BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TPHCM
——-☼☼☼☼ ——-
TRẦN THANH THÚY
TÌNH HÌNH ỨNG DỤNG ERP VÀ SỰ TÁC ĐỘNG
CỦA ERP ĐẾN TỔ CHỨC HỆ THỐNG THÔNG TIN
KẾ TOÁN TẠI CÁC DOANH NGHIỆP VIỆT NAM
Chuyên ngành : Kế toán
Mã số
: 60.34.30
LUẬN VĂN THẠC SĨ KINH TẾ
Người hướng dẫn khoa học
PGS.TS VÕ VĂN NHỊ
THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH – NĂM 2011
LỜI CAM ĐOAN
——-☼☼☼☼ ——-
Tôi xin cam đoan đề tài này dựa trên quá trình nghiên cứu trung thực dưới sự
cố vấn của người hướng dẫn khoa học. Đây là đề tài luận văn thạc sĩ kinh tế,
chuyên ngành Kế toán – kiểm toán. Luận văn này chưa được ai công bố dưới
bất cứ hình thức nào và tất cả các nguồn tham khảo đều được trích dẫn đầy đủ.
TPHCM, ngày 10 tháng 08 năm 2011
Tác giả
Trần Thanh Thúy
MỤC LỤC
——-☼☼☼☼ ——-
LỜI CAM ĐOAN
DANH MỤC CÁC KÝ HIỆU, CHỮ VIẾT TẮT
DANH MỤC CÁC BẢNG, SƠ ĐỒ VÀ BIỂU ĐỒ
MỞ ĐẦU
CHƢƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ ERP VÀ TỔ CHỨC HỆ THỐNG
THÔNG TIN KẾ TOÁN
1.1. Giới thiệu tổng quát về ERP …………………………………………………………… 1
1.1.1 Khái niệm ERP……………………………………………………………………….. 1
1.1.2 Quá trình hình thành ERP ………………………………………………………… 1
1.1.3 Cấu trúc của ERP …………………………………………………………………… 2
1.1.4 Lợi ích của ERP ……………………………………………………………………… 3
1.2. Tổ chức hệ thống thông tin kế toán …………………………………………………. 4
1.2.1. Tổng quan về hệ thống thông tin kế toán ……………………………….. 4
1.2.2. Tiếp cận hệ thống thông tin kế toán theo chu trình kinh doanh . 4
1.2.2.1 Các chu trình kinh doanh
……………………………………………… 4
1.2.2.2 Mối quan hệ giữa các chu trình kinh doanh ……………………. 6
1.2.3. Tổ chức hệ thống thông tin kế toán
………………………………………… 7
1.2.3.1 Nội dung tổ chức ……………………………………………………….. 7
1.2.3.2 Quy trình tổ chức ………………………………………………………… 9
1.3. Sự tƣơng tác giữa ERP và hệ thống thông tin kế toán …………………….. 11
1.3.1 Xét dưới khía cạnh hệ thống quản lý ……………………………………….. 11
1.3.2 Xét dưới khía cạnh hệ thống thông tin quản lý
………………………….. 12
1.3.3 Xét dưới khía cạnh phân tích và kiểm soát dữ liệu
…………………….. 13
1.4. Sự tác động của của ERP đến tổ chức hệ thống thông tin kế toán
……. 15
1.4.1. Những thay đổi về mặt quy trình …………………………………………. 15
1.4.1.1 Thu thập dữ liệu
………………………………………………………… 15
1.4.1.2 Xử lý dữ liệu …………………………………………………………….. 15
1.4.1.3 Cung cấp thông tin
……………………………………………………. 16
1.4.1.4 Kiểm soát …………………………………………………………………. 17
1.4.2. Những thay đổi về tổ chức bộ máy kế toán …………………………… 18
1.4.2.1 Cơ cấu nhân sự …………………………………………………………. 18
1.4.2.2 Phân chia trách nhiệm
………………………………………………… 19
1.4.2.3 Phân quyền truy cập ………………………………………………….. 20
Kết luận chƣơng 1 ………………………………………………………………………………… 21
CHƢƠNG 2: TÌNH HÌNH ỨNG DỤNG ERP VÀ SỰ TÁC ĐỘNG CỦA
ERP ĐẾN TỔ CHỨC HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TẠI CÁC
DOANH NGHIỆP VIỆT NAM
2.1. Tình hình chung về việc ứng dụng ERP trên thế giới và Việt Nam ….. 22
2.1.1. Ứng dụng ERP trên thế giới ………………………………………………… 22
2.1.1.1 Khảo sát của tập đoàn tư vấn Panorama
………………………. 22
2.1.1.2 Các giải pháp ERP phổ biến trên thế giới …………………….. 26
2.1.2. Ứng dụng ERP tại Việt Nam
………………………………………………… 28
2.1.2.1 Tình hình chung
……………………………………………………….. 28
2.1.2.2 Một số nhà tư vấn triển khai giải pháp ERP ở Việt Nam …34
2.2. Khảo sát thực tế tại các doanh nghiệp ứng dụng ERP thành công
…… 41
2.2.1 Phạm vi khảo sát và phương pháp khảo sát
………………………………. 41
2.2.2 Tình hình ứng dụng ERP tại các doanh nghiệp khảo sát
…………….. 41
2.2.3 Các yếu tố ảnh hưởng đến khả năng ứng dụng ERP thành công …. 44
2.2.4 Sự tác động của ERP đến tổ chức hệ thống thông tin kế toán
……… 45
2.3. Những khó khăn, hạn chế và nguyên nhân liên quan ứng dụng ERP ở
các doanh nghiệp Việt Nam ……………………………………………………………. 47
2.3.1 Khó khăn và hạn chế
………………………………………………………………. 47
2.3.2
Nguyên nhân
…………………………………………………………………………. 49
Kết luận chƣơng 2 ………………………………………………………………………………… 55
CHƢƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP ĐỂ TĂNG CƢỜNG KHẢ NĂNG ỨNG
DỤNG ERP THÀNH CÔNG VÀ TẠO RA SỰ TÁC ĐỘNG TÍCH CỰC
CỦA ERP ĐẾN TỔ CHỨC HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN CHO
CÁC DOANH NGHIỆP VIỆT NAM
3.1. Một số định hƣớng căn bản
……………………………………………………………. 56
3.1.1 Việc ứng dụng ERP phải gắn liền với tái cấu trúc hệ thống quản lý
doanh nghiệp ………………………………………………………………………… 56
3.1.2 Ứng dụng ERP phải gắn liền với trách nhiệm và hiệu quả quản lý
. 57
3.1.3 Tổ chức hệ thống thông tin kế toán phải là một trong những ưu tiên
khi ứng dụng ERP để qua đó tác động tích cực đến vai trò của hệ
thống thông tin kế toán phục vụ điều hành quản lý doanh nghiệp .. 57
3.2. Giải pháp tăng cƣờng khả năng ứng dụng ERP thành công ……………. 58
3.2.1 Giải pháp về cấu trúc ERP trong mối quan hệ với tái cấu trúc hệ
thống quản lý doanh nghiệp
……………………………………………………. 58
3.2.2 Giải pháp về quy trình triển khai ERP ……………………………………… 60
3.2.3 Giải pháp về kiểm soát và đánh giá ERP
………………………………….. 61
3.2.4 Giải pháp về chọn lựa nhà cung cấp ………………………………………… 64
3.3. Giải pháp về tăng cƣờng sự tác động của ERP đến tổ chức hệ thống
thông tin kế toán trong doanh nghiệp …………………………………………….. 66
3.3.1 Giải pháp về tăng cường vai trò tích cực của kế toán trong việc ứng
dụng ERP ……………………………………………………………………………. 66
3.3.2 Giải pháp về cấu trúc ERP trong mối quan hệ với hệ thống thông tin
kế toán ………………………………………………………………………………… 68
3.3.3 Giải pháp về tổ chức thực hiện quy trình kế toán ………………………. 69
3.3.4 Giải pháp về tổ chức bộ máy kế toán
……………………………………….. 71
3.3.5 Giải pháp về đánh giá hiệu quả tác động của ERP đến hệ thống thông
tin kế toán
…………………………………………………………………………….. 73
3.4. Một số kiến nghị ……………………………………………………………………………. 74
3.4.1 Đối với doanh nghiệp
…………………………………………………………….. 74
3.4.2 Đối với nhà cung cấp …………………………………………………………….. 77
Kết luận chƣơng 3 ………………………………………………………………………………… 81
KẾT LUẬN
TÀI LIỆU THAM KHẢO
PHỤ LỤC
Phụ lục 1: Ứng dụng ERP tại công ty cổ phần hợp tác kinh tế và XNK Savimex
Phụ lục 2: Ứng dụng ERP tại Tập đoàn Tân Hiệp Phát (THP)
Phụ lục 3: Giải thưởng Bitcup – giải pháp công nghệ thông tin hay nhất 2010 và 2009
Phụ lục 4: Bảng câu hỏi khảo sát
Phụ lục 5: Danh sách các doanh nghiệp tham gia trả lời bảng câu hỏi
Phụ lục 6: Minh họa giao diện màn hình giải pháp ERP tại một số doanh nghiệp
khảo sát
——-☼☼☼☼ ——-
DANH MỤC CÁC KÝ HIỆU, CHỮ VIẾT TẮT
——-☼☼☼☼ ——-
CHỮ VIẾT TẮT
Ý NGHĨA
AIS
Accounting Information Systems
(Hệ thống thông thông tin kế toán)
BĐS
Bất động sản
BOM
Bill of Materials (Danh sách nguyên liệu)
ERP
Enterprise Resource Planning
(Hoạch định nguồn lực doanh nghiệp)
DNTN
Doanh nghiệp tư nhân
DV
Dịch vụ
ĐTXD
Đầu tư xây dựng
MRP
Material Requirement Planning
(Hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu)
MRPII
Manufacturing Resource Planning
(Hoạch định nguồn lực sản xuất)
MTV
Một thành viên
SX
Sản xuất
SXHTD
Sản xuất hàng tiêu dùng
TM
Thương mại
TNHH
Trách nhiệm hữu hạn
XNK
Xuất nhập khẩu
DANH MỤC CÁC BẢNG, SƠ ĐỒ VÀ BIỂU ĐỒ
——-☼☼☼☼ ——-
DANH MỤC CÁC BẢNG:
Bảng 1.1: Các hoạt động chủ yếu trong chu trình kinh doanh ………………………… 5
Bảng 2.1: Bảng so sánh giải pháp của SAP, Oracle, Microsoft và phân khúc II.
25
Bảng 2.2: Bảng so sánh các giải pháp theo quy mô doanh nghiệp ………………… 25
Bảng 2.3: Bảng so sánh giữa doanh nghiệp lớn, doanh nghiệp vừa và nhỏ
…….. 26
Bảng 2.4: Thông tin về dự án ERP Việt Nam năm 2006 và 2007 …………………. 30
Bảng 2.5: Bảng tóm tắt các giải pháp và nhà tư vấn triển khai tại Việt Nam ….. 40
Bảng 2.6: Bảng tổng hợp các giải pháp ERP ứng dụng tại 19 doanh nghiệp
khảo sát ………………………………………………………………………………….. 42
Bảng 2.7: Những lý do dẫn đến quyết định ứng dụng ERP tại doanh nghiệp ….. 43
Bảng 2.8: Những lợi ích mà ERP mang lại sau khi triển khai ở doanh nghiệp … 43
DANH MỤC SƠ ĐỒ:
Sơ đồ 1.1: Sơ đồ thể hiện khái quát về hệ thống thông tin kế toán
………………….. 4
Sơ đồ 1.2: Sơ đồ thể hiện mối quan hệ giữa các chu trình kinh doanh
…………….. 6
Sơ đồ 1.3: Chu kỳ phát triển hệ thống thông tin kế toán
………………………………… 9
Sơ đồ 1.4: Hệ thống thông tin và việc ra quyết định
……………………………………. 13
Sơ đồ 1.5: Sơ đồ tác động của ERP đến tổ chức hệ thống thông tin kế toán …… 20
DANH MỤC BIỂU ĐỒ:
Biểu đồ 2.1: Thách thức khi triển khai ERP……………………………………………….. 23
Biểu đồ 2.2: Thời gian thực hiện ERP dự kiến và thực tế
…………………………….. 23
Biểu đồ 2.3: Thời gian thực hiện dự án ERP ……………………………………………… 23
Biểu đồ 2.4: Chi phí thực hiện dự án ERP …………………………………………………. 24
Biểu đồ 2.5: Mức độ thỏa mãn đối với hệ thống ERP …………………………………. 24
Biểu đồ 2.6: Số lượng dự án và giá trị dự án năm 2009
……………………………….. 32
Biểu đồ 2.7: Các phân hệ chức năng mà doanh nghiệp đã triển khai và sử dụng
42
Biểu đồ 2.8: Mức độ ảnh hưởng của các yếu tố đến khả năng ứng dụng ERP
thành công
…………………………………………………………………………. 44
Biểu đồ 2.9: Mức độ ảnh hưởng của các yếu tố đối với tổ chức hệ thống thông
tin kế toán sau khi doanh nghiệp ứng dụng ERP …………………….. 45
Biểu đồ 2.10: Các hoạt động mà kế toán đã tham gia trong quá trình triển khai
ERP
…………………………………………………………………………………… 46
MỞ ĐẦU
——-☼☼☼☼ ——-
1. Sự cần thiết của đề tài:
Ứng dụng công nghệ thông tin vào trong công tác quản lý nói chung và
công tác kế toán nói riêng là một xu thế tất yếu của các doanh nghiệp trong
điều kiện hội nhập kinh tế ngày nay. Theo công bố vào tháng 6/2008 của Bộ
Thông tin và truyền thông, tại Việt Nam có 86,5% doanh nghiệp đang ứng
dụng ở các mức độ khác nhau, trong đó số doanh nghiệp ứng dụng ERP
(Hoạch định nguồn lực doanh nghiệp) chỉ đạt 7%.
ERP là một công cụ tích hợp quá trình kinh doanh của doanh nghiệp trên
nền tảng sử dụng cơ sở dữ liệu tập trung. Nó bao gồm nhiều phân hệ chức
năng cung cấp thông tin cho nhiều đối tượng khác nhau tùy theo nhu cầu và
cho phép hoạch định cũng như quản lý nguồn lực một cách hiệu quả. Với một
tư duy quản lý mới, ERP được xem là một giải pháp tối ưu giúp cho doanh
nghiệp nâng cao năng lực của mình trong xu thế cạnh tranh gay gắt như hiện
nay và đang được nhiều doanh nghiệp quan tâm.
Khác với excel và phần mềm kế toán, ERP là giải pháp giúp cho công tác
kế toán khắc phục được những hạn chế về mặt không gian và thời gian nhờ
khả năng chia sẻ và liên kết cao giữa các bộ phận, từ đó, giúp cho quá trình
cung cấp thông tin mang tính kịp thời và đáng tin cậy. Trong hệ thống ERP,
phân hệ kế toán được xem là cốt lõi, do đó, yêu cầu đặt ra là cần được tổ chức
hiệu quả nhằm tạo ra những thông tin hữu ích, phù hợp với yêu cầu quản lý.
Mặc dù ERP đã phát triển nhiều năm trên thế giới nhưng từ số liệu thống
kê nêu trên cho thấy: ERP vẫn chưa được ứng dụng phổ biến tại Việt Nam.
Với mong muốn giúp ích cho các doanh nghiệp cũng như những người làm
công tác kế toán hiểu rõ về ERP và thực tế triển khai từ đó gia tăng khả năng
ứng dụng ERP thành công, nâng cao hiệu quả của việc cung cấp thông tin kế
toán, tôi đã chọn tên đề tài là: “Tình hình ứng dụng ERP và sự tác động của
ERP đến tổ chức hệ thống thông tin kế toán tại các doanh nghiệp Việt Nam”.
2. Mục tiêu nghiên cứu của đề tài:
– Hệ thống hóa các lý luận về ERP và tổ chức hệ thống thông tin kế toán.
– Phân tích các yếu tố ảnh hưởng đến việc ứng dụng ERP thành công cũng
như sự tác động của ERP đến tổ chức hệ thống thông tin kế toán tại các
doanh nghiệp Việt Nam.
– Đề xuất các giải pháp nhằm tăng cường khả năng ứng dụng ERP thành
công và tạo ra sự tác động tích cực của ERP đến tổ chức hệ thống thông
tin kế toán cho các doanh nghiệp Việt Nam.
3. Phương pháp nghiên cứu:
Nguồn tài liệu cho việc nghiên cứu của đề tài chủ yếu là tạp chí và báo cáo
khoa học, giáo trình trong ngành kế toán và công nghệ thông tin cùng một số
website có uy tín trên mạng internet. Bên cạnh đó, đề tài còn dựa vào thông tin
của khảo sát thực tế tại một số doanh nghiệp.
Trong quá trình nghiên cứu, đề tài sử dụng và kết hợp nhiều phương pháp
khác nhau bao gồm: phương pháp điều tra bằng bảng câu hỏi, phương pháp
thống kê, phương pháp phân tích, tổng hợp và đánh giá.
4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:
Đối tượng nghiên cứu của đề tài là ERP dưới góc độ tiếp cận là hệ thống
thông tin kế toán. Do giới hạn về mặt thời gian và khả năng tiếp cận với doanh
nghiệp nên phạm vi nghiên cứu của đề tài là các doanh nghiệp ứng dụng thành
công ERP thuộc nhiều loại hình doanh nghiệp trên địa bàn TPHCM, Bình
Dương, Đồng Nai ở Việt Nam.
5. Bố cục của đề tài:
Ngoài phần mở đầu và kết luận, bố cục của đề tài gồm có 3 chương:
Chương 1: Cơ sở lý luận về ERP và tổ chức hệ thống thông tin kế toán
Chương 2: Tình hình ứng dụng ERP và sự tác động của ERP đến tổ chức hệ
thống thông tin kế toán tại các doanh nghiệp Việt Nam
Chương 3: Một số giải pháp để tăng cường khả năng ứng dụng ERP thành
công và tạo ra sự tác động tích cực của ERP đến tổ chức hệ thống
thông tin kế toán cho các doanh nghiệp Việt Nam.
6. Những đóng góp của đề tài:
Về mặt lý luận:
ERP là một khái niệm liên quan đến nhiều ngành học và môn học. Tuy
nhiên, cho đến nay, tại Việt Nam chưa có một giáo trình nào đề cập sâu về vấn
đề này dưới góc độ tiếp cận hệ thống thông tin kế toán. Điều này làm cản trở
đến khả năng tiếp cận một công cụ quản lý tiên tiến mang lại nhiều lợi ích và
thay đổi đối với những người làm công tác kế toán. Với mục đích làm rõ
những vấn đề vừa nêu trên, đề tài đã hệ thống hóa những kiến thức nền tảng và
có căn cứ về ERP, về tổ chức hệ thống thông tin kế toán để bổ sung nguồn tài
liệu tham khảo cho sinh viên chuyên ngành kế toán và doanh nghiệp quan tâm.
Về mặt thực tiễn:
Thứ nhất, đề tài đã cung cấp một cái nhìn khái quát về tình hình ứng dụng
ERP trên thế giới và Việt Nam trên nhiều phương diện: doanh nghiệp ứng
dụng, giải pháp cung cấp và nhà tư vấn triển khai.
Thứ hai, từ kết quả khảo sát và các nghiên cứu thực tế kết hợp với nhận
định của các chuyên gia, đề tài giải thích các yếu tố có ảnh hưởng đến việc
ứng dụng ERP thành công qua đó làm rõ sự tác động của nó đến tổ chức hệ
thống thông tin kế toán tại các doanh nghiệp Việt Nam.
Thứ ba, đề tài đưa ra các giải pháp nhằm tăng cường ứng dụng ERP thành
công phù hợp với điều kiện của doanh nghiệp Việt Nam từ đó nâng cao vai trò
của hệ thống thông tin kế toán. Bên cạnh đó, đề tài cũng đưa ra một số kiến
nghị mang tính chiến lược cho cả doanh nghiệp và nhà tư vấn – triển khai.
— Trang 1 —
1.1.
Giới thiệu tổng quát về ERP:
1.1.1 Khái niệm ERP:
ERP (Enterprise Resource Planning – Hoạch định nguồn lực doanh
nghiệp) là một thuật ngữ liên quan đến hệ thống tích hợp thông tin và quá
trình kinh doanh (Kumar và Hillegersberg, 2000) [11] bao gồm các phân hệ
chức năng được cài đặt tùy theo mục đích của doanh nghiệp.
ERP được hỗ trợ bởi phần mềm ứng dụng liên chức năng giúp cho
doanh nghiệp hoạch định và quản lý những phần quan trọng của quá trình kinh
doanh bao gồm lập kế hoạch sản xuất, mua hàng, quản lý hàng tồn kho, giao
dịch với nhà cung cấp, cung cấp dịch vụ khách hàng và theo dõi đơn đặt hàng
(Olson, 2004) [15].
ERP tập hợp tất cả dữ liệu từ các quy trình khác nhau và lưu trữ trong
một cơ sở dữ liệu tập trung cho phép sử dụng thông tin theo nhiều cách khác
nhau (Aernoudts, R.H.R.M., Boom, van der, T., Vosselman, E.G.J. và Pijl, van
der, G.J. ,2005) [4].
1.1.2 Quá trình hình thành ERP:
Vào những năm 50, các khái niệm liên quan đến chức năng của quá
trình quản lý sản xuất bắt đầu xuất hiện như: số lượng đặt hàng kinh tế, lượng
tồn kho an toàn, danh sách nguyên liệu (Bill of Materials – BOM), quản lý
lệnh sản xuất. Đến giữa những năm 60, hệ thống MRP (Material
Requirement Planning – Hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu) được cấu thành
dựa trên sự tích hợp các chức năng cơ bản nêu trên.
Vào năm 1975, trong cuốn từ điển biên soạn lần thứ 9 của APICS (The
Association for Operations Management – Hiệp hội quản lý hoạt động) đã đưa
ra định nghĩa: MRP là một công nghệ dựa trên cấu trúc BOM, thông tin kho
Cơ sở lý luận về ERP và tổ chức hệ thống thông tin kế toán
CHƢƠNG 1
— Trang 2 —
và lịch sản xuất để tính toán ra nhu cầu nguyên vật liệu. Nó đưa ra yêu cầu hủy
bỏ những đơn đặt hàng không cần thiết và các đề xuất tối ưu hoá việc mua
hàng bằng cách tính toán thời điểm có thể nhận nguyên vật liệu từ nhà cung
cấp và thời điểm cần số hàng đó cho sản xuất. Để có thể thực hiện được điều
này, cần xác định số lượng các nguyên vật liệu thành phần để sản xuất một
loại hàng cũng như thời điểm cần các nguyên vật liệu và các thành phần trong
các công đoạn của quá trình sản xuất. MRPII (Manufacturing Resource
Planning – Hoạch định nguồn lực sản xuất) là kết quả mở rộng của MRP. Nếu
MRP chủ yếu đưa ra các tính toán về nguyên vật liệu cần thiết để hoàn thành
kế hoạch sản xuất thì MRPII lại chú trọng đến quản lý lao động và chi phí
Đến những năm 90, sự phát triển của công nghệ thông tin đã góp phần
xây dựng khái niệm ERP dựa trên hệ thống MRPII. ERP không ch giới hạn
trong quản lý sản xuất mà bao trùm lên toàn bộ các hoạt động chức năng chính
của doanh nghiệp như kế toán, nhân sự, hậu cần, bán hàng, mua hàng.
Cho đến nay, ERP đã phát triển và kết hợp với nhiều ứng dụng khác
nhau như: SCM (Supply Chain Management – quản lý chuỗi cung ứng), CRM
(Customer Relationship Management – quản lý quan hệ khách hàng), BI
(Business Intelligence – Kinh doanh thông minh).
1.1.3 Cấu trúc của ERP:
Theo tài liệu chính thức của CIBRES – cơ quan tổ chức thi và cấp
chứng ch CIERP (Certified Implementer of Enterprise Resource Planning –
chứng ch chuyên viên triển khai ERP), một ERP tiêu chuẩn gồm các phân hệ:
Kế toán tài chính
Hậu cần
Sản xuất
Quản lý dự án
Dịch vụ
Dự đoán và lập kế hoạch
Công cụ lập báo cáo
— Trang 3 —
Theo Zeng et al. (2003) [24], một hệ thống ERP có các đặc điểm sau:
Tính linh hoạt: ERP có khả năng thích ứng với sự thay đổi nhu cầu
của tổ chức trong tương lai
Tính toàn diện: ERP có thể hỗ trợ nhiều quy trình kinh doanh của
doanh nghiệp như: bán hàng, quản trị nguyên vật liệu, kế toán tài chính …
Tính liên kết: ERP không ch liên kết các chức năng/bộ phận của hệ
thống mà còn liên kết với bên ngoài doanh nghiệp
Vì đặc trưng của phần mềm ERP là có cấu trúc phân hệ, trong đó từng
phân hệ có thể hoạt động độc lập nhưng vẫn có khả năng kết nối với nhau, thế
nên tính chia sẻ thông tin và liên kết được thể hiện rất rõ góp phần quan trọng
trong việc hỗ trợ tác nghiệp và ra quyết định của nhiều đối tượng khác nhau
một cách kịp thời và chính xác. Bên cạnh đó, quy trình làm việc thống nhất và
trách nhiệm được xác định rõ ràng trong hệ thống ERP
1.1.4 Lợi ích của ERP:
Theo Poston và Grabski (2001) [17], các lợi ích của ERP bao gồm:
cải thiện quá trình ra quyết định, thông tin kịp thời và chính xác hơn, gia tăng
thỏa mãn của khách hàng, linh hoạt với những thay đổi của môi trường
Theo Shang và Seddon (2002) [18], lợi ích của ERP gồm 5 nhóm:
Lợi ích hoạt động: giảm chi phí, chu kỳ thời gian hoạt động, cải thiện
năng suất, chất lượng cũng như dịch vụ khách hàng.
Lợi ích quản trị: ERP áp dụng cơ sở dữ liệu dùng chung và khả năng
phân tích dữ liệu tạo điều kiện dễ dàng cho việc ra quyết định và cải thiện
đánh giá hoạt động ở các bộ phận
Lợi ích chiến lược: cung cấp lợi thế cạnh tranh trên cơ sở công nghệ
thông tin.
Lợi ích cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin: tạo điều kiện cho doanh
nghiệp giảm chi phí và tăng khả năng thực hiện các ứng dụng khác
Lợi ích doanh nghiệp: cải tiến quy trình làm việc, quá trình học tập
và truyền thông trong doanh nghiệp, từ đó cải thiện văn hóa công ty
— Trang 4 —
Dưới góc độ công tác kế toán, hệ thống ERP mang lại các lợi ích sau:
Cung cấp thông tin kế toán kịp thời và đáng tin cậy
Phân chia trách nhiệm cụ thể
Cải tiến quản lý hàng tồn kho
Kiểm soát chi phí hiệu quả
Hợp nhất số liệu ở các chi nhánh/công ty con dễ dàng
Quy trình kế toán được xác định rõ ràng
1.2.
Tổ chức hệ thống thông tin kế toán:
1.2.1. Tổng quan về hệ thống thông tin kế toán:
Hệ thống thông thông tin kế toán (Accounting Information Systems
– viết tắt là AIS) là một hệ thống thu thập, xử lý, tổng hợp và lưu trữ dữ liệu
nhằm cung cấp thông tin kế toán hữu ích phục vụ cho việc ra quyết định. [13]
Hệ thống thông tin kế toán có các chức năng chủ yếu: chức năng thu
thập, xử lý, tổng hợp và lưu trữ dữ liệu nhằm cung cấp thông tin phục vụ ra
quyết định và chức năng kiểm soát.
Sơ đồ 1.1: Sơ đồ thể hiện khái quát về hệ thống thông tin kế toán
Thu thập dữ liệu
Đầu vào
Thông tin
Đầu ra
XỬ LÝ
TỔNG HỢP
LƢU TRỮ
Ra quyết
định
HỆ THỐNG
1.2.2. Tiếp cận hệ thống thông tin kế toán theo chu trình kinh doanh:
1.2.2.1 Các chu trình kinh doanh:
Chu trình kinh doanh gồm có 5 chu trình cơ bản: chu trình doanh thu,
chu trình chi phí, chu trình nhân sự, chu trình sản xuất, chu trình tài chính.
Mỗi chu trình có những hoạt động khác nhau liên quan mật thiết đến
quá trình kinh doanh của doanh nghiệp
— Trang 5 —
Bảng 1.1: Các hoạt động chủ yếu trong chu trình kinh doanh [22]
Chu trình
Hoạt động
Chu trình
doanh thu
– Nhận và trả lời yêu cầu khách hàng
– Kiểm tra giới hạn tín dụng
– Kiểm tra hàng tồn kho
– Xuất kho và giao hàng
– Lập hóa đơn
– Ghi nhận doanh thu và nợ phải thu
– Thu tiền
– Cập nhật nợ phải thu
– Chuẩn bị các báo cáo
Chu trình
chi phí
– Yêu cầu hàng hóa/dịch vụ
– Lập, xét duyệt và gửi đơn đặt hàng đến nhà cung cấp
– Nhận hàng và nhập kho
– Bảo quản hàng hóa
– Chấp nhận hóa đơn
– Ghi nhận nợ phải trả
– Thanh toán tiền cho nhà cung cấp
– Cập nhật nợ phải trả
– Chuẩn bị các báo cáo
Chu trình
nhân sự
– Tuyển dụng, thuê và huấn luyện nhân viên mới
– Đánh giá hiệu quả làm việc của nhân viên
– Tính toán tiền lương nhân viên
– Ghi nhận nghiệp vụ tiền lương
– Chuẩn bị và thanh toán tiền lương
– Chi trả các khoản thuế và bảo hiểm
– Chuẩn bị các báo cáo
— Trang 6 —
Chu trình
sản xuất
– Thiết kế sản phẩm
– Lập kế hoạch sản xuất
– Yêu cầu nguyên vật liệu cho sản xuất
– Sản xuất sản phẩm
– Bảo quản sản phẩm
– Tính toán chi phí sản xuất
– Chuẩn bị các báo cáo
Chu trình
tài chính
– Dự báo nhu cầu tiền
– Bán cổ phiếu cho nhà đầu tư
– Vay mượn tiền
– Chi trả cổ tức và lãi vay
– Thanh toán các khoản nợ
– Chuẩn bị các báo cáo
1.2.2.2 Mối quan hệ giữa các chu trình kinh doanh:
Giữa 5 chu trình có mối quan hệ chặt chẽ với nhau: đầu ra của chu trình
này chính là đầu vào của chu trình khác.
Sơ đồ 1.2: Sơ đồ thể hiện mối quan hệ giữa các chu trình kinh doanh
— Trang 7 —
1.2.3. Tổ chức hệ thống thông tin kế toán:
Tổ chức hệ thống thông tin kế toán là một quá trình thiết lập tất cả các
thành phần của AIS được thực hiện theo một trình tự
Việc tổ chức hệ thống thông tin kế toán phải thực hiện trên cơ sở các
mục tiêu đã đề ra, không phải là công việc nội bộ của bộ phận kế toán mà liên
quan và ảnh hưởng đến toàn doanh nghiệp
1.2.3.1 Nội dung tổ chức:
Tổ chức thu thập dữ liệu:
Để tổ chức thu thập dữ liệu, trước tiên doanh nghiệp xác định yêu cầu
thông tin Trên cơ sở đó, cùng với cách tiếp cận hệ thống thông tin kế toán
theo chu trình kinh doanh, việc tổ chức thu thập dữ liệu nên được tiến hành
theo từng hoạt động của chu trình Các dữ liệu cần thu thập theo mô hình REA
(Resources, Event, Agent) là nguồn lực, sự kiện và con người
Một số câu hỏi cần đặt ra khi thu thập dữ liệu theo từng hoạt động là:
Tại sao cần phải thu thập nội dung của nghiệp vụ phát sinh?
Nghiệp vụ mô tả cho hoạt động gì?
Nghiệp vụ xảy ra khi nào?
Những ai liên quan đến nghiệp vụ?
Nghiệp vụ được thực hiện ở đâu?
Nghiệp vụ liên quan đến nguồn lực nào?
Việc tổ chức thu thập dữ liệu cho các hoạt động phát sinh trong quá
trình sản xuất kinh doanh cần chú ý đến đối tượng quản lý chi tiết. Bên cạnh
đó, doanh nghiệp cần xây dựng hệ thống danh mục tài khoản và chứng từ
Trong mỗi chu trình kinh doanh, việc phân tích các hoạt động, bộ phận, nguồn
lực liên quan sẽ giúp xác định chứng từ cần được lập và xét duyệt như thế nào
Xử lý dữ liệu:
Sau khi tổ chức thu thập dữ liệu đầu vào, công việc tiếp theo cần phải
thực hiện là xử lý dữ liệu Việc tổ chức xử lý dữ liệu bao gồm các nội dung:
— Trang 8 —
Tổ chức lập và luân chuyển chứng từ.
Tổ chức nhập liệu chứng từ: nội dung, yêu cầu nhập liệu, màn hình
nhập liệu.
Tổ chức xử lý chứng từ trong phòng kế toán: căn cứ vào lưu đồ luân
chuyển chứng từ, tổ chức nhập liệu và phân công bộ máy kế toán để
thực hiện
Tổ chức tổng hợp thông tin nhằm tạo nên hệ thống báo cáo cung cấp
người sử dụng
Cung cấp thông tin:
Kết quả của quá trình thu thập, xử lý, tổng hợp và lưu trữ dữ liệu là
thông tin được cung cấp Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán là quá trình xác
định các báo cáo do kế toán cung cấp trên cơ sở đảm bảo các yêu cầu kiểm
soát của hệ thống Các nội dung cần phải thực hiện bao gồm:
Phân loại, xác định các báo cáo cung cấp cho các đối tượng sử dụng
Xác định nội dung thông tin cung cấp của từng báo cáo
Xác định thời gian và đối tượng thực hiện cung cấp báo cáo
Xác định đối tượng sử dụng thông tin của báo cáo
Xác định phương thức cung cấp thông tin của báo cáo
Phác thảo, minh họa các mẫu báo cáo cung cấp
Xác định phương pháp xử lý, phương pháp lập báo cáo
Kiểm soát:
Kiểm soát là một hoạt động quan trọng trong quá trình tổ chức hệ thống
thông tin kế toán Tổ chức kiểm soát bao gồm: kiểm soát nguồn dữ liệu, kiểm
soát xử lý và kiểm soát cung cấp thông tin
Trong môi trường máy tính, tổ chức kiểm soát liên quan đến kiểm soát
chung và kiểm soát ứng dụng Đối với kiểm soát chung, có 5 yếu tố quan trọng
được đề cập: kiểm soát truy cập từ bên ngoài, phân chia chức năng hệ thống,
kiểm soát truy cập hệ thống, dấu vết kiểm toán và kiểm soát lưu trữ Đối với
kiểm soát ứng dụng: tổ chức xét duyệt, xây dựng quy trình thực hiện, thiết lập
— Trang 9 —
kiểm soát cho từng màn hình nhập liệu, kiểm tra kết quả xử lý nhằm đảm bảo
cung cấp thông tin chính xác, kịp thời và đúng đối tượng sử dụng
Bộ máy kế toán:
Để tổ chức bộ máy kế toán trong doanh nghiệp cần căn cứ vào: qui mô,
đặc điểm tổ chức sản xuất và quản lý, yêu cầu quản lý, cơ cấu tổ chức quản lý
của doanh nghiệp, khối lượng công việc, đặc điểm và định hướng ứng dụng
công nghệ thông tin trong công tác quản lý của doanh nghiệp
Khi tổ chức bộ máy kế toán, doanh nghiệp cần quan tâm đến các vấn đề
quan trọng sau: lựa chọn hình thức tổ chức bộ máy kế toán phù hợp và bố trí
cơ cấu nhân sự hợp lý; đánh giá kinh nghiệm, kỹ năng và trình độ của nhân
viên; phân công trách nhiệm rõ ràng, cụ thể cho từng chức danh, vị trí, đảm
bảo công bằng về khối lượng công việc, xây dựng chi tiết mối quan hệ trong
bộ phận kế toán.
1.2.3.2 Quy trình tổ chức:
Tổ chức hệ thống thông tin kế toán đang là nhu cầu khách quan và có
tính cấp thiết với các loại hình doanh nghiệp ở Việt Nam, đặc biệt là các
doanh nghiệp có quy mô lớn Tổ chức hệ thống thông tin kế toán cần phải phù
hợp với công nghệ thông tin ngày càng phát triển, nhu cầu thông tin mới, nhu
cầu cải thiện quy trình kinh doanh, quy mô doanh nghiệp mở rộng
Dù là doanh nghiệp lớn hay nhỏ, hầu hết đều trải qua chu kỳ phát triển
hệ thống Chu kỳ này bao gồm 4 giai đoạn: phân tích hệ thống, thiết kế hệ
thống, thực hiện hệ thống và vận hành hệ thống
Sơ đồ 1.3: Chu kỳ phát triển hệ thống thông tin kế toán
— Trang 10 —
Việc tổ chức hệ thống thông tin kế toán gắn liền với toàn doanh nghiệp
và cần có sự tham gia của nhiều đối tượng khác nhau: ban lãnh đạo, kế toán,
đội phát triển dự án, chuyên gia phân tích, những người bên ngoài
Phân tích hệ thống:
Mục tiêu của giai đoạn này là: xác định vấn đề cần giải quyết, đưa ra
các yêu cầu của hệ thống và thiết lập quan hệ với người sử dụng.
Để thực hiện được mục tiêu trên cần tiến hành các bước sau:
Khảo sát sơ bộ: chiến lược kinh doanh, đặc điểm doanh nghiệp, tình
hình kế toán, mức độ ứng dụng công nghệ thông tin.
Phân tích chi tiết: nhằm đạt sự hiểu biết về hệ thống hiện tại, xác
định điểm mạnh và điểm yếu của hệ thống cũ từ đó đưa ra các yêu cầu cho hệ
thống mới, nhận dạng các nhu cầu thông tin cần thiết.
Đánh giá tính khả thi: trên các phương diện kỹ thuật, thời gian, tổ
chức vận hành và kinh tế
Báo cáo phân tích: căn cứ trên quá trình khảo sát sơ bộ, phân tích chi
tiết và đánh giá tính khả thi để đưa ra kết quả Kết quả xảy ra có thể là: không
thay đổi hệ thống, cải thiện hệ thống cũ, hoặc thay đổi mới hoàn toàn
Thiết kế hệ thống:
Từ kết quả phân tích hệ thống, doanh nghiệp cần tìm ra cách thức để có
thể đáp ứng nhu cầu của người sử dụng Nhiệm vụ đầu tiên là xác định và
đánh giá thiết kế ban đầu hệ thống Có nhiều cách khác nhau để có thể xây
dựng một hệ thống mới : mua phần mềm, tự phát triển, hoặc thuê ngoài
Sau đó, doanh nghiệp sẽ thực hiện chuyển những yêu cầu của người sử
dụng thành chi tiết và kiểm tra cụ thể hệ thống mới thông qua dữ liệu, chứng
từ, báo cáo, màn hình nhập liệu, kiểm soát…
Nếu doanh nghiệp lựa chọn nhà cung cấp phần mềm, cũng cần lưu ý
một số điểm sau đây:
Đánh giá khả năng hoạt động của hệ thống
Đánh giá tính phù hợp với doanh nghiệp
— Trang 11 —
Đánh giá tính kiểm soát của hệ thống
Đánh giá sự hỗ trợ người sử dụng
Đánh giá thời gian và tốc độ xử lý
Đánh giá kinh nghiệm, thời gian, chi phí triển khai
Đánh giá tính linh hoạt trước những thay đổi, yêu cầu mới
Thực hiện hệ thống:
Sau khi phân tích và thiết kế hệ thống, để đảm bảo an toàn và hiệu quả
khi vận hành hệ thống chính thức, giai đoạn thực hiện hệ thống có vai trò quan
trọng trong chu kỳ phát triển hệ thống
Giai đoạn này cần mua sắm và lắp đặt thiết bị, máy móc, phần cứng,
phần mềm như đã thiết kế và hoạch định ban đầu Tiếp theo là tiến hành kiểm
tra và thử nghiệm hệ thống Bên cạnh đó, việc huấn luyện nhân viên cần được
chú trọng vì đây chính là những người sử dụng trực tiếp sau này Đối với vấn
đề này, doanh nghiệp nên cân nhắc về số lượng, phương thức và thời gian
huấn luyện
Công việc cuối cùng trong giai đoạn này là chuyển đổi Tùy theo mục
tiêu đề ra ban đầu và kế hoạch thực hiện mà doanh ghiệp có thể lựa chọn
phương thức chuyển đổi: trực tiếp, song song, từng phần hay thí điểm
Vận hành hệ thống:
Khi hệ thống đi vào vận hành chính thức, doanh nghiệp cần đánh giá lại
quá trình phát triển hệ thống: về mục tiêu, thời gian, chi phí, hiệu quả Ngoài
ra, trong quá trình hệ thống mới hoạt động, cần bảo trì và theo dõi định kỳ
Mọi sự cố hoặc vấn đề khó khăn mới cần được ghi chú nhằm hỗ trợ cho việc
phát triển sau này
1.3.
Sự tƣơng tác giữa ERP và hệ thống thông tin kế toán:
1.3.1 Xét dƣới khía cạnh hệ thống quản lý:
Với áp lực cạnh tranh ngày một gia tăng, các doanh nghiệp luôn tìm
kiếm giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả quản lý doanh nghiêp. ERP là một hệ
— Trang 12 —
thống cho phép ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác hoạch định và
quản lý nguồn lực doanh nghiệp hiệu quả
Việc ứng dụng ERP tạo ra mối liên kết chặt chẽ bên trong doanh
nghiệp Mỗi hoạt động kinh doanh không còn là một quá trình độc lập mà
được tái cấu trúc và chuẩn hóa Việc phối hợp và chia sẻ nguồn lực giúp quản
lý các hoạt động, chi phí và cải thiện năng suất lao động
Khi ứng dụng ERP, các báo cáo phân tích theo nhiều chiều được thực
hiện một cách dễ dàng Giới hạn về không gian và thời gian không còn là rào
cản lớn đối với bài toán quản lý của doanh nghiệp
Dưới góc độ kế toán, sử dụng ERP cho phép tạo ra hệ thống kiểm soát
tài chính hiệu quả thông qua việc kiểm tra chéo Việc phân tích, tổng hợp và
xử lý số liệu cũng được thực hiện một cách nhanh chóng. Trên cơ sở phân chia
trách nhiệm rõ ràng trên hệ thống, việc quản lý kho, công nợ khách
hàng…cũng được cập nhật theo từng thời điểm
Tuy nhiên, để có thể quản lý tổng thể, bộ phận kế toán cũng như các bộ
phận trong doanh nghiệp có thể phải đối mặt với thách thức trong việc thay
đổi quy trình làm việc. ERP không đơn thuần ch là một phần mềm mà đó là
một phong cách quản lý mới trên nền tảng ứng dụng công nghệ thông tin
1.3.2 Xét dƣới khía cạnh hệ thống thông tin quản lý:
ERP là một hệ thống tích hợp toàn bộ hệ thống thông tin của toàn
doanh nghiệp bao gồm: hệ thống thông tin bán hàng, hệ thống thông tin sản
xuất, hệ thống thông tin mua hàng, hệ thống thông tin tài chính, hệ thống
thông tin kế toán và hệ thống thông tin nhân sự
Một trong những đặc điểm nổi bật của ERP là tính liên kết của hệ
thống Với đặc điểm này, các phòng ban chức năng trong doanh nghiệp được
gắn kết và chia sẻ thông tin với nhau một cách dễ dàng Khi sử dụng ERP,
thông tin được phản ánh theo thời gian thực, liên tục và mang tính kịp thời
Xét dưới khía cạnh hệ thống thông tin quản lý, cả ERP và hệ thống
thông tin kế toán đều có điểm giống nhau ở mô hình chức năng mà một hệ
— Trang 13 —
thống thông tin cần phải có là: thu thập, xử lý, lưu trữ dữ liệu nhằm cung cấp
thông tin cho người sử dụng ERP có sự tác động đến hệ thống thông tin kế
toán và ngược lại Hệ thống thông tin kế toán muốn xử lý cần dữ liệu từ các hệ
thống khác Dữ liệu này được lưu trữ trong cơ sở dữ liệu dùng chung của ERP
Khi hệ thống thông tin kế toán xử lý dữ liệu sẽ tạo ra thông tin Thông tin này
được cung cấp cho nhiều đối tượng, nhiều cấp quản trị và được tích hợp trong
hệ thống ERP Điều này sẽ tạo ra nhiều dòng thông tin khác nhau: thông tin
theo chiều ngang và thông tin theo chiều dọc Đối với dòng thông tin theo
chiều dọc sẽ hỗ trợ việc ra quyết định của các cấp quản trị khác nhau: bao gồm
các quyết định có cấu trúc, các quyết định bán cấu trúc và các quyết định
không có cấu trúc
Sơ đồ 1.4: Hệ thống thông tin và việc ra quyết định
1.3.3 Xét dƣới khía cạnh phân tích và kiểm soát dữ liệu:
Như đã trình bày ở trên, mục tiêu cuối cùng của hệ thống thông tin kế
toán là cung cấp thông tin hữu ích phục vụ cho việc ra quyết định Để có thông
tin thì việc phân tích và kiểm soát dữ liệu đóng một vai trò quan trọng
Nhà quản trị
cấp cao
Nhà quản trị cấp trung
Nhà quản trị cấp cơ sở
Những người thực hiện tác nghiệp
Dòng thông tin theo chiều ngang
Không
có
cấu trúc
Có
cấu trúc
Dòng
thông
tin
theo
chiều
dọc
