễn giải các tác vụ cho gói tra cứu thông tin
……………………………. 35
Bảng 2.6: diễn giải các tác vụ cho gói thông tin hội nghị
…………………………. 39
Bảng 2.7: diễn giải các tác vụ cho gói quản trị người dùng ……………………… 40
Bảng 2.9: diễn giải các tác vụ cho gói tìm kiếm thông tin ……………………….. 43
x
MỤC LỤC
LỜI CAM ĐOAN ………………………………………………………………………………… v
LỜI CẢM ƠN …………………………………………………………………………………….. vi
MỞ ĐẦU
…………………………………………………………………………………………….. 1
CHƯƠNG 1. TỔNG QUAN HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ HỘI
NGHỊ KHOA HỌC
………………………………………………………………………………. 4
1.1 GIỚI THIỆU VỀ BẢO TÀNG THIÊN NHIÊN VIỆT NAM ……………….. 4
1.2 HOẠT ĐỘNG HỘI NGHỊ KHOA HỌC
……………………………………………. 9
1.2.1. Hoạt động hội nghị khoa học nói chung …………………………………………. 9
1.2.2. Hoạt động hội nghị khoa học tại Bảo tàng Thiên nhiên Việt Nam
……. 10
Tổ chức hoạt động
………………………………………………………………………………. 10
1.3 QUY TRÌNH TỔ CHỨC HOẠT ĐỘNG HỘI NGHỊ ………………………… 11
1.4 PHÂN LOẠI CÁC MÔ HÌNH HTTT QUẢN LÝ HỘI NGHỊ (ĐỀ XUẤT)
…………………………………………………………………………………………………………. 12
1.4.1 Hệ thống thông tin quảng bá hội nghị
……………………………………………. 13
1.4.2 HTTT tuyển và chọn bài báo ……………………………………………………….. 16
1.4.3 HTTT quản lý thông tin hoạt động hội nghị …………………………………… 17
1.4.4. HTTT quản lý hỗ trợ tổ chức hội nghị
………………………………………….. 18
1.5 MỤC TIÊU VÀ NỘI DUNG CỦA LUẬN VĂN
………………………………. 19
CHƯƠNG 2. PHÂN TÍCH, THIẾT KẾ HTTT QUẢN LÝ HỘI NGHỊ
…….. 20
1.2 CƠ SỞ LÝ THUYẾT PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HƯỚNG ĐỐI TƯỢNG
VỚI UML 2.0
…………………………………………………………………………………….. 20
2.1.1. Tổng quan ngôn ngữ mô hình UML 2.0 ……………………………………….. 20
2.1.2. Phân tích thiết kế hướng đối tượng với quy trình RUP và UML ……… 22
2.2 MÔ TẢ YÊU CẦU HTTT QUẢN LÝ HỘI NGHỊ TRÊN THIẾT BỊ DI
ĐỘNG ………………………………………………………………………………………………. 24
2.3 PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HTTT QUẢN LÝ HỘI NGHỊ TRÊN THIẾT BỊ DI
ĐỘNG
……………………………………………………………………………………………….. 27
2.3.2. Góc nhìn logic …………………………………………………………………………… 29
2.3.3. Góc nhìn tác vụ …………………………………………………………………………. 32
2.4 THIẾT KẾ GÓI ĐỊNH VỊ TRONG HỘI NGHỊ ……………………………….. 43
xi
CHƯƠNG 3. THIẾT KẾ DEMO GIAO DIỆN MOBILE QUẢN LÝ HỘI
NGHỊ VÀ THẢO LUẬN
…………………………………………………………………….. 46
3.1 ĐĂNG NHẬP HỆ THỐNG ……………………………………………………………. 47
3.1.1. Đồ hình mô tả trạng thái chuyển qua lại giữa các giao diện
…………….. 47
3.1.2. Thiết kế hình ảnh các giao diện …………………………………………………… 47
3.2 THÔNG TIN HỘI NGHỊ ……………………………………………………………….. 48
3.2.1. Đồ hình mô tả trạng thái chuyển qua lại giữa các giao diện
…………….. 48
3.2.2. Thiết kế hình ảnh các giao diện …………………………………………………… 49
3.3 NHẬN THÔNG BÁO
……………………………………………………………………. 50
3.3.1. Đồ hình mô tả trạng thái chuyển qua lại giữa các giao diện
…………….. 50
3.3.2. Thiết kế hình ảnh các giao diện …………………………………………………… 51
3.4 TRA CỨU THÔNG TIN ……………………………………………………………….. 54
3.4.1. Đồ hình mô tả trạng thái chuyển qua lại giữa các giao diện
…………….. 54
3.4.2. Thiết kế hình ảnh các giao diện …………………………………………………… 54
3.5 THẢO LUẬN
……………………………………………………………………………….. 60
CHƯƠNG 4. KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ ………………………………………….. 61
4.1 KẾT LUẬN ………………………………………………………………………………….. 61
4.2 KIẾN NGHỊ …………………………………………………………………………………. 61
TÀI LIỆU THAM KHẢO
……………………………………………………………………. 62
xii
1
MỞ ĐẦU
Lý do chọn đề tài:
Nhiều năm gần đây, Hệ thống thông tin (HTTT) đóng vai trò rất lớn
trong phát triển của ngành công nghệ thông tin. Thực tế, HTTT luôn phủ
bóng trong công việc và cuộc sống vì tất cả đều liên quan đến xử lý, lưu trữ,
tra cứu và trao đổi thông tin, dữ liệu hàng ngày.
Các tổ chức có thể sử dụng các HTTT với nhiều mục đích khác nhau.
Trong việc quản trị nội bộ, HTTT sẽ giúp đạt được sự thông hiểu nội bộ,
thống nhất hành động, duy trì sức mạnh của tổ chức, đạt được lợi thế cạnh
tranh. Với bên ngoài, HTTT giúp nắm bắt được nhiều thông tin về khách
hàng hơn hoặc cải tiến dịch vụ, nâng cao sức cạnh tranh, tạo đà cho sự phát
triển.
Khái niệm hệ thống thông tin: HTTT quản lý là hệ thống tích hợp
“người – máy” tạo ra thông tin giúp con người trong sản xuất, quản lý và ra
quyết định. HTTT quản lý sử dụng các thiết bị tin học, các phần mềm, cơ sở
dữ liệu (CSDL), các mô hình phân tích, lập kế hoạch, kiểm tra và ra quyết
định.
Trước khi giải quyết các bài toán chuyên ngành sâu như xử lý, phân
tích và ra quyết định dựa trên dữ liệu của HTTT, thì HTTT rất cần có một
thiết kế đủ tốt để đảm bảo tính đúng đắn, bao quát và chính xác cũng như tối
ưu của mọi thành phần tham gia trong HTTT về quy trình nghiệp vụ, thu thập
dữ liệu và trích xuất thông tin.
Xuất phát từ nhu cầu thực tiễn trong quản lý hoạt động hội nghị của Hệ
thống bảo tàng Thiên nhiên Việt Nam.
Đó cũng là lý do mà tôi chọn đề tài “Nghiên cứu, thiết kế mô hình hệ
thống thông tin quản lý hội nghị của Hệ thống Bảo tàng Thiên nhiên Việt
Nam.” nhằm tìm hiểu, kiểm nghiệm những vấn đề được nêu ở trên.
Mục đích nghiên cứu
Nghiên cứu đưa một mô hình quản lý hội nghị dựa trên nền tảng công
nghệ đám mây và di động.
2
Phân tích, thiết kế HTTT quản lý hội nghị của Hệ thống Bảo tàng
Thiên nhiên Việt Nam theo ngôn ngữ UML 2.0 (the Unified Modeling
Language).
Tạo ra được sản phẩm là phần mềm DEMO giao diện Mobile quản lý
hội nghị cho Hệ thống Bảo tàng Thiên nhiên Việt Nam.
Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
Đối tượng nghiên cứu là phần mềm quản lý Hội nghị hội thảo theo
ngôn ngữ UML2.0. Phạm vi nghiên cứu trong công tác tổ chức quản lý Hội
nghị, hội thảo của Bảo tàng Thiên nhiên Việt Nam.
Ý nghĩa khoa học
Trong công nghệ và kỹ thuật ngày nay, cách xây dựng các mô hình
trong UML phù hợp mô tả các hệ thống thông tin cả về cấu trúc cũng như
hoạt động. Cách tiếp cận theo mô hình của UML giúp ích rất nhiều cho những
người thiết kế và thực hiện hệ thống thông tin cũng như những người sử dụng
nó. UML tạo nên một cái nhìn bao quát và đầy đủ về hệ thống thông tin dự
định xây dựng. Cách nhìn bao quát này giúp nắm bắt trọn vẹn các yêu cầu của
người dùng. UML phục vụ từ giai đoạn phân tích đến việc thiết kế, thẩm định
và kiểm tra sản phẩm ứng dụng công nghệ thông tin. Các mô hình hướng đối
tượng được lập cũng là cơ sở cho việc ứng dụng các chương trình tự động
sinh mã trong các ngôn ngữ lập trình hướng đối tượng, chẳng hạn như ngôn
ngữ C++, Java,… Phương pháp mô hình này rất hữu dụng trong lập trình
hướng đối tượng mà là mô hình phổ biến nhất hiện nay. Đề tài luận văn
nghiên cứu có ý nghĩa khoa học vì nó đáp ứng yêu cầu về việc quản lý, lưu
trữ Hồ sơ điện tử của từng hội nghị trợ giúp pháp lý và hỗ trợ công tác quản
lý khác trong hoạt động cung cấp các báo cáo thống kê, truy vấn các thông tin
khác một cách nhanh chóng, kịp thời và chính xác.
Ý nghĩa thực tiễn
Hệ thống mạng lưới các Bảo tàng thiên nhiên ở nước ta, gồm có nhà
bảo tàng, vườn thực vật, vườn động vật, bộ sưu tập mẫu vật quốc gia, các khu
trưng bày ngoài trời được xây dựng tại Hà Nội, Vĩnh Phúc. Các bảo tàng
thiên nhiên khu vực gồm 4 bảo tàng được xây dựng tại Thành phố Hồ Chí
Minh, Lâm Đồng, Thừa Thiên Huế và Điện Biên. Các Bảo tàng Thiên nhiên
chuyên ngành gồm Bảo tàng Hải Dương học Nha Trang, Bảo tàng Hải Dương
học Đồ Sơn, Bảo tàng Địa chất, Bảo tàng Tài nguyên rừng, Bảo tàng Thiên
nhiên cơ sở được xây dựng tại Đại học Quốc gia Hà Nội.
3
Bảo tàng Thiên nhiên Việt Nam (TNVN) là Bảo tàng Quốc gia, đứng
đầu trong Hệ thống Bảo tàng TNVN được qui hoạch theo Quyết định số
86/2006/QĐ-TTg ngày 20/4/2006 của Thủ tướng Chính phủ với mục tiêu
tổng quát là xây dựng và đưa vào hoạt động hệ thống bảo tàng thiên nhiên
hoàn chỉnh về cơ cấu, hiện đại về khoa học, kỹ thuật, hiệu quả và phong phú
về nội dung hoạt động, phục vụ tốt nhu cầu nghiên cứu, giảng dạy, tham
quan, học tập, phổ biến kiến thức về quá trình phát triển lịch sử tự nhiên ở
Việt Nam.
Trải qua hơn 10 năm xây dựng, trưởng thành và phát triển Bảo tàng
TNVN đã chứng tỏ vai trò đầu hệ trong việc thúc đẩy triển khai các hoạt
động: Nghiên cứu khoa học về thiên nhiên, hỗ trợ các Bảo tàng thành viên
trong Hệ thống Bảo tàng TNVN về nghiên cứu khoa học, sưu tầm, chế tác và
trưng bày bảo quản mẫu vật thiên nhiên nhằm lưu trữ các giá trị trưng bày,
bảo tồn lịch sử tự nhiên, giá trị thiên nhiên của Việt Nam và Thế giới; góp
phần nâng cao dân trí, ý thức giữ gìn bảo vệ thiên nhiên và môi trường, nâng
cao lòng tự hào về thiên nhiên đất nước và quảng bá các giá trị TNVN. Việc
thu thập, bảo quản, chế tác, nghiên cứu khoa học về thiên nhiên… cần có các
hoạt động để trao đổi, thảo luận những khó khăn, vướng mắc trong quá trình
thực hiện; kiến nghị, đề xuất, giải pháp khắc phục và phương hướng chiến
lược đó chính là hoạt động hội thảo, hội nghị.
Đề tài luận văn này có tác dụng giúp Bảo tàng thiên nhiên Việt Nam
quản lý trên thực tế các hoạt động hội nghị tại Hệ thống Bảo tàng thiên nhiên
Việt Nam và có thể áp dụng cho các nơi khác có nhu cầu tương tự.
Những nội dung chính của luận văn.
Luận văn gồm có các nội dung như Tổng quan hệ thống quản lý Hội
nghị khoa học. Phân tích, thiết kế HTTT quản lý Hội nghị. Thiết kế DEMO
giao diện mobile quản lý Hội nghị. Kết luận và kiến nghị.
4
CHƯƠNG 1. TỔNG QUAN HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ HỘI
NGHỊ KHOA HỌC
1.1 GIỚI THIỆU VỀ BẢO TÀNG THIÊN NHIÊN VIỆT NAM
Bảo tàng TNVN trực thuộc Viện Hàn lâm Khoa học và Công nghệ Việt
Nam (KHCNVN) được thành lập theo Nghị định số 27/2004/NĐ-CP ngày 16
tháng 01 năm 2004 của Chính phủ và Bảo tàng chính thức ra đời và đi vào
hoạt động từ tháng 3 năm 2006 theo Quyết định số 305/QĐ-KHCNVN ngày
10 tháng 3 năm 2006 (nay Quyết định số 1738/QĐ-KHCNVN ngày
09/8/2017) của Chủ tịch Viện Hàn lâm Khoa học và Công nghệ Việt Nam).
Bảo tàng TNVN có địa chỉ tại Nhà A20, số 18 đường Hoàng Quốc Việt, Cầu
Giấy, Hà Nội, Việt Nam.
Bảo tàng TNVN là tổ chức sự nghiệp văn hoá – khoa học có chức năng
bảo tồn, sưu tầm, lưu giữ, bảo quản, giám định, nghiên cứu bảo tàng, tổ chức
trưng bày giới thiệu và nghiên cứu các bộ sưu tập vật mẫu về địa chất, sinh
vật, nhân chủng, tư liệu về thiên nhiên và tài nguyên thiên nhiên trong nước
và ngoài nước phục vụ phổ biến kiến thức, giáo dục, nghiên cứu khoa học,
tham quan, du lịch.
Nhân sự: Bảo tàng TNVN đã thu hút được các chuyên gia, cán bộ
khoa học trẻ có trình độ, kinh nghiệm sau đại học, đến nay (2019), Bảo tàng
TNVN có 67 cán bộ, trong số đó có 19 Tiến sỹ (06 Phó giáo sư), 20 Thạc sỹ,
16 Cử nhân, và 02 kỹ thuật viên được biên chế trong 10 đơn vị trực thuộc.
Ngoài ra, Bảo tàng TNVN có đội ngũ cộng tác viên thường xuyên với hơn
150 người là các nhà khoa học và quản lý trong và ngoài nước.
Hoạt động nghiên cứu khoa học: Trong 13 năm qua, Bảo tàng TNVN
đã chủ trì thực hiện hàng trăm đề tài, dự án các cấp. Trong đó, có hơn 20 đề
tài cấp Nhà nước, hơn 30 đề tài dự án cấp Bộ và cấp tỉnh, 10 Dự án thành
phần thuộc Dự án Xây dựng Bộ sưu tập mẫu vật quốc gia về thiên nhiên Việt
Nam. Ngoài ra, Bảo tàng TNVN chủ trì nhiều đề tài hợp tác quốc tế, Nghị
định thư và đề tài dự án các cấp khác.
Bộ sưu tập mẫu vật về thiên nhiên của Bảo tàng TNVN hiện nay có
hơn 200.000 mẫu, gồm các mẫu địa chất, cổ sinh và sinh vật, như mẫu bò tót,
voi, hổ, báo, gấu, khỉ, voọc, bò biển, cá mặt trăng, ngà voi, sừng tê giác, gạc
nai cà toong, xương cá voi, xương hổ và hàng nghìn mẫu hóa thạch cổ sinh.
Trong đó, có nhiều mẫu chuẩn của các loài sinh vật mới được công bố cho
5
khoa học. Hàng năm, hàng nghìn mẫu vật được bổ sung vào bộ sưu tập mẫu
vật quốc gia của Bảo tàng TNVN.
Cán bộ khoa học của Bảo tàng TNVN phần lớn là các cán bộ trẻ có
trình độ chuyên môn tốt, chủ trì nhiều đề tài, dự án cấp Nhà nước, cấp Bộ
ngành và đề tài thuộc diện Nghị định thư. Hàng năm, cán bộ khoa học của
Bảo tàng TNVN công bố hơn 100 công trình nghiên cứu trên các tạp chí khoa
học, cẩm nang, sách chuyên khảo trong và ngoài nước có uy tín trong các lĩnh
vực Bảo tàng học, Khoa học Trái đất, Khoa học Sự sống, Nhân chủng học và
Khảo cổ; trong đó, hơn một nửa số bài báo đăng trên các tạp chí khoa học
quốc tế có uy tín thuộc danh sách SCI/SCI-E. Trong những năm gần đây (từ
2014-2019) Bảo tàng luôn đứng vị trí thứ 2 và 3 trong Viện Hàn lâm Khoa
học và Công nghệ Việt Nam về số bài báo công bố trên các tạp chí quốc tế có
uy tín/số cán bộ nghiên cứu.
Tập thể cán bộ Bảo tàng TNVN đã xuất bản nhiều ẩn phẩm có chất
lượng và ý nghĩa trong khoa học, trong đó lần đầu tiên ở Việt Nam xuất bản
bộ cẩm nang:“Quy chuẩn và quy trình thu thập mẫu Sinh vật, Địa chất và Thổ
nhưỡng”, “Quy trình kỹ thuật bảo quản Bộ sưu tập mẫu vật Bảo tàng”, “Bộ
sách 12 quyển cẩm nang về Quy trình giám định mẫu địa chất”.
Cán bộ khoa học Bảo tàng TNVN đã phát hiện và mô tả hàng trăm loài
mới cho khoa học, bao gồm các loài bò sát, lưỡng cư, thực vật, côn trùng, v.v.
và bổ sung nhiều loài sinh vật cho khu hệ động và thực vật Việt Nam.
Hợp tác quốc tế: Bảo tàng Thiên nhiên Việt Nam xác định công tác hợp
tác quốc tế về nghiên cứu khoa học, chế tác vật mẫu, giáo dục, đào tạo, bồi dưỡng
nguồn nhân lực khoa học và công nghệ đóng vai trò quan trọng đối với sự nghiệp
xây dựng và phát triển của Bảo tàng, chú trọng đến công tác hợp tác quốc tế về
nghiên cứu khoa học, chế tác vật mẫu, giáo dục, đào tạo, bồi dưỡng nguồn nhân
lực khoa học và công nghệ: tăng cường hợp tác, mở rộng quan hệ, hội nhập nhằm
phát huy tiềm năng, nội lực, khai thác các lợi thế, các thành tựu của thế giới để
phát triển Bảo tàng Thiên nhiên Việt Nam. Trong thời gian qua, hợp tác quốc tế
đã mang lại nhiều cơ hội phát triển cho Bảo tàng.
Bảo tàng TNVN đã ký kết 60 bản ghi nhớ và thoả thuận hợp tác với các
Bảo tàng Lịch sử Tự nhiên, các Viện nghiên cứu, các Trường Đại học và các
tổ chức nước ngoài thuộc 22 quốc gia trên thế giới. Hàng năm, tổ chức nhiều
chuyến hợp tác nghiên cứu thực địa về đa dạng sinh học, địa chất, cổ sinh,
6
nhân chủng, khảo cổ với các đối tác nước ngoài dựa trên khung hợp tác
củacác bản ghi nhớ và thoả thuận hợp tác.
Tháng 12 năm 2016, Bảo tàng Thiên nhiên Việt Nam trở thành thành
viên chính thức thứ 54 của Mạng lưới đa dạng Sinh học Gen toàn cầu, bộ sưu
tập mẫu Gen của Bảo tàng hiện có khoảng 5.000 mẫu DNA và 300 mẫu mô,
đại diện hơn 50 loài.
Hoạt động trưng bày và giáo dục: Sau nhiều năm nỗ lực, Bảo tàng
TNVN đã có được Phòng trưng bày tiến hóa của thế giới sinh vật đầu tiên, mở
cửa phục vụ công chúng và khách tham quan từ tháng 5 năm 2014. Với diện
tích Phòng trưng bày còn nhỏ(chỉ hơn 300 m2), nhưng hàng năm, Bảo tàng
TNVN đón hơn 65.000 lượt khách thăm quan, trong đó học sinh (bao gồm
tiểu học, trung học cơ sở, trung học phổ thông) và sinh viên chiếm khoảng
40%; lứa tuổi mầm non chiếm khoảng 40%, các nhóm đối tượng khác chiếm
20%. Hàng năm, có khoảng 50 trường học đến tham quan và học tập tại Bảo
tàng TNVN.
Với hơn 1000 mẫu vật các loại, từ mẫu đá, mẫu cổ sinh có niên đại
hàng tỷ năm, đến các mẫu thực vật, động vật hiện tại của Việt Nam và thế
giới, được trưng bày một cách hợp lý, lôgic và hấp dẫn, thể hiện quá trình
hình thành và tiến hóa của sự sống, sự đa dạng của thế giới sinh vật ngày nay,
bao gồm:
Khu trưng bày Nguồn gốc sự sống: thể hiện bằng cây tiến hóa mô
phỏng sự tiến hóa của thế giới sinh vật, ngoài ra nguồn gốc sự sống còn được
minh họa bằng một bức tranh chi tiết thể hiện trên bức tường bao quanh cây
tiến hóa tại không gian này với các hình ảnh từ khi sự sống bắt đầu được hình
thành, cách ngày nay gần 4 tỷ năm, cho đến sự đa dạng của thế giới sinh vật
ngày nay.
Khu trưng bày Lịch sử sự sống qua các thời kỳ địa chất trên trái đất
(ống thời gian): từ thời Tiền Cambri (4,5 tỷ năm – 541 triệu năm), kỳ dài nhất
trong lịch sử phát triển của Trái Đất; Đại cổ sinh (541-252 triệu năm) với hệ
động vật biển phát triển rực rỡ nhất; Đại trung sinh (252 – 66 triệu năm), đại
của Bò sát khổng lồ, chiếm lĩnh cả trên không, trên lục địa và dưới biển; Đại
Tân sinh (66 triệu năm – ngày nay), tiêu biểu nhất là sự thống trị của động vật
có vú và sự xuất hiện của con người, đỉnh cao nhất của tiến hóa sinh giới.
Khu trưng bày Sự sống thời hiện tại: Không gian trưng bày sự đa dạng
của thế giới sinh vật thời hiện tại với các mẫu vật về nấm, thực vật, động vật.
7
Sự phong phú và đa dạng của thế giới sinh vật ngày nay là kết quả của quá
trình tiến hóa hàng tỷ năm trên trái đất. Hiện nay, tiêu bản Rùa Hồ Gươm đã
được Bảo tàng Thiên nhiên Việt Nam phối hợp với chuyên gia chế tác mẫu
vật đến từ Bảo tàng Berlin, Bảo tàng Erfurt (CHLB Đức) thực hiện công tác
chế tác, bảo quản lâu dài bằng công nghệ nhựa hóa trên cơ sở phương pháp
thay thế mô tế bào bằng hỗn hợp hoạt chất chuyên dụng và đang được bảo
quản, trưng bày tại Đền Ngọc Sơn, Quận Hoàn Kiếm, Hà Nội. Tiêu bản Rùa
Hồ Gươm trưng bày tại Bảo tàng Thiên nhiên là bản sao chính xác tỷ lệ 1:1
trên bản gốc của Rùa Hồ Gươm và là bản thử nghiệm các công đoạn hoàn
thiện trước khi thực hiện trên mẫu gốc.
Ngoài ra, mô hình sa bàn trình chiếu các lớp dữ liệu về địa hình, dân
số, độ che phủ rừng, mô hình mực nước biển dâng, v.v. Phòng chiếu phim 3D
với 35 chỗ ngồi, giới thiệu các bộ phim về thiên nhiên và sự sống trên trái đất
góp phần giúp người xem hiểu biết hơn về thế giới tự nhiên cũng như nguồn
gốc và lịch sử sự sống.
Việc mở cửa Phòng trưng bày Tiến hoá sinh giới đánh dấu một bước
tiến quan trọng, phát triển về chất của Bảo tàng TNVN. Phòng trưng bày của
Bảo tàng TNVN đã thực sự trở hành một điểm đến quan trọng của công
chúng, nhất là các lứa tuổi học sinh, sinh viên Thủ đô và cả nước.
Qua tỉ lệ khách thăm quan, có thể thấy rằng phần lớn khách đến tham
quan là học sinh các cấp học, đây chính là đối tượng tiềm năng mà Bảo tàng
đặc biệt quan tâm hướng tới và đây cũng là mối quan tâm sâu sắc của chương
trình phối hợp giáo dục trong các cấp trường học giữa Bảo tàng Thiên nhiên
Việt Nam với các trường học, hay nối rộng hơn là giữa ngành giáo dục với
các Bảo tàng.
Tuy không gian trưng bày nhỏ nhưng trưng bày được thể hiện qua các
mẫu vật sống động, các đoạn video clip, phim 3D, v.v. Phòng trưng bày của
Bảo tàng đóng vai trò rất lớn trong việc phổ biến kiến thức khoa học (như
môn sinh học, lịch sử, địa lý), giáo dục ý thức bảo vệ môi trường, vai trò và
trách nhiệm của mỗi cá nhân, công dân trong việc gìn giữ và bảo vệ thiên
nhiên, bảo vệ đa dạng sinh học cũng như khơi dậy tình yêu thiên nhiên… đặc
biệt là cho thế hệ trẻ.
Tùy theo đối tượng khách người cán bộ thuyết minh sẽ vận dụng các
phương pháp giới thiệu khác nhau. Đối với học sinh áp dụng phương pháp
8
hướng dẫn theo lối kể chuyện kết hợp với chương trình học môn khoa học tự
nhiên, sinh học, địa lý tại nhà trường của các em. Qua những chủ đề trưng
bày, các tư liệu hình ảnh và hiện vật để gợi lại bài học cho học sinh bằng
những câu hỏi giao lưu trong quá trình hướng dẫn. Nhiều chủ đề được Bảo
tàng TNVN tổ chức học tại Bảo tàng cho học sinh, như chủ đề về lịch sử sự
sống; tiến hóa người; thực vật; động vật không xương sống; thú, lưỡng cư và
bò sát; cá và các sinh vật biển v.v. được học sinh đón nhận tích cực.
Các dự án lớn đang thực hiện:
Dự án xây dựng Bảo tàng Thiên nhiên Việt Nam: Hiện nay Bảo tàng
TNVN đang tiến hành các thủ tục xây dựng Bảo tàng Thiên nhiên Việt Nam
với diện tích hơn 30 ha ở Khu đô thị Sinh thái Quốc Oai, thành phố Hà Nội
theo ý kiến của Thủ tướng Chính phủ năm 2015 về việc đồng ý chủ trương
đầu tư xây dựng Bảo tàng Thiên nhiên Việt Nam thuộc Viện Hàn lâm Khoa
học và Công nghệ được giao với mục tiêu xây dựng Bảo tàng Thiên nhiên
Việt Nam thành một bảo tàng thiên nhiên quốc gia đầu hệ có năng lực nghiên
cứu khoa học về thiên nhiên, hỗ trợ cho các bảo tàng thành viên trong Hệ
thống bảo tàng thiên nhiên Việt Nam về nghiên cứu khoa học, sưu tầm, chế
tác và trưng bày bảo quản mẫu vật thiên nhiên; nhằm lưu giữ các giá trị, trưng
bày, bảo tồn lịch sử tự nhiên, giá trị thiên nhiên của Việt Nam và thế giới; góp
phần nâng cao dân trí, ý thức gìn giữ, bảo vệ thiên nhiên và môi trường, nâng
cao lòng tự hào về thiên nhiên đất nước và quảng bá các giá trị thiên nhiên
Việt Nam. Bao gồm các hợp phần sau: Khu trưng bày trong nhà, khu dành
cho bộ sưu tập mẫu vật quốc gia, rừng kín thường xanh, hang động, núi đá,
công viên đá, khu vườn địa chất, khu trưng bày kết hợp học tập, trung tâm
nghiên cứu và văn phòng, khu dịch vụ, hồ nước, đảo nổi và aquarium, khu kỹ
thuật và chế tác vật mẫu.
Bảo tàng TNVN hiện đang hoàn thành việc xây dựng Trung tâm Bảo
tồn tài nguyên thiên nhiên Việt Nam và cứu hộ động, thực vật tại Miền Trung
Việt Nam (xã Phong Mỹ, huyện Phong Điền, tỉnh Thừa Thiên Huế) với diện
tích ban đầu khoảng 17ha và đi vào hoạt động vào năm 2020 (giai đoạn 2 sẽ mở
rộng lên hơn 200 ha). Đây sẽ là Trung tâm bảo tồn và cứu hộ các loài động, thực
vật nguy cấp ở khu vực Miền Trung nói riêng, Việt Nam nói chung.
Để bảo đảm lượng mẫu vật trưng bày cho Hệ thống Bảo tàng Thiên
nhiên Việt Nam, Bảo tàng TNVN đang triển khai thực hiện Dự án “Xây dựng
Bộ sưu tập mẫu vật quốc gia về Thiên nhiên Việt Nam”. Dự án đã được Chủ
9
tịch Viện Hàn lâm KHCNVN phê duyệt từ năm 2011, gồm 35 dự án thành
phần. Từ năm 2012 đến nay, Bảo tàng TNVN đã cùng các đơn vị thuộc Viện
Hàn lâm Khoa học và Công nghệ Việt Nam đã và đang triển khai thực hiện
20 dự án thành phần, trong đó có 01 Dự án đầu tư phát triển, 8 DATP thuộc
nguồn sự nghiệp khoa học trong đó đã có 05 DATP đã nghiệm thu cấp Quốc
gia, 02 DATP sẽ nghiệm thu vào tháng 12/2020 và 01 DATP tiếp tục triển
khai thực hiện trong năm 2021. 11 DATP thuộc nguồn sự nghiệp văn hóa với
tổng số mẫu vật cam kết sưu tầm/thu thập theo thuyết minh và hợp đồng đã
ký kết là khoảng 115.000 tiêu bản mẫu trưng bày và nghiên cứu. Đến năm
2020 đã có khoảng 80.000 tiêu bản mẫu được sưu tầm/thu thập theo tiến độ
cấp kinh phí. Ngoài ra, Bảo tàng TNVN đang triển khai dự án đầu tư tăng
cường tiềm lực cho công tác thu thập, xử lý, chế tác và bảo quản mẫu vật của
Bảo tàng TNVN bằng nguồn vốn đầu tư phát triển. Với các dự án này, đến
khi xây dựng xong công trình nhà Bảo tàng mới sẽ đảm bảo cung cấp được
một lượng mẫu lớn cho trưng bày và nghiên cứu của Bảo tàng.
1.2 HOẠT ĐỘNG HỘI NGHỊ KHOA HỌC
1.2.1. Hoạt động hội nghị khoa học nói chung
Việc tổ chức hội nghị hội thảo chưa bao giờ là một công việc đơn giản
và dễ dàng, đòi hỏi người đứng ra tổ chức phải sáng tạo, cẩn thận và tinh tế
thì hội nghị hội thảo mới có thể đạt kết quả tốt nhất gồm:
Xác định mục tiêu của hội nghị hội thảo: Trước khi lên ý tưởng cho
việc tổ chức hội nghị hội thảo thì người phụ trách cần xác định được mục tiêu
của hội nghị hội thảo là gì: Hội thảo lấy ý kiến, Hội thảo chuyên đề, Hội thảo
thường niên, … Việc xác định đúng mục tiêu sẽ giúp quá trình lên ý tưởng và
chuẩn bị hội nghị hội thảo không bị sai lệch.
Xác định đối tượng khách mời của hội thảo: Sau khi xác định được
mục tiêu của việc tổ chức hội nghị hội thảo thì cần xác định đối tượng khách
mời của hội nghị hội thảo là ai để quyết định thiết kế, bố trí hội nghị hội thảo
sao cho hợp lý nhất. Với các lãnh đạo cấp cao cần thiết kế cuộc hội thảo hội
nghị trang trọng, uy nghiêm, kín đáo. Với các hội thảo xin ý kiến chuyên gia
cần tiến hành một cách ấm cúng, vui vẻ, thoải mái, …
Sau khi xác định được mục tiêu là gì, đối tượng tham dự là ai thì chắc
chắn ta đã biết được nội dung của cuộc hội thảo – hội nghị xoay quanh vấn đề
gì. Điều ta cần chú ý ở đây là xây dựng thật tốt chủ đề chính và các chủ đề
10
liên quan cũng như quy mô, chương trình sơ bộ ban đầu để Hội thảo diễn ra
một cách thành công tốt đẹp.
1.2.2. Hoạt động hội nghị khoa học tại Bảo tàng Thiên nhiên Việt Nam
Tổ chức hoạt động
Bảo tàng TNVN thường xuyên tổ chức Hội thảo trong nước và quốc tế,
tham gia Hội thảo quốc tế, Hội nghị của ICOM (International Council Of
Museums), v.v., phối hợp với các đối nước ngoài tổ chức các cuộc triển lãm
ảnh như: Triển lãm ảnh về Côn trùng Việt Nam (hợp tác với Bảo tàng Lịch sử
Tự nhiên Đại học Florence Ý năm 2010), Triển lãm ảnh về Rừng năm 2011;
Triển lãm ảnh Nhịp đập Đa dạng sinh học Việt Nam – Đài Loan (hợp tác với
Bảo tàng Quốc lập Đài Loan và Bảo tàng Hà Nội năm 2017-2018).
Thành tích khoa học các năm
Bảo tàng TNVN là đơn vị còn non trẻ, song đã có đội ngũ các nhà khoa
học trẻ có chất lượng và trình độ chuyên môn cao, chủ trì được những đề tài,
dự án khoa học quan trọng trong nước và quốc tế. Phòng Trưng bày tuy nhỏ,
nhưng đã đón một lượng khách tham quan khá lớn. Khách tham quan thích
thú với khu trưng bày về thiên nhiên, bước đầu Phòng trưng bày của Bảo tàng
đã phát huy vai trò và giá trị của mình trong việc giới thiệu thiên nhiên đến
với công chúng, là điểm đến hấp dẫn trong chương trình tham quan, học tập
và trải nghiệm của nhiều trường phổ thông và đại học ở Hà Nội và lân cận.
Trong tương lai không xa, bảo tàng TNVN sẽ có địa điểm mới, đủ lớn để có
thể phục vụ công chúng thủ đô và cả nước đến tham quan, tìm hiểu, nghiên
cứu. Dưới sự lãnh đạo sáng suốt của Ban Lãnh đạo Bảo tàng, cùng với sự nỗ
lực không ngừng của toàn thể cán bộ bảo tàng, Bảo tàng Thiên nhiên Việt
Nam sẽ luôn là điểm đến nổi tiếng và hấp dẫn đối với du khách trong nước và
quốc tế sau 13 năm triển khai hoạt động.
Số hội nghị tổ chức hàng năm
Hàng năm, Hệ thống Bảo tàng Thiên nhiên Việt Nam thường tổ chức từ
15-20 hội thảo, hội nghị lớn, nhỏ. Trong đó với vai trò là đơn vị đầu hệ, Bảo
tàng TNVN là đơn vị tổ chức chính hoặc đồng tổ chức các hội thảo, hội nghị
trong nước và quốc tế. Bình quân, mỗi hội thảo, hội nghị có từ 60 – 80 đại
biểu trong và ngoài nước với nhiều chủ đề khác nhau như địa chất, sinh học,
thổ nhưỡng, sinh vật, nấm… Hội thảo tổ chức nhằm để thảo luận hoặc công bố
những kết quả nghiên cứu khoa học của các tổ chức, cá nhân nhà khoa học.
11
Tại hội thảo khoa học, các chuyên gia, diễn giả sẽ trình bày các vấn đề và
cùng thảo luận với những người có cùng chuyên môn.
1.3 QUY TRÌNH TỔ CHỨC HOẠT ĐỘNG HỘI NGHỊ
Việc tổ chức, quản lý các cuộc hội thảo, hội nghị thành một hệ thống
còn gặp nhiều khó khăn, khó kiểm soát, quy trình thực hiện còn thủ công từ
việc nhận báo cáo, lên chương trình khoa học chi tiết, kế hoạch đi lại và các
dịch vụ liên quan như nhà hàng, khách sạn, điểm tham quan du lịch tại nơi tổ
chức..,. Các Hội nghị, Hội thảo vẫn quản lý trên phần mềm thông dụng là
word và excel.
– Hồ sơ tổ chức, quản lý hội nghị, hội thảo vẫn thực hiện thủ công, lưu
trữ trong các tệp tin riêng lẻ trên máy tính và trên tài liệu in ấn. Do đó, việc
tương tác, giữ liên lạc cũng như đánh giá hiệu quả của hội thảo qua tương tác,
lịch sử tham dự, lịch sử báo cáo là gần như không có.
– Địa điểm tổ chức hội thảo, hội nghị trải dài trên nhiều tỉnh thành từ
Bắc vào Nam. Nhiều địa điểm tổ chức hội thảo, hội nghị cách xa nơi ăn, nghỉ
của các đoàn đại biểu.
– Hồ sơ hội thảo, hội nghị gửi cho các đại biểu bao gồm: giấy mời, nội
dung chương trình, tờ rơi giới thiệu các đơn vị tham gia, tập các báo cáo,
thông tin về địa điểm tổ chức, nơi ăn nghỉ của đại biểu… đều được lưu trữ
dưới dạng bản in. Các tài liệu này cồng kềnh, khó quản lý, các đại biểu
thường xuyên bị thất lạc, khó tra cứu thông tin.
– Đại biểu nước ngoài thì gặp khó khăn trong việc tìm kiếm thống tin
về các Hội thảo có liên quan trước đó.
– Việc đăng ký hội nghị bằng phương pháp truyền thống (ký trên danh
sách in sẵn), phát tài liệu mất nhiều thời gian, lộn xộn trong công tác tổ chức.
– Dữ liệu về Hội nghị là thông tin metadata dưới dạng ký hiệu, chữ viết,
chữ số và hình ảnh. Đây được coi là tài sản của cơ quan, chúng có ý nghĩa đặc
biệt quan trọng và là cơ sở khoa học, vật chất cho các hoạt động hội nghị, hội
thảo của Hệ thống Bảo tàng TNVN và chúng cần được lưu trữ thành một hệ
thống CSDL hoàn chỉnh, đầy đủ, dễ tra cứu.
Quy trình tổ chức hội nghị
Bước 1: Xác định được chủ đề của hội nghị;
Bước 2: Lên kế hoạch tổ chức hội nghị:
Mục đích, mục tiêu cần đạt được của buổi hội nghị;
12
Nội dung chính của hội nghị;
Địa điểm, thời gian tổ chức hội nghị;
Kinh phí dự trù cho việc tổ chức hội nghị;
Đơn vị tổ chức hội nghị;
Lên danh sách khách mời;
Chương trình của hội nghị.
Bước 3: Chuẩn bị cho hội nghị:
Chuẩn bị không gian tổ chức hội thảo và đảm bảo đầy đủ trang
thiết bị;
Chuẩn bị các dịch vụ đi kèm như teabreak, ăn uống, nghỉ ngơi,
đưa đón;
Truyền thông cho sự kiện;
In ấn tài liệu;
Phát thư mời cho khách mời.
Bước 4: Tổ chức hội nghị:
Đón tiếp khách mời và người tham dự hội nghị;
Điều phối hội nghị diễn ra theo đúng kịch bản sự kiện.
Bước 5: Kết thúc chương trình hội nghị;
Bước 6: Xử lý thông tin và đánh giá hiệu quả hội nghị dựa trên thực tế
số người tham dự và ý kiến góp ý của chuyên gia, nhà khoa học cũng như kết
quả hoạt động truyền thông về hội nghị.
1.4 PHÂN LOẠI CÁC MÔ HÌNH HTTT QUẢN LÝ HỘI NGHỊ (ĐỀ XUẤT)
Để tổ chức hội nghị thành công đòi hỏi rất nhiều công sức của nhiều
người và thời gian dài (thường là 01 năm) từ công tác chuẩn bị đến kết thúc.
Do vậy, chúng tôi đã tìm hiểu và tóm lược bằng mô hình các công việc tổ
chức, quản lý mà hệ thống thông tin hội nghị nói chung cần thực hiện như
Hình 1.1:
13
Hình 1.1: Hình mô hình tổ chức Hội thảo
Từ mô hình tổng thể trên, chúng tôi thầy rằng chưa có một hệ thống
thông tin hiện có nào bao quát hết các các chức năng này. Theo chúng tôi, lý
do là hệ thống trên được sử dụng bởi không chỉ nhiều về số lượng người sử
dụng mà còn rất đa dạng nhóm người sử dụng, nên một HTTT bao quát hết sẽ
rất khó quản trị.
Do vậy, chúng tôi đã khảo sát và phân chia mô hình trên thành các
HTTT nhỏ hơn, cho từng nhóm đối tượng người sử dụng như sau.
1.4.1 Hệ thống thông tin quảng bá hội nghị
Khó khăn đầu tiên để tổ chức hội nghị là làm thế nào được nhiều người
biết, gửi bài và tham gia hội nghị. Trước đây, mạng Internet đã có nhưng chưa
phổ biến, phương thức truyền thông chủ yếu là liên hệ trực tiếp, gửi thư mời
đến từng khách hàng, treo băng rôn, poster thông báo sự kiện, thông báo trên
TV, báo, đài hoặc phát tờ rơi,… Còn bây giờ, khi công nghệ trên internet
ngày càng phát triển thì hoàn toàn có thể truyền thông Online. Vì vậy, tạo lập
một website quảng bá sự kiện, truyền thông sự kiện là ưu tiên hàng đầu.
14
Cấu trúc HTTT quảng bá hội nghị
Cấu trúc HTTT được thể hiện trên Website hội nghị thường có kiến
trúc, cấu trúc cơ bản giống nhau vì về bản chất các hội nghị thường hoạt động
theo khuôn mẫu giống nhau. Do vậy các chức năng của các hệ thống tương tự
như nhau. Cấu trúc có thể mô tả như đồ hình phân ra như Hình 1.2
Hình 1.2: Bố cục chung thông tin trên website quảng bá hội nghị
Bảng sau sẽ mô tả các công việc và thông tin liên quan
Công việc
Mô tả
Các thông tin yêu cầu
Giới thiệu
Ban Tổ chức và Ban chương
trình
(Organizer
and
committees);
Cơ quan tổ chức (Organizer);
Người
tổ
chức
(Honorary
Chair);
Ban
Tổ
chức
(Organizing
Committee);
Ban Chương trình (Program
Committee);
Thư ký (Secrectary).
Danh sách tên, chức
danh, đơn vị công tác,
số điện thoại, email…
15
Công việc
Mô tả
Các thông tin yêu cầu
Các đơn vị tài
trợ
Chủ đề của hội nghị (Topics);
Thời gian và địa điểm tổ chức
hội nghị (Date and venue);
Báo
cáo
mời
(Invited
speakers);
Logo và giới thiệu về
các đơn vị tài trợ
Đăng ký
Đăng
ký
đại
biểu
(Registration);
Gửi tóm tắt báo cáo (Abtracts
submission);
Visa/chỗ
ở/đi
lại
(visa,
acommodation, transportation);
Chương trình (Programme);
Đề nghị được hỗ trợ từ Ban tổ
chức (Financial support);
Danh sách đại biểu tham
dự hội nghị (List of
participants);
Ảnh (photos);
Liên hệ (Contact).
Tuyển tập Hội nghị
(Proceedings);
Bảng 1.1: mô tả các công việc và thông tin liên quan
Các hệ thống TT hỗ trợ hiện có
Có rất nhiều hệ thống hỗ trợ để xây dựng HTTT này một cách nhanh
chóng trên nền tảng web mã nguồn đóng, mã nguồn mở. Trong đó, có thể phổ
biến nhất là hệ thống WordPress (Hệ thống phần mềm tạo dựng website).
WordPress là một hệ thống quản lý nội dung phổ biến được sử dụng
bởi hơn 80 triệu trang web và hoàn toàn có thể tùy chỉnh nhờ nhiều chủ đề và
plugin. Chúng ta có thể tìm thấy các chủ đề quản lý hội nghị và sự kiện và
xây dựng các trang web sự kiện. WordPress có sẵn một số mẫu cho hội nghị,
nên có thể dựng nên nhanh chóng và chi phí thấp, thay vì phải dựng từ đầu
đòi hỏi nhiều thời gian, chi phí.
Tuy nhiên, mặc dù rất phổ biến và được đánh giá cao nhưng chúng ta
phải chấp nhận một sự thật là WordPress không dành riêng cho HTTT quảng
bá hội nghị nên chúng ta phải cập nhật thủ công nội dung sự kiện như chương
trình hội nghị và thông tin đại biểu báo cáo nhiều lần lặp lại.
Do đó, vẫn cần có một HTTT quảng bá hội nghị chuyên biệt để cung
cấp cho người xây dựng trang web nhiều mẫu. Hơn thế nữa, HTTT hỗ trợ nội
dung có thể tái sử dụng, ví dụ: chương trình nghị sự, danh sách người phát
biểu…, và tự động cập nhật dựa trên thông tin sẵn có trong HTTT hội nghị.
(Chúng tôi đang hợp tác với phòng Hệ chuyên gia và tính toán mềm
của Viện CNTT để thực hiện ý tưởng này trong đề tài Cơ sở 2020.)
