i
BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
TRƯỜNG ĐẠI HỌC DÂN LẬP HẢI PHÒNG
——-o0o——-
ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP
Ngành công nghệ thông tin
HẢI PHÒNG – 2015
i
BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
TRƯỜNG ĐẠI HỌC DÂN LẬP HẢI PHÒNG
——-o0o——-
XÂY DỰNG CHƯƠNG TRÌNH QUẢN LÝ TÀI SẢN
CỐ ĐỊNH Ở MỘT KHÁCH SẠN
ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC HỆ CHÍNH QUY
Ngành: Công nghệ thông tin
HẢI PHÒNG – 2015
i
BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
TRƯỜNG ĐẠI HỌC DÂN LẬP HẢI PHÒNG
——-o0o——-
XÂY DỰNG CHƯƠNG TRÌNH QUẢN LÝ TÀI SẢN
CỐ ĐỊNH Ở MỘT KHÁCH SẠN
ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC HỆ CHÍNH QUY
Ngành: Công nghệ thông tin
Sinh viên thực hiện: Nguyễn Văn Thành
Giáo viên hướng dẫn: PGS.TS Nguyễn Văn Vỵ
Mã sinh viên: 1112101009
HẢI PHÒNG – 2015
1
Lời cảm ơn
Trƣớc tiên em xin đƣợc bày tỏ sự trân trọng và lòng biết ơn đối với thầy
giáo PGS.TS Nguyễn Văn Vỵ, giảng viên Bộ môn Công nghệ phần mềm – Khoa
Công nghệ thông tin – Trƣờng Đại học Công nghệ – ĐHQGHN. Trong suốt thời
gian học và làm đồ án tốt nghiệp, thầy đã dành rất nhiều thời gian quí báu để tận
tình chỉ bảo, hƣớng dẫn, định hƣớng cho em trong việc nghiên cứu, thực hiện đồ
án.
Em xin đƣợc cảm ơn các thầy cô giáo Trƣờng Đại học Dân lập Hải phòng
đã giảng dạy em trong quá trình học tập, thực hành, làm bài tập, đọc và nhận xét
đồ án của em, giúp em hiểu thấu đáo hơn lĩnh vực mà em nghiên cứu, những hạn
chế mà em cần khắc phục trong việc học tập, nghiên cứu và thực hiện bản đồ án
này.
Xin cảm ơn các bạn bè và nhất là các thành viên trong gia đình đã tạo mọi
điều kiện tốt nhất, động viên, cổ vũ tôi trong suốt quá trình học và làm đồ án tốt
nghiệp.
Hải Phòng, Tháng 5 năm 2015
Nguyễn Văn Thành
2
Lời cam kết
Tôi xin cam đoan những kết quả đạt đƣợc trong khóa luận này là do tôi
nghiên cứu, tổng hợp và thực hiện, không sao chép lại bất kỳ điều gì của ngƣời
khác. Những nội dung đƣợc trình bày trong khóa luận hoặc là của cá nhân, hoặc
đƣợc tham khảo và tổng hợp từ các nguồn tài liệu khác nhau đã trích dẫn. Tất cả
tài liệu tham khảo, tổng hợp đều đƣợc trích dẫn với nguồn gốc rõ ràng.
Tôi xin chịu hoàn toàn trách nhiệm về lời cam đoan của mình. Nếu có điều
gì sai trái, tôi xin chịu mọi hình thức kỷ luật theo qui định.
Hải Phòng, Tháng 5 năm 2015
Nguyễn Văn Thành
3
MỤC LỤC
Lời cảm ơn………………………………………………………………………………………………. 1
Lời cam kết
……………………………………………………………………………………………… 2
MỤC LỤC
………………………………………………………………………………………………. 3
BẢNG DANH MỤC CÁC HINH VÀ BẢNG BIỂU
……………………………………. 5
MỞ ĐẦU
………………………………………………………………………………………………… 7
Chƣơng I: BÀI TOÁN VÀ MÔ HÌNH NGHIỆP VỤ……………………………………. 8
1.1. Mô tả bài toán
……………………………………………………………………………………. 8
1.1.1. Giới thiệu về khách sạn City View
……………………………………………… 8
1.1.2. Khái niệm về Tài sản cố định (TSCĐ) ………………………………………… 8
1.1.3. Thực trạng công tác quản lý TSCĐ của khách sạn ……………………… 11
1.1.4. Giải pháp nâng cao hoạt động quản lý TSCĐ …………………………….. 11
1.2. Mô tả bài toán nghiệp vụ quản lý TSCĐ …………………………………………….. 11
1.2.1. Biểu đồ hoạt động của quản lý TSCĐ ……………………………………….. 11
1.2.2. Mua và tiếp nhận TSCĐ ………………………………………………………….. 12
1.2.3. Phân phối và theo dõi sử dụng TSCĐ ……………………………………….. 13
1.2.4. Kiểm kê TSCĐ định kỳ và thanh lý ………………………………………….. 13
1.3. Mô hình nghiệp vụ của bài toán quản lý TSCĐ
……………………………………. 14
1.3.1. Mô hình ngữ cảnh …………………………………………………………………… 14
1.3.2. Biểu đồ phân rã chức năng ………………………………………………………. 17
1.3.3. Mô tả chi tiết các chức năng lá …………………………………………………. 19
1.3.4. Danh sách các hồ sơ đƣợc sử dụng
……………………………………………. 21
1.3.5. Ma trận thực thể chức năng ……………………………………………………… 22
1.3.6. Bijểu đồ hoạt động các tiến trình nghiệp vụ (cụ thể) …………………… 23
CHƢƠNG 2: PHÂN TÍCH HỆ THỐNG
…………………………………………………… 26
2.1. Các mô hình xử lý nghiệp vụ …………………………………………………………….. 26
2.1.1. Biểu đồ luồng dữ liệu mức 0 ……………………………………………………. 26
2.1.2. Biểu đồ luồng dữ liệu mức 1 ……………………………………………………. 27
2.2. Mô hình dữ liệu quan niệm ……………………………………………………………….. 31
2.2.1. Lập bảng liệt kê, chính xác hoá, chọn lọc mục tin ………………………. 31
2.2.2. Xác định các thực thể và thuộc tính ………………………………………….. 31
2.2.3. Xác định các mối quan hệ và thuộc tính của nó ………………………….. 32
2.2.4. Biểu đồ của mô hình dữ liệu quan niệm
…………………………………….. 34
CHƢƠNG 3: THIẾT KẾ HỆ THỐNG ……………………………………………………… 36
3.1. Thiết kế cơ sở dữ liệu
……………………………………………………………………….. 36
3.1.1. Chuyển mô hình E-R sang mô hình quan hệ
………………………………. 36
3.1.2. Thiết kế cơ sở vật lý
………………………………………………………………… 40
3.3. Xác định các luồng dữ liệu hệ thống
…………………………………………………… 44
4
3.3.1. Luồng hệ thống của tiến trình “ 1.0 Mua và tiếp nhận TSCĐ ”
…….. 44
3.3.2. Luồng hệ thống của tiến trình “ 2.0 Phân phối và theo dõi TSCĐ ”
. 46
3.3.3. Luồng hệ thống của tiến trình “ 3.0 Kiểm kê tài sản ” …………………. 47
3.3.4. Luồng hệ thống của tiến trình “ 4.0 Báo cáo ” ……………………………. 48
3.4. Tích hợp các giao diện và thiết kế kiến trúc ………………………………………… 50
3.4.1. Tích hợp các giao diện
…………………………………………………………….. 50
Sau khi loại các giao diện đồng nhất, tích hợp lại ta còn 5 giao diện
…………….. 51
Chƣơng IV: CÀI ĐẶT VÀ THỬ NGHIỆM CHƢƠNG TRÌNH ………………….. 53
4.1. Giao diện chính ……………………………………………………………………………….. 53
a. Giao diện chính ……………………………………………………………………………. 53
b. Giao diện đăng nhập của hệ thống
………………………………………………….. 54
4.2. Các giao diện cập nhật, xử lý dữ liệu
………………………………………………….. 54
a. Hiển thị danh sách tài sản ……………………………………………………………… 54
b. Cập nhật danh sách tài sản
…………………………………………………………….. 55
c. Hiển thị danh sách nhà cung cấp ……………………………………………………. 56
d. Cập nhật danh sách nhà cung cấp
…………………………………………………… 56
e. Biên bản bàn giao
…………………………………………………………………………. 57
f. Cập nhật biên bản bàn giao ……………………………………………………………. 57
4.3. Một số báo cáo ………………………………………………………………………………… 58
a. Báo cáo sử dụng tài sản ………………………………………………………………… 58
b. Báo cáo tổng hợp tài sản sử dụng …………………………………………………… 59
KẾT LUẬN …………………………………………………………………………………………… 60
TÀI LIỆU THAM KHẢO
……………………………………………………………………….. 61
5
BẢNG DANH MỤC CÁC HINH VÀ BẢNG BIỂU
Tên hình và bảng trang
Bảng 1.1. Danh sách các TSCĐ cần quản lý ……………………………………………… 10
Hình 1.1. Biểu đồ tiến trình hoạt động các nghiệp vụ chính ………………………… 12
Bảng 1.2. Bảng phân tích dữ liệu ……………………………………………………………… 15
Hình 1.2: Biểu đồ ngữ cảnh của hệ thống
………………………………………………….. 16
Bảng 1.3: Phân tích nhóm các chức năng nghiệp vụ …………………………………… 17
Hình 1.3: Biểu đồ phân rã chức năng của hệ thống quản lý tài sản cố định
……. 18
Hình 1.4 : Ma trận thực thể chức năng.
……………………………………………………… 22
Hình 2.1: Biểu dồ luồng dữ liệu mức 0
……………………………………………………… 26
Hình 2.2: Biểu đồ luồng dữ liệu mức 1 tiến trình “ 1.0 Mua và tiếp nhận TSCĐ
” …………………………………………………………………………………………………………… 27
Hình 2.3: Biểu đồ luồng dữ liệu mức 1 tiến trình “ 2.0 Phân phối và theo dõi
TSCĐ ” …………………………………………………………………………………………………. 28
Hình 2.4: Biểu đồ luồng dữ liệu mức 1 tiến trình “ 3.0 Kiểm kê TSCĐ” ……… 29
Hình 2.5: Biểu đồ luồng dữ liệu mức 1 tiến trình “ 4.0 Báo cáo ” ……………….. 30
Bảng 2.1: Bảng liệt kê, chính xác hoá, chọn lọc mục tin
……………………………… 31
Bảng 2.2: Bảng xác định các thực thể và thuộc tính
……………………………………. 31
Hình 2.6: Biểu đồ các mối quan hệ giữa các thực thể …………………………………. 34
Hình 2.7: Biểu đồ mô hình dữ liệu khái niêm
…………………………………………….. 35
Hình 3.1: Biểu đồ dữ liệu của mô hình quan hệ …………………………………………. 39
Hình 3.2: Biểu đồ luồng hệ thống “ 1.0 Mua và tiếp nhận tài sản ” ………………. 45
Hình 3.3: Biểu đồ luồng hệ thống “ 2.0 Phân phối và theo dõi TSCĐ ” ………… 46
Hình 3.4: Biểu đồ luồng hệ thống “ 3.0 Kiểm kê tài sản ” …………………………… 47
Hình 3.5: Biểu đồ luồng hệ thống “ 4.0 Báo cáo ” ……………………………………… 48
Hình 3.2: Bảng các giao diện sau khi tích hợp …………………………………………… 51
Hình 3.6: Biểu đồ cấu trúc thực đơn hệ thống chƣơng trình ……………………….. 52
Hình 4.1: Giao diện chính của chƣơng trình
………………………………………………. 53
Hình 4.2: Giao diện đăng nhập hệ thống …………………………………………………… 54
Hình 4.3: Danh sách tài sản
……………………………………………………………………… 55
Hình 4.4: Cập nhật danh sách tài sản ………………………………………………………… 55
Hình 4.5: Danh sách nhà cung cấp
……………………………………………………………. 56
Hình 4.6: Cập nhật danh sách nhà cung cấp ………………………………………………. 56
6
Hình 4.7: Danh sách biên bản bàn giao……………………………………………………… 57
Hình 4.8: Cập nhật biên bản bàn giao ……………………………………………………….. 57
Hình 4.9: Báo cáo sử dụng tài sản
…………………………………………………………….. 58
Hình 4.10: Báo cáo tổng hợp tài sản sử dụng …………………………………………….. 59
7
MỞ ĐẦU
Tại khách sạn City View có rất nhiều loại tài sản khác nhau. Các tài sản
đƣợc phân phối cho các bộ phận sử dụng. Để đáp ứng đƣợc yêu cầu rất đa
dạng của ngƣời dùng: khách đến lƣu trú tại các phòng, sử dụng các khu vui
chơi, hội thảo, nhà hàng, thuê phƣơng tiên, đảm bảo tốt mọi điều kiện hoạt
động cho khách sạn, khách sạn cần nắm chắc tình hình tài sản sử dụng tại các
đơn vị và khách hàng, và có kế hoạch bảo trì kịp thời để mọi trang thiết bị sẵn
sàng phục vụ. Tuy nhiên, việc quản lý tài sản chủ yếu vẫn làm theo cách thủ
công, mặc dù có sử dụng máy tính. Vì thế, việc đáp ứng các yêu cầu còn chƣa
tốt, có nhiều điều khách hàng phàn nàn, đôi khi khách sạn không đáp ứng
đƣợc yêu cầu khách hàng, có dịch vụ đã phải từ chối. Vì những lý do đó, để
tài “Xây dựng chương trình quản lý tài sản cố định ở khách sạn City View”
đƣợc em chọn làm đề tài đồ án tốt nghiệp. Không hy vọng đáp ứng đƣợc mọi
yêu cầu quản lý tài sản cố định của khách sạn (vì đây là một khách sạn lớn),
nhƣng chƣơng trình đƣợc xây dựng sẽ trợ giúp một phần quan trọng cho việc
quản lý tài sản, đặc biệt các tài sản sử dụng thƣờng xuyên hàng ngày. Có
chƣơng trình này, ngƣời quản lý giảm đƣợc các thao tác thử công mất nhiều
thời gian, công sức, nắm đƣợc kịp thời tình trạng tài sản và yêu cầu ngƣời
dùng để có thể bảo trì, đảm bảo cho ngƣời dùng đầy đủ tiện nghi và phƣơng
tiện khi lƣu trú, vui chơi hay làm việc tại khách sạn.
Đồ án gồm 4 chƣơng:
Chƣơng 1: Mô tả bài toán và mô hình nghiệp vụ của nó: Trình bày nội dung
bài toán thực tế đặt ra và tiến hành mô tả mô hình nghiệp vụ của
nó.
Chƣơng 2: Phân tích hệ thống. Tiến hành phân tích các hoạt động xử lý và
cấu trúc dữ liệu, từ đó đặc tả yêu cầu xử lý và yêu cầu dữ liệu của
bài toán.
Chƣơng 3: Thiết kế hệ thống. Tiến hành thiết kế hệ thống bao gồm thiết kế dữ
liệu, thiết kế kiến trúc hệ thống và chƣơng trình.
Chƣơng 4 Cài đặt hệ thống và thử nghiệm.
Cuối cùng là kết luận và tài liệu tham khảo.
8
Chƣơng I: BÀI TOÁN VÀ MÔ HÌNH NGHIỆP VỤ
1.1. Mô tả bài toán
1.1.1. Giới thiệu về khách sạn City View
Khách sạn ty View toạ lạc ở ngoại ô thành phố Hải Phòng, phía Bắc dòng
sông Cấm thơ mộng. Với diện tích 800m2, Khách sạn City View 11 tầng đạt tiêu
chuẩn 3 sao gồm 80 Phòng, buồng sang trọng đầy đủ tiện nghi. Từ đây qua cầu
Bính khoảng 15 phút là tới trung tâm thành phố hoặc các khu công nghiệp của
huyện Thuỷ Nguyên. Khách sạn có hệ thống phòng nghỉ thoáng mát, tiện nghi
hiện đại tiêu chuẩn quốc tế. Tất cả các phòng đều đƣợc trang bị điều hoà nhiệt độ,
bồn tắm nóng lạnh, truyền hình cáp đa kênh, minibar, điện thoại quốc tế. Có
phòng VIP sang trọng, internet tốc độ cao.
Nhà hàng tầng 2 có kiến trúc độc đáo sang trọng, trang nhã, sức chứa cùng
lúc 250 thực khách, kết hợp khuôn viên rộng rãi, đại sảnh lớn rất phù hợp để tổ
chức các buổi tiệc cƣới, tiệc chiêu đãi và liên hoan gia đình. Không chỉ có vậy mà
City View còn có vƣờn thƣợng uyển tầng 9 là nơi lý tƣởng để tận hƣởng những
giây phút thƣ giãn và ngắm nhìn toàn cảnh thành phố Hải Phòng với những ly cà
phê, cocktail, rƣợu mạnh hay những đồ uống tự chọn khác. Khách sạn cung cấp
các dịch vụ tại phòng, giặt là khô ƣớt, cho thuê xe ô tô, đƣa đón khách tại sân bay,
đặt vé máy bay, tàu thuỷ, tàu hoả, city tour thăm thành phố Hải Phòng.
1.1.2. Khái niệm về Tài sản cố định (TSCĐ)
a. Định nghĩa TSCĐ
Để tiến hành sản xuất, kinh doanh, bên cạnh sức lao động và đối tƣợng lao
động, các doanh nghiệp còn cần phải có tƣ liệu lao động. Trong đó, bộ phận các
tƣ liệu lao động thỏa mãn đồng thời 4 tiêu chuẩn sau đây đƣợc coi là TSCĐ:
‒ Chắc chắn thu đƣợc lợi ích kinh tế trong tƣơng lai từ việc sử dụng tài sản
(TSCĐ hữu hình) hay do tài sản mang lại (TSCĐ vô hình).
‒ Nguyên giá tài sản phải đƣợc xác định một cách đáng tin cậy.
‒ Thời gian sử dụng ƣớc tính trên một năm.
9
‒ Có đủ tiêu chuẩn giá trị theo quy định hiện hành (trên 10 triệu VNĐ).
b. Phân loại TSCĐ
TSCĐ có nhiều loại. Để thuận tiện cho công tác quản lý, công tác hạch toán
và các nghiên cứu về TSCĐ cần phân loại chúng theo một số tiêu thức chủ yếu
sau:
‒ Theo hình thái biểu hiện: TSCĐ đƣợc phân thành TSCĐ hữu hình và TSCĐ
vô hình.
‒ Theo quyền sở hữu: TSCĐ đƣợc phân thành TSCĐ tự có và TSCĐ thuê
ngoài.
TSCĐ hữu hình: Là những tài sản tồn tại dƣới các hình thái vật chất cụ thể.
Theo tính chất và mục đích sử dụng, TSCĐ hữu hình đƣợc phân thành:
‒ Nhà cửa, vật kiến trúc: Gồm nhà làm việc, nhà kho, cầu cống , hàng rào…
‒ Máy móc, thiết bị: Gồm các máy móc, thiết bị quản lý và các loại thiết bị
chuyên dung.
‒ Phương tiện vận tải , truyền dẫn: Gồm ôtô, hệ thống đƣờng ống dẫn nƣớc,
hệ thống đƣờng dây điện, Hệ thống Wifi…
‒ Thiết bị dụng cụ quản lý: Nhƣ các thiết bị điện tử,máy vi tính ,máy fax…
‒ Cây trồng, súc vật làm việc lâu năm
TSCĐ vô hình: Là những tài sản không có hình thái vật chất cụ thể. Ví dụ
nhƣ:
‒ Bản quyền tác giả, thƣơng hiệu.
‒ Quyền sử dụng đất.
‒ Bằng phát minh, sáng chế.
‒ Phần mềm kế toán.
Trong bài toán quản lý Tài sản cố định của Khách sạn City View, thì các tài
sản đƣợc đề cập đến ở đây sẽ hạn chế trong phạm vi các tài sản là các phƣơng tiện
thực hiện các dịch vụ phụ vụ trực tiếp cho khách hàng khi nghỉ ở khách sạn bao
gồm: phương tiện quản lý; Phương tiện phục vụ khách hàng. Cụ thể là các tài
sản sau đây.
10
Bảng 1.1. Danh sách các TSCĐ cần quản lý
STT
Tên tài sản
Nhóm II: Phương tiện quản lý
1
Máy tính
2
Thiết bị mạng
3
Tổng đài nội bộ
4
Bộ âm thanh
5
Điện thoại fax
6
Bộ phát wifi cáp quang
Nhóm III: Phương tiện phục vụ khách hàng
1
Điều hòa
2
Tivi
3
Tủ lạnh
4
Bàn
6
Ghế
7
Giƣờng đệm
8
Máy giặt là
9
Thang máy
10
Ô tô con
11
Máy lọc nƣớc
12
Phòng đổi tiền
14
Phòng ngủ
15
Phòng ăn uống
16
Quầy Bar
17
Phòng hội nghị
11
1.1.3. Thực trạng công tác quản lý TSCĐ của khách sạn
Công tác quản lý TSCĐ của City View Hotel cần rất nhiều giấy tờ, sổ sách,
biên bản, vì vậy kéo theo một khối lƣợng công việc lớn và phức tạp. Khi xây
dựng một hệ thống quản lý thì toàn bộ các quy trình sẽ đƣợc tự động hoá. Khi sử
dụng chƣơng trình quản lý TSCĐ thì các đối tƣợng sẽ đƣợc giảm thiểu các thao
tác phải làm và thu đƣợc hiệu cao một cách nhanh chóng.
Cán bộ quản lý sẽ dễ dàng trong việc nhập TSCĐ cũng nhƣ bàn giao và luân
chuyển TSCĐ về các phòng. Dễ dàng trong việc quản lý, bảo trì và sửa chữa
TSCĐ. Tiến hành việc kiểm kê và đƣa ra các báo cáo một cách nhanh chóng,
chính xác cho ban Giám đốc.
Đối với Ban Giám đốc trong việc quản lý TSCĐ sẽ nhanh chóng biết đƣợc
hiện trạng TSCĐ, tình hình sử dụng TSCĐ để đƣa ra các kế hoạch bảo hành, bảo
trì, sửa chữa, bổ sung. Qua đó sẽ đảm bảo việc sử dụng nguồn tài chính một cách
tiết kiệm và hiệu quả nhất, nâng cao khả năng sử dụng TSCĐ trong công tác phục
vụ khách hàng.
1.1.4. Giải pháp nâng cao hoạt động quản lý TSCĐ
Quản lý tài sản cố định là một công việc thƣờng xuyên đòi hỏi sự tỉ mỉ rất
lớn.
Công việc này cần phải lƣu trữ mọi loại thông tin liên quan đến thiết bị đƣợc
sử dụng trong từng phòng. Các thiết bị đƣa vào là rất lớn và nhiều chủng loại.
Điều này gây khó khăn rất nhiều cho nhân viên quản lý, nhất là quá trình
kiểm kê hay theo dõi tình trạng thiết bị sử dụng tại các phòng, các vị trí trong
khách sạn. Khó khăn đó tất yếu dẫn đến yêu cầu thiết kế một hệ thống thông tin
hỗ trợ hoạt động quản lý thiết bị thật hiệu quả và tin cậy.
1.2. Mô tả bài toán nghiệp vụ quản lý TSCĐ
1.2.1. Biểu đồ hoạt động của quản lý TSCĐ
12
Bộ phận quản lý TS
Các đơn vị sử
dung, khai thác
Lãnh đạo
Các hồ sơ liên
quan
Biên bản nghiệm
thu
Sổ TS
DS đơn vị SD
Yêu cầu
Sổ TS đơnvị
Sổ sử dụng TS
Yêu cầu (sửa/thay)
Sổ TS đơnvị
Sổ sử dụng TS
Sổ TS đơnvị
Biên bản kiểm kê
DS TS thanh lý
Hình 1.1. Biểu đồ tiến trình hoạt động các nghiệp vụ chính
1.2.2. Mua và tiếp nhận TSCĐ
Công việc quản lý TSCĐ đƣợc giao riêng cho Phòng hành chính có sự giám
sát của Giám đốc và Phó Giám đốc. Mỗi khi các phòng có nhu cầu mua TSCĐ thì
lập giấy đề nghị mua, kèm theo Bảng kê mua hàng chuyển cho Phòng hành
chính. Phòng hành chính sẽ tiến hành phê duyệt, quyết định mua TSCĐ.
Sau khi TSCĐ đƣợc chuyển đến, phòng hành chính tiến hành nghiệm thu,
kiểm tra chất lƣợng. Nếu thiết bị đảm bảo chất lƣợng, đáp ứng đúng yêu cầu thì
phòng hành chính tiến hành mua thiết bị. Quá trình này đƣợc ghi lại thông qua
Biên bản nghiệm thu. TSCĐ đảm bảo yêu cầu sẽ đƣợc nhập kho và tên thiết bị
đó sẽ đƣợc thêm vào Danh sách TSCĐ. Mọi thông tin liên quan đến thiết bị nhập
Tiếp nhận
TS
Vào sổ TS
Yêu cầu
TS
Phân phối
TS vào sổ
theo dõi
Kiểm kê và
thanh lý
Duyệt Yêu
cầu TS
Sử dụng và
báo cáo TS
Ký duyệt
thanh lý TS
Nhận và
ghi sổ TS
Kiêm kê, ký
biên bản
13
nhƣ số lƣợng, giá cả, ngày nhập, số chứng từ nhập sẽ đƣợc lƣu lại trong phiếu
nhập kho. Phòng hành chính sẽ chia nhóm TSCĐ thuộc nhóm nào: Đất, nhà vửa,
vật kiến trúc; Phƣơng tiện vận tải; Phƣơng tiện quản lý; Phƣơng tiện phục vụ
Phòng nghỉ, khách hàng.
Việc cấp thiết bị cho các phòng, các bộ phận đƣợc tiến hành sau đó. Quá
trình này đƣợc lƣu trong phiếu xuất kho. Ngoài ra còn có biên bản bàn giao thiết
bị với sự kí nhận của hai bên: đại diện của Phòng hành chính với đại diện quản lý
phòng cấp thiết bị. Sau khi quản lý phòng nhận đƣợc TSCĐ về phòng thì lập
Phiếu biên nhận để xác nhận. Tên TS sẽ đƣợc thêm vào danh sách TSCĐ của
phòng đó.
1.2.3. Phân phối và theo dõi sử dụng TSCĐ
Ngƣời quản lý sẽ quản lý TSCĐ và phân loại TSCĐ: TSCĐ chƣa sử dụng,
TSCĐ đang đƣợc sử dụng, TSCĐ không sử dụng hoặc quá hạn sử dụng.
Sau khi các phòng, ban đã nhập TSCĐ, Ngƣời quản lý ghi lại các thông tin
về TSCĐ vào Sổ theo dõi thiết bị để theo dõi việc sử dụng TSCĐ.
Khi TSCĐ đƣợc luân chuyển giữa các phòng ban thì các phòng, ban lập Đơn
xin luân chuyển thiết bị nộp lên Phòng hành chính. Phòng hành chính xem xét,
kiểm tra. Nếu đồng ý luân chuyển thiết bị thì tiến hành lập Biên bản bàn giao.
Khi đó tên của TS đó sẽ đƣợc xóa khỏi danh sách TSCĐ của phòng ban trƣớc đó
và thêm vào danh sách TSCĐ của phòng ban mới.
Trong quá trình sử dụng, khi thiết bị có sự cố hỏng hoặc mất, phòng ban có
trách nhiệm báo lại cho phòng hành chính kèm với Giấy báo hỏng, mất TSCĐ.
Phòng hành chính sẽ chịu trách nhiệm sửa chữa, bảo dƣỡng hay bổ sung tài sản
đó. Các thông tin về công việc sửa chữa hay chi phí sửa chữa đƣợc lƣu lại trong
Sổ sửa chữa thiết bị.
1.2.4. Kiểm kê TSCĐ định kỳ và thanh lý
Cuối mỗi quý (3 tháng) hay sau 1 năm, phòng hành chính tiến hành kiểm kê
và tính khấu hao TSCĐ. Các thiết bị đang đƣợc sử dụng tại các phòng sẽ đƣợc
phòng hành chính cử nhân viên đến kiểm tra và thống kê. Nhân viên đó sẽ lập
14
Biên bản kiểm kê và nộp lại cho trƣởng phòng hành chính. Trƣởng phòng hành
chính đối chiếu với sổ sách, từ đó đƣa ra sự chênh lệch số liệu giữa thực tế và sổ
sách. Sau đó phòng hành chính lập Báo cáo định kỳ TSCĐ, đƣa lại cho Giám
đốc.
Những thiết bị không sử dụng đƣợc nữa, Phòng hành chính tiến hành lập
danh sách những thiết bị cần thanh lý, trình lên Giám đốc. Nếu đƣợc chấp nhận,
Phòng hành chính tiến hành thanh lý thiết bị. Các thông tin liên quan đến thiết bị
thanh lý đó đƣợc lƣu lại và loại thiết bị ra khỏi sổ theo dõi thiết bị thƣờng xuyên.
1.3. Mô hình nghiệp vụ của bài toán quản lý TSCĐ
1.3.1. Mô hình ngữ cảnh
a. Bảng phân tích xác định chức năng, tác nhân và hồ sơ
15
Bảng 1.2. Bảng phân tích dữ liệu
Động từ + Bổ ngữ
Danh từ
Tác nhân/dữ liệu
Lập yêu cầu về TS
Tổng hợp các yêu cầu
Lập báo cáo mua TS
Lập đơn hàng đặt mua TS
Lập biên bản nghiệm thu TS
Kiểm tra chất lƣợng TS
Lập biên bản bàn giao cấp
TS
Lập kế hoạch nâng cấp, sửa
chữa TS
Chuyển TS sang phòng ban
mới
Lập danh sách TS cần thanh
lý
Kiểm kê các TS đang sử
dụng
Kiểm kê quá trình xuất,
nhập,
tồn của các tài sản
Phòng hành chính
Giấy yêu cầu mua TS
Bản tổng hợp mua TS
Đơn đặt mua TS
Nhân viên
Nhà cung cấp
Ban nghiệm thu
Biên bản nghiệm thu
Ban lãnh đạo
Sổ sửa chữa TS
Sổ thuyên chuyển TS
Danh sách TS thanh lý
Báo cáo
Kho
Sổ theo dõi
Danh sách tài sản thanh lý
Biên bản kiểm kê
Giấy chuyển TS
Tác nhân
HSDL
HSDL
HSDL
Tác nhân
Tác nhân
Tác nhân
HSDL
Tác nhân
HSDL
HSDL
HSDL
HSDL
=
HSDL
HSDL
HSDL
HSDL
b. Xác định tác nhân
Xem xét quá trình quản lý thiết bị có thể thấy có ba tác nhân quan hệ tới hệ
thống.
Nhà cung cấp: Trực tiếp giao những thiết bị đƣợc đặt hàng cho khách sạn.
Các phòng, ban, đơn vị: Sử dụng những TSCĐ phù hợp của mỗi phòng.
Ban lãnh đạo: Xem xét các báo cáo và phê duyệt các yêu cầu.
16
Những nhân tố còn lại tham gia thực hiện chức năng hệ thống sẽ không phải
tác nhân.
c. Biểu đồ ngữ cảnh
Hình 1.2: Biểu đồ ngữ cảnh của hệ thống
0
HỆ THỐNG
QUẢN LÝ
TÀI SẢN CỐ
ĐỊNH
Nhà cung
cấp
Đơn vị sử
dụng
Ban Lãnh đạo
Biên bản nghiệm thu
Đơn mua hàng
Hóa đơn bán hàng
Danh sách hàng trả lại
Chứng từ thanh toán
Thông tin sự cố
Kế hoạch bảo trì, sửa chữa
Yêu cầu TS
Biên bản bàn giao
Kết quả sửa chữa
Tổng
hợp
yêu
cầu
mua
TS
Ký
duyệt
yêu
cầu
mua
TS
Báo
cáo
Yêu
cầu
báo
cáo
17
1.3.2. Biểu đồ phân rã chức năng
a. Nhóm dần các chức năng
Bảng 1.3: Phân tích nhóm các chức năng nghiệp vụ
Các chức năng chi tiết (lá)
Nhóm lần 1
Nhóm lần 2
1. Lập giấy đề nghị mua
Mua và tiếp nhận
TSCĐ
Quản lý tài
sản cố định
2. Tổng hợp yêu cầu báo cáo
3. Lập đơn hàng mua TS
4. Lập biên bản nhận TS
5. Cập nhật tài sản
6. Phân phối TSCĐ
Phân phối và theo
dõi TSCĐ
7. Theo dõi sử dụng TSCĐ
8. Luân chuyển TSCĐ
9. Sửa chữa, bảo dƣỡng TSCĐ
10. Tính khấu hao
Kiểm kê định kỳ
11. Kiểm kê TSCĐ
12. Lập danh sách các TS cần thanh lý
13. Lập báo cáo tồn kho
Báo cáo
14. Lập danh sách TS tại nơi sử dụng
15. Báo cáo tình trạng tài sản
16. Báo cáo TS theo loại
18
b. Biểu đồ phân rã chức năng
Hình 1.3: Biểu đồ phân rã chức năng của hệ thống quản lý tài sản cố định
QUẢN LÝ TÀI SẢN CỐ ĐỊNH
1. Mua và tiếp nhận
TSCĐ
2. Phân phối và theo
dõi TSCĐ
3. Kiểm kê TSCĐ
1.1 Lập giấy đề
nghị mua
1.2 Tổng hợp yêu
cầu
1.3 Lập đơn hàng
mua TS
1.4 Lập biên bản
nhận TS
1.5 Cập nhật TS
2.1 Phân phối
TSCĐ
2.2 Theo dõi sử
dụng TSCĐ
2.3 Luân
chuyển TSCĐ
2.4 Sửa chữa, bảo
dƣỡng TSCĐ
3.1 Tính khấu
hao
3.3 Lập danh sách
TS thanh lý
4.1 Lập báo cáo
xuất, nhập, tồn
4.2 Lập danh sách
TS nơi sử dụng
4.3 Báo cáo tình
trạng tài sản
4.4 Báo cáo tài
sản theo loại
4. Báo cáo
3.2 Lập danh sách
kiểm kê TS
19
1.3.3. Mô tả chi tiết các chức năng lá
1.1 Lập giấy đề nghị mua TSCĐ: Các phòng khi có nhu cầu cần mua
TSCĐ thì lập giấy đề nghị mua TSCĐ và gửi lên phòng hành chính.
1.2 Tổng hợp yêu cầu báo cáo: Phòng hành chính thực hiện tổng hợp các
yêu cầu từ các phòng ban, lập báo cáo trình lên ban lãnh đạo để ký, duyệt.
1.3 Lập đơn hàng mua TS: Khi ban lãnh đạo chấp thuận, phòng hành chính
lập đơn đặt hàng với nhà cung cấp. Tài sản đặt hàng đƣợc nhà cung cấp chuyển về
công ty.
1.4 Lập biên bản nhận TS: Sau khi nhà cung cấp mang TSCĐ đến, phòng
hành chính tiến hành nghiệm thu, kiểm tra chất lƣợng của thiết bị. Nếu đạt yêu
cầu, TS sẽ đƣợc nhập vào kho kèm theo biên bản nhận TS.
1.5 Cập nhật tài sản: Cập nhật tài sản mới vào sổ tài sản
2.1 Phân phối TSCĐ: Tài sản sau khi đƣợc nhập vào kho đƣợc phòng
HCQT phân bổ đến các đơn vị trong công ty theo yêu cầu. Thông tin của quá
trình này đƣợc lƣu trong thẻ kho với đầy đủ các nội dung về đơn vị đƣợc phân
phối, thông tin về ngày xuất…
2.2 Theo dõi sử dụng TSCĐ: Các thông tin về ngày nhập, ngày xuất, giá cả,
tình trạng… của mỗi thiết bị sẽ đƣợc phòng hành chính ghi lại trong Sổ theo dõi
thiết bị.
2.3 Luân chuyển TSCĐ: Thiết bị đƣợc phân bổ về các phòng, nhƣng vì một
lý do nào đó nhƣ thiết bị trong phòng ít đƣợc sử dụng, hay do yêu cầu từ phòng
khác. Nếu có thể chuyển, nhân viên phòng hành chính sẽ tiến hành chuyển thiết bị
sang phòng mới.
2.4 Sửa chữa, bảo dưỡng: Trong quá trình sử dụng thiết bị, thiết bị có thể
bị hỏng hoặc cần phải nâng cấp thiết bị. Khi phát hiện hỏng hoặc có nhu cầu nâng
cấp, bảo trì, phòng sử dụng báo cáo lên phòng hành chính để phòng hành chính
cử ngƣời xuống xác minh hiện trạng. Sau đó lập báo cáo để có kế hoạch sửa chữa,
nâng cấp hoặc thay thế thiết bị.
20
3.1 Tính khấu hao tài sản: Việc tính khấu hao tài sản theo một công thức
đƣợc quy định chung. Công việc này thực hiện theo công thức tính khấu hao theo
đƣờng thẳng.
Khấu hao = Nguyên giá * Tỷ lệ khấu hao
Giá trị còn lại = Nguyên giá – ∑Khấu hao
Công việc này giúp đánh giá đƣợc giá trị thực của tài sản sau khi đã sử dụng
một thời gian nhất định và đƣợc dùng khi tiến hành thanh lý các tài sản quá hạn.
3.4 Lập danh sách những tài sản cần thanh lý: Thiết bị đã qua sử dụng bị
hỏng và không thể nâng cấp sẽ đƣợc thanh lý. Phòng hành chính tiến hành lập
danh sách các thiết bị đủ tiêu chuẩn thanh lý, trình lên ban lãnh đạo đợi xét duyệt.
Khi danh sách các TSCĐ cần thanh lý đƣợc phê duyệt, phòng hành chính tiến
hành thanh lý thiết bị. Các thông tin liên quan đến thiết bị thanh lý đó đƣợc lƣu lại
và loại thiết bị ra khỏi sổ theo dõi thiết bị thƣờng xuyên.
3.2 Kiểm kê TSCĐ: Các thiết bị đang đƣợc sử dụng tại các phòng sẽ đƣợc
kiểm tra và đối chiếu với sổ sách, từ đó đƣa ra sự chênh lệch số liệu giữa thực tế
và sổ sách.
4.1 Lập báo cáo xuất, nhập, tồn: Vào cuối năm, Phòng hành chính cung
cấp thông tin về số lƣợng xuất, số lƣợng tồn lại trong kho cho từng loại tài sản
cho ban lãnh đạo công ty.
4.2 Lập danh sách tài sản tại nơi sử dụng: Đƣa ra danh sách tài sản đang
đƣợc sử dụng tại các đơn vị sử dụng sau một năm. Danh sách cuối cùng đƣợc
trình lên ban lãnh đạo công ty.
4.3 Báo cáo tình trạng tài sản: Phòng HCQT có trách nhiệm báo cáo thông
tin về các tài sản, hoạt động tốt hay không, quá trình nâng cấp tài sản và sửa chữa
tài sản. Báo cáo đƣợc lập vào cuối mỗi năm.
4.4 Báo cáo tài sản theo loại: Phòng HCQT đƣa ra danh sách các tài sản
theo từng loại cụ thể khi kết thúc mỗi năm, thực hiện so sánh với số liệu trên thực
tế.
21
1.3.4. Danh sách các hồ sơ đƣợc sử dụng
a. Giấy yêu cầu mua TS
b. Bản tổng hợp y/c mua TS
c. Đơn đặt mua hàng
d. Thẻ kho
e. Biên bản nghiệm thu
f. Biên bản bàn giao
g. Danh sách hàng trả lại
h. Sổ theo dõi TS
i. Sổ sửa chữa TS
j. Giấy thuyên chuyển TS
k. Sổ luân chuyển TS
l. Biên bản kiểm kê
m. Danh sách TS thanh lý
n. Báo cáo
22
1.3.5. Ma trận thực thể chức năng
Các thực thể
a. Giấy yêu cầu mua TS
b. Bản tổng hợp y/c mua TS
c. Đơn đặt mua hàng
d. Thẻ kho
e. Biên bản nghiệm thu
f. Biên bản bàn giao
g. Danh sách hàng trả lại
h. Sổ theo dõi TS
i. Sổ sửa chữa TS
j. Giấy thuyên chuyển TS
k. Sổ luân chuyển TS
l. Danh sách TB thanh lý
m. Biên bản kiểm kê
n. Báo cáo
Các chức năng
a b c d
e
f g
h
i
j
k l
m n
Mua và tiếp nhận TSCĐ
C C C U C C C
Phân phối &theo dõi TSCĐ
R
U U C U
Kiểm kê TSCĐ
R R
R C C
Báo cáo
R
R R
R
R C
Ma trận thực thể chức năng biểu diễn mối quan hệ giữa hồ sơ dữ liệu và chức
năng.
Trong đó: C: tạo mới; R: đọc; U: Cập nhật.
Hình 1.4 : Ma trận thực thể chức năng.
