ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG
TRƢỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ
LÊ PHẠM Ý DUYÊN
HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KIỂM SOÁT NỘI BỘ
TẠI TỔ CHỨC TẦM NHÌN THẾ GIỚI VIỆT NAM
TÓM TẮT LUẬN VĂN THẠC SĨ KẾ TOÁN
Mã số: 60.34.03.01
Đà Nẵng – 2019
Công trình được hoàn thành tại
TRƢỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ, ĐHĐN
Ngƣời hƣớng dẫn KH: PGS.TS. HOÀNG TÙNG
Phản biện 1: PGS.TS. TRẦN ĐÌNH KHÔI NGUYÊN
Phản biện 2: TS. NGUYỄN THÀNH CƯỜNG
Luận văn được bảo vệ trước Hội đồng chấm Luận văn tốt nghiệp
Thạc sĩ Kế toán họp tại Trường Đại học Kinh tế, Đại học Đà Nẵng
vào ngày 24 tháng 12 năm 2019
Có thể tìm hiểu luận văn tại:
– Trung tâm Thông tin – Học liệu, Đại học Đà Nẵng
– Thư viện trường Đại học Kinh tế, Đại học Đà Nẵng
1
MỞ ĐẦU
1. Tính cấp thiết của đề tài
Tầm Nhìn Thế Giới Việt Nam (TNTGVN) là một trong những
tổ chức phi chính phủ lớn nhất trong nước xét trên khía cạnh quy mô
dự án và tính đa dạng của hoạt động. Là một tổ chức với bề dày kinh
nghiệm trong lĩnh vực cứu trợ nhân đạo và phát triển cộng đồng,
lãnh đạo của tổ chức TNTG nhìn thấy điều này.Với giá trị cốt lõi là
“Chúng tôi quý trọng con người” và “Chúng tôi có trách nhiệm với
nguồn lực được giao phó”, tổ chức luôn coi trọng giá trị con người
hơn của cải vật chất và xây dựng con người với tính trung thực,
nghiêm túc trong việc thực hiện công tác KSNB mà tổ chức đã thiết
lập. Các nhân viên của tổ chức được yêu cầu tránh những khoản chi
tiêu có thể làm cho các nhà tài trợ nghi ngờ về việc quản lý các
khoản tài trợ của họ. Đặc biệt trong xu thế bất ổn của nền kinh tế thế
giới, việc gây quỹ càng khó khăn hơn đòi hỏi tổ chức phải duy trì
thực hiện KSNB hữu hiệu để có thể thực hành tốt trách nhiệm giải
trình về tài chính, quản lý dự án phải có khả năng chứng minh được
rằng các khoản tài trợ nhận về được sử dụng cho các mục đích đã
được đồng ý và các khoản tài trợ được sử dụng phù hợp với ngân
sách của dự án một cách thận trọng, an toàn và tiết kiệm. Để đạt
được điều này, công tác KSNB cần được thiết lập và duy trì hữu
hiệu. Hiện nay TNTGVN với sự thay đổi rất lớn trong việc tái cấu
trúc tổ chức và chiến lược hoạt động, đòi hỏi KSNB cũng phải đáp
ứng yêu cầu ngày một đổi mới của tổ chức.
Dựa trên những lý do trên tôi đã chọn đề tài “Hoàn thiện công
tác kiểm soát nội bộ tại tổ chức TNTGVN” làm đề tài nghiên cứu ở
cấp độ thạc sĩ. Đây là một đề tài khá mới mẻ ở Việt Nam.
2
2. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu
Đối tượng nghiên cứu: thực tiễn về công tác KSNB với
trường hợp nghiên cứu điển hình minh họa tại tổ chức TNTGVN.
Phạm vi nghiên cứu:
Không gian: 37 Chương trình vùng (AP) thuộc tổ chức
TNTGVN.
Thời gian: dữ liệu thu thập năm tài chính FY2016 đến
tháng 6 FY2018 (1/10/2015 đến 30/6/2018).
Nội dung: công tác KSNB được nghiên cứu qua 3 thành
phần gồm: Môi trường kiểm soát; Hệ thống kế toán, Quy trình và
thủ tục kiểm soát.
3. Phƣơng pháp nghiên cứu
Thu thập dữ liệu:
+ Dữ liệu thứ cấp:
+ Dữ liệu sơ cấp:
Xử lý dữ liệu:
4. Đóng góp của đề tài
– Về lý luận:
– Về thực tiễn:
5. Tổng quan tài liệu nghiên cứu
Trên thế giới, giai đoạn từ năm 1980 đến 1988, các cơ quan
của Hoa Kỳ ban hành một loạt hướng dẫn có liên quan đến KSNB.
Năm 1985, COSO (The Committee of Sponsoring Organizations of
the Treadway Commission) được thành lập để hỗ trợ Ủy ban Quốc
gia chống gian lận trong báo cáo tài chính Mỹ đã ban hành nhiều quy
tắc đạo đức và làm rõ chức năng của KSNB. Đến năm 1988, viện kế
toán viên CPA của Mỹ (The American Institute of Certified Public
Accountants (AICPA)) đã đưa ra một khuôn khổ KSNB trong kiểm
3
toán báo cáo tài chính SAS No. 55. Theo đó, cấu trúc KSNB của một
tổ chức bao gồm ba thành phần như sau: Một trường kiểm soát, hệ
thống kế toán và các thủ tục kiểm soát. Năm 1992, COSO ban hành
khuôn khổ KSNB, thường được gọi là khuôn khổ COSO. Khuôn khổ
COSO đề xuất KSNB gồm 5 thành phần: Môi trường kiểm soát,
Đánh giá rủi ro, Hoạt động kiểm soát, Thông tin và trao đổi thông
tin, Hoạt động giám sát.
Năm 2002, Quốc hội Hoa Kỳ thông qua Đạo luật
SARBANES-OXLEY trong một nỗ lực để cải thiện trách nhiệm giải
trình và giám sát của các công ty đại chúng. Hầu hết các quy định
của Đạo luật Sarbanes-Oxley không áp dụng cho các tổ chức phi lợi
nhuận. Tuy nhiên, Sarbanes-Oxley ảnh hưởng đến thái độ về quản trị
tổ chức trong cộng đồng phi lợi nhuận (Ostrower, 2007; Iyer và
Watkins, 2008). Các kiểm toán viên của các tổ chức phi lợi nhuận
Mỹ đã thông qua chuẩn mực SAS No. 112 Communicating Internal
Control Matters Identified in an Audit năm 2017 và kế tiếp là SAS
No. 115 với cùng tiêu đề vào năm 2009. Các chuẩn mực này xác
định các loại thiếu sót của KSNB, cung cấp các hướng dẫn chi tiết về
đánh giá các thiếu sót KSNB và yêu cầu kiểm toán viên giao tiếp
bằng văn bản cho quản lý và những người chịu trách nhiệm quản trị
bất kỳ thiếu sót nào được phát hiện trong một cuộc kiểm toán. Năm
2008, the Internal Revenue Service, Sở Thuế Vụ Mỹ, một cơ quan
Quản lý liên bang, cung cấp các hướng dẫn về công bố thông tin
KSNB, quản trị tổ chức và gian lận trong lĩnh vực phi lợi nhuận.
Từ nền tảng lý luận cơ bản, đã có nhiều công trình nghiên cứu
về KSNB ở các tổ chức phi lợi nhuận. Các tài liệu nghiên cứu được
nêu trên là rất quan trọng cho các nghiên cứu sau này về NGO và
KSNB. Song, theo hiểu biết của tôi thì chưa có nghiên cứu nào về
4
công tác KSNB tại một NGO cụ thể nhằm khắc phục và hoàn thiện
những hạn chế của KSNB trong đơn vị đó. Do vậy, việc nghiên cứu
về công tác KSNB tại TNTGVN là nghiên cứu đầu tiên, mới mẻ
được cho là cần thiết cả về lý luận và thực tiễn.
6. Kết cấu của đề tài
Nghiên cứu này được thực hiện theo cấu trúc gồm 4 chương:
Chương mở đầu: Giới thiệu đề tài nghiên cứu
Chương 1: Lý luận chung về KSNB tại các tổ chức phi lợi
nhuận
Chương 2: Thực trạng công tác KSNB tại tổ chức
TNTGVN
Chương 3: Giải pháp nhằm hoàn thiện công tác KSNB tại
tổ chức TNTGVN
5
CHƢƠNG 1
LÝ LUẬN CHUNG VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI CÁC TỔ
CHỨC PHI LỢI NHUẬN
1.1. LÝ LUẬN CHUNG VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ
1.1.1. Bản chất và vai trò của kiểm soát nội bộ
Theo COSO (2013), KSNB được định nghĩa như sau: “KSNB
là một tiến trình được thiết lập và vận hành bởi hội đồng quản trị,
ban quản lý và các nhân sự khác, được thiết kế để đem lại một sự
đảm bảo hợp lý đối với việc đạt được các mục tiêu hoạt động, mục
tiêu báo cáo, và sự tuân thủ với các luật và quy định liên quan”.
Đường Nguyễn Hưng (2016) KSNB là rất cần thiết trong bất
cứ thực thể kinh tế nào, trong đó bao gồm cả tổ chức phi lợi nhuận.
KSNB có những nội dung chính sau:
Một là, tính hướng đến mục tiêu của KSNB.
Hai là, KSNB là một tiến trình.
Ba là, KSNB bị chi phối bởi con người trong tổ chức.
Bốn là, KSNB đảm bảo hợp lý.
Năm là, tính thích ứng của KSNB.
Mục tiêu của kiểm soát nội bộ
Các yêu cầu của chính phủ về kiểm soát nội bộ trong các tổ
chức phi lợi nhuận:
1.1.2. Một số khuôn khổ kiểm soát nội bộ và nội dung:
Theo khuôn khổ kiểm soát nội bộ của COSO (2013), một
khuôn khổ được sử dụng rộng rãi ở Hoa Kỳ, kiểm soát nội bộ gồm 5
thành phần sau và nội dung (Đường Nguyễn Hưng, 2016):
Môi trường kiểm soát:
Đánh giá rủi ro:
Hoạt động kiểm soát:
6
Thông tin và trao đổi thông tin:
Hoạt động giám sát:
Theo khuôn khổ KSNB SAS 55, KSNB của một tổ chức bao
gồm ba thành phần như sau: Một trường kiểm soát, hệ thống kế toán
và các thủ tục kiểm soát. (Đường Nguyễn Hưng, 2016).
Mặc dù chuẩn mực kiểm toán SAS 55 được phục vụ cho
kiểm toán viên trong quá trình đánh giá tính hữu hiệu của hệ thống
KSNB của khách hàng, khuôn khổ KSNB như trên có thể áp dụng
cho bất kỳ tổ chức nào. Do vậy, tôi chọn việc nghiên cứu chuẩn mực
này để tìm hiểu thực tế áp dụng của tổ chức và đưa ra giải pháp hoàn
thiện thiết thực cho tổ chức.
1.2. ĐẶC ĐIỂM CHUNG CỦA TỔ CHỨC PHI LỢI NHUẬN
(NPO) ẢNH HƢỞNG ĐẾN KIỂM SOÁT NỘI BỘ
1.2.1. Sự cần thiết của kiểm soát nội bộ trong các tổ chức
phi chính phủ phi lợi nhuận
KSNB hữu hiệu giúp cho các tổ chức phi lợi nhuận thực hiện
có hiệu quả các hoạt động liên quan đến nhiệm vụ sứ mệnh và trách
nhiệm ủy thác của nó.
Trong những năm gần đây, với sự hạn chế về tài chính, kêu
gọi trách nhiệm giải trình và phương tiện truyền thông bùng nổ đã
tạo ra nhu cầu tăng cường kiểm soát và đo lường hiệu quả trong lĩnh
vực phát triển cộng đồng này. Các NGO hiện đang chịu áp lực phải
tăng cường giám sát, đánh giá các chỉ số về đầu ra, kết quả và tác
động.
Bongani (2013) báo cáo rằng KSNB trong các tổ chức là rất
quan trọng để đảm bảo độ tin cậy của hồ sơ kế toán, tính xác thực
của nội dung báo cáo tài chính. Mặc dù các trường hợp gian lận và
sai sót ít khi được các phương tiện truyền thông công khai thì vẫn có
7
khả năng lạm dụng ngân sách do KSNB kém.
Petrovits (2010) cũng chỉ ra rằng có rất nhiều tài liệu học
thuật về KSNB trong bối cảnh đơn vị kinh doanh được giao dịch
công khai rộng rãi, nhưng có rất ít tài liệu trong lĩnh vực phi lợi
nhuận. Tại Việt Nam, tính đến năm 2017, có khoảng trên 1,000 tổ
chức phi chính phủ nước ngoài có mối quan hệ đối tác với Việt
Nam, nhưng chưa có một nghiên cứu về NGO liên quan đến công
tác KSNB, bài viết này nghiên cứu công tác KSNB của tổ chức
TNTGVN như một nghiên cứu đầu tiên và điển hình.
1.2.2. Đặc điểm của tổ chức phi lợi nhuận ảnh hƣởng đến
kiểm soát nội bộ
Các tổ chức phi lợi nhuận được thành lập để hoàn thành một
nhiệm vụ từ thiện, họ không phân phối lợi nhuận cũng không hoạt
động với các quy định rõ ràng về quyền sở hữu và trách nhiệm giải
trình (Fama và Jensen, 1983). Các tổ chức phi lợi nhuận không phát
hành cổ phiếu và nhiệm vụ của họ không nhằm tối đa hóa lợi nhuận.
Các nhà quản lý phi lợi nhuận không chịu trách nhiệm với các cổ
đông nhưng họ chịu trách nhiệm đối với các nhà tài trợ là những
người cung cấp nguồn vốn quan trọng. Những nhà tài trợ không có
nguồn lực vô hạn và do đó các tổ chức phi lợi nhuận phải cạnh tranh
để gây quỹ. Ngoài ra, không giống như các cổ đông, các nhà tài trợ
không được hưởng lợi từ các hoạt động của tổ chức phi lợi nhuận và
do đó ít có sự giám sát tổ chức như chức năng của hội đồng quản trị
trong các đơn vị kinh doanh.
Tất cả các tổ chức đều dễ bị đe dọa bởi hành vi gian lận và
tham nhũng. Nguy cơ mất tài chính tồn tại ngay cả ở các tổ chức từ
thiện, nơi nhiệm vụ của nó là làm điều tốt và nhân viên thường tự
hào về giá trị đạo đức mạnh mẽ của mình.
8
CHƢƠNG 2
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI TỔ
CHỨC TẦM NHÌN THẾ GIỚI VIỆT NAM
2.1. KHÁI QUÁT VỀ TẦM NHÌN THẾ GIỚI VIỆT NAM
2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển
TNTGVN là một tổ chức nhân đạo phi lợi nhuận hoạt động
thông qua các chương trình phát triển và cứu trợ khẩn cấp nhằm cải
thiện chất lượng cuộc sống của cộng đồng, đặc biệt là trợ giúp trẻ
em, người nghèo và người gặp hoàn cảnh khó khăn. TNTG Quốc Tế
(TNTGQT) hoạt động tại Việt Nam từ năm 1990 với văn phòng
quốc gia tại Hà Nội.
Tầm nhìn:
Sứ mệnh:
Giá trị cốt lõi:
Nguồn lực tài chính để TNTG thực hiện sứ mệnh:
Cơ chế để thực hiện sứ mệnh:
Ƣu tiên chiến lƣợc mà tổ chức muốn đạt đƣợc đến năm
2030:
2.1.2 Lĩnh vực hoạt động của chƣơng trình vùng
Mỗi một AP được thiết kế từ 5 đến 20 năm để triển khai hoạt
động trên một huyện (từ 5 đến 7 xã được lựa chọn). Ngân sách hằng
năm được cam kết từ văn phòng tài trợ cho mỗi AP và kế hoạch năm
(POA) được lập dựa trên khung logic (Logframe) phù hợp nhu cầu
thực tế tại địa phương. POA được hoàn tất và phê duyệt từ tháng 7
của năm tài chính trước cho việc chi tiêu năm tài chính kế tiếp. Kể
từ năm FY2018, theo sự thay đổi chiến lược của tổ chức, mỗi AP có
thể lựa chọn 1, 2, 3 hoặc cả 4 dự án dưới đây phù hợp với nhu cầu
của từng địa phương:
9
Dự án dinh dƣỡng:
Dự án Bảo vệ trẻ em:
Dự án sinh kế bền vững:
Dự án Bảo trợ lồng ghép và sự tham gia động đồng:
2.1.3 Cơ cấu tổ chức của tầm nhìn thế giới Việt Nam
Người đứng đầu tổ chức Giám đốc Quốc gia. Giám Đốc Hoạt
động, Giám Đốc chất lượng chương trình, Giám đốc Ban Văn hóa &
Con người, Giám Đốc Tài chính, Trưởng bộ phận kỹ thuật Chương
trình Bảo vệ trẻ em là những thành viên nằm trong Ban Quản lý
(BQL) cấp cao của TNTGVN. Tương ứng với mỗi chương trình kỹ
thuật thì có các Quản lý bộ phận kỹ thuật: Dinh Dưỡng, Bảo Vệ Trẻ
em, Sinh Kế , Bảo Trợ Trẻ em & Sự tham gia cộng đồng.
Mỗi một AP thường sẽ có 8 nhân viên, đứng đầu sẽ là Trưởng
Chương trình. Dưới Trưởng chương trình có 2 từ 4 nhân viên hoạt
động. Mỗi nhân viên hoạt động có thể phụ trách từ 1 đến 3 xã trong
vùng dự án chịu trách nhiệm triển khai, lập kế hoạch, thực hiện hoạt
động, đánh giá, giám sát hoạt động các xã mình phụ trách. Ngoài ra,
còn có một Điều phối viên AP, một nhân viên phụ trách hoạt động
Bảo trợ và một Kế toán. Thông thường mỗi một cụm từ 7-8 AP sẽ
thành một vùng dưới sự quản lý và giám sát về mặt hoạt động của
Quản lý vùng.
2.2. THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI TẦM NHÌN
THẾ GIỚI
2.2.1. Môi trƣờng kiểm soát
Triết lý và đặc trưng hoạt động:
Sứ mệnh của TNTGVN liên quan đến việc sử dụng những
khoản đóng góp cho các AP. Hơn nữa, TNTGVN cam kết duy trì các
10
tiêu chuẩn cao nhất về sứ mệnh phục vụ và trách nhiệm giải trình.
Khái niệm về trách nhiệm giải trình là phần cốt lõi trong các Giá Trị
Cơ Bản của TNTGVN.
Thái độ, nhận thức và điều hành của mọi nhân viên trong tổ
chức chịu ảnh hưởng phần lớn bởi thái độ, nhận thức và hành động
của BQL cấp cao thông việc tuân thủ các chính sách, quy định của tổ
chức và quy định của pháp luật nhà nước Việt Nam. Như vậy, việc
điều hành tại AP được vận hành và thiết kế theo quy định, hướng dẫn
của TNTGVN.
TNTGVN là tổ chức phát triển cộng đồng, mỗi một hoạt
động triển khai đều phải tuân thủ hướng dẫn chuyên môn kỹ thuật
với mục đích nâng cao nhận thức, thay đổi hành vi thói quen cộng
đồng. Việc thực hiện hoạt động đòi hỏi áp dụng đúng chiến lược,
phương thức, mô hình và theo một khung logic. Vì thế, mỗi hoạt
động triển khai phải mất một thời gian khá dài với sự phối hợp của
đối tác, người dân để thực hiện hoạt động mặc dù hoạt động đó đã
lên kế hoạch từ năm tài chính trước đó. Do đó việc giải ngân thường
chậm trễ hơn so với kế hoạch đặt ra. Thêm vào đó, thời tiết khí hậu ở
Việt Nam nhiều khi rất bất thường, mùa mưa thường kéo dài. Điều
này cũng ảnh hưởng rất nhiều đến tiến độ hoạt động dự án khiến
nhiều hoạt động trì hoãn đến cuối quý và cuối năm tài chính.
Và có một điều bất cập là đối tác phải ưu tiên các công việc
chính của chính phủ nên việc thực hiện đúng tiến độ kế hoạch năm
(POA) khó khăn. Do áp lực phải giải ngân theo như nguồn tài trợ để
đảm bảo cam kết với nhà tài trợ và cộng đồng, mỗi AP được yêu cầu
không được chi tiêu dưới 95% ngân sách và mỗi đầu ra không được
tiêu ít hơn 90% ngân sách cả năm nên nhiều hoạt động được triển
11
khai nhiều vào cuối mỗi quý hay quý cuối của năm tài chính có thể
ảnh hưởng nhiều đến chất lượng hỗ trợ cho cộng đồng hưởng lợi.
Hơn nữa, trong thời gian TNTGVN tái cấu trúc lại tổ chức tập
trung vào bốn dự án thay vì nhiều lĩnh vực hoạt động cũng như thay
đổi phương thức triển khai hoạt động đã góp phần khá nhiều trong
việc chậm tiến độ thực hiện POA.
Đối tác tiếp cận với chính sách của TNTGVN là thông qua
việc hướng dẫn từ nhân viên hoạt động của AP. Theo kết quả khảo
sát, đa phần đối tác không được tiếp cận trực tiếp với các chính
sách, quy định của tổ chức cũng như chưa hiểu sâu sắc sứ mạng và
giá trị của tổ chức.
Trách nhiệm của Ban quản lý đối với công tác kiểm soát
nội bộ
Ban quản lý TNTGVN có trách nhiệm thiết lập công tác
KSNB phù hợp tại văn phòng Quốc Gia và tại các AP.
Giám đốc Tài chính phải thông báo với Giám đốc quốc gia về
những thiếu sót của hệ thống nội dẫn đến rủi ro về nguồn tài trợ và
tài sản của tổ chức. Họ cũng phải tuân thủ các chính sách cũng như
hệ thống pháp luật của Việt Nam.
Ban Kiểm toán nội bộ TNTGVN hoặc Ban Kiểm toán Toàn
cầu của TNTG thực hiện kiểm toán mỗi AP, phòng ban tại VPQG
bất cứ lúc nào, thường thì hai năm tài chính một lần đối với một AP
vá ít nhất dự án được kiểm toán một lần trong suốt thời gian hoạt
động.
Theo kết quả phỏng vấn, các phát hiện của kiểm toán được
thông báo với toàn bộ nhân viên AP nhưng hầu hết các AP chưa chia
sẻ cho mạng lưới đối tác được biết để tránh những sai sót cũng như
12
rủi ro trong khi thực hiện hoạt động.
2.2.2 Hệ thống kế toán của tổ chức tầm nhìn thế giới
Giới thiệu chung về hệ thống kế toán của tổ chức TNTGVN:
Trách nhiệm của Giám đốc quốc gia và Giám đốc tài chính,
Trưởng AP và kế toán AP:
Giám đốc quốc gia và Giám đốc tài chính đồng chịu trách
nhiệm cuối cùng đối với vấn đề trách nhiệm giải trình về tài chính tổ
chức.
Giám đốc tài chính có khả năng liên hệ chặt chẽ, hiểu và theo
dõi quá trình hoạt động của các dự án. Báo cáo kế toán được thống
nhất giữa các dự án với văn phòng quốc gia.
Trưởng AP và kế toán AP cũng cùng có trách nhiệm về sự
liêm chính trong lĩnh vực tài chính của dự án như nhau cũng giống
như giữa Giám đốc quốc gia và Giám đốc tài chính như đã được đề
cập ở trên. Kế toán dự án phải làm việc với Giám đốc tài chính và
thông báo đều đặn về tình hình hoạt động của AP.
Nội dung và chuẩn mực kế toán cơ bản:
Công tác lập kế hoạch và kế toán
Năm tài chính của tổ chức bắt đầu từ 1/10 và kết thúc vào
30/9 của năm sau. Mỗi AP đều có một văn phòng tài trợ hoặc có thể
có nhiều hơn, thông thường văn phòng tài trợ sẽ cam kết một khoản
viện trợ hàng năm cho một dự án được đăng trên hệ thống quản lý
ngân sách có tên là PBAS. Dựa vào cam kết này, mỗi AP sẽ lập kế
hoạch hoạt động của mình với số ngân sách đã được phê duyệt bởi
nhà tài trợ. Công tác triển khai việc lập kế hoạch này thường bắt đầu
từ tháng cuối tháng 5 của năm tài chính trước và phải hoàn tất phê
duyệt bởi các bên có liên quan và văn phòng tài trợ vào cuối tháng 7
13
của năm tài chính trước đó.
Dựa trên POA, AP sẽ lập Leap Budget (Excel) cho mỗi dự án
có Mã cho từng Hoạt động và mỗi hoạt động có nhiều mã tương ứng
với hệ thống tài khoản của TNTGQT như dự án nào sẽ chịu chi phí,
bản chất chi phí, nhà tài trợ nào, phát sinh chi phí ở AP nào, phát
sinh tại cộng đồng nào, chi phí trực tiếp hay gián tiếp vv.
Leap Budget trình bày cụ thể ngân sách sẽ chi tiêu cho hoạt
động nào với số tiền bao nhiêu vào tháng nào của năm tài chính. Sau
đó bản này được phòng tài chính VPQG nhập vào hệ thống phần
mềm kế toán Sunsystem của TNTGVN khi bắt đầu năm tài chính
mới.
Đối với các AP tại mỗi huyện, mỗi AP phải mở riêng một tài
khoản ngân hàng và các chứng từ sổ sách kế toán của dự án tách ra
khỏi sổ sách của văn phòng quốc gia.
Trước ngày 15 của hàng tháng, căn cứ vào nhu cầu chi tiêu
thực tế của AP và dựa trên POA, AP phải đệ trình bằng email một
bản ủy quyền thanh toán (PPA) đã được phê duyệt yêu cầu nguồn
ngân sách cho các hoạt động đến văn phòng quốc gia. Văn phòng
quốc gia sẽ thực hiện việc chuyển tiền cho dự án sau khi nhận được
ngân sách từ TNGT Toàn Cầu, ngày có hiệu lực là ngày mùng 5 của
tháng hiện tại.
Khi triển khai hoạt động dự án, nhân viên dự án phải lập kế
hoạch chi tiết cho từng hoạt động trong POA và được phê duyệt
cũng như tuân thủ theo hướng dẫn tài chính của TNTGVN. Khi
nghiệp vụ chi tiêu hoạt động diễn ra như tạm ứng hoặc thanh toán
sau khi hoàn tất hoạt động (tối đa là 7 ngày), nhân viên dự án sẽ đệ
trình yêu cầu tạm ứng hoặc một bản báo cáo chi phí với các chứng
14
từ hỗ trợ cho kế toán dự án.
Khi có nghiệp vụ kinh tế phát sinh, kế toán AP sẽ kiểm tra sự
hợp lý, đúng đắn, chính xác của chứng từ, phản ánh các nghiệp vụ
kinh tế theo hệ thống tài khoản của TNTG vào một công cụ Excel có
tên là Voucher Interface ngay khi nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Và
khoản thanh toán được thực hiện cho người thụ hưởng sau khi có sự
phê duyệt đúng thẩm quyền phê duyệt.
Tất cả các nghiệp kinh tế trong tháng của AP từ Voucher
Interface được kế toán AP chuyển cho Ban Tài chính Quốc Gia vào
đầu tháng sau (hạn cuối là ngày 5), cùng với sổ chi tiết ngân hàng,
bảng đối chiếu số dư tài khoản được phê duyệt để phòng tài chính
văn phòng quốc gia (VPQG) nhập dữ liệu vào phần mềm
Sunsystem, lập báo cáo tài chính hàng tháng cho cả TNTGVN và
báo cáo chi tiêu cho của mỗi một AP. Phòng tài chính của VPQG
chịu trách nhiệm lập báo cáo tài chính và gửi về cho từng AP qua
email khoảng từ ngày 8 -15 hàng tháng.
Nhìn chung, hệ thống kế toán bao gồm phương pháp và các
hồ sơ để chỉ ra, tập hợp, phân loại, phân tích, ghi chép và báo cáo
các giao dịch một cách đúng đắn, kịp thời và duy trì trách nhiệm giải
trình.
Theo quan sát, có một điều được đặt ra ở đây là hầu hết các kế
toán AP chưa phát huy vai trò giám sát các hoạt động về mặt tài
chính trước khi thực hiện ghi chép và thanh toán chi phí tại dự án
mà báo cáo được đệ trình bởi nhân viên hoạt động và đối tác.
2.2.3. Quy trình, thủ tục kiểm soát
Mục tiêu kiểm soát:
Quản lý tiền mặt:
15
Các AP phải thiết lập một tài khoản ngân hàng riêng biệt để
vận hành các hoạt động của dự án.
Các tài khoản ngân hàng tại AP phải được điều hành bởi hai
chữ ký, trong đó tất cả các Séc và Ủy nhiệm chi phải có đủ 2 chữ ký
này. AP không có thủ quỹ và mọi nguồn thu đều chuyển vào tài
khoản ngân hàng nên để tuân thủ nguyên tắc bất kiêm nhiệm, kế
toán AP là người giữ sổ sách không được ký trên Séc và Ủy nhiệm
chi.
Quản lý AP phải đảm bảo rằng số dư tài khoản ngân hàng vào
ngày cuối tháng không vượt quá “Dự trữ tiền mặt cho 7 ngày hoạt
động”, được tính như sau: Dự trữ tiền mặt cho 7 ngày hoạt động =
(Ngân sách năm x7) / 365.
Quy trình, thủ tục đối với mua sắm, thanh toán và thẩm
quyền phê duyệt
TNTGVN thiết kế các giấy tờ, mẫu biểu sau thành một bộ các
tài liệu hỗ trợ cho tất cả các hoạt động mua hàng. Tùy thuộc vào
tổng giá trị mua sắm, chỉ một số hoặc tất cả là bắt buộc.
Mua hàng đến 499 USD:
Mua sắm từ 500 USD trở lên:
Mua sắm từ 1,000 USD trở lên:
Vào thời điểm nghiên cứu, TNTGVN đã triển khai việc mua
sắm trên hệ thống có tên là Accounts Payable Provision. Đây là yêu
cầu bắt buộc đối với các khoản mua sắm với các nhà cung cấp đã ký
hợp đồng khung với TNTGVN, các khoản mua sắm có giá trị lớn
hơn 5,000 USD, khoản thanh toán chi phí điện thoại, internet, điện
thắp sáng v.v. Đối với những mặt hàng mà chưa tìm được nhà cung
cấp cho hợp đồng khung mà dưới 5,000 USD thì cho đến thời điểm
16
nghiên cứu vẫn áp dụng theo phương thức mua sắm thủ công. Trung
bình mỗi nhân viên Ban mua sắm phải hỗ trợ phê duyệt khoản 10
đơn hàng mỗi ngày từ các AP. Các nhân viên kế toán tại AP và
VPQG cũng như Ban Mua sắm gần như phải làm thêm giờ để hỗ trợ,
xét duyệt và cũng như tìm nhà cung cấp cho các AP cho kịp tiến độ
thực hiện hoạt động đối với các khoản mua sắm trên 500 USD bất
kể thực hiện mua sắm theo cách truyền thống hay trên hệ thống.
Tạm ứng công tác của nhân viên
Tạm ứng sẽ chỉ được duyệt cho các mục đích thực hiện hoạt
động.Yêu cầu tạm ứng và thanh toán phải được phê duyệt của người
quản lý trực tiếp. Khi thanh toán một khoản tạm ứng, một bản báo
cáo chi phí (EER) phải được đệ trình trong vòng 7 ngày sau khi
hoàn thành các hoạt động. Các EER phải được phê duyệt của người
quản lý tương ứng của nhân viên hoặc người khác có thẩm quyền.
Hiện tại, TNTG VN đã áp dụng quy trình ứng và thanh toán
dành cho nhân viên trên hệ thống có tên là Concur Solution. Điều
này giám sát rất chặt chẽ thời gian nhân viên phải thanh toán các
khoản tạm ứng.
Tuy nhiên, việc thực hiện tạm ứng để triển khai hoạt động
đa phần là cho đối tác mà họ thường phải ưu tiên công việc chính
của chính phủ hơn là công việc của TNTG nên việc trễ hơn 7 ngày
mới thanh toán cũng còn là một phát hiện kiểm toán trong FY2016-
2017 đòi hỏi các AP phải thực hiện nghiêm túc.
17
2.3. ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI TỔ
CHỨC TẦM NHÌN THẾ GIỚI VIỆT NAM
2.3.1. Ƣu điểm
Môi trường kiểm soát
Triết lý và đặc trưng hoạt động: công tác KSNB của tổ chức
TNTGVN được vận hành, theo quy định của BQL cấp cao. BQL
cam kết duy trì các tiêu chuẩn cao nhất về sứ mệnh phục vụ và trách
nhiệm giải trình. Thái độ, nhận thức và điều hành của mọi nhân viên
trong tổ chức chịu ảnh hưởng phần lớn bởi thái độ, nhận thức và
hành động của ban quản lý cấp trên.
Trách nhiệm của Ban quản lý đối với công tác KSNB: BQL đã
thiết đã thiết lập công tác KSNB đầy đủ và phù hợp mà qua đó mọi
nhân viên khi tuân thủ các quy chế tài chính của tổ chức sẽ đủ để
thực hành KSNB hiệu quả.
Vai trò của Giám Đốc tài chính và Ban kiểm toán: Ban
Kiểm toán nội bộ TNTGVN hoặc Ban kiểm toán nội bộ TNTG Toàn
Cầu đã thực hiện rất tốt vai trò trách nhiệm của mình trong việc
kiểm toán mỗi AP, phòng ban tại VPQG bất cứ lúc nào, thường thì
hai năm tài chính một lần đối với một AP vá ít nhất dự án được kiểm
toán một lần trong suốt thời gian hoạt động.
Hệ thống kế toán
Nhìn chung, hệ thống kế toán bao gồm phương pháp và các
hồ sơ để chỉ ra, tập hợp, phân loại, phân tích, ghi chép và báo cáo
các giao dịch một cách đúng đắn, kịp thời, chính xác và duy trì trách
nhiệm giải trình.
Quy trình, thủ tục kiểm soát
Nhìn chung, mọi hoạt động trong tổ chức đều tuân thủ quy
định, chính sách và hướng dẫn cũng như chính sách phân quyền.
18
Điều này cho phép tổ chức kiểm soát tốt mọi hoạt động trong tổ
chức và giúp tài sản của tổ chức được sử dụng đúng mục đích.
Quản lý tiền mặt: Quản lý số dư tài khoản ngân hàng được
thực hiện chặt chẽ tại các APs. 100 % của 37 AP đều đạt 11/12
tháng ở mức số dư cuối tháng cho phép từ FY2016 đến FY2017.
Các báo cáo kiểm toán từ FY2016 đến FY 2017 cũng không phát
hiện trường hợp nào bị sai sót trong việc đối chiếu số dư tài khoản
ngân hàng và sổ sách.
Quy trình, thủ tục đối với mua sắm, thanh toán và thẩm quyền
phê duyệt: Quy trình mua sắm, thanh toán và chính sách phân
quyền phê duyệt được thực hiện nghiêm túc tại tổ chức TNTGVN.
Theo báo cáo kiểm toán nội bộ, không có một phát hiện nào tại tổ
chức từ FY2016 cho đến 6/FY2018.
Tạm ứng: TNTGVN quy định và thực hiện nghiêm túc với
việc tạm ứng và thanh toán tạm ứng ngay sau khi hoạt động hoạt
động.
2.3.2. Hạn chế
Môi trường kiểm soát
Thứ nhất, nhiều hoạt động bị trì hoãn hoạt động đến cuối quý
hoặc cuối năm tài chính mới thực hiện. Điều này đã ảnh hưởng nhiều
đến việc nhân viên hoạt động sẽ không đủ thời gian để giám sát hoạt
động với sự phối hợp với đối tác. Nhân viên và kế toán không đủ
thời gian trong việc kiểm tra chứng từ tài chính.
Thứ hai, việc trì hoãn hoạt động cho đến cuối quý hoặc cuối
năm tài chính sẽ ảnh hưởng đến chất lượng hỗ trợ là điều không
tránh khỏi.
Thứ ba, hầu hết các đối tác chưa được hướng dẫn đầy đủ về
quy chế tài chính của tổ chức TNTGVN, chưa được chia sẻ các báo
19
cáo kiểm toán của AP.
Hệ thống kế toán
Kế toán chưa phân bổ thời gian kiểm tra thực tế về mặt tài
chính của mua sắm và hoạt động.
Quy trình thủ tục
Quản lý tiền mặt: các tài khoản của hầu hết AP chưa được
đăng ký Internet Banking. Khi một trong hai người ký trên Ủy nhiệm
chi hay Séc đi công tác thì có thể có trường hợp của việc ký Séc
khống trước một chữ ký là điều mà có thể gây rủi ro trong việc quản
lý tiền mặt.
Quy trình, thủ tục đối với mua sắm, thanh toán và thẩm quyền
phê duyệt: Mọi khoản mua sắm trên 500 USD phải có sự phê duyệt
nhà cung cấp của Trưởng ban mua sắm. Điều này sẽ dẫn đến việc
quá tải công việc cho nhân viên mua sắm và sẽ giảm cam kết làm
việc của họ cho tổ chức. Hơn nữa, khi AP đệ trình yêu cầu mua sắm
lên cho Ban Mua Sắm, việc chờ đợi lâu để được phê duyệt sẽ góp
phần làm giảm tiến độ hoạt động dự án.
Tạm ứng: Vẫn có trường hợp thanh toán muộn hơn 7 ngày sau
khi hoạt động hoàn thành đối với trường hợp tạm ứng cho đối tác.
20
CHƢƠNG 3
GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KIỂM SOÁT NỘI
BỘ TỔ CHỨC TNTGVN
3.1 HOÀN THIỆN VỀ MÔI TRƢỜNG KIỂM SOÁT
Để có bằng chứng xác đáng, kịp thời việc trì hoãn hoạt động
nằm ở hoạt động nào, xã nào, nhân viên hoạt động nào chịu trách
nhiệm và đối tác của phòng ban nào phối hợp triển khai hoạt động đó
thì kế toán phải báo cáo tiến độ tổng hợp giải ngân cho từng nhân
viên hoạt động so với kế hoạch để thúc đẩy sự chịu trách nhiệm
trước khi có báo cáo chính thức từ VPQG. Tương tự, điều phối viên
tại AP và nhân viên hoạt động cũng phải duy trì và cập nhật hệ thống
chỉ số của AP hàng tháng.
Mặc dù hệ thống lưu trữ thông tin của TNTG cho phép bất
kỳ cá nhân nào cũng tiếp cận báo cáo tài chính này. Tuy nhiên, bộ
phận kế toán của VPQG cũng nên báo cho Giám đốc hoạt động bằng
email về tình hình chi tiêu của toàn bộ tổ chức hàng tháng và cảnh
báo sớm cho Giám đốc hoạt động những AP nào chậm tiến độ.
Việc chi tiêu nhiều vào cuối năm tài chính sẽ có thể ảnh
hưởng đến chất lượng hỗ trợ như đã đề cập. Vì thế, BQL khi đo
lường kết quả chi tiêu của nhân viên hoạt động hay của AP thì cũng
đừng quá chú trọng về mức độ chi tiêu mà cần phải đánh giá chất
lượng hỗ trợ. Các hoạt động mà dự đoán không chi tiêu được thì AP
cũng phải sớm có kế hoạch xin phê duyệt điều chỉnh ngân sách sang
hoạt động khác hoặc chuyển cho cộng đồng hưởng lợi khác có nhu
cầu để triển khai sớm. Cuối cùng, TNTGVN phải chấp nhận việc tiêu
ngân sách ít hơn 95% để đảm bảo chất lượng hoạt động vào cuối
năm.
Ngoài việc đánh giá định kỳ về tác động của hoạt động AP,
21
Ban chất lượng hoạt động TNTGVN phải tăng cường đến thăm,
kiểm toán chỉ số hoạt động và đánh giá tác động của AP bất cứ lúc
nào chứ không nên cách làm theo định kỳ như hiện tại. Đồng thời,
Ban chất lượng hoạt động phải yêu cầu Ban Hoạt động chương trình
đứng đầu là Giám Đốc Hoạt động, kế đến là Quản lý các chương
trình vùng, các nhân viên mô hình kỹ thuật, Trưởng AP phải chỉ ra
được sự thay đổi, tác động thực sự của sự hỗ trợ can thiệp của tổ
chức trên từng trẻ em, từng gia đình, từng cộng đồng cụ thể.
Kế toán, nhân viên hoạt động và Trưởng AP phải đưa kế
hoạch hướng dẫn về thực hành tài chính cho đối tác trong kế hoạch
mục tiêu công tác hàng năm của mỗi cá nhân và của AP.
AP cần lên kế hoạch hàng năm để chia sẻ thường xuyên hơn
về Tầm nhìn, Sứ mệnh, Giá trị cốt lõi và cập nhật chiến lược của tổ
chức cho toàn bộ nhân viên và mạng lưới đối tác.
3.2. HOÀN THIỆN VỀ HỆ THỐNG KẾ TOÁN
Nhân viên kế toán phải thực hiện các chuyến thăm thực địa
hàng tháng cũng như tham dự các cuộc họp với đối tác các cấp.
Ngoài ra, Ban Tài chính ở VPQG cũng tăng cường các
chuyến viếng thăm các AP để thực hiện hỗ trợ và giám sát tài chính
ở AP.
Kế toán AP phải cung cấp báo cáo kịp thời phục vụ cho quản
lý để thúc đẩy sự chịu trách nhiệm của nhân viên hoạt động và đối
tác về tiến độ giải ngân. Cùng một thể ấy, phòng tài chính của
VPQG cũng phải cảnh báo kịp thời tình hình hoặc chiều hướng chi
tiêu của các AP cho BQL cấp. BQL thay vì yêu cầu các AP giải
trình hàng quý về tình hình chậm tiến độ như cách làm hiện tại thì
cần phải xem xét thực hiện việc này hàng tháng.
22
Nhân viên kế toán AP cũng phải thiết kế một hướng dẫn về
quy định tài chính cho đối tác dựa trên quy định của tổ chức
TNTGVN.
3.3 Hoàn thiện quy trình, thủ tục kiểm soát
TNTGVN nên có chiến lược để chuyển đổi từ phương pháp
thanh toán thủ công sang thực hiện Internet Banking.
Tuy báo cáo lưu chuyển tiền tệ không phải là báo cáo chính
thức và không bắt buộc, kế toán AP nên theo dõi cập nhật tình hình
yêu cầu ngân sách của mỗi nhân viên hoạt động , mức độ giải ngân
bằng tiền mặt của từng nhân viên và số dư ngân hàng của từng nhân
viên trong tổng số dư ngân hàng.
TNTGVN cũng nên xem xét lại chi phí và lợi ích của việc tăng
cường kiểm soát đối với hoạt động mua sắm từ 500 USD phải qua sự
phê duyệt của ban mua sắm thay vì Trưởng chương trình như trước
đây.
Trong điều kiện này, TNTGVN nên cân nhắc tuyển thêm nhân
viên cho Ban mua sắm, nhận các tình nguyện viên, các thực tập sinh
ngắn hạn để giảm các áp lực công việc của Ban mua sắm và các nhân
viên có liên quan.
Nhân viên TNTG cũng nên chia sẻ tầm quan trọng của việc
thanh toán đúng hạn là ghi nhận chi phí đúng kỳ và hạn chế rủi ro
gian lận cũng như chia sẻ các phát hiện của kiểm toán về vấn đề này
cho mạng lưới đối tác để họ thanh toán các khoản tạm ứng đúng hạn
khi mà các khoản ứng và thanh toán của đối tác không thực hiện qua
hệ thống. Các kế toán cũng phải cảnh báo sớm cho nhân viên hoạt
động các khoản tạm ứng mà cần phải thanh toán.
23
KẾT LUẬN
Một tổ chức phi chính phủ để có thể tồn tại và phát triển bền
vững trong xu thế bất ổn của nền kinh tế thế giới, yêu cầu tất yếu là
ngày càng phải nâng cao chất lượng KSNB, hoàn thiện công tác
KSNB nhằm quản lý chặt chẽ các nguồn tài trợ, có được biện pháp
phát huy hiệu quả của các hỗ trợ, can thiệp cho công đồng, ngăn
chặn các hành vi gian lận, tham nhũng, giảm thiểu rủi ro trong quá
trình hoạt động. Chính vì vậy, việc hoàn thiện công tác KSNB tại
TNTGVN trong giai đoạn của tái cấu trúc tổ chức và thay đổi chiến
lược cũng như áp dụng nhiều hệ thống mới là một tất yếu cần được
thực hiện ngay. Qua quá trình nghiên cứu thực tế tại TNTGVN, tôi
đã trình bày trong Đề tài “Hoàn thiện công tác kiểm soát nội bộ tại
TNTGVN” những nội dung cơ bản sau:
Một là, hệ thống hóa cơ sở lý luận chung về KSNB, phân tích
các yếu tố cấu thành của KSNB. Trên cơ sở lý luận chung về KSNB,
Luận văn đã làm rõ những vấn đề cơ bản về KSNB trong các tổ
chức phi lợi nhuận.
Hai là, Luận văn đã đi sâu phân tích thực trạng công tác
KSNB tại TNTGVN, đánh giá mặt mạnh cũng như điểm còn hạn
chế của KSNB.
Ba là, Luận văn đã đưa ra giải pháp để hoàn thiện công tác
KSNB tại TNTGVN.
