9292_4.3.11. BCTTTN_Quản lý chất lượng

Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
Nguyễn Thị Minh Phương
1

QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG

Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
Nguyễn Thị Minh Phương
2

Mở đầu
Ngày nay, chất lượng sản phẩm và dịch vụ đóng vai trò quyết định trong
việc nâng cao khả năng cạnh tranh của các doanh nghiệp . Đảm bảo, cải tiến
chất lượng và tăng cường, đổi mới quản lý chất lượng không chỉ thực hiện được
ở các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh các sản phẩm vật chấtt mà ngày càng
được thể hiện rộng rãi trong các lĩnh vực dịch vụ như: Quản lý hành chính, y tế,
giáo dục, đào tạo, tư vấn … Trong đó dịch vụ quản lý hành chính nhà nước là
lĩnh vực hoạt động do các tổ chức thuộc hệ thống tổ chức nhà nước thực hiện.
Đây là loại hình dịch vụ phi lợi nhuận nhưng nó đóng một vai trò rất quan trọnh
trong việc ổn định và thúc đẩy nền kinh tế phát triển do vậy việc áp dụng ISO
9000 vào quản lý hành chính là nhằm xây dựng một hệ thống hoạt động có chất
lượng . Tại Bộ Kế hoạch và đầu tư hầu hết mọi thành viên đều cho rằng Qủan lý
chất lượng chỉ thực hiện trong lĩnh vực sản xuất kinh doanh sản phẩm vật chất
do đó em chọn đề tài này mong muốn được dùng vốn kiến thức được học và tích
luỹ cung cấp cho các thành viên trong tổ chức hiểu thêm về Quản lý chất lượng
và có cái nhìn dúng hơn về nó, việc quản lý chất lượng không chỉ thiết yếu đối
với những tổ chức kinh doanh dịch vụ mà đối với cả các cơ quan hành chính nhà
nước.

Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
Nguyễn Thị Minh Phương
3
I. Quản lý chất lượng và hệ thống quản lý chất lượng ISO 9000
1. Quản lý chất lượng là gì?
Khái niệm : Quản lý chất lượng là những hoạt động chức năng quản lý
chung để nhằm xác định chính sách chất lượng, mục đích chất lượng và thực
hiện chúng bằng những phương tiện như lập kế hoạch ổ chức, đảm bảo chất
lượng cải tiến trong khuôn khổ của hệ thống chất lượng.
2. Vai trò của quản lý chất lượng
Quản lý chất lượng giữ một vị trí hết sức quan trọng trong công tác quản
lý kinh tế và quản trị kinh doanh. Theo quan điểm hiện đại thì quản lý chất lượng
chính là việc các hoạt động quản lý có chất lượng. QLCL giữ một vai trò quan
trọng trong đời sống của nhân dân và sự phát triển hoạt động của một tổ chức.
Đối với nền kinh tế: Đảm bảo nâng cao chất lượng sản phẩm và dịch vụ sẽ
tiết kiệm được lao động cho xã hội, sử dụng hợp lý nguồn tài nguyên và các
công cụ lao động đông thời cúng tạo ra giá trị gia tăng lớn hơn.
Đối với người tiêu dùng sản phẩm và dịch vụ: Khi sử dụng sản phẩm có
chất lượng thì yên tâm hơn về chất lượng sản phẩm và giá cả từ đó tạo ra uy tín
cho doanh nghiệp ( tổ chức), mặt khác cũng mang lại cho người tiêu dùng gia
tăng về giá trị sử dụng sản phảm và dịch vụ.
Do đó khi đã thực hiện Quản lý chất lượng thì tổ chức phải coi đây là vấn đề
sống còn của mình và liên tục phải cải tiến không ngừng nhằm thoả mãn những
nhu cầu ngày càng cao của đời sống.
Phạm vi hoạt động của quản lý chất lượng : Được thực hiện trong tất cả các
giai đoạn từ nghiên cứu đến tiêu dùng và được triển khai trong mọi hoạt động
của tổ chức hoặc doanh nghiệp.
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
Nguyễn Thị Minh Phương
4
3. Hệ thống quản lý chất lượng ISO 9000
a. Giới thiệu về ISO
ISO : là chữ viết tắt của Tổ chức tiêu chuẩn hóa Quốc tế (International
Organization for Standardization). Là tổ chức phi chính phủ có nhiệm vụ chính
là tổ chức nghiên cứu xây dựng, công bố các tiêu chuẩn (không có giá trị pháp lý
bắt buộc áp dụng ) thuộc nhều lĩnh vực khác nhau.
ISO có trên 120 thành viên, Việt Nam ra nhập tổ chức từ năm 1977 với cơ
quan đại diện là Tổng cục tiêu chuẩn đo lường chất lượng.
ISO 9000:
+ Là bộ tiêu chuẩn về Hệ thống Quản lý chất lượng do ISO ban hành (1987;
1994; 2000)
+ ISO 9000 được coi như là Công nghệ quản lý mới qua đó giúp cho mỗi tổ
chức cúkhả năng tạo ra sản phẩm và dịch vụ có chất lượng thoả mãn khách hàng
và lợi ích của bản thân tổ chức hay mang lại hiệu lực chức năng của tổ chức . đó
cũng là cơ sở để tổ chức duy trì cải tiến nâng cao hiệu lực và hiệu quả của hoạt
động .
– ISO 9000 phiên bản 2000 gồm các tiêu chuẩn chính :
+ ISO 9000:2000 mô tả cơ sở của hệ thống quản lý chất lượng giải thích
các thuật ngữ ….
+ ISO 9001:2000 quy định những yêu cầu cơ bản của hệ thống quản lý
chất lượng của một tổ chức (thay cho ISO 9001/9002/9003: 94)
+ ISO 9004:2000 hướng dẫn cải tiến việc thực hiện Hệ thống quản lý chất
lượng theo Iso 9001: 2000.
+ ISO 19011: hướng dẫn đánh giá hệ thống quản lý chất lượng và hệ thống
quản lý môi trường.
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
Nguyễn Thị Minh Phương
5
– Các tiêu chuẩn khác còn lại của bộ ISO 9000 phiên bản 1994 sẽ được chọn lọc
thu gọn trong một số ít tiêu chuẩn.
Quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9000 là việc áp dụng một phương pháp
quản trị (chứ không phải là việc quản lý chất lượng từng sản phẩm và cũng
không phải là việc tiêu tiêu chuẩn hoá sản phẩm như một số người hiện nay lầm
tưởng), là hoạt động dựa theo yêu cầu của các điều khoản của tiêu chuẩn ISO
9001:2000, căn cứ trên các thủ tục qui trình, sổ tay chất lượng …nhằm thoả mãn
nhu cầu của khách hàng, phát triển nhà cung cấp tin cậy, phát triển nguồn nhân
lực.
Hay nói một cách đơn giản là:
+Viết những gì cần phải làm : Mô tả các thủ tục quy trình cho từng công
việc cụ thể đến từng phòng ban, hướng dẫn công việc cho các cá nhân
+Làm những gì đã viết : Thực hiên công việc theo quy trình theo hướng
dẫn công việc…
+Đánh giá những gì đã làm : Đối chiếu việc làm so với nội dung đã mô tả.
+ Điều chỉnh những khác biệt : Đề ra các biện pháp khắc phục phòng ngừa
và lưu trữ hồ sơ.
b. Lợi ích mang lại từ việc thực hiện ISO 9000
Một tổ chức áp dụng ISO một cách đúng đắn sẽ thu được các lợi ích sau đây:
 Khách hàng sẽ thu nhận sản phẩm dịch vụ với mức độ chất lượng như đã hợp
động. Khách hàng có điều kiện chọn lựa nhà cung ứng một cách dễ dàng nhất
là khi doanh nghiệp đã đạt chứng chỉ ISO 900. Khách hàng sẽ có nhiều niềm
tin hơn về sản phẩm của doanh tổ chức.
 Các nhân viên trong tổ chức có sự hiểu biết đầy đủ hơn về vai trò và những
mục đích từ hệ thống quản trị đã được văn bản hóa đầy đủ. Nhân viên giảm
được sự căng thẳng vì họ được dùng một hệ thống quản trị hữu hiệu và cũng
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
Nguyễn Thị Minh Phương
6
vì họ biết họ kỳ vọng những điều tốt đẹp ở tương lai. Tinh thần và niềm tự
hào của nhân viên được nâng cao khi doanh nghiệp đạt dược chứng chỉ ISO
9000 hoặc thoả mãn được khách hàng. Nhân viên mới tuyển dụng có thể học
việc một cách dễ dàng và sẵn sàng vì chi tiết đã được viết đày đủ trong sổ tay
thủ tục và sổ tay hứơng dẫn công tác. Hoạt động quản trị doanh nghiệp tốt
đẹp hơn, chất lượng hơn, Hữu hiệu hơn sẽ giúp lãnh đạo tập trung vào chức
năng chính của tổ chức tốt hơn.
 Sản phẩm và dịch vụ tạo ra chắc chắn có chất lượng tốt hơn, giảm thiểu sự
phàn nàn của khách hàng, giảm thiểu những chi phí ẩn, lợi ích kinh tế và xã
hội sẽ tăng lên động thời cũng giảm thiểu thời gian sửa chữa làm lại. Tổ
chức(doanh nghiệp)có thể cải tiến chất lượng đầu vào (về nguyên vật liệu và
các yếu tố sản xuất) .
4. Áp dụng ISO 9000 trong dịch vụ quản lý hành chính nhà nước
4.1. ISO 9000 với dịch vụ quản lý hành chính nhà nước
Hoạt dộng quản lý hành chính nhà nước là lĩnh vực hoạt động phi lợi nhuận.
Hình thức biểu hiện cuối cùng của dịch vụ này là các quyết định và văn bản.
Khách hàng của dịch vụ quản lý hành chính nhà nước là các tổ chức cá nhân có
nhu cầu được đáp ứng bằng các công việc có liên quan. Dịch vụ quản lý hành
chính nhà nước tuy chiếm tỷ trọng nhỏ trong GDP nhưng lại có vai trò hết sức to
lớn, kinh tế xã hội có phát triển hay bị kìm hãm là phụ thuộc vào chất lượng của
dịch vụ này. Dịch vụ hành chính không tham gia và quá trình tạo nên sản phảm
vật chất nhưng lại có tính quyết định chi phối quá trinh sản xuất sản phẩm bằng
văn bản chính sách pháp luật, các quyết định …
Sự cần thiết áp dụng ISO 9000 vào quản lý hành chính nhà nước :
– ISO 9000 là tiêu chuẩn cho hệ thống chất lượng chứ không phải là cho một
loại hàng hoá dịch vụ cụ thể. Quản lý hành chính nhà nước là sản phẩm của
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
Nguyễn Thị Minh Phương
7
hệ thống quản lý nhà nước, do đó ta hoàn toàn có thể áp dụng các nguyên lý
của ISO 9000.
– Quản lý hành chính nhà nước ta sẽ thực hiện phương châm phòng ngừa của
ISO vào việc đưa ra hệ thống các văn bản, trong đó cam kết của lãnh đạo, các
chính sách chất lượng, trách nhiệm và quyền hạn, các quá trình và thủ tục tiến
hành công việc..
– áp dụng ISO 9000 vào hệ thống quản lý hành chính nhà nuwowcs là nhằm
xây dựng và thực hiện một hệ thống quản lý chát lượng, đảm bảo hoạt động
dịch vụ có chất lượng, thoả mãn nhu cầu của khách hàng qua đó nâng cao
tính chất phục vụ, gắn bó giữa nhà nước với nhân dân.
– Cũng như trong sản xuất, yếu tố con người là vô cùng quan trọng có tính chất
quyết định sự thành công của quá trình xây dựng hệ thống. Con nười trong
dịch vụ quản lý hành chính nhà nước đòi hỏi: phải biết lắng nghe, có kiến
thức, trình độ và kỹ năng giả quyết công việc, biết nhẫn nại và kìm chế,
không được thờ ơ lãnh đạm, nôn nóng, thiếu tế nhị với khách hàng .
– Trên thế giới có nhiều nước đã quá quen thuộc với lĩnh vực này, điển hình là
Nhật Bản , Malaysia… Nhiều nước đã và đang xây dựng hệ thống chất lượng
trong dịch vụ quản lý hành chính nhà nước theo ISO 9000. Một ví dụ điển
hình như Malaysia, Chính phủ Malaysia ra quyết định tất cả các cơ quan nhà
nước đều phải thực hiện xây dựng hệ thống này và tới cuối năm 2000 sẽ có
khoảng 871 cơ quan với hơn 800.000 công chức được đánh giá, chứng nhận.
Malaysia còn coi áp dụng ISO 9000rong dịch vụ quản lý hành chính nhà nước
kết hợp với phát huy hệ thống công nghệ thông tin đa chiều cao cấp là yếu tố
quyết định cho thắng lợi trong cải cách hành chính.
ở Singapore cũng vậy hàng trăm cơ quan nhà nước đã xây dựng và đã được đánh
giá chứng nhận hệ thống chất lượng . Singapore người ta coi việc nâng cao năng
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
Nguyễn Thị Minh Phương
8
suất chất lượng trong dịch vụ hành chính nhà nước là định hướng chiến bước
sang thế kỷ XXI.
– Hệ thống quản lý chất lượng dịch vụ là một thể thống nhất vận động theo chu
kỳ kế tiếp nhau, gắn kết nhau của bốn nội dung cơ bản : trách nhiệm quản lý,
quản lý các nguồn lực, quản lý tạo ra công việc và dịch vụ , đánh giá – phân
tích cải tiến công việc và dịch vụ.
Những yêu cầu chung đối với tổ chức khi thuwcj hiên hệ thống quản lý chất
lượng :
 Tổ chức dịch vụ quản lý hành chính nhà nước cần phải thiết lập hệ thống
quản lý chất lượng với mục đích là đảm bảo công việc dịch vụ của mình có
chất lượng thích hợp, thoả mãn nhu cầu khách hàng thông qua thực hiện các
quá trình được xác định bằng xây dựng và văn bản hoá các thủ tục và các
hướng dẫn công việc.
 Hệ thống các văn bản phải đơn giản, dễ hiểu, động bộ, có hiệu lực, hiệu quả
dễ làm tương thích với đặc điẻm và diều kiện cụ thể của mỗi tổ chức.
4.2. Lợi ích và những khó khăn khi thực hiện ISO 9000 tại Bộ kế hoạch và
đầu tư.
Giải phóng người lãnh đạo và người quản lý khỏi công việc sự vụ không cần
thiết, ngăn chặn được nhiều sai sót nhờ mọi người có tinh thần trách nhiệm cao
và tự kiểm soát được công việc của mình.
Tạo điều kiện xác định được nhiệm vụ đúng và cách đạt được kết quả đúng
như kế hoạch. Lập văn bản các mhoạt động một cáh rõ ràng làm cơ sở cho giáo
dục đào tạo cán bộ và cải tiến công việc có hệ thống. Cung cấp cách nhận
biếtgiải quyết các sai sót và ngăn ngừa chúng tái diễn. Đồng thời nhờ đó cũng
cung cấp bằng chứng khách quan để chứng minh chất lượng của dịch vụ mà tổ
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
Nguyễn Thị Minh Phương
9
chức cung cấp, và chất lượng đó đuợc đảm bảo là đã được kiểm soát. Cung cấp
dữ liệu phục vụ cho hoạt động cải tiến chất lượng.
Nhiều tổ chức cho rằng ISO 9000 chỉ có thể thực hiện ở các doanh nghiệp sản
suất kinh doanh, còn đối với cơ quan quản lý hành chính nhà nước và các
nghành sản xuất dịch vụ thì không thể thực hiện được bởi lẽ sẽ gặp khó khăn
trong việc xây dựng các tiêu chuẩn để đánh giá mức độ hoàn thành công việc và
diều đó cũng trở nên không cần thiết vì họ cũng không cần dùng đến nguyên vật
liệu để mà tiết kiệm … Thực chất điều này chỉ đúng ở một khía cạnh rất nhỏ đó là
việc khó khăn khi xây dựng chuẩn để đánh giá nhưng không vì thế mà cho rằng
điều đó là không thể thực hiện được. Cái thu dược của quá trình thực hiện là làm
cho mọi hoạt động của tổ chức theo quy tắc nhất định, tạo cho các cán bộ viên
chức có được một tác phong làm việc theo lối sống công nghiệp động thời cũng
phù hợp với chủ trương của nhà nước ta hiện nay đang đẩy mạnh hoạt động cải
cách hành chính. Một trong những thuận lợi đối với Bộ kế hoạch khi thực hiện
hệ thống quản lý chất lượng ISO 9000 đó là:
+ Bộ kế hoạch có đội ngũ cán bộ công nhân viên có trinh độ cao đó là một
thuận lợi lớn khi họ tiếp nhận thông tin về quản lý chất lượng và ý thức thực hiện
nghiêm túc hơn.
+ Bộ kế hoạch là một cơ quan của chính phủ thực hiện chức năng quan lý
nhà nước về hầu hết các lĩnh vực trong nền kinh tế xã hội, có thể nói đây là cơ
quan tham mưu cho Thủ tướng Chính phủ về tổng hợp các chiến lược quy hoạch
phát triển kinh tế. Vì thế nếu Bộ đi đầu về thực hiện hệ thống quản lý chất lượng
ISO 9000 tạo tiền đề cho các cấp cơ sở thực hiện hệ thống quản lý chất lượng
nhằm nâng cao chất lượng quản lý và phục vụ nhân dân trong dịch vụ hành
chính công.
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
Nguyễn Thị Minh Phương
10
+ Khi triển khai thực hiện hệ thống này riêng với Bộ kế hoạch và đầu tư
gặp rất nhiều thuận lợi trong việc tìm kiếm thông tin về quản lý chất lượng,
nguồn kinh phí thực hiện hay tìm chuyên gia tư vấn…
+ Lợi ích thu được khi bộ thực hiện hệ thống quản lý chất lượng không
chỉ là đạt được một hệ thống hoạt động có hiệu quả mà còn gây dựng được lòng
tin của quản chúng nhân dân mỗi khi “bước chân tới cửa quan”. Tạo nên sự in
tưởng của quần chúng nhân dân dưói sự lãnh đạo của Đảng và nhà nước.
Tuy nhiên, nếu chỉ nói đến những lợi ích thu được mà không nói đến
nhứng khó khăn gặp phải trong quá trình hực hiện thì thật là thiếu sót. Đối với
tất cả các doanh nghiệp dù lớn hay nhỏ thì bất kỳ sự thay đổi nào cũng có phần
khó khăn nhất định tuy nhiên đó chỉ là tạm thời chúng ta tìm cách khắc phục dần
dần và khi hệ thống đã cơ bản hoàn thành di vào hoạt động thì nó lại trở thành
điều bình thườnng. Để làm được như vậy thì điều quan trọng nhất là có sự cam
kết thực hiện của lãnh đạo cao nhất( Bộ Trưởng ).
” Vạn sự khởi đầu nan ” nhưng rồi mọi việc cũng đi vào ổn định . áp dụng quản
lý chất lượng theo Iso 9000 cũng giống như trường hợp triển khai một dự án nào
đó, khó nhỉều hay khó ít tuỳ huộc vào nhóm người thực hiện dự án. nếu kể ra
một cách tỷ mỷ thì có niều nội dung sẽ làm cho dự án trở nên khó khăn và có
nhiều trở ngại trong đó phải kể đến khó khăn lớn nhất là : yếu tố con người và
phương pháp tiển khai. Trung quy lại thi khó khăn chủ yếu là làm sao xây dựng
được Ban Quản lý chất lượng nắm bắt và vận dụng được cách thức triển khai và
áp dụng .
Tóm lại thì tất cả những khó khăn trở ngại mà tổ chức có thể gặp phải
trong quá trình áp dụng ISO 9000 là những hạn chế cần tránh sau đây:
 Cũng như đối với các doanh nghiệp khác khi triển kkhai ISO 9000, Bộ kế
hoạch và đầu tư cần phải tránh các nhận thức sai lầm:
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
Nguyễn Thị Minh Phương
11
_ Vai trò của nhân viên và công tác đào tạo chưa được xem trọng đúng
mức
_ Sau khi được cấp chứng chỉ ISO 9000, hệ thống chất lượng của Bộ mới
thực sự đi vào hoạt động chứ không phải là đã thực hiện xong mà không cần
phải duy trì nữa.
_ Cần phải tránh tình trạng các thành viên cho rằng mình phải làm thêm
việc và tháy phiền hà khi luôn phải tuân theo thủ tục quy trình.
_ Xây dựng hệ thống không nhằm mục đích thực sự mong muốn đạt
được một bộ máy làm việc có hiệu quả mà do cần sự khuyếch trương.
 ISO 9000 góp phần nâng cao tính chất phục vụ của hệ thống quản lý Nhà
nước, nâng cao chấ lượng công việc của dịch vụ hành chính.
ISO 9000 góp phần khắc phục những thiếu và nhược điểm trong dịch vụ _
Thủ tục hành chính rườm rà phức tạp
_ Quan hệ giữa cơ quan nhà nước với khách hàng không gắn bó
_ Không thúc đẩy sự phát triển các nguồn lực đặc biệt là nguồn nhân lực
_ Kiến thức và kỹ năng của công chức là thấp.
_ Không kịp thời cải tiến và điều chỉnh những thư không còn phù hợp với
đòi hỏi ngày một cao hơn của khách hàng.
 Thực hiện hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2000 nhằm cải cách hành
chính trên cả 3 lĩnh vực : Thể chế, Bộ máy và Công chức.
Theo lối mòn từ xưa thì lối lãnh đạo và quản lý theo kiểu cai trị không còn được
hoan nghênh, với điều kiện của thời đại mới mọi hoạt động cung cấp sản phẩm
và dịch vụ nhắm tới sự thoả mãn tốt nhất nhu cầu của khách hàng và dịch vụ
quản lý hành chính nhà nước cũng không nằm ngoài mục tiêu đó.
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
Nguyễn Thị Minh Phương
12
5. Các yếu tố cơ bản tạo nên chất lượng của dịch vụ hành chính.
“Dịch vụ hành chính” hay dịch vụ công được dùng để chỉ các nhiệm vụ rất
khác nhau của nhà nước nó thể hiện một thể chế pháp lý của một quốc gia. Dịch
vụ công được giới hạn trong lĩnh vực quản lý công và thể hiện ở việc áp dụng
một chế độ pháp lý đặc thù với các nguyên tắc cơ bản: liên tục, bình đẳng, thích
ứng và trung lập. Sự thích ứng của dịch vụ công cho phép nó thực hiện mục tiêu
vốn là lý do tồn tại của nó: Thoả mãn ở mức cao nhất những mong đợi của công
dân, làm cho dịch vụ công thực sự là dịch vụ của công chúng. Với chính sách đổi
mới dịch vụ công sẽ cho phép sự tái lập cân bằng trong mối tương quangiữ hành
chính và công dân. Tuy nhiên những cải cách này chưa đáp ứng dược những yêu
cầu ngày càng cao hơn, song hai khía cạnh được xem là quan trọng của những
yêu cầu mới này của dịch vụ công là sự đơn giản và chất lượng.Việc tìm kiếm sự
đơn giản gặp phải rất nhiều sự khó khăn: sự khép kín của các cơ cấu và trình tự,
tình trạng lạm phát giấy tờ, văn bản sự phong phú của các tình trạng xã hội và
sự đối lập giữa nhu cầu đơn giản hoá mang tính cấp bách với việc bảo vệ quyền
của công dân. Để khắc phục tình trạng này nhiều văn bản thường xuyên nhắc lại
rằng việc đơn giản hoá và gảm nhẹ các thủ tục, giấy tờ là môi quan tâm thường
trục của Chính phủ. Nói đến chất lượng không phải là một vấn đề mới mẻ bởi lẽ
từ giữa những năm 80 của thế ký trước các chu trình chất lượng đã được thử
nghiệm trong các cơ quan nhà nước của các nước Châu âu. Vấn đề này tái xuất
hiện dưới áp lực của những người sử dụng hiện đã thành những người những
người tiêu dùng đòi hỏi cao.
Khác với nguyên tắc đơn giản (chủ yếu áp dụng cho các thủ tục liên quan đến
các mối quan hệ giữa các cơ quan nhà nước và người sử dụng dịch vụ)nguyên
tắc chất lượng áp dụng cho nội dung của dịch vụ hành chính được cung cấp. Ví
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
Nguyễn Thị Minh Phương
13
dụ : chất lượng giảng dạy, chất lượng vân chuyển thư tín, chất lượng chăm sóc y
tế…Vì vậy chất lượng cần được chỉ rõ trong mối tương quan với mục tiêu đề ra,
không thể xác định được mục tiêu nếu không có ý kiến từ những người có liên
quan, những người sử dụng dịch vụ, như vậy vấn đề chất lượng có liên quan chặt
chẽ đến vấn đề “tham gia”. Bên cạnh những ngyên tắc liên tục, bình đẳng và
nguyên tắc thay đổi mà còn phải công khai, dễ tiếp cận đơn giản và chất lượng
ngoài ra còn cần phải nhanh chóng , gần gũi và trách nhiệm. Điều naỳ chứng tỏ
khả năng thích ứng của dịch vụ công với yêu cầu của nền kinh tế thị trường mà
dịch vụ công phải đối mặt trong tiến trình xây dựng Chủ Nghĩa Xã Hội. Các yếu
tố cấu thành chất lượng dịch vụ hành chính bao gồm:
+ Hạ tầng cơ sở :Nhà cửa, thiết bị, lao động, công cụ thông tin truyền đạt và
các phương tiện kỹ thuật khác.
+ Độ tin cậy Đảm bảo hiện thực hoá những gì đã thoả thuận với khách hàng .
Cách cư sử ứng sử , thái độ và lòng tin…
+ Sự đồng cảm đó là sự thông cảm lẫn nhau trong quá trình tiếp xúc giải
quyết công việc. Bên cạnh những yếu tố mang tính vật chất công cụ thì con
người là một phần không thể thiếu trong tất cả các lĩnh vực sản xuất và dịch vụ
và có thể nói rằng mang tính quyết định. Con người trong dịch vụ hành chính đòi
hỏi phải biết lắng nghe, có kiến thúc và kỹ năng giải quyết công việc, biết nhẫn
nại và kiềm chế, biết cách diễn đạt một cách rõ ràngvới thái độ thân thiện,cung
cấp kịp thời và linh hoạt trước nhu cầu của khách hàng.
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
Nguyễn Thị Minh Phương
14
II. Hệ thống quản lý chất lượng ISO 9000 trong dịch vụ hành
chính nhà nước
1. Công tác chuẩn bị trước khi bước vào áp dụng hệ thống ISO 9000
1.1. Quan niệm đúng nhận thức đúng
Muốn áp dụng ISO 9000 thành công cần phải trang bị cho cán bộ chuyên trách
chất lượng và ban lãnh đạo những hiểu biết đúng đắn về quản lý chất lượng và
về hệ thống ISO 9000.
Cần phải xác định rõ bản chất của việc áp dụng ISO 9000 là quản lý và đảm bảo
hệ thống chất lượng được áp dụng mang lại chất lượng của hoạt động quản lý
mà không phải là tiêu chẩn hoá các văn bản và các quyết định. Vì khi đã thực
hiện đúng theo các tiêu chuẩn và các yêu cầu của hệ thông quản lý chất lượng thì
gần như là dịch vụ được tạo ra đạt chất lượng tốt.
1.2. Định hướng mô hình quản lý đảm bảo chất lượng và phù hợp.
Một mô hình quản lý đảm bảo chất lượng không có nghĩa là phải áp dụng
một cách máy móc mà nó phải phù hợp với điều kiện thực tế của đơn vị.
Để đơn giản, bước đầu nên áp dụng quản lý chất lượng để thúc đấy ý thức trách
nhiệm của cán bộ công nhân viên trong công việc trước, kểm tra kiểm soát quá
trình thực hiện.
Trong quá trình thực hiện luôn luôn phải đảm bảo các yêu cầu như: định hướng
vào khách hàng(cụ thể khách hàng ở đây là các tổ hức hoặc cá nhân cần giải
quyết công việc có liên quan đến tổ chức), liên tục cải iến tìm ra phương cách
làm việc hiệu quả hơn rút ngắn các công đoạn giả quyết công việc.
Với nhiệm vụ và chức năng quản lý nhà nước riêng có của Bộ kế hoạch và đầu
tư ta có thể chỉ ra rằng : sản phẩm của quá trình làm việc đó là cung cấp các văn
bản hướng dẫn thi hành Luật(VD: hướng dẫn thi hành Luật Doanh nghiệp, ..),
các dự án đầu tư kinh tế xã hội, chỉ thị, thông tư,giải quết các tranh chấp, tố cáo,
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
Nguyễn Thị Minh Phương
15
kiện tục … cho nên để đánh gía chất lượng của sản phẩm dịch vụ hành chính nhà
nước chính là đánh giá mức độ khả thi của dự án hay hiệu quả thực thi của các
văn bản luật được ban hành.
Hiện nay tư tưởng xuyên suốt được đề ra là sửa đổi các quy định của nhà nuớc
để đảm bảo sự thích ứng với sự phát triển của thị trường theo hướng mở. Thay
đổi cơ bản mối quan hệ của Nhà nước – thị trường – Xã hội cho phù hợp với tình
hình hiện nay nhất là trong môi trường cạnh tranh quốc tế. Trước tình hình mới
mở ra một bước chuyển mình cho nhận thức và cách nhìn nhận về mô hình quản
lý Nhà nuớc, đòi hỏi đơn giản hoá thủ tục hành chính, định rõ nguyên tắc cải
cách thể chế, xác định nội dung đổi mới quy trình ban hành, sửa đổi bổ sung và
công khai hoá các quy định của nhà nuớc, giảm bớt sự can thiệp của nhà nước và
giảm chi phí đi lại cho dân. Bằng phương pháp lập quy trình để giám sát sẽ mang
lại hiệu quả cao trong công việc và tiện cho quá trình kiểm tra giám sát.
1.3. Chuẩn bị về kinh phí
Thông thường với một tổ chức có quy mô nhỏ thì có thể tự triển khai áp dụng thì
chi phí ước tính khoảng 100 triệu Việt Nam động. Với một tổ chức lớn như Bộ
kế hoạch và đầu tư (Bao gồm: 16 Vụ + 2 Cục + 2 Viện nghiên cứu + 3 Trung
tâm) thì dự tính kinh phí là 750 triệu VNĐ. Ta có thể so sánh với kinh phí của
một doanh nghiệp điển hình trong việc triển khai áp dụng ISO 9000 có hiệu quả
nhất như Công ty điện toán và truyền số liệu VDC I (450 triệu VNĐ) thì hoàn
toàn không lớn mà vấn đề là nếu có sự nỗ lực tư bên trong sẽ giảm thiểu chi phí
cho các khoản mục không cần thiết .
Các khoản mục chi phí bao gồm :
* Chi phí đào tạo cán bộ chất lượng
Giai đoạn đào tạo nhận thức có thể nói là giai đoạn rất quan rọng, có nhận
thức đúng thì mới có thể thực hiện thành công cho nên ngoài việc đảm bảo chất
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
Nguyễn Thị Minh Phương
16
lượng ngay từ khâu đào tạo nhận thức còn phải xem xét hình thức đào tạo nào
vừa hiệu quả vừa giảm được chi phí.
Bộ kế hoạch và đầu tư có tới hơn 20 bộ phận khác nhau với tổng số cán bộ công
nhân viên là hơn 900 người như vậy ta không thể chọn hình thức đào tạo tập
trung được vì vưa mất thời gian, không đảm bảo công tác chuyên môn chính mà
hiệu quả mang lại từ khoá đào tạo lại không cao. Vì vậy nên dùng phương pháp
đào tạo hạt nhân, mời chuyên gia về đào tạo , sau khoá học này các hạt nhân sẽ
về đào tạo cho nhân viên trong phòng ban của mình
* Chi cho mua tài liệu
* Chi phí đánh giá và cấp giấy chứng nhận
* Chi phí cho việc thuê chuyên gia tư vấn(có thể có hoặc không)
Hiện nay có nhiều cơ quan (tổ chức) tư vấn về lĩnh vực này, ta có thể lựa chọn
cơ quan tư vấn trong nước hoạc nước ngoài. Ta có thể lựa chọn tư vấn từng phần
để tiết kiệm chi phí.
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
Nguyễn Thị Minh Phương
17

TT
Loại tư vấn
Chi phí
1
Cơ quan tư vấn nước
ngoài
>10.000 USD
2
Cơ quan tư vấn trong nước 7.000 USD
3
Chuyên viên tư vấn
4.000- 5.000 USD

Tài liệu và công cụ : các tài liệu có liên quan gồm các tài liệu hướng dẫn tra
cứu và tham khảo…
2. Quy trình tạo ra dịch vụ hành chính lập kế hoạch
Cần phải lập kế hoạch để tạo ra dịch vụ hành chính theo những qua trình
và quy trình thủ tục nhất định. Kế hoạch này sẽ xác định rõ mục tiêu chất lượng
và những yêu cầu đối với công việc.
Các thủ tục và quy trình xây dựng nên các văn bản, quyết định cần phải
được tuân thủ nghiêm ngặt. Việc đánh giá, thẩm định, phê duyệt thử nghiệm,
kiểm tra đánh gía đối với công việc dịch vụ hành chính và tiêu chí chấp nhận
công việc dịch vụ hành chính đó cũng cần được xem xét điều chỉnh sau mỗi lần
đánh giá.
Phương pháp quan sát và ghi chép được cho là phù hợp nhất. Đối với tổ
chức lớn nhiều bộ phận phòng ban thì cũng có nghĩa là muốn quan sát trực tiếp
rất khó làm được. Công việc đó quá sức của một vài người. Trong trường hợp
này ta sử dụng phương pháp ghi chép tự động. Sử dụng các phương pháp như :
máy quay phim, máy thu băng, camera, dụng cụ ghi tự động… triệt để lấy số liệu
sau đó phân tích từ nhiều góc độ khác nhau. Có thể dùng máy quay phim 8mm
ghi lại động thái , nếu đặt ở chế độ một giây chụp một pô thì sau một tiếng thu
hình ta có thể xem lại chỉ mất 4 phút, sau một ngày 8 tiếng ta có thể kiểm tra lại
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
Nguyễn Thị Minh Phương
18
chỉ mất 30 phút. Trong màn ảnh mọi hình ảnh đều luwowts qua rất nhanh nhưng
nhờ có thể khuyếch đại màn ảnh nen ta có thể nhận ra chỗ sai sót .
Phương pháp quan sát là sự quan sát thực tế khi không thể phán đoán bằng
tư liệu thực tế. Nhưng trước khi quan sát cần phân tích kỹ tài liệu số liệu có sẵn
và nhớ kết quả. Trong quan sát có dùng 2 cách làm sau:
+ Xem xét có điều gì mà đến bây giờ chưa ai nêu lên, cái gì chưa ai điều tra,
điều gì mà mọi người cho là kỳ lạ, cái điều tra nhưng không ăn nhập vào vấn đề.
Ngoài ra còn có những vấn đề đã được giải quyết từ trước nhưng đến giờ không
ai để ý đến nên tưởng rằng chưa giải quyết.
 Phân tích số liệu trong quá khứ: trong quản lý có rất nhiều số liệu ta nên lấy
từ đầu, sắp xếp lại và xem xét. Làm như vậy ta có thể nắm được nguyên nhân
phát sinh sai lỗi ở chỗ không ngờ đến . Với nững số liệu nắm trong tay ta có
thể nói đến mức độ nào và không thể nói hơn được nữa.Khi xảy ra vấn đề
không nên vội vàng lấy ngay số liệu mới vừa mất thời gian vừa tốn tiền mà
hãy xem xét dũ liệu trong quá khứ ta sẽ tìm ra quy luật nhất định mà không
cần phai tốn thời gian thu thập số liệu mới.
2.1. Các quá trình liên quan tới khách hàng
– Nhận biết yêu cầu của khách hàng: để đạt được sự thoả mãn của khách hàng
thì câu hỏi đặt ra là khách hàng cần điều gì ở tổ chức? Muốn trả lời câu hỏi
naỳ thì phải tiến hành điều tra khách hàng . Các yêu cầu của khách hàng được
nêu rõ đối với dịch vụ hành chính. Các yêu cầu tiềm ẩn mà khách hàng không
thể nói rõ bằng lời nhưng tổ chức cần phải liên tục khám phá để thoả mãn
khách hàng một cách tối đa.
– Khách hàng có nhu cầu về thông tin Luật pháp và về quản lý nhà nước
– Các yêu cầu bổ xung cần thiết khác của tổ chức.
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
Nguyễn Thị Minh Phương
19
– Xem xét các yêu cầu liên quan tới dịch vụ hành chính .Tổ chức cần xem xét
đầy đủ các yêu cầu của khách hang trước khi cam kết cung cấp một dịch vụ
hành chính , khách hàng ở đây có thể là nhân dân có thể là cấp trên giao
nhiệm vụ (Thủ tướng chính phủ). Đảm bảo các yêu cầu đối với dịch vụ hành
chính được xác định một cách rõ ràng. Có thể điều chỉnh bổ xung các phần
liên quan cho thích hợp khi có sự thay đổi. Tổ chức có đủ khả năng đáp ứng
các yêu cầu đã xác định đối với công việc dịch vụ hành chính của mình.
– Thông tin cho khách hàng về những thông tin về công việc dịch vụ hành
chính mà họ yêu cầu đặc biệt là những công việc quan trọng phức tạp liên
quan tới nhiều tổ chức và cá nhân và có thể gây tổn thất lớn nếu không đảm
bảo chất lượng.
– Sắp xếp việc thực hiện yêu cầu của khách hàng so với thoả thuận trước đó.
Tiếp nhận ý kiến đóng góp từ phía khách hàng, các khiếu nại của khách hàng.
2.2. Xây dựng và triển khai công việc dịch vụ hành chính
– Có kế hoạch thiết kế triển khai công việc dịch vụ hành chính. Đảm bảo kiểm
soát được quá trình xây dựng và triển khai, xem xét chu trình sống của công
việc dịch vụ hành chính, độ an toàn, mức độ tiện lới nhanh chóng, tính bền
vững, độ rủi ro … để lường trước được và đảm bảo yêu cầu thoả mãn khách
hàng.
– Xác định rõ kế hoạch thiết kế triển khai, các giai đoạn của quá trình thiết kế
triển khai , thẩm định và phê duyệt đối với mỗi giai đoạn thiết kế triển khai.
– Trách nhiệm và quyền hạn đối với các đơn vị và cá nhân liên quan đối với
thiết kế / triển khai các lĩnh vực có liên quan giữa các bộ phận khác nhau
trong việc thiết kế/ triển khai phải được quản lý, đảm bảo việc cập nhật thông
tin và liên đới trách nhiệm.
– Đầu vào của thiết kế phải được triển khai và duy trì. Đầu vào gồm :
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
Nguyễn Thị Minh Phương
20
+ Những yêu cầu thuộc chức năng và việc thực hiện công việc hành
chính.
+ Những yêu cầu và luật pháp , quản lý nhà nước
+ Vấn đè kế thừa các công việc dịch vụ hành chính đã có
+ Các yêu cầu quan trọng khác cần cho thiết kế triển khai
Các yếu tố đàu vào phải được xem xét một cách thích hợp, giải quyết nhứng vấn
đề không rõ ràng, không đầy đủ hoặc có mâu thuẫn.
– Đầu ra của thiết kế triển khai phải được ghi nhận đầy đủ để có thể kiểm
chứng so với đầu vào. Đầu ra phairphuf hợp với các yêu cầu của đầu vào,
cung cấp các thông tin cần thiết cho hoạt động tạo ra công việc dịch vụ hành
chính . Đầu ra phải phản ánh những tiêu chí cho một công việc dịch vụ hành
chính.
– Xem xét thiết kế triển khai ứng với từng giai đọan có theo đúng kế hoạch hay
không đánh giá có phù hợp yêu cầu hay không, vấn đề cần điều chỉnh là gì,
bổ sung vấn đề còn thiếu..
– Phê duyệt thiết kế triển khai sau khi kiểm tra xác nhận công việc dịch vụ hành
chính tạo ra theo thiết kế dó sẽ đáp ứng được các yêu cầu dự kiến.
– Kiểm soát việc thay đổi thiết kế triển khai đảm bảo mọi thay đổi phải được
xem xét đánh giá, xét duyệt của người có thẩm quyền.
2.3. Mua hàng và dịch vụ mua ngoài
Việc mua hàng hoá và dịch vụ bên ngoài cũng cần phải kiểm soát. Một tổ chức
quản lý nhà nước mua các hàng hoá như: máy móc, thiết bị văn phòng phục vụ
cho công việc chuyên môn. Đảm bảo chất lượng hàng hoá mua ngoài phù hợp
với chất lượng với tiểu chuẩn đặt ra, giá thành hợp lý.
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
Nguyễn Thị Minh Phương
21
Chọn nguồn cung cấp hàng hoá và dịch vụ bên ngoài là đủ tin cậy và ổn định.
Chỉ chấp nhận hàng hoá và dịch vụ mua ngoài về sau khi đã kiểm tra là đạt yêu
cầu.
3. Cam kết của lãnh đạo
Cam kết của bộ Trưởng là điều kịên tiên quyết để có thể xây dựng thực hiên
hệ thống Quản lý chất lượng ở Bộ kế hoạch và đầu tư có hiệu quả. Thể hiện sự
quyết tâm của toàn bộ tổ chức trong việc thực hiện hệ thống. Đồng thời cam kết
của Bộ Trưởng phải thể hiện được bằng lời nói và việc làm:
+ Thể hiện sự hiểu biết về yêu cầu quan trọng của việc áp ISO 9000.
+ Kiên định về chủ trương chỉ đạo tổ chức thực hiện hệ thống quản lý
chất lượng ISO 9001: 2000
+ Là người đề ra chính sách chất lượng và mục tiêu chất lượng
+ Cam kết cung cấp các nguồn lực cần thiết đảm bảo cho quá trình thực
hiện
hệ thống được liên tục.
+ Trao quyền và chỉ định người thay mặt mình, thay mặt ban lãnh đạo tổ
chức triển khai xây dựng hệ thống Quản lý chất lượng.
+ Có kế hoạch giám sát việc triển khai theo định kỳ, kiểm tra công việc
thực hiện của các bộ phận.
Người lãnh đạo phải là người quyết tâm nhất trong việc thực hiện hệ thống
Quản lý chất lượng vì trong quá trình thực hiện sẽ có rất nhiều tranh cãi, sự xuất
hiện của cái mới sẽ phủ định những cái cũ, sự đấu tranh giữa cái mới và cái cũ
diễn ra hết sức gay gắt do đó người lãnh đạo cao nhất phải là người biết dung
hoà các sung đột trong tổ chức hướng mọi người thực hiện theo kế hoạch đã
định. Làm được điều đó ngưòi lãnh đạo trong tổ chức ngoài những tố chất cần
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
Nguyễn Thị Minh Phương
22
phải có của người lãnh đạo mà phải là người thực sự hiểu về Quản lý chất lưọng
và lợi ích mà nó mang lại.
Trong lịch sử quản lý chất lượng của Nhật Bản đã được hơn 30 năm, đã
gặp nhiều vấn đề trong dòng phát triển của nó. Từ kinh nghiệm thực tế người
Nhật đã tích luỹ được nhiều bí quyết. Cái bí quyết được tìm thấy từ quy luật đại
số chứ không phải là lý lẽ suông. Chính vì vậy nó là cái quý gía.
Điều cần nhấn mạnh ở quản lý chất lượng là dù muốn nói gì thì nói nếu
người đứng đầu không quan tâm thì chắc chắn hoạt động quản lý chất lượng
không tiếp tục được lâu dài và sẽ thất bại. Quản lý chất lượng không chọn công
ty mà chọn giám đốc , đây là nguyên tắc thứ nhất. Dù ai nói ngon nói ngọt đi
chăng nữa thì những nhân viên công ty chỉ nghe người có thẩm quyền quyết định
tiền lương tiền thưởng của họ.
Về bản chất quản lý chất lượng là công việc thầm lặng. Khi chế tạo ra sản
phẩm việc làm ra nhiều sản phẩm tốt được coi là đương nhiên nhưng việc tạo ra
sản phẩm xấu thường bị gán cho nhân viên không để tâm hoặc ý thức làm việc
kém. Đây là cách nghĩ thông thường vì thế khi nói đến quản lý chất luợng người
ta cho rằng cho ra sản phẩm tốt là điều đương nhiên và đó là công việc của bộ
phận kiểm tra vì thế người ta dễ hiểu răng quản lý chất lượng là kiểm tra chất
lượng.
Quản lý chất lượng là làm thế nào để không có sai lỗi hoặc kiểm soát sai
lỗi. Chính vì thế nếu người lãnh đạo không đưa ra phương trâm nhằm thúc đẩy
quản lý chất lượng, không có những hành động cụ thể thì khó mà thực hiện
được. Phương pháp để thực hiện điều này là mở cuộc họp toàn bộ tổ chức. Trong
cuộc họp đó đương nhiên thủ trưởng cao nhất nói chuyện trước, sau đó đến đại
diện các bộ phận phát biểu nói khái quát tình hình thực trạng chất lượng hiện tại
và sau đó là mục tiêu trong năm tới sẽ cải tiến những phần nào. Công việc này
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
Nguyễn Thị Minh Phương
23
đòi hỏi các đại diện của các bộ phận phải lập báo cáo phải đưa ra mục tiêu đến
sang năm những chỗ nào sẽ tốt hơn do đó yêu cầu họ phải động não suy nghĩ ,
nếu đưa ra nhưng con số quá lớn thì đó là lời hứa, nếu đưa ra những con số kiểu
bình thường thì có thể bị coi thường. Trong cuộc họp mọi người tham dự phải
ghi tốc ký bài phát biểu của các trưởng ban để in ra cho mọi người đọc làm như
vậy họ sẽ cảm thấy nếu không chịu học hỏi vươn lên sẽ không thực hiên tốt
những điều đã hứa.
Với cách làm này nên để mọi người có thời gian để chuẩn bị, sẽ có những bộ
phận có sự chuẩn bị truowcs nên khi vào cuộc họ có một bài báo cáo tốt . Và
cách này là một biện pháp giáo dục các trưởng phòng ban về ý thức chất lượng.
Vào năm sau sẽ mở rộng chương trình chất lượng bằng cách tìm kiếm thêm đề
tài cải tiến chất lượng nhằm làm cho các đối tượng tham gia không bị nhàm chán
mà chương trình chất lượng vẫn được duy trì và đảm bảo theo yêu cầu của ISO
9000. Hiệu quả lớn nhất của cách làm này là tự bản thân lãnh đạo cao nhất của tổ
chức đã tham dự lớp quản lý chất lượng dành cho ban điều hành. Cấp trên có làm
thì cấp dưới mới theo.Đặc trưng của quản lý chát lượng là cấp lãnh đạo đều quan
tâm và tự mình tiên phong chỉ huy và thực tế đã chỉ ra rằng chỉ những nơi nào
cấp lãnh đạo tiên phong đi đầu mới thành công.
4. Thành lập Ban ISO
Ban ISO là một nhóm các thành viên chuyên phụ trách về vấn đè chất lượng
của đơn vị. Việc thành lập ban này nhằm duy trì và thực hiện lâu dài hệ thống
quản lý chất lượng. Để khắc phục tâm lý cho rằng khi vào ban ISO thì các thành
viên này bị kiêm nhiệm thêm công việc cho nên về lâu dài ta nên lập ra một
phòng chuyên trách về quản lý chất lượng gọi là Phòng chất lượng.
Ban ISO là bộ phận góp phần quan trọng đôi khi mang tính quyết định đến việc
xây dựng hệ thống chất lượng ISO 9000.Với một tổ chức nhiều phòng ban quản
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
Nguyễn Thị Minh Phương
24
lý nhiều lĩnh vực kinh tế và xã hội thì việc thành lập Phòng quản ly chất lượng
là cần thiết. Thành viên trong phòng quản lý chất lượng này phải là các chuyên
viên trong từng lĩnh vực mà Bộ quản lý.
Ví dụ như: xem xét một quy trinh đăng ký kinh doanh thì ta cần phải có một
chuyên viên về lĩnh vực này từ bộ phận đăng ký kinh doanh thuộc Cục phát triển
Doanh nhiệp nhỏ và vừa thì mới có thể tìm ra các sai lỗi trong quá trình thực
hiện, hay cải tiến quá trình đăng ký kinh doanh. Hay xem xét một quá trình xây
dựng chế độ tiền lương thì phải có một chuyên viên đến từ Vụ tiền lương ….
Và một thành viên không thể thiếu trong Phòng quản lý chất lượng là một Phó
Bộ trưởng chuyên trách về chất lượng nắm bắt được mục tiêu, phương hướn hoạt
động và chức năng của Bộ, có ý muốn và động lực cải tiến chất lượng trong tổ
chức. Có khả năng thuyết phục và lôi kéo mọi thành viên, có khả năng thuyết
phục…Ban ISO có nhiệm vụ chuyên trách về chất lượng, triển khai thực hiện
chương trình chất lượng, đánh giá chất lượng… Đào tạo nhân viên đánh giá chất
lượng nội bộ trong tổ chức, tạo nên một cơ chế phù hợp nhằm động viên khuyến
khích các đánh gía viên làm việc hiệu quả.
Ban ISO phải làm sao để huy động được tất cả mọi người cùng tham gia. Tổ
chức những cuộc thảo luận nhóm nhằm mục đích để mọi người đưa hết thông tin
trong đầu họ. Do đó thành phần tham dự là những nguời nắm rõ về quy trình tiến
hành công việc của tổ chức. Tập hợp những ngưòi không biết lại hầu như không
có ích gì, khi cần thiết thì tập hợp luôn cả những người phụ trách trứơc đó hoặc
là những người thông thạo công việc này. Số người tham dự khoảng 10 đến 15
người, vấn đề quan trọng là biết khơi gợi ý kiến của mọi người. Trước tiên để
mọi người tự do phát biểu không thế thì thông tin trong đầu không đưa ra hết
được , đặc biệt chú ý là không nên phê phán những gì họ nói rrra, điều cấm kỵ
nhất là chê bai người khác vừa bắt đầu nói ra điều mà họ cho là có lợi. Theo lẽ
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
Nguyễn Thị Minh Phương
25
thường ai bị chê bai điều họ đóng góp sẽ cảm thấy khó chịu, ngoài ra khi có ai đó
diễn tả chưua rõ ràng ta không nên vội vã mà nên đợi cho họ nhớ ra . Biết lắng
nghe câu chuyện sẽ làm người nói diễn tả mạch lạc hơn. Mục đích của cuộc họp
không nhằm đưa ra kết luận mà mà là vốn thông tin nhằm tìm ra đầu mối. Cần
phải tiến hành với tinh thần giống như nhân viên điều tra hình sự, ai cũng là
người có liên quan nên phải kiên nhẫn nghe hết. Ở đây là cả một nghệ thuật. Doạ
nạt không mang lại hiệu quả, trọng lượng thông tin nói ra còn có cả thông tin sa
lệch nhưng dù thế nào vẫn cứ chấp nhận, sau này điều tra thêm sẽ phán đoán
được đúng sai. Do đó trong cuộc họp mhóm chất lượng như vậy không được làm
việc chọn lọc mà chỉ cố gắng cho mọi người nói càng nhiều càng tốt. Để đạt
được mục đích đó, trong cuộc họp điều cần chú ý là không được quy trách
nhiệm. Sau cuộc họp nếu ta tiếp cận chất vấn bất kỳ một thành viên nào về nội
dung họ nói trong cuộc họp trước thì trong cuộc họp sau họ sẽ chỉ ngồi im theo
phương trâm “im lặng là vàng”.
Chính vì thế người trưởng nhóm hay người điểu khỉên cuộc họp phải là người
thật khéo léo, phải biết cách làm cho mọi người nói hoặc thấy cần thì nêu tên yêu
cầu họ phát biểu. Đôi khi trong thực tế tại các cuộc hộp có người chỉ ngồi im
lặng nhưng khi nêu tên thì họ lại nói không dứt. Khi mọi người đóng góp ý kiến
thì nên ghi tên lên bảng và ghi tóm tắt ý kiến củat mỗi người để chỗ mọi người
cùng nhìn thấy. Con người có có một khả năng là nhớ ra những điều đã quyên
khi nhìn vào các dòng chũ được viết ra. Cuộc họp nào cũng nên kéo dài trên 2
tiếng, vì nếu cuộc họp chỉ vỏn vẹn có 1 tiếng thì buổi họp đó khó có thể sôi nổi,
khi bắt đầu sôi nổi thì người trưởng nhóm phải biết cáh duy trì lâu bầu không khí
đó. Khi thấy mọi người mệt mỏi có thể cho giải lao ít phút. Điều quan trọng
trong cách này là làm chômị người có ý thức động não để giải quyết vấn đề. Làm
như vậy thì dù không nói điều gì to lớn nhưng một lần tập dượt lại những vấn đề