0
BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO BỘ LAO ĐỘNG – THƯƠNG BINH VÀ XÃ HỘI
TRƯỜNG ĐẠI HỌC LAO ĐỘNG – XÃ HỘI
NGUYỄN THỊ MAI HÒA
HOÀN THIỆN HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN
TẠI CÔNG TY CP ĐẦU TƯ KINH DOANH
TỔNG HỢP D&C
LUẬN VĂN THẠC SĨ KẾ TOÁN
HÀ NỘI – 2016
1
BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO BỘ LAO ĐỘNG – THƯƠNG BINH VÀ XÃ HỘI
TRƯỜNG ĐẠI HỌC LAO ĐỘNG – XÃ HỘI
NGUYỄN THỊ MAI HÒA
HOÀN THIỆN HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN
TẠI CÔNG TY CP ĐẦU TƯ KINH DOANH
TỔNG HỢP D&C
Chuyên ngành: Kế toán
Mã số : 60340301
LUẬN VĂN THẠC SĨ KẾ TOÁN
NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC: PGS.TS. PHẠM ĐỨC CƯỜNG
HÀ NỘI – 2016
2
LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi. Các số liệu,
kết quả nêu trong luận văn là trung thực và chưa từng được ai công bố trong bất
kỳ công trình nào khác.
Tôi xin cam đoan rằng các thông tin trích dẫn trong luận văn đã được ghi
rõ nguồn gốc.
Học viên thực hiện Luận văn
3
LỜI CẢM ƠN
Tôi xin gửi lời cảm ơn chân thành tới các thầy cô trường Đại học Lao
Động Xã Hội đã giúp tôi trang bị tri thức, tạo môi trường thuận lợi nhất trong
suốt quá trình học tập và thực hiện luận văn này.
Với lòng kính trọng và biết ơn, tôi xin được bày tỏ lời cảm ơn tiến sỹ
Phạm Đức Cường đã hướng dẫn tận tình cho tôi thực hiện nghiên cứu.
Xin chân thành cảm ơn các cán bộ, nhân viên Công ty CP Đầu Tư Kinh
Doanh Tổng Hợp D&C đã chia sẻ thông tin, cung cấp cho tôi nguồn tư liệu hữu
ích phục vụ cho luận văn. Đặc biệt xin được gửi lời cảm ơn tới ban lãnh đạo
Công ty đã tạo điều kiện cho tôi được học tập và nghiên cứu.
Tôi xin gửi lời tri ân tới gia đình và bạn bè đã động viên và hỗ trợ tôi rất
nhiều để tôi có thể hoàn thành khóa học.
Xin chân thành cảm ơn!
4
MỤC LỤC
LỜI CAM ĐOAN
……………………………………………………………………………………. 0
DANH MỤC HÌNH ………………………………………………………………………………… 7
DANH MỤC SƠ ĐỒ
……………………………………………………………………………….. 9
DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT ………………………………………………………………..10
Chương 1: GIỚI THIỆU CHUNG
……………………………………………………………11
1.1.
Lý do chọn đề tài …………………………………………………………………………..11
1.2.
Tổng quan các công trình nghiên cứu ……………………………………………….12
1.3.
Mục tiêu nghiên cứu ………………………………………………………………………17
1.4.
Câu hỏi nghiên cứu
………………………………………………………………………..18
1.5.
Đối tượng, phạm vi nghiên cứu………………………………………………………..18
1.6.
Phương pháp nghiên cứu ………………………………………………………………..19
1.7.
Ý nghĩa khoa học và thực tiễn của đề tài
……………………………………………20
CHƯƠNG 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN
TRONG DOANH NGHIỆP KINH DOANH THƯƠNG MẠI …………………….21
2.1.
Khái quát chung về hệ thống thông tin kế toán trong doanh nghiệp ……….21
2.1.1. Các khái niệm
……………………………………………………………………………….21
2.1.2
Phân loại hệ thống thông tin kế toán với doanh nghiệp ……………………….22
2.1.2.1 Phân loại hệ thống thông tin kế toán theo chức năng …………………………..22
2.1.2.2 Phân loại hệ thống thông tin kế toán theo phương thức xử lý:……………….22
2.1.3
Vai trò của hệ thống thông tin kế toán trong doanh nghiệp …………………..23
2.1.4
Sự phát triển hệ thống thông tin kế toán
…………………………………………….24
2.2
Nguyên tắc xây dựng hệ thống thông tin kế toán ………………………………..24
2.3
Nội dung tổ chức hệ thống thông tin kế toán trong doanh nghiệp kinh
doanh thương mại …………………………………………………………………………………….26
2.3.1. Tổ chức bộ máy kế toán
………………………………………………………………….26
2.3.2. Tổ chức hệ thống thông tin kế toán theo các chu trình kinh doanh
…………27
2.3.2.1. Chu trình chi tiêu …………………………………………………………………………..27
5
2.3.2.2. Chu trình bán hàng ………………………………………………………………………..33
2.3.2.3. Chu trình cung cấp dịch vụ ……………………………………………………………..37
2.3.3. Dữ liệu và phần mềm xử lý dữ liệu
…………………………………………………..43
2.3.3.1. Dữ liệu và cơ sở dữ liệu
………………………………………………………………….43
2.3.3.2. Phần mềm xử lý dữ liệu ………………………………………………………………….44
2.3.4. Hệ thống phần cứng sử dụng trong tổ chức AIS………………………………….48
2.3.5. Hệ thống kiểm soát nội bộ ………………………………………………………………49
2.3.5.1. Cấu trúc kiểm soát nội bộ ……………………………………………………………….49
2.3.5.2. Kiểm soát hệ thống thông tin kế toán
………………………………………………..51
2.3.5.3. Kiểm soát sự an toàn và trung thực của số liệu …………………………………..52
KẾT LUẬN CHƯƠNG 2 ………………………………………………………………………….52
CHƯƠNG 3: THỰC TRẠNG HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TẠI
CÔNG TY CP ĐẦU TƯ KINH DOANH TỔNG HỢP D&C
………………………54
3.1.
Giới thiệu chung về Công ty CP Đầu Tư Kinh Doanh Tổng Hợp D&C ….54
3.1.1. Lịch sử hình thành và phát triển
……………………………………………………….54
3.1.2
Đặc điểm hoạt động kinh doanh……………………………………………………….55
3.1.3
Đặc điểm cơ cấu tổ chức quản lý ……………………………………………………..57
3.1.4
Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán và hệ thống kế toán
…………………………58
3.1.4.1. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán
…………………………………………………….58
3.1.4.2. Đặc điểm tổ chức công tác kế toán …………………………………………………..58
3.2.
Nguyên tắc tổ chức hệ thống thông tin kế toán áp dụng tại Công ty CP
Đầu Tư Kinh Doanh Tổng Hợp D&C ………………………………………………………….60
3.3
Nội dung tổ chức hệ thống thông tin kế toán trong Công ty CP Đầu Tư
Kinh Doanh Tổng Hợp D&C ……………………………………………………………………..62
3.3.1
Tổ chức hệ thống thông tin kế toán tại Công ty CP Đầu Tư Kinh Doanh
Tổng Hợp D&C theo các chu trình kinh doanh ……………………………………………..62
3.3.1.1 Chu trình chi tiêu tại Công ty CP Đầu Tư Kinh Doanh Tổng Hợp D&C ..62
3.3.1.2 Chu trình bán hàng tại Công ty CP Đầu Tư Kinh Doanh Tổng Hợp
D&C 74
3.3.1.3 Chu trình ghi sổ kế toán và báo cáo kế toán tại Công ty CP Đầu Tư Kinh
Doanh Tổng Hợp D&C
……………………………………………………………………………
104
6
3.3.2
Dữ liệu và phần mềm xử lý dữ liệu
…………………………………………………
110
3.3.3 Hệ thống phần cứng sử dụng trong tổ chức AIS tại Công ty CP Đầu Tư
Kinh Doanh Tổng Hợp D&C ……………………………………………………………………
115
3.3.4
Hệ thống kiểm soát nội bộ tại Công ty CP Đầu Tư Kinh Doanh Tổng
Hợp D&C ……………………………………………………………………………………………..
115
3.4
Đánh giá hệ thống thông tin kế toán tại Công ty CP Đầu Tư Kinh Doanh
Tổng Hợp D&C ……………………………………………………………………………………..
119
3.4.1
Ưu điểm
……………………………………………………………………………………..
119
3.4.2
Hạn chế ……………………………………………………………………………………..
120
KẾT LUẬN CHƯƠNG 3 ………………………………………………………………………..
123
CHƯƠNG 4: PHƯƠNG HƯỚNG VÀ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN TỔ
CHỨC HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY CP ĐẦU TƯ
KINH DOANH TỔNG HỢP D&C …………………………………………………………
124
4.1.
Phương hướng hoàn thiện tổ chức hệ thống thông tin kế toán tại Công ty
CP Đầu Tư Kinh Doanh Tổng Hợp D&C …………………………………………………..
124
4.2.
Giải pháp hoàn thiện tổ chức AIS tại Công ty CP Đầu Tư Kinh Doanh
Tổng Hợp D&C ……………………………………………………………………………………..
125
4.2.1 Hoàn thiện về tổ chức bộ máy kế toán
………………………………………………..
125
4.2.2 Hoàn thiện về tổ chức các chu trình kinh doanh …………………………………..
126
4.2.2.1 Hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán chu trình chi tiêu …………………….
126
4.2.2.2 Hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán chu trình bán hàng ………………….
128
4.2.2.3. Hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán chu trình báo cáo kế toán …………
134
4.2.3 Hoàn thiện về tổ chức dữ liệu, phần mềm xử lý dữ liệu
…………………………
134
4.2.4 Hoàn thiện về tổ chức sử dụng phần cứng …………………………………………..
136
4.2.5 Hoàn thiện về kiểm soát nội bộ …………………………………………………………
136
KẾT LUẬN ………………………………………………………………………………………….
139
PHỤ LỤC …………………………………………………………………………………………….
141
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO………………………………………………….
141
BẢNG CÂU HỎI PHỎNG VẤN
…………………………………………………………….
144
7
DANH MỤC HÌNH
HÌNH
NỘI DUNG
TRANG
Hình 2.1
Lưu đồ chứng từ chu trình chi tiêu- mua hàng hóa
nhập kho
30
Hình 2.2
Lưu đồ chứng từ chu trình chi tiêu- mua dịch vụ
32
Hình 2.3
Lưu đồ chứng từ chu trình bán hàng
36
Hình 2.4
Lưu đồ chứng từ chu trình cung cấp dịch vụ
39-40
Hình 2.5
Giao diện phần mềm kế toán Fast Accounting
44
Hình 2.6
Giao diện phần mềm kế toán Misa
46
Hình 2.7
Mô hình hệ thống ERP
47
Hình 3.1
Lưu đồ chứng từ chu trình chi tiêu-mua dịch vụ, hàng
hóa không qua kho
64-65
Hình 3.2
Lưu đồ chứng từ chu trình chi tiêu-mua ô tô Honda
68
Hình 3.3
Lưu đồ chứng từ chu trình chi tiêu-mua phụ tùng
Honda nhập kho
70
Hình 3.4
Lưu đồ chứng từ chu trình chi tiêu-mua mua phụ tùng
khai thác nhập kho
73
Hình 3.5
Lưu đồ chứng từ chu trình kinh doanh xe
76-80
Hình 3.6
Lưu đồ chứng từ chu trình kinh doanh phụ tùng
89-91
Hình 3.7
Lưu đồ chứng từ chu trình kinh doanh dịch vụ
96-99
Hình 3.8
Lưu đồ chứng từ chu trình báo cáo của kế toán xe
105
Hình 3.9
Lưu đồ chứng từ chu trình báo cáo của kế toán dịch
vụ
106
Hình 3.10 Lưu đồ chứng từ chu trình báo cáo của kế toán tiền
mặt, tiền gửi ngân hàng
107
Hình 3.11 Lưu đồ chứng từ chu trình báo cáo của kế toán phụ
tùng
108
Hình 3.12 Lưu đồ chứng từ chu trình báo cáo của kế toán tổng
hợp
109
Hình 3.13 Giao diện phần mềm DTS
111
8
Hình 4.1
Quy trình nhập mua phụ tùng- phần mềm Cyber
127
Hình 4.2
Quy trình quản lý bán xe- phần mềm Cyber
128
Hình 4.3
Quy trình quản lý sửa chữa- phần mềm Cyber
131
Hình 4.4
Quy trình quản lý bán phụ tùng/phụ kiện- phần mềm
Cyber
132
Hình 4.5
Phân hệ phần mềm quản lý tài chính kế toán của
Cybersoft
135
Hình 4.6
Ví dụ Báo cáo vật tư đã xuất kho nhưng chưa viết hóa
đơn trên Cyber soft
137
9
DANH MỤC SƠ ĐỒ
Sơ đồ
Nội dung
Trang
Sơ đồ 3.1 Quy trình quản lý kinh doanh xe ô tô tại Công ty
D&C
56
Sơ đồ 3.2 Quy trình quản lý kinh doanh dịch vụ tại Công ty
D&C
56
Sơ đồ 3.3 Quy trình quản lý kinh doanh phụ tùng tại Công ty
D&C
57
Sơ đồ 3.4 Cơ cấu tổ chức Công ty D&C
57
Sơ đồ 3.5 Tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty D&C
58
Sơ đồ 4.1 Phương án hoàn thiện tổ chức bộ máy kế toán tại
Công ty D&C
126
10
DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT
Viêt tắt
Tên đầy đủ
AIS
Hệ thống thông tin kế toán
Công ty D&C Công ty CP Đầu Tư Kinh Doanh Tổng Hợp D&C
DTS
Phần mềm hỗ trợ đại lý của Honda Việt Nam
ERP
Hệ thống hoạch định tài nguyên doanh nghiệp
GTGT
Giá trị gia tăng
TK
Tài khoản
11
Chương 1: GIỚI THIỆU CHUNG
1.1.
Lý do chọn đề tài
Kế toán ngày nay không chỉ là người ghi chép các thông tin tài chính và
lên báo cáo mà còn tham gia và có vai trò quan trọng trong quản trị doanh
nghiệp. Một đơn vị muốn phát triển hay muốn tồn tại vững mạnh không thể
thiếu một hệ thống tài chính hoạt động hiệu quả, kiểm soát được mọi hoạt động
trong doanh nghiệp. Để làm được điều đó thông tin kế toán phải được luân
chuyển đầy đủ, kịp thời. Hệ thống thông tin kế toán (AIS) chặt chẽ giúp ngăn
chặn những gian lận và sai sót một cách hiệu quả, là một phần không thể thiếu
trong quản trị nội bộ doanh nghiệp. Chính vì vậy, người làm công tác kế toán
phải có sự am hiểu về quá trình thiết kế, phát triển ứng dụng và tổ chức AIS.
Khả năng của kế toán viên được chứng tỏ khi họ làm gia tăng giá trị bản thân.
Cùng với sự phát triển của khoa học, tin học được áp dụng vào AIS. Nó
không dừng ở phần mềm kế toán mà còn bao trùm tất cả hoạt động ở các phòng
ban trong toàn doanh nghiệp. Từ các tập đoàn đa quốc gia đến các công ty có
quy mô vừa và nhỏ, AIS giúp cho bộ máy được vận hành một cách trơn tru, tiết
kiệm thời gian và tiền bạc. Các quy trình phức tạp, chồng chéo, sẽ gây mất thời
gian hoặc thậm chí tạo điều kiện cho gian lận, thất thoát. Xây dựng AIS sẽ khắc
phục được các nhược điểm này.
Tùy theo đặc thù mà mỗi doanh nghiệp có các quy trình hoạt động khác
nhau: quy trình bán hàng, quy trình mua hàng, quy trình thanh toán…. Các quy
trình thường hình thành do thói quen hoặc từ những quy định rời rạc. Một doanh
nghiệp có quy mô siêu nhỏ thì đây không phải là vấn đề gây cản trở lớn. Tuy
nhiên, khi doanh nghiệp phát triển hoặc với những đơn vị có quy mô vừa, quy
mô lớn thì yêu cầu cần có AIS minh bạch, rõ ràng trở nên cấp thiết trong quản
trị kinh doanh. Không có một AIS tối ưu cho tất cả các doanh nghiệp. Do đặc
12
thù kinh doanh khác nhau, không thể áp dụng AIS của đơn vị này cho đơn vị
khác. Vì vậy, mỗi doanh nghiệp cần xây dựng cho mình một AIS riêng.
Trong AIS ở Công ty CP Đầu Tư Kinh Doanh Tổng Hợp D&C đã và đang
sử dụng hai phần mềm: một phần mềm kế toán phục vụ cho công việc kế toán,
và một phần mềm khác cho bộ phận bán hàng – dịch vụ. Chính vì hai phần mềm
độc lập nên số liệu không có sự liên kết, dẫn đến chồng chéo công việc, tốn thời
gian, nhân lực, vật lực, khó đối chiếu và dễ gian lận, sai sót. Công ty cấp thiết
cần có các thay đổi trong AIS để thông tin cung cấp được thuận tiện, nhanh
chóng, dễ hiểu, đầy đủ và kịp thời. Thông tin cung cấp phải hữu ích cho ra
quyết định của nhà quản trị.
Do những lợi ích mà AIS đem lại cùng với thực trạng AIS của công ty, tác
giả thực hiện luận văn đề tài: “Hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán tại Công ty
CP Đầu Tư Kinh Doanh Tổng Hợp D&C”.
1.2.
Tổng quan các công trình nghiên cứu
Trên thế giới đã có nhiều nghiên cứu liên quan đến AIS trong doanh
nghiệp.
Mohamed H. Abdelazim (2005) với luận án “The role of Accounting
Information in organizations’ Strategic management”. Luận án khẳng định:
trong hai thập kỷ qua, đã có những thay đổi đáng kể trong môi trường kinh
doanh do việc sử dụng các công nghệ thông tin, phương tiện truyền thông hiện
đại và toàn cầu hóa thị trường. Do những thay đổi, sự cạnh tranh gia tăng và
mỗi tổ chức bắt đầu tìm kiếm việc sử dụng hiệu quả nhất các nguồn lực để
chiếm lĩnh thị trường hoặc ít nhất là để giữ thị phần. Để quản lý các tổ chức
trong môi trường phức tạp như vậy, các nhà quản lý cần rất nhiều thông tin.
Điều này thúc đẩy các nỗ lực nghiên cứu để cải thiện hệ thống kế toán và thông
tin kế toán đáp ứng được yêu cầu quản lý mới. Như vậy, luận án đã đi sâu vào
13
phân tích vai trò kết hợp các nguồn lực trong quản trị kinh doanh của AIS. Tuy
nhiên, các vai trò khác của AIS chưa được để cập tới hoặc đề cập còn hạn chế.
ZSUZSANNA TÓTH (2012) với bài viết “The Current Role of
accounting information systems”. Tác giả khẳng định: AIS là khung của các
hoạt động kế toán trong thực tiễn. AIS có vai trò rất quan trọng trong sự ra
quyết định của nhà quản lý, giúp nhà quản lý xây dựng hệ thống quản trị chi phí
và báo cáo kiểm soát. Sự phát triển của tin học làm tăng khả năng cung cấp
thông tin của AIS. Như một hệ quả của tự động hóa, phần mềm kế toán ra đời
làm công tác kế toán xử lý dễ dàng hơn, nhanh hơn và đáp ứng được nhu cầu
thông tin của nhà quản lý. Tuy nhiên, để đáp ứng được yêu cầu quản trị ở mức
cao hơn, hệ thống phần mềm quản trị ERP ra đời, cung cấp một hệ thống cơ sở
dữ liệu về thông tin rộng hơn cho kế toán, các nhà kiểm soát và nhà quản lý. Bài
viết đã phân tích về vai trò của AIS đối với ra quyết định của nhà quản trị; vai
trò của tin học trong sự phát triển của AIS. Tuy nhiên, còn rất nhiều vai trò khác
của AIS mà bài viết chưa đề cập cũng như chưa có ví dụ thực tiễn để chứng
minh cho luận điểm.
António Trigo, Fernando Belfo, Raquel Pérez Estébanez (2014) với báo
cáo khoa học “Accounting Information Systems: The Challenge of the Real-
Time Reporting” đã khẳng định sự thành công của AIS là phụ thuộc vào công
nghệ. Ứng dụng khoa học công nghệ trong AIS đã giải quyết được thách thức
về thời gian lập báo cáo kế toán. Trong một doanh nghiệp, các báo cáo kế toán
tức thời cung cấp thông tin đầy đủ và nhanh chóng tình trạng của doanh nghiệp,
cho phép nhà quản trị xác định phương hướng và ra quyết định hành động phải
làm trong từng thời điểm tốt hơn. Với khả năng tính toán và lưu trữ lớn, cho
phép việc lập báo cáo nhanh, góp phần tăng khả năng cạnh tranh của doanh
nghiệp. Như vậy, phạm vi của bài viết khá hẹp, đi sâu phân tích vai trò của AIS
với sự ứng dụng của công nghệ để lập các báo cáo kế toán nhanh, báo cáo tức
thời, phục vụ cho nhu cầu quản trị.
14
Nzomo, Samuel (2013) với luận án: “Impact of accounting information
systems on organizational effectiveness of automobile companies in Kenya”.
Tác giả đo tính hiệu quả của AIS dựa vào các tiêu chí khác nhau, bao gồm cả
chất lượng hệ thống, chất lượng thông tin, chất lượng dịch vụ, sự hài lòng của
người sử dụng và lợi ích đem lại của AIS. Những phát hiện của nghiên cứu chỉ
ra rằng AIS sử dụng trong ngành công nghiệp ô tô ở Kenya là những hệ thống
chất lượng. AIS ở mỗi doanh nghiệp có các đặc điểm khác nhau, nhưng nhìn
chung chúng đều mang đặc điểm: dễ sử dụng, hệ thống linh hoạt, độ tin cậy cao,
dễ học, linh hoạt, và thời gian đáp ứng nhanh. Những phát hiện thêm cho thấy
chất lượng của thông tin được đảm bảo, rõ ràng, chính xác và kịp thời. Nghiên
cứu cho thấy AIS đóng góp vào sự thành công của các cá nhân, các nhóm, các
tổ chức, các ngành công nghiệp, và các quốc gia. Lợi ích của AIS bao gồm cải
thiện việc ra quyết định, cải thiện năng suất, tăng doanh thu, giảm chi phí, tăng
lợi nhuận, hiệu quả thị trường tốt, tạo việc làm và phát triển kinh tế. Nghiên cứu
cũng chỉ ra những thách thức phải đối mặt khi sử dụng AIS đó là thiếu đào tạo
thích hợp và thiếu hệ thống tài liệu thích hợp. Hơn nữa, kết quả cho thấy một
doanh nghiệp đông nhân viên là một thách thức lớn của việc sử dụng AIS. Khi
doanh nghiệp có số lượng nhân viên cao, số lượng nhân viên không được đào
tạo về AIS cao hơn. Bên cạnh đó, số lượng nhân viên cũng làm gia tăng gánh
nặng về tài chính khi trang bị các thiết bị sử dụng trong AIS và từ đó rủi ro về
sự lỗi thời của công nghệ cũng cao hơn. Những phát hiện của nghiên cứu này
chỉ ra rằng AIS có ảnh hưởng quan trọng đến hiệu quả của các quyết định quản
lý và hiệu quả tổ chức kiểm soát trong doanh nghiệp. Các kết quả này phù hợp
với đánh giá thực nghiệm trong đó chỉ ra rằng có tồn tại một mối quan hệ giữa
AIS và hiệu quả trong tổ chức doanh nghiệp. Luận án đã chứng minh các vai trò
của AIS với doanh nghiệp bằng các con số thống kê dựa trên bảng hỏi tác giả
xây dựng. Vì vậy, luận án có hạn chế là mang tính chủ quan nhiều.
15
Leslie W.Weisenfeld và Larry N. Killough (1998) với luận án “ One
company’s experience with Acounting Information Systerm changes- An
analysis of managers’ satisfaction” đã chứng minh sự thay đổi AIS đã tác động
như thế nào tới một công ty. Khác các luận án khác, tác giả thường phân tích
thực trạng và đề ra giải pháp sau đó không có các đánh giá về hiệu quả biện
pháp mình đưa ra. Leslie và Larry đã sử dụng các bảng hỏi cho công ty khi chưa
có sự thay đổi của AIS, khi đang thay đổi AIS và một năm sau khi thay đổi AIS
để so sánh phản ứng của các nhà quản lý đối với sự thay đổi của AIS. Các nhà
quản lý đều cho biết họ hài lòng hơn với bộ phận kế toán và các dữ liệu được
cung cấp. Đặc biệt, AIS mới đã giải quyết được thách thức số liệu thời gian thực
(ngay khi nghiệp vụ kinh tế phát sinh, số liệu đã được lên báo cáo). Các nhà
quản lý có thể truy cập vào hệ thống và có được báo cáo vào bất kỳ thời điểm
nào thay vì cuối tháng mới nhận được báo cáo như trước đây. Tác giả đã chỉ ra
khi áp dụng AIS cũ, tiền thưởng của nhân viên trong công ty không dựa vào kết
quả lao động của từng người mà được đánh giá trên kết quả kinh doanh của cả
bộ phận, cả tập thể. Vì vậy, mặc dù có những nhân viên hoàn thành công việc
rất xuất sắc nhưng mức thưởng không có sự phân biệt với những người khác.
Khi áp dụng sự thay đổi của AIS mới, hiệu quả lao động của từng người được
đánh giá một cách chính xác và dễ dàng. Từ đó, chế độ tiền thưởng của công ty
thay đổi, người lao động được nhận mức thưởng xứng đáng với công sức họ bỏ
ra. Như vậy AIS mới đã đem lại sự công bằng cho người lao động, tạo động lực
nâng cao năng suất sản xuất. Bên cạnh đó, AIS mới có thể cung cấp báo cáo lợi
nhuận theo bộ phận nên tạo động lực cho các bộ phận kiểm soát chi phí, tăng lợi
nhuận bộ phận.
Vai trò của AIS đã được khẳng định. Tuy nhiên, số lượng nghiên cứu về
đề tài này ở Việt Nam không nhiều.
Hồ Mỹ Hạnh (2014) với luận án “Tổ chức hệ thống thông tin kế toán
quản trị chi phí trong các doanh nghiệp may Việt Nam”. Luận án trên cơ sở lý
16
thuyết về hệ thống thông tin quản trị doanh nghiệp, luận án khẳng định sự tồn
tại mối quan hệ giữa AIS quản trị chi phí và hiệu quả quản trị doanh nghiệp.
Luận án đã chứng minh rằng mục tiêu, chiến lược của doanh nghiệp và nhu cầu
thông tin kế toán quản trị chi phí từ phía nhà quản trị doanh nghiệp là nhân tố
quan trọng nhất trong việc thiết lập AIS quản trị chi phí. Luận án đã đưa ra các
giải pháp trong tổ chức thông tin kế toán để tăng cao hiệu suất quản trị chi phí ở
những doanh nghiệp dệt may. Các giải pháp thuộc ba nhóm: tổ chức hệ thống
thông tin dự toán chi phí, tổ chức hệ thống thông tin chi phí thực hiện và tổ
chức hệ thống thông tin kiểm soát chi phí – ra quyết định.
Nguyễn Hữu Đồng (2012) với luận án “Hoàn thiện hệ thống thông tin kế
toán trong các trường đại học công lập Việt Nam”. Luận án đề xuất mô hình
mối quan hệ giữa các yếu tố cấu thành AIS trong các đơn vị sự nghiệp có thu,
theo đó việc xử lí các nghiệp vụ phát sinh trong các đơn vị sự nghiệp có thu
tuân thủ bốn quá trình kế toán cơ bản: kế toán nguồn thu, kế toán các khoản chi,
kế toán quá trình sản xuất và cung ứng dịch vụ, kế toán vốn đầu tư.
Nguyễn Đăng Huy (2011) đã bảo vệ luận án đề tài: “Tổ chức công tác kế
toán trong điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin tại các doanh nghiệp kinh
doanh xuất nhập khẩu Việt Nam”. Trên cơ sở hệ thống hóa những vấn đề chung
về kế toán doanh nghiệp, tổ chức công tác kế toán doanh nghiệp; luận án đưa ra
các khái niệm và ứng dụng công nghệ thông tin vào tổ chức công tác kế toán
của doanh nghiệp, khẳng định chính công nghệ thông tin giúp làm giảm nhẹ lao
động thủ công trong kế toán, đặc biệt đảm bảo số liệu của kế toán được cập nhật
kịp thời, khách quan và làm cơ sở phân tích lựa chọn thông tin chính xác cho
các quyết định kinh tế phù hợp.
Như vậy, các nghiên cứu của các học giả trên thế giới đều chỉ ra tầm quan
trọng của AIS trong quản trị doanh nghiệp. Tuy nhiên, ở Việt Nam, lý luận và
các đề tài nghiên cứu về AIS còn rất hạn chế. AIS chính là cái khung của doanh
17
nghiệp, nó định hướng mọi hoạt động trong đơn vị và cung cấp thông tin là yếu
tố cơ bản của tất cả các quyết định quản lý. Hầu hết các vấn đề tiêu cực trong
nội tại doanh nghiệp đều phát sinh do AIS của doanh nghiệp không tốt. Một
doanh nghiệp muốn phát triển và mở rộng quy mô phải có AIS khoa học nếu
không sẽ mất kiểm soát, đây là vấn đề cực kỳ nghiêm trọng. Do đó, AIS cần
được mở rộng nghiên cứu để đáp ứng cho nhu cầu phát triển của nền kinh tế.
Mặt khác, AIS ở Công ty D&C đang dần lộ rõ nhiều hạn chế do sự phát
triển nhanh chóng của công ty. AIS của Công ty D&C đòi hỏi cần có sự thay
đổi để tạo điều kiện cho những phát triển sau này. Hơn nữa, Việt Nam chưa có
một nghiên cứu nào về AIS ở các đơn vị kinh doanh trong lĩnh vực ô tô trong
nước. Đây là loại hình kinh doanh thương mại có rất nhiều đặc thù khác với các
đơn vị kinh doanh thông thường. Quy trình bán hàng đòi hỏi cần có sự kiểm
soát chặt chẽ và hoạt động trong quy trình cũng có nhiều sự khác biệt.
Xuất phát từ sự cấp thiết của thực trạng đơn vị, từ sự thiếu vắng nghiên
cứu trong tổng quan, tác giả chọn đề tài “Hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán
tại Công ty CP Đầu Tư Kinh Doanh Tổng Hợp D&C” để khỏa lấp khoảng trống
nghiên cứu này và đưa ra các đề xuất để hoàn thiện AIS của Công ty.
1.3.
Mục tiêu nghiên cứu
Luận văn hướng tới các mục tiêu:
Luận văn khái quát các nội dung cơ sở lý luận về hệ thống thông tin kế
toán trong doanh nghiệp.
Luận văn đánh giá thực trạng AIS tại Công ty D&C qua đó phát hiện ra
những điểm mạnh, điểm yếu của AIS tại Công ty.
18
Đề xuất các giải pháp hoàn thiện AIS tại Công ty D&C nhằm đáp ứng
được nhu cầu thông tin kịp thời, nhanh chóng, chính xác cho kế toán, giúp cho
quản trị tài chính được minh bạch và hiệu quả.
1.4.
Câu hỏi nghiên cứu
Để đạt được mục tiêu nghiên cứu của luận văn, luận văn cần phân tích
các vấn đề liên quan tới hệ thống thông tin kế toán tại Công ty CP Đầu Tư Kinh
Doanh Tổng Hợp D&C nhằm trả lời các câu hỏi:
1- Cơ sở lý luận về hệ thống thông tin kế toán trong doanh nghiệp bao gồm
những nội dung cơ bản gì?
2- AIS được áp dụng vào Công ty D&C như thế nào, những điểm mạnh,
điểm yếu tại đơn vị?
3- Các giải pháp gì cần áp dụng để hoàn thiện AIS tại Công ty D&C?
1.5.
Đối tượng, phạm vi nghiên cứu
Công ty D&C là đại lý phân phối chính thức của Công ty Honda Việt
Nam, kinh doanh trong lĩnh vực thương mại, có mặt hàng kinh doanh chính là ô
tô, phụ tùng ô tô và các dịch vụ đi kèm như sửa chữa, bảo dưỡng, bảo hành xe.
Giá trị mặt hàng lớn, quy trình dịch vụ đặc thù cùng với điểm khác biệt của đại
lý ô tô trong nước khiến cho chu trình chi tiêu và bán hàng của công ty có nhiều
điểm khác biệt. Xuất phát từ nguyên nhân trên, luận văn xác định đối tượng
nghiên cứu và phạm vi nghiên cứu sau:
• Đối tượng nghiên cứu: Hệ thống thông tin kế toán (AIS) trong doanh
nghiệp.
• Phạm vi nghiên cứu: luận văn được thực hiện tại Công ty CP Đầu Tư
Kinh Doanh Tổng Hợp D&C.
19
Các công cụ kỹ thuật sử dụng trong AIS gồm: sơ đồ dòng dữ liệu và lưu
đồ. Tuy nhiên, do giới hạn về thời gian nghiên cứu, người viết chỉ sử
dụng lưu đồ chứng từ để mô tả AIS tại Công ty D&C.
• Thời gian nghiên cứu: hệ thống thông tin kế toán trong Công ty CP Đầu
Tư Kinh Doanh Tổng Hợp D&C năm 2014-2015.
1.6.
Phương pháp nghiên cứu
• Dữ liệu và nguồn dữ liệu:
Luận văn sử dụng nguồn dữ liệu thứ cấp và sơ cấp. Nguồn dữ liệu thứ cấp
là các lý luận chung về AIS. Nguồn dữ liệu sơ cấp là các quy trình hiện đang áp
dụng tại Công ty CP Đầu Tư Kinh Doanh Tổng Hợp D&C như các quy định;
các chứng từ; trình tự công việc, trình tự luân chuyển chứng từ và trình tự báo
cáo.
• Phương pháp thu thập dữ liệu:
Tác giả tìm kiếm các cơ sở lý luận về hệ thống thông tin kế toán trong
nước và quốc tế qua sách, thư viện, internet. Tìm kiếm các văn bản quy định về
phân công nhiệm vụ, công việc; các mẫu văn bản; các quy định về trình tự công
việc; các quy định về báo cáo; các quy định liên quan tới AIS của các phòng
ban trong Công ty D&C.
Tác giả gặp trực tiếp phỏng vấn một số nhân viên trong công ty; các giám
đốc- trưởng các bộ phận, nhân viên kế toán; kế toán trưởng và các lãnh đạo cấp
cao Công ty CP Đầu Tư Kinh Doanh Tổng Hợp D&C. Nội dung phỏng vấn
xoay quanh việc đề nghị mô tả và đánh giá AIS tại bộ phận mình theo các chu
trình kinh doanh. Tác giả đã tiến hành phỏng vấn tổng giám đốc, bốn giám đốc
bộ phận, kế toán trưởng, năm nhân viên kế toán, bốn trưởng phòng, năm tổ
trưởng, năm nhân viên phòng kinh doanh và năm nhân viên phòng dịch vụ, phụ
tùng.
20
• Phương pháp xử lý dữ liệu: Phương pháp xử lý dữ liệu chủ yếu là phương
pháp so sánh lý thuyết và thực tế, từ đó khái quát và kết luận vấn đề.
• Phương pháp trình bày kết quả nghiên cứu: Tác giả hệ thống hóa các quy
định, cách thức tổ chức, trình tự thực hiện trong AIS tại Công ty D&C
bằng lời văn, diễn giải và thông qua các bảng biểu, lưu đồ.
1.7.
Ý nghĩa khoa học và thực tiễn của đề tài
Luận văn có đóng góp cả về tính lý luận và tính thực tiễn. Về mặt lý luận,
luận văn đã xây dựng những lý thuyết cần thiết khi muốn xây dựng và hoàn
thiện AIS cho các nhà quản trị.
Về mặt thực tiễn, luận văn đã hệ thống hóa và hình ảnh hóa các quy định
rời rạc đang áp dụng ở các chu trình chi tiêu, chu trình bán hàng tại Công ty CP
Đầu Tư Kinh Doanh Tổng Hợp D&C. Luận văn đã sử dụng công cụ kỹ thuật
của AIS như lưu đồ chứng từ để hình ảnh hóa các chu trình, giúp người đọc dễ
hiểu và dễ nhớ. Với lưu đồ chứng từ này, nhân viên tại Công ty D&C thực hiện
các quy định một cách thuận lợi hơn, giảm được các sai sót và thời gian thực
hiện, tăng năng suất lao động, tăng tiến mối quan hệ giữa nhân viên và lãnh đạo.
Cũng từ lưu đồ, nhà quản lý dễ dàng nhận ra các lỗ hổng trong quy trình, giúp
ngăn ngừa các gian lận và tìm ra các nguyên nhân của những vấn đề đang tồn
tại trong hoạt động, tăng khả năng kiểm soát của nhà quản lý.
Hơn thế nữa, luận văn đã đưa ra phương án để hoàn thiện hệ thống thông
tin kế toán tại Công ty D&C và đưa vào áp dụng. Hiệu quả của phương án bước
đầu thu được nhiều đánh giá tốt từ ban lãnh đạo của doanh nghiệp, cũng như
của nhân viên, đặc biệt là nhân viên phòng kế toán.
Như vậy, đề tài nghiên cứu của luận văn rất cần thiết trong môi trường
thiếu vắng lý luận ở Việt Nam như hiện nay và sự cấp thiết của thực trạng Công
ty CP Đầu Tư Kinh Doanh Tổng Hợp D&C.
21
CHƯƠNG 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ
TOÁN TRONG DOANH NGHIỆP KINH DOANH THƯƠNG
MẠI
2.1.
Khái quát chung về hệ thống thông tin kế toán trong doanh nghiệp
2.1.1. Các khái niệm
Một số khái niệm về hệ thống và hệ thống thông tin kế toán:
Hệ thống: Hệ thống là tập hợp các thành phần có liên hệ với nhau, hoạt
động để hướng tới mục đích chung theo cách tiếp cận các yếu tố vào, sinh ra các
yếu tố ra trong một quá trình xử lý có tổ chức.
Để cấu thành lên hệ thống có ba thành phần cơ bản: Các yếu tố đầu vào;
Xử lý, chế biến và Các yếu tố đầu ra.
Hệ thống thông tin: Hệ thống thông tin là tập hợp các nguồn lực và
phương thức để thu thập, xử lý và truyền tải thông tin trong một tổ chức.
Hệ thống thông tin kế toán (AIS): AIS là hệ thống thông tin thu thập, ghi
chép, bảo quản, xử lý và cung cấp dữ liệu , thông tin liên quan đến kế toán, tài
chính, chu trình hoạt động của doanh nghiệp.
AIS bao gồm sáu phần chính: con người, quy trình và hướng dẫn, dữ liệu,
phần mềm, cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin và kiểm soát nội bộ.
AIS có các chức năng như ghi nhận, lưu trữ các dữ liệu của các hoạt động
hàng ngày của doanh nghiệp; lập và cung cấp các báo cáo cho các đối tượng bên
ngoài; hỗ trợ ra quyết định cho nhà quản lý doanh nghiệp; hoạch định và kiểm
soát; thiết lập một hệ thống kiểm soát nội bộ.
22
Ta có thể hiểu thực chất của AIS là các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong
quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp được được AIS ghi nhận, phân
tích, luân chuyển và lưu trữ. Khi người sử dụng thông tin có yêu cầu, AIS sẽ từ
các ghi chép đã lưu trữ mà phân tích, tổng hợp và lập các báo cáo thích hợp
cung cấp cho người sử dụng thông tin.
2.1.2 Phân loại hệ thống thông tin kế toán với doanh nghiệp
2.1.2.1
Phân loại hệ thống thông tin kế toán theo chức năng
Hệ thống thông tin kế toán (AIS) có thể phân loại theo nhiều hình thức.
Nếu phân loại theo chức năng, AIS được phân loại thành: bộ phận thu thập
thông tin; bộ phận kết xuất thông tin; bộ phận xử lý; bộ phận lưu trữ; bộ phận
truyền nhận tin.
AIS được phân loại theo mục tiêu là AIS tài chính và AIS quản trị. AIS
tài chính cung cấp các thông tin tài chính chủ yếu cho các đối tượng bên ngoài.
Những thông tin này phải tuân thủ các quy định, chế độ, các nguyên tắc, chuẩn
mực kế toán hiện hành. AIS quản trị cung cấp các thông tin nhằm mục đích
quản trị trong nội bộ doanh nghiệp để dự báo các sự kiện sẽ xảy ra và dự đoán
các ảnh hưởng về tài chính kinh tế của chúng đối với doanh nghiệp.
2.1.2.2
Phân loại hệ thống thông tin kế toán theo phương thức xử lý:
AIS phân loại theo phương thức xử lý thủ công hoặc trên nền máy tính.
AIS thủ công là hệ thống mà trong những hệ thống này, nguồn lực chủ
yếu là con người, cùng với các công cụ tính toán, con người thực hiện toàn bộ
các công việc kế toán. Dữ liệu trong các hệ thống này được ghi chép thủ công
và lưu trữ dưới hình thức chứng từ, sổ, thẻ, bảng…
AIS dựa trên nền máy tính là hệ thống mà nguồn lực bao gồm con người
và máy tính. Trong đó, máy tính thực hiện toàn bộ các công việc kế toán dưới
23
sự điều khiển, kiểm soát của con người. Con người có nhiệm vụ nhập các dữ
liệu mà hệ thống máy tính không tự động thu thập được. Sau đó, máy tính sẽ
phân tích nghiệp vụ, luân chuyển thông tin, lập báo cáo và lưu trữ. Dữ liệu trong
các hệ thống này được ghi chép và lưu trữ dưới hình thức các tập tin.
AIS bán thủ công: đây là hình thức kết hợp giữa AIS thủ công và AIS dựa
trên nền máy tính.
2.1.3 Vai trò của hệ thống thông tin kế toán trong doanh nghiệp
Hệ thống thông tin kế toán (AIS) có vai trò quan trọng trong doanh
nghiệp. Với một AIS được thiết kế tốt cho phép doanh nghiệp hoạt động một
cách trơn chu. Với một AIS thiết kế kém sẽ cản trở hoạt động của doanh nghiệp.
Khi một doanh nghiệp đang gặp khó khăn, các dữ liệu trong AIS có thể được sử
dụng để phát hiện ra nguyên nhân của những vấn đề đang tồn tại, từ đó có các
định hướng và quyết định trong quản trị doanh nghiệp.
Bên cạnh đó, AIS có thể tự động hóa xử lý số lượng lớn dữ liệu, chia sẻ
dữ liệu, thông tin trong phạm vi doanh nghiệp và cung cấp, truy vấn thông tin
trực tuyến một cách nhanh chóng, tự động lập các báo cáo kế toán, báo cáo
quản trị. Từ các tác dụng đó, AIS tác động vào hiệu quả quyết định của nhà
quản lý, tăng khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp, giảm thiểu các gian lận và
tăng cường khả năng kiểm soát của nhà quản lý.
AIS có thể tích hợp những quy trình kinh doanh, sản xuất chính trong đơn
vị, từ đó kết hợp được các nguồn lực trong doanh nghiệp, góp phần tăng hiệu
quả sản xuất kinh doanh.
Ngoài ra, một hệ AIS khoa học giúp mọi người thực hiện các quy định
các quy trình được thuận lợi, công việc được thực hiện nhanh chóng, tránh
những rắc rối, phức tạp, chồng chéo trong quy trình, từ đó tạo điều kiện thuận
24
lợi trong vấn đề quản lý nhân sự, tăng sự hài lòng của nhân viên và tăng năng
suất lao động.
Một vai trò rất lớn nữa là AIS cung cấp các báo cáo kế toán tức thời, giúp
nhà quản trị xây dựng hệ thống quản trị doanh thu, chi phí, lợi nhuận và hệ
thống kiểm soát trong doanh nghiệp.
Như vậy, trong quản trị kinh doanh, AIS có vai trò đặc biệt quan trọng.
2.1.4 Sự phát triển hệ thống thông tin kế toán
Phát triển hệ thống thông tin kế toán (AIS) nhằm mục tiêu hướng tới sự
hoàn hảo. AIS phải cung cấp thông tin chính xác, kịp thời, đáng tin cậy; thời
gian phát triển hợp lý; thỏa mãn nhu cầu thông tin của doanh nghiệp. Người
dùng phải hài lòng kể cả nhân viên kế toán. Bên cạnh đó, phát triển AIS còn
phải đạt mục tiêu chi phí bỏ ra tương xứng với hiệu quả mang lại.
Trong tương lai, AIS sẽ không đơn thuần là hệ thống thông tin xử lý
nghiệp vụ. Bên cạnh các dữ liệu tài chính, AIS còn thu thập thêm các dữ liệu
phi tài chính. Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động kế toán ngày
càng phổ biến. Và AIS kết hợp với các hệ thống chức năng khác trong hệ thống
thông tin quản lý để kiện toàn hệ thống thông tin toàn doanh nghiệp, phục vụ
mục đích quản lý toàn diện toàn doanh nghiệp. Ngoài ra, AIS giúp đối phó đươc
nhiều rủi ro tiềm tàng có khả năng phát sinh trong các quy trình của doanh
nghiệp.
2.2
Nguyên tắc xây dựng hệ thống thông tin kế toán
Trong điều kiện nền kinh tế thị trường như hiện nay ta càng thấy rõ được
vai trò quan trọng của tổ chức hệ thống thông tin kế toán (AIS). Để thực hiện tốt
vai trò của mình, tổ chức AIS phải tuân thủ ba nguyên tắc cơ bản: nguyên tắc
kiểm soát, nguyên tắc phù hợp, và nguyên tắc tiết kiệm- hiệu quả.
