Báo cáo thực tập
SV
Khoa CNTT
1
Lêi më ®Çu
Chóng ta ®ang sèng trong mét thÕ giíi cã nÒn
khoa häc ph¸t triÓn rÊt hiÖn ®¹i. ThÕ kû 20 lµ thÕ kû
cña c«ng nghÖ th«ng tin nãi chung vµ cña tin häc nãi
riªng. §ã lµ mét trong nh÷ng thµnh tùu vÜ ®¹i nhÊt mµ
con ng-êi ®· ®¹t ®-îc trong thiªn niªn kû nµy. Tin
häc gi÷ vai trß ®Æc biÖt quan träng trong c¸c ho¹t
®éng cña toµn nh©n lo¹i. Nh©n lo¹i øng dông tin häc
vµo phôc vô cho nghiªn cøu khoa häc, cho c«ng nghÖ
s¶n xuÊt, phôc vô cho nghµnh qu¶n lý kinh tÕ, s¶n
xuÊt kinh doanh, du lÞch, y tÕ t¹o ®iÒu kiÖn cho nÒn
s¶n xuÊt x· héi ngµy cµng ph¸t triÓn ®ång thêi gi¶m
bít ®¸ng kÓ søc lao ®éng cña con ng-êi, ®-a møc sèng
con ng-êi ngµy cµng cao h¬n.
Ở ViÖt Nam tin häc còng ®ang hoµ nhËp víi thÕ
giíi ®Ó b¾t kÞp, s¸nh vai cïng víi sù ph¸t triÓn
chung cña c¸c n-íc n¨m ch©u. M¸y vi tÝnh ®· vµ ®ang
dÇn dÇn ®-îc sö dông réng r·i ë hÇu hÕt c¸c lÜnh vùc
nh- kinh tÕ, v¨n ho¸ x· héi, gi¸o dôc, y tÕ, quèc
phßng. Tin häc ®· gióp cho c¸c nhµ qu¶n lý ®iÒu hµnh
c«ng viÖc mét c¸ch cã khoa häc, chÝnh x¸c, nhÑ nhµng,
mang l¹i hiÖu qu¶ cao h¬n so víi tr-íc khi ch-a ®-a
m¸y tÝnh vµo.
Qu¶n lý kho hµng lµ mét trong nh÷ng vÝ dô
®iÓn h×nh vÒ vÊn ®Ò qu¶n lý. NÕu nh- kh«ng ®-îc tin
häc ho¸ viÖc qu¶n lý sÏ vÊt v¶ h¬n rÊt nhiÒu víi khèi
l-îng kho hàng cña rÊt nhiÒu lo¹i hµng. HÖ thèng
qu¶n lý tõ tr-íc tíi nay chñ yÕu lµ ph-¬ng ph¸p thñ
c«ng, th«ng qua hµng lo¹t sæ s¸ch rêi r¹c, phøc t¹p
nªn ng-êi qu¶n lý gÆp rÊt nhiÒu khã kh¨n trong viÖc
nh- nhËp, xuÊt, thèng kª t×m kiÕm vµ giao dÞch. Do ®ã
Báo cáo thực tập
SV
Khoa CNTT
2
c¸c th«ng tin cÇn qu¶n lý phôc vô kinh doanh kh«ng
tr¸nh khái sù d- thõa hoÆc kh«ng ®Çy ®ñ d÷ liÖu, thªm
n÷a ph-¬ng ph¸p qu¶n lý theo kiÓu thñ c«ng l¹i rÊt
tèn kÐm vÒ thêi gian, c«ng søc vµ ®ßi hái vÒ nh©n
lùc. ChÝnh v× lÏ ®ã mµ viÖc qu¶n lý kho hµng víi sù
trî gióp cña m¸y tÝnh, tin häc ra ®êi ngoµi viÖc gi¶m
bít thêi gian c«ng søc cho ng-êi qu¶n lý kinh doanh
mµ cßn ®¶m b¶o ®-îc yªu cÇu “nhanh chãng- chÝnh x¸c-
hiÖu qu¶”.
NhËn thøc ®-îc vÊn ®Ò nªu trªn nªn em ®· chän
®Ò tµi :“ Qu¶n Lý kho hµng”. Lµm ®Ò tµi b¸o c¸o tèt
nghiÖp cña m×nh.
QuyÓn b¸o c¸o nµy ®-îc chia lµm 2 phÇn
+ PhÇn I: Qu¶n lý kho hµng b»ng Microsoft
Access
+ PhÇn II:
Qu¶n
lý
phßng
kh¹ch
s¹n
b»ng
Microsoft Excel
Em xin ch©n thµnh c¶m ¬n thÇy gi¸o Cao Thanh Hµ
vµ c« gi¸o Lª Thu HuyÒn ®· tËn t×nh gióp ®ì, chØ b¶o
cho em hoµn thµnh b¸o c¸o thùc tËp tèt nghiÖp nµy.
Trong mét kho¶ng thêi gian cã h¹n tr×nh ®é vµ kinh
nghiÖm cßn h¹n chÕ nªn ch-¬ng tr×nh qu¶n lý kho hµng
nµy kh«ng thÓ tr¸nh khái nh÷ng thiÕu sãt. KÝnh mong
®-îc sù quan t©m chØ b¶o cña c¸c thÇy c« gi¸o ®Ó bµi
b¸o c¸o cña em ®-îc hoµn thµnh tèt h¬n . Em rÊt mong
®-îc tiÕp thu nh÷ng ý kiÕn ®ãng gãp ch©n thµnh, chØ
b¶o ®Ó em cã ®iÒu kiÖn bæ sung, n©ng cao kiÕn thøc
cña m×nh phôc vô tèt h¬n cho c«ng t¸c thùc tÕ sau
nµy.
Báo cáo thực tập
SV
Khoa CNTT
3
Em xin ch©n
thµnh c¶m ¬n!
Sinh viªn
PhÇn I
Ch-¬ng I
Mét sè vÊn ®Ò chung vÒ hÖ thèng
th«ng tin qu¶n lý
B-íc ®Çu tiªn cÇn thùc hiÖn triÓn khai mét ®Ò ¸n
tin häc ho¸ lµ ph¶i kh¶o s¸t hÖ thèng. Ng-êi ta ®Þnh
nghÜa hÖ thèng lµ mét tËp hîp c¸c phÇn tö cã c¸c rµng
buéc lÉn nhau ®Ó cïng ho¹t ®éng nh»m ®¹t môc ®Ých. HÖ
thèng mµ ta xÐt ë ®©y lµ hÖ thèng qu¶n lý tøc lµ mét
Báo cáo thực tập
SV
Khoa CNTT
4
hÖ thèng sèng ®éng kh«ng chØ chøa c¸c th«ng tin vÒ
qu¶n lý mµ cßn ®ãng vai trß thóc ®Èy m¹nh mÏ c¸c ho¹t
®éng cña c¸c tæ chøc kinh tÕ x· héi. Do ®ã cÇn ph¶i
xem xÐt ph©n tÝch c¸c yÕu tè ®Æc thï, nh÷ng nÐt kh¸i
qu¸t còng nh- c¸c môc tiªu vµ nguyªn t¾c ®¶m b¶o cho
viÖc x©y dùng mét hÖ thèng th«ng tin qu¶n lý, tõ ®ã
rót ra nh÷ng ph-¬ng ph¸p còng nh- c¸c b-íc thiÕt kÕ
x©y dùng mét hÖ thèng th«ng tin qu¶n lý ®-îc tin häc
ho¸ mang l¹i kÕt qu¶ tèt.
I. Nh÷ng ®Æc ®iÓm cña hÖ thèng th«ng tin qu¶n
lý
1. Ph©n cÊp qu¶n lý
HÖ thèng qu¶n lý tr-íc tiªn lµ mét hÖ
thèng ®-îc tæ chøc tõ trªn xuèng d-íi, cã chøc n¨ng
tæng hîp th«ng tin gióp l·nh ®¹o qu¶n lý thèng nhÊt
trong toµn hÖ thèng. HÖ thèng qu¶n lý ®-îc ph©n tÝch
thµnh nhiÒu cÊp. Nh»m t¹o ®iÒu kiÖn thuËn lîi cho
viÖc qu¶n lý tõ trªn xuèng d-íi. Th«ng tin ®-îc tæng
hîp tõ d-íi lªn trªn vµ truyÒn tõ trªn xuèng.
2. Luång th«ng tin vµo
Trong hÖ thèng th«ng tin qu¶n lý cã nh÷ng
th«ng tin ®Çu vµo kh¸c nhau.
– Nh÷ng th«ng tin ®Çu vµo lµ cè ®Þnh vµ Ýt
thay ®æi, th«ng tin nµy mang tÝnh chÊt thay ®æi l©u
dµi.
– Nh÷ng th«ng tin mang tÝnh chÊt thay ®æi
th-êng xuyªn ph¶i lu«n lu«n cËp nhËp vµo vµ xö lý.
– Nh÷ng th«ng tin cã tÝnh chÊt thay ®æi
tæng hîp, ®-îc tæng hîp tõ c¸c th«ng tin cÊp d-íi
ph¶i xö lý ®Þnh kú theo thêi gian.
3. Luång th«ng tin ra
Báo cáo thực tập
SV
Khoa CNTT
5
Th«ng tin ®Çu ra ®-îc tæng hîp tõ th«ng tin
®Çu vµo vµ phô thuéc vµo nhu cÇu qu¶n lý trong tõng
tr-êng hîp cô thÓ
B¶ng biÓu vµ c¸c b¸o c¸o lµ nh÷ng th«ng tin ®Çu
ra quan träng ®-îc tæng hîp phôc vô cho nhu cÇu qu¶n
lý cña hÖ thèng, nã ph¶n ¸nh trùc tiÕp môc ®Ých qu¶n
lý cña hÖ thèng. C¸c b¶ng biÓu b¸o c¸o ph¶i ®¶m b¶o
chÝnh x¸c kÞp thêi.
4. Quy tr×nh qu¶n lý
Trong quy tr×nh qu¶n lý thñ c«ng, c¸c th«ng
tin th-êng xuyªn ®-îc ®-a vµo sæ s¸ch. Tõ sæ s¸ch ®ã
c¸c th«ng tin ®-îc kiÕt suÊt ®Ó lËp c¸c b¶ng biÓu,
b¸o c¸o cÇn thiÕt. ViÖc qu¶n lý kiÓu thñ c«ng cã
nhiÒu c«ng ®o¹n chång chÐo nhau. Do ®ã sai sãt cã thÓ
x¶y ra ë nhiÒu c«ng ®o¹n do viÖc d- thõa th«ng tin.
Trong qu¸ tr×nh qu¶n lý do khèi l-îng c«ng viÖc lín
nªn nhiÒu khi chØ chó träng vµo mét sè kh©u vµ ®èi
t-îng quan träng v× thÕ mµ cã nhiÒu th«ng tin kh«ng
®-îc tæng hîp ®Çy ®ñ.
II. M« h×nh mét hÖ thèng th«ng tin qu¶n lý
1. M« h×nh lu©n chuyÓn d÷ liÖu
M« h×nh lu©n chuyÓn d÷ liÖu trong hÖ thèng
qu¶n lý cã thÓ m« t¶ qua c¸c modul sau :
– CËp nhËt th«ng tin cã tÝnh chÊt cè ®Þnh
®Ó l-u tr÷ tra cøu
– CËp nhËp th«ng tin cã tÝnh chÊt thay ®æi
th-êng xuyªn.
– LËp sæ s¸ch b¸o c¸o
Mçi modul vµ hÖ thèng còng cÇn ph¶i cã gi¶i
ph¸p kü thuËt riªng t-¬ng øng.
2. CËp nhËt th«ng tin ®éng
Báo cáo thực tập
SV
Khoa CNTT
6
Modul lo¹i nµy cã chøc n¨ng xö lý c¸c
th«ng tin lu©n chuyÓn chi tiÕt vµ tæng hîp. L-u ý
lo¹i th«ng tin chi tiÕt ®Æc biÖt lín vÒ sè l-îng cÇn
xö lý th-êng ®-îc cËp nhËt ®ßi hái tèc ®é nhanh vµ ®é
tin cËy cao. Khi thiÕt kÕ modul cÇn quan t©m ®Õn c¸c
yªu cÇu sau :
– Ph¶i biÕt râ c¸c th«ng tin cÇn läc tõ
th«ng tin ®éng .
– Giao diÖn mµn h×nh ph¶i hîp lý, gi¶m
tèi ®a c¸c thao t¸c cho ng-êi nhËp d÷ liÖu.
3. CËp nhËt th«ng tin cè ®Þnh cã tÝnh chÊt tra
cøu
Th«ng tin lo¹i nµy cÇn cËp nhËt nh-ng kh«ng
th-êng xuyªn, yªu cÇu chñ yÕu víi lo¹i th«ng tin nµy
lµ ph¶i tæ chøc hîp lý ®Ó tra cøu c¸c lo¹i th«ng tin
cÇn thiÕt.
4. LËp sæ b¸o c¸o
§Ó thiÕt kÕ ®-îc phÇn nµy cÇn n¾m v÷ng nhu
cÇu qu¶n lý, nghiªn cøu kü c¸c b¶ng biÓu mÉu. Th«ng
tin ®-îc sö dông trong viÖc nµy thuËn lîi lµ ®· ®-îc
sö lý tõ c¸c phÇn tr-íc nªn viÖc kiÓm tra sù ®óng ®¾n
cña sè liÖu nµy ®-îc gi¶m nhÑ .
III. C¸c nguyªn t¾c ®¶m b¶o
X©ydùng hÖ thèng th«ng tin qu¶n lý hoµn
chØnh lµ mét viÖc lµm hÕt søc khã kh¨n, chiÕm nhiÒu
thêi gian vµ c«ng søc, viÖc x©y dùng hÖ thèng th«ng
tin qu¶n lý th-êng dùa trªn mét sè nguyªn t¾c c¬ b¶n
sau :
1. Nguyªn t¾c c¬ së th«ng tin thèng nhÊt
ý nghÜa cña nguyªn t¾c nµy thÓ hiÖn ë chç
th«ng tin ®-îc tÝch luü vµ th-êng xuyªn cËp nhËt. §ã
Báo cáo thực tập
SV
Khoa CNTT
7
lµ c¸c th«ng tin cÇn thiÕt phôc vô cho viÖc gi¶i
quyÕt nhiÒu bµi to¸n qu¶n lý v× vËy th«ng tin trïng
lÆp cÇn ®-îc lo¹i trõ.
Do vËy ng-êi ta tæ chøc thµnh c¸c m¶ng
th«ng tin c¬ b¶n mµ trong ®ã tr-êng hîp trïng lÆp
hoÆc kh«ng nhÊt qu¸n vÒ th«ng tin ®· ®-îc lo¹i trõ.
ChÝnh m¶ng th«ng tin c¬ b¶n nµy sÏ t¹o thµnh m« h×nh
th«ng tin cña ®èi t-îng ®iÒu khiÓn.
2. Nguyªn t¾c linh ho¹t cña th«ng tin
Thùc chÊt cña nguyªn t¾c nµy lµ ngoµi c¸c
m¶ng th«ng tin c¬ b¶n cÇn ph¶i cã c«ng cô ®Æc biÖt ®Ó
t¹o ra c¸c m¶ng lµm viÖc cè ®Þnh hoÆc t¹m thêi dùa
trªn c¬ së c¸c m¶ng th«ng tin c¬ b¶n ®· cã vµ chØ
trÝch tõ m¶ng c¬ b¶n c¸c th«ng tin cÇn thiÕt t¹o ra
m¶ng lµm viÖc ®Ó sö dông trùc tiÕp trong bµi to¸n cô
thÓ.
ViÖc tu©n theo nguyªn t¾c thèng nhÊt vµ
linh ho¹t ®èi víi c¬ së th«ng tin sÏ lµm gi¶m nhiÒu
cho nhiÖm vô hoµn thiÖn vµ ph¸t triÓn sau nµy.
VI. C¸c b-íc x©y dùng hÖ thèng qu¶n lý
Mét c¸ch tæng qu¸t viÖc x©y dùng mét hÖ
thèng th«ng tin qu¶n lý tù ®éng ho¸ th-êng qua 5 giai
®o¹n :
1. Nghiªn cøu s¬ bé vµ x¸c lËp dù ¸n
ë b-íc nµy ng-êi ta tiÕn hµnh t×m hiÓu vµ
kh¶o s¸t hÖ thèng, ph¸t hiÖn nh-îc ®iÓm cßn tån t¹i,
tõ ®ã ®Ò suÊt c¸c gi¶i ph¸p kh¾c phôc, cÇn c©n nh¾c
tÝnh kh¶ thi cña dù ¸n. Tõ ®ã ®Þnh h-íng cho c¸c giai
®o¹n tiÕp theo.
2. Ph©n tÝch hÖ thèng
Báo cáo thực tập
SV
Khoa CNTT
8
TiÕn hµnh ph©n tÝch mét c¸ch chi tiÕt hÖ thèng
hiÖn t¹i ®Ó x©y dùng c¸c l-îc ®å kh¸i niÖm. Trªn c¬
së ®ã tiÕn hµnh x©y dùng l-îc ®å cho hÖ thèng míi.
3. ThiÕt kÕ tæng thÓ
Nh»m x¸c ®Þnh vai trß vÞ trÝ cña m¸y tÝnh
trong hÖ thèng míi. Ph©n ®Þnh râ phÇn viÖc nµo sÏ
®-îc xö lý b»ng m¸y tÝnh, phÇn viÖc nµo thñ c«ng .
4. ThiÕt kÕ chi tiÕt
– ThiÕt kÕ c¸c thñ tôc thñ c«ng nh»m xö lý
th«ng tin tr-íc khi ®-a vµo m¸y tÝnh .
– ThiÕt kÕ c¸c ph-¬ng ph¸p cËp nhËt vµ xö lý
th«ng tin cho m¸y tÝnh .
– ThiÕt kÕ ch-¬ng tr×nh, c¸c giao diÖn ng-êi
sö dông c¸c tÖp d÷ liÖu .
– Ch¹y thö ch-¬ng tr×nh
5. Cµi ®Æt ch-¬ng tr×nh
Ch-¬ng tr×nh sau khi ch¹y thö tèt sÏ ®-îc
®-a vµo cµi ®Æt vµ sö dông.
Báo cáo thực tập
SV
Khoa CNTT
9
Ch-¬ng II
T×m hiÓu MS- ACCESS
I- TÝnh n¨ng cña Access
Access ®-îc dïng ®Ó t¹o c¸c b¶ng d÷ liệu, hå s¬
qu¶n lý kho hµng trong l·nh vùc hµnh sù nghiÖp, hå s¬
theo dâi c¸c sù kiÖn kho tµng, s¶n phÈm trong xÝ
nghiÖp kinh tÕ, qu¶n lÝ theo dâi vµ ph©n lo¹i c¸c
bÖnh nh©n trong c¸c bÖnh viÖn, phiÕu theo dâi t×nh
tr¹ng häc vÊn cña c¸c sinh viªn
Häc sinh c¸c häc ®-êng, thÝ dô nh- trong mét bÖnh
viÖn, ng-êi sñ dông cã thÓ lËp mét hå s¬ nhËp viÖn
cña c¸c bÖnh nh©n ®Ó cã thÓ t¹o mét hå s¬ gèc, sau ®ã
lËp thªm c¸c b¶ng ph©n lo¹i, bÖnh lý cña tõng bÖnh
nh©n trong ®ã chøa c¸c d÷ liÖu nh- ngµy nhËp viÖn,
ngµy xuÊt thêi gian ®iÒu trÞ, chi phÝ, sau ®ã lËp
riªng mét b¶ng b¸o c¸o hoÆc phiÕu theo dâi ®iÒu trÞ
vµ mét hå s¬ bÖnh ¸n
Riªng hoÆc trong mét xÝ nghiÖp s¶n xuÊt, nh©n
viªn theo dâi cã thÓ dïng Access ®Ó lËp nh÷ng b¶ng hå
s¬ gèc nh- hîp ®ång cung cÊp, b¶ng theo dâi vËn
chuyÓn hµng ho¸, thÎ l-u kho, ®Ó råi lËp thªm c¸c
b¶ng theo dâi riªng cho tõng thµnh phÇn vµ sau ®ã lËp
c¸c b¶ng ®èi chiÕu ®Ó theo dâi
Access cã thÓ ®-îc xem lµ mét ch-¬ng tr×nh qu¶n
lý, theo dâi c¸c nguån d÷ liÖu t-¬ng ®èi hoµn chØnh
vµ ®a dông nhÊt trong c¸c ch-¬ng tr×nh phÇn mÒm qu¶n
lý kh¸c víi sù vËn dông tÊt c¶ c¸c tÝnh n¨ng m¹nh cña
ch-¬ng tr×nh nh-:
Kh¶ n¨ng l-u tr÷ d÷ liÖu l©u dµi
Báo cáo thực tập
SV
Khoa CNTT
10
Cho phÐp truy cËp mét sè l-îng lín th«ng tin
mét c¸ch hiÖu qu¶
KiÓm tra tÝnh ®øng ®¾n cña d÷ liÖu
Cã ng«n ng÷ cÊp cao ®Ó ®Þnh nghÜa vµ thao t¸c
d÷ liÖu
II- HÖ qu¶n trÞ c¬ së d÷ liÖu Access
D÷ liÖu lµ c¸c th«ng tin mµ ta muèn l-u tr÷ vµ sö
dông l¹i. C¬ së d÷ liÖu lµ tËp hîp cã tæ chøc nh÷ng
d÷ liÖu lµ tËp hîp cã tæ chøc nh÷ng d÷ liÖu liªn quan
®Õn mét chñ ®Ò hay mét môc ®Ých nµo ®ã. Mçi c¬ së d÷
liÖu cña Access ®-îc l-u tr÷ trong 1 file mµ tªn file
cã ®u«i lµ .MDB
C¬ së d÷ liÖu Access gåm 6 thµnh phÇn
1.
Table(b¶ng d÷ liÖu ) lµ thµnh phÇn quan
träng nhÊt cña c¬ së d÷ liÖu Access chøa c¸c d÷ liÖu
cÇn thiÕt cña c¬ së d÷ liÖu.
2.
Query(b¶ng truy vÊn)- b¶ng vÊn tin: Dïng ®Ó
tÝnh to¸n xö lý c¸c d÷ liÖu trong Table
3.
From(mÉu biÓu) lµ c«ng cô t¹o ra c¸c mÉu
tr×nh bµy d÷ liÖu theo c¸c d¹ng mµ ng-êi sö dông mong
muèn ®Ó cã thÓ nhËp hay söa mét c¸ch dÔ dµng.
4.
Report(mÉu b¸o c¸o)- b¸o biÓu lµ c«ng cô t¹o
ra c¸c mÉu vµ in ra c¸c b¸o c¸o.
5.
Macro(lÖnh vÜ m«) chøa mét tËp hîp c¸c lÖnh
®-îc lùa chän vµ s¾p xÕp nh»m tù ®éng ho¸ mét c«ng
viÖc nµo ®ã.
6.
Module(®¬n thÓ ch-¬ng tr×nh) lµ ph-¬ng tiÖn
lËp tr×nh trong Access víi ng«n ng÷ lËp tr×nh trong
Access- Basic(Visual Basic for Access)
Báo cáo thực tập
SV
Khoa CNTT
11
III- Mét sè kiÓu d÷ liÖu dïng ®Ó t¹o c¸c b¶ng trong
AccesS
+ Filed Name: dïng ®Ó khai b¸o tªn tr-êng. Tªn
tr-êng chØ ®ù¬c chøa tèi ®a 64 kÝ tù
+ Datatype: Dïng ®Ó quy ®Þnh kiÓu d÷ liÖu cho
tr-êng
+ Text: Chøa mét d·y ký tù cã ®é dµi nhá h¬n 255
ký tù.
+ Memo: Dïng chøa mét x©u ký tù cã ®é dµi tíi
64000
+ Number: Chøa d÷ liÖu kiÓu sè.
+ Data/time: L-u d÷ liÖu kiÓu ngµy th¸ng vµ thêi
gian.
+ Currency: Chøa d÷ liÖu kiÓu tiÒn tÖ.
+ Auto number: Chøa c¸c gi¸ trÞ kiÓu sè gi¸ trÞ
tù ®iÒn vµo b¶ng.
+ Yes/No: D÷ liÖu kiÓu logic.
+ OLE object: Dïng chøa d÷ liÖu kiÓu nhóng vµ
liªn kÕt.
+ Hyperlink: Dïng chøa d÷ liÖu siªu liªn kÕt.
+ Lookup Winzard: Dïng ®Ó t¹o c¸c hép danh s¸ch.
+ Discription: §Ó gi¶i thÝch râ h¬n mét tr-êng
nµo ®ã vµ chØ cã gi¸ trÞ tham kh¶o cho ng-êi sö dông.
Ch-¬ng III
kh¶o s¸t ®Ò tµi
§Ò tµi : Qu¶n lý kho hµng
I. Lý do chän ®Ò tµi
Ch-¬ng tr×nh qu¶n lý kho hµng lµ mét ®Ò tµi nóng
bỏng ë c¸c c¬ quan doanh nghiÖp hµnh chÝnh hiÖn nay,
Báo cáo thực tập
SV
Khoa CNTT
12
®Ò tµi nµy ®-îc rÊt nhiÒu ng-êi quan t©m vµ x©y dùng
v× nã cã tÝnh øng dông cao trong thùc tÕ. §©y lµ
ch-¬ng tr×nh cã nguån th«ng tin d÷ liÖu vµo ra rÊt
lín, cã kh¶ n¨ng bao qu¸t rÊt phong phó vµ ®a d¹ng.
ë c¸c n-íc ®ang ph¸t triÓn nh- hiÖn nay, khi cã
c¬ së h¹ tÇng còng nh- ph-¬ng tiÖn, thiÕt bÞ, con
ng-êi vÒ c«ng nghÖ th«ng tin nãi chung v÷ng m¹nh th×
øng dông tin häc vµo c¸c vÊn ®Ò qu¶n lý, s¶n xuÊt,
kinh doanh lµ môc tiªu hµng ®Çu ®Æt ra cho nÒn kinh
tÕ n-íc ta hiÖn nay. Trong ®ã gi¶i ph¶i nãi tíi “qu¶n
lý kho hµng” lµ mét ch-ong tr×nh qu¶n lý rÊt lín gióp
cho c¸c nhµ l·nh ®¹o, c¸c thñ quü, thñ kho qu¶n lý
tèt c¸c tèt c¸c th«ng tin cã liªn quan tíi kho hµng,
hµng ho¸, ho¸ ®¬n nhËp- xuÊt cña c«ng ty.
Sù thèng nhÊt, chÆt chÏ vµ cã hÖ thèng lµ c¶ mét
vÊn ®Ò lín ®ßi hái c¸c thñ quü, thñ kho, kÕ to¸n ph¶i
cã vèn hiÓu biÕt nhiÒu vÒ hÖ thèng nµy. HiÖn nay víi
tiÕn ®é ph¸t triÓn m¹nh mÏ cña tin häc, yªu cÇu cña
c«ng viÖc nµy ®ßi hái ngµy cµng cao th× hÖ thèng qu¶n
lý kho hµng còng ph¶i hoµn thiÖn vµ ph¸t triÓn theo.
MÆc dï ®· cã nhiÒu ®Ò tµi nghiªn cøu vÒ qu¶n lý kho
hµng b»ng c«ng nghÖ th«ng tin, nh-ng víi sù ph¸t
triÓn nh- ngµy nay th× kh«ng thÓ l-êng tr-íc nh÷ng
th¸ch thøc hiÖn t¹i vµ t-¬ng lai trong vÊn ®Ò nµy
®-îc. Lµ häc sinh chuyªn ngµnh Tin Häc, víi sù häc
hái vµ t×m tßi trong lÜnh vùc nµy. §ång thêi ®-îc sù
h-íng dÉn vµ gióp ®ì tËn t×nh cña c« gi¸o NguyÔn ThÞ
Thu HuyÒn, c¸c thÇy c« trong khoa, em ®· quyÕt ®Þnh
chän ®Ò tµi nµy, ®Ò tµi “ Qu¶n lý kho hµng”. Tt-íc
hÕt nh»m cñng cè kiÕn thøc vÒ mÆt Tin Häc cña b¶n
th©n ®ång thêi ®-a Tin Häc dÇn dÇn tiÕp cËn víi thùc
Báo cáo thực tập
SV
Khoa CNTT
13
tÕ t¹o ®iÒu kiÖn cho c«ng t¸c” Qu¶n lý kho hµng”
trong c¸c c¬ quan doanh nghiÖp ®-îc thuËn tiÖn h¬n,
chÝnh x¸c h¬n.
II. Môc ®Ých nghiªn cøu cña ®Ò tµi.
§Ò tµi nµy ®-îc nghiªn cøu trªn c¬ së ph©n tÝch
thùc tr¹ng cña vÊn ®Ò qu¶n lý, kÕt hîp víi nghiªn cøu
c¸c vÊn ®Ò:
NhËp sè liÖu.
Xö lý sè liÖu.
KÕt xuÊt b¸o c¸o.
§©y lµ ®Ò tµi ®· ®ù¬c nghiªn cøu vµ bµi viÕt chØ
nh»m hoµn thiÖn h¬n c¸c vÊn ®ª cßn thiÕu sãt.
III. Néi dung thùc hiÖn.
Qu¶n lý th«ng tin vÒ kho hµng: Bao gåm c¸c
th«ng tin c¬ b¶n mµ c¸c c¬ quan, c¸c c«ng ty yªu cÇu
nh- m· kho, tªn kho
Qu¶n lý c¸c th«ng tin vÒ kh¸ch hµng: M« t¶
th«ng tin vÒ kh¸ch hµng: m· kh¸ch, tªn kh¸ch, ®Þa
chØ, sè ®iªn tho¹i.
Qu¶n lý vÒ th«ng tin vÒ hµng: M« t¶ th«ng
tin vÒ hµng(m· hµng, tªn hµng, ®¬n vÞ tÝnh.)
Qu¶n lý th«ng tin vÒ ho¸ ®¬n xuÊt- nhËp: M«
t¶ th«ng tin vÒ ho¸ ®¬n xuÊt- nhËp(sè ho¸ ®¬n, m·
kh¸ch, m· kho, ngµy nhËp, ngµy xuÊt, ng-êi nhËp,
ng-êi xuÊt)
Qu¶n lý th«ng tin vÒ hµng nhËp: M« t¶ th«ng
tin vÕ hµng nhËp(sè ho¸ ®¬n, m· hµng, sè l-îng, ®¬n
gi¸, thµnh tiÒn)
Báo cáo thực tập
SV
Khoa CNTT
14
Qu¶n lý th«ng tin vÒ hµng xuÊt: M« t¶ th«ng
tin vÕ hµng xuÊt(sè ho¸ ®¬n, m· hµng, sè l-îng, ®¬n
gi¸, thµnh tiÒn)
Tra cøu th«ng tin vÒ hµng xuÊt, hµng nhËp
theo yªu cÇu cña kh¸ch hµng
LËp c¸c b¸o c¸o vÒ ho¸ ®¬n nhËp, ho¸ ®¬n xuÊt
vµ c¸c th«ng tin liªn quan
LËp c¸c b¸o c¸o vÒ t×nh h×nh kh¸ch, kho,
hµng trong kho hµng cña c«ng ty, doanh nghiÖp
Qu¶n lý ng-êi dïng, ng-êi truy nhËp d÷ liÖu:
§¶m b¶o an toµn vµ toµn vÑn d÷ liÖu.
X©y dùng hÖ thèng trî gióp h÷u hiÖu cho ng-êi
dïng, ®¶m b¶o tÝnh th©n thiÖn vµ dÔ sö dông cÇn cã
mét øng dông Windows vµ Access ®iÓn h×nh
IV. T×m hiÓu hÖ thèng
1. C¸c ho¹t ®éng cña kÕ to¸n
Qua kh¶o s¸t thùc tÕ, em nhËn thÊy ®èi víi hÖ
thèng qu¶n lý th«ng tin kho hµng th× ng-êi kÕ to¸n sö
dông th-êng cã nh÷ng ho¹t ®éng sau:
+ Ph¶i n¾m ®-îc c¸c th«ng tin c¬ b¶n nhÊt vÒ sè
l-îng hµng ho¸ trùc thuéc kho hµng
+ Thªm , söa th«ng tin cña kho hµng trùc thuéc
khi cã thªm kho hµng míi.
+ Khi cã yªu cÇu cña cÊp trªn hoÆc cña c¸c bé
phËn liªn quan cÇn biÕt th«ng tin cña mét nhãm hay
mét kh¸ch hµng nµo ®ã ph¶i cung cÊp ngay cho hä nhòng
th«ng tin cÇn thiÕt.
+ §-a ra c¸c b¸o c¸o chi tiÕt còng nh- tæng hîp
vÒ sè kh¸ch hµng, sè hµng ho¸ trong c¸c ®¬n vÞ cña
c«ng ty, doanh nghiÖp.
Báo cáo thực tập
SV
Khoa CNTT
15
Tuy nhiªn víi hÖ thèng nµy ë ®©y chØ ®Æt ra lµ
c¸c th«ng tin c¬ b¶n nhÊt cña kho hµng chø kh«ng thÓ
nh- hÖ thèng qu¶n lý kho hµng trªn thùc tÕ. HÖ thèng
nµy chØ lµ mét phÇn nhá trong hÖ thèng qu¶n lý kho
hµng trªn thùc tÕ cßn ®ßi hái thªm nhiÒu chøc n¨ng
nh- vÒ nhµ cung cÊp. §èi víi hÖ thèng nµy trong
ch-¬ng tr×nh cña em chØ dõng l¹i ë møc ®é cho biÕt
c¸c th«ng tin c¬ b¶n vÒ hµng ho¸, kh¸ch hµng phôc vô
cho qu¸ tr×nh qu¶n lý.
Qua ph©n tÝch yªu cÇu ®Æt ra cho hÖ thèng qu¶n lý
kho hµng cÇn cã c¸c chøc n¨ng sau:
a.
Chøc n¨ng nhËp d÷ liÖu
Thªm bít c¸c d÷ liÖu nh-: Thªm kho hµng, thªm
kh¸ch hµng, thªm hµng nhËp, thªm hµng xuÊt, thªm ho¸
®¬n nhËp, thªm ho¸ ®¬n xuÊt…
Söa ch÷a c¸c th«ng tin nhanh chãng, chÝnh x¸c, an
toµn.
b.
Chøc n¨ng t×m kiÕm
cho phÐp t×m kiÕm theo hµng ho¸ hoÆc theo kh¸ch
hµng…
Cho phÐp t×m kiÕm b»ng c©u lÖnh SQL
Cho phÐp in ra c¸c kÕt qu¶ t×m kiÕm
c.
Chøc n¨ng b¸o c¸o
Cho phÐp in ra c¸c b¸o c¸o chi tiÕt vÒ sè l-îng
hµng nhËp, hµng xuÊt.
2. BiÓu ®å ph©n cÊp
BiÓu ®å ph©n cÊp sÏ cung cÊp c¸c chøc n¨ng kh¸c
nhau theo kiÓu tõ trªn xuèng d-íi. C¨n cø vµo chøc
n¨ng ta sÏ biÕt ®-îc c¸c c«ng viÖc cña hÖ thèng. Mçi
nót trong biÓu ®å lµ mét chøc n¨ng, quan hÖ duy nhÊt
gi÷a c¸c chøc n¨ng diÔn t¶ bëi c¸c cung nèi liÒn c¸c
Báo cáo thực tập
SV
Khoa CNTT
16
nót lµ quan hÖ bao hµm. BiÓu ®å ph©n cÊp cung cÊp cho
chóng ta c¸i nh×n bao qu¸t toµn bé c¸c chøc n¨ng cña
hÖ thèng.
(BiÓu ®å ph©n cÊp chøc n¨ng)
Ch-¬ng IV
HÖ thèng c¸c b¶ng
HÖ thèng qu¶n lý kho hµng
cn qu¶n lý
ql kho hµng
ql tt kh¸ch
ql HDN
cn b¸o c¸o
bc kho hµng
bc kh¸ch
bc sè H§N
bc sè H§X
ql HDX
qlhµng xuÊt
bchµng xuÊt
qlhµng nhËp
bchµng nhËp
Báo cáo thực tập
SV
Khoa CNTT
17
I. M« h×nh thùc thÓ liªn kÕt
Qua kh¶o s¸t nghiªn cøu c«ng t¸c qu¶n lý kho hµng
qua sæ s¸ch, tµi liÖu c¸c mÉu b¶ng biÓu b¸o c¸o, ta
x©y dùng ®-îc m« h×nh thùc thÓ liªn kÕt nh- sau:
2. ThÓ hiÖn mèi liªn kÕt gi÷a c¸c b¶ng
+ Tbl Khach – Tbl Hoa Don Nhap:
quan hÖ 1 –
nhiÒu
+
Tbl Kho – Tbl Hoa Don Nhap: quan hÖ 1 –
nhiÒu
+ Tbl Khach – Tbl Hoa Don Xuat: quan hÖ 1 –
nhiÒu
+ Tbl Kho – Tbl Tbl Hoa Don Xuat: quan hÖ 1
– nhiÒu
+ Tbl Hang – Tbl Hang Xuat: quan hÖ 1 – nhiÒu
+ Tbl Hang –
Tbl Hang Nhap: quan hÖ 1 –
nhiÒu
Báo cáo thực tập
SV
Khoa CNTT
18
+ Tbl Hoa Don Nhap – Tbl Hang Nhap: quan hÖ 1 –
nhiÒu
+ Tbl Hoa Don Xuat – Tbl Hang Xuat : quan hÖ 1 –
nhiÒu
Trong m« h×nh thùc thÓ liªn kÕt ta cã néi dung cña
c¸c kho d÷ liÖu nh- sau:
Kho Khach: L-u tr÷ m· kh¸ch, tªn kh¸ch, sè
®iÖn tho¹i, ®Þa chØ
Kho Hang: L-u tr÷ th«ng tin vÒ m· hµng, tªn
hµng, ®¬n vÞ tÝnh
Kho Kho: M« t¶ ®ù¬c th«ng tin vÒ m· kho, tªn
kho
Kho HangxuÊt: M« t¶ th«ng tin vÒ hµng xuÊt
ra gåm sè ho¸ ®¬n, m· kh¸ch, m· kho,ngµy
xuÊt, ng-êi xuÊt.
Kho Hoadonnhap: M« t¶ ®-îc th«ng tin vÒ ho¸
®¬n nhËp gåm sè ho¸ ®¬n, m· kho, m· kh¸ch,
ngµy nhËp, ng-êi nhËp
Kho Hoadonxuat: M« t¶ ®-îc th«ng tin vÒ ho¸
®¬n xuÊt gåm sè ho¸ ®¬n, m· kho, m· kh¸ch,
ngµy xuÊt, ng-êi xuÊt
Kho Hangnhap: M« t¶ th«ng tin vÒ hµng nhËp
gåm sè ho¸ ®¬n, m· hµng, sè l-îng, ®¬n gÝa,
thµnh tiÒn.
Kho Quyen: L-u tr÷ th«ng tin vÒ m· quyÒn,
tªn quyÒn.
Kho Logion: L-u tr÷ th«ng tin vÒ m· quyÒn,
tªn ®¨ng nhËp, password
Báo cáo thực tập
SV
Khoa CNTT
19
3. ThiÕt kÕ c¬ së d÷ liÖu.
Tõ mèi quan hÖ c¸c thùc thÓ vµ c¸c thuéc tÝnh ®·
ph©n tÝch ta tiÕn hµnh x©y dông c¸c b¶ng c¬ së d÷
liÖu nh- sau:
a)
B¶ng kh¸ch(KHACH)
Cô thÓ nh- sau:
Tªn
tr-êng
Kho¸
KiÓu
§é réng Ghi chó
MAKHACH
X
Text
10
M· Kh¸ch
Báo cáo thực tập
SV
Khoa CNTT
20
TENKHACH
Text
50
Tªn Kh¸ch
DIACHI
Text
50
§Þa chØ
SODT
Number
15
Sè ®iÖn
tho¹i
b. B¶ng Kho(KHO)
Cô thÓ nh- sau:
Tªn tr-êng
Kho¸
KiÓu
§é réng
Ghi chó
MAKHO
X
Text
10
M· kho
TENKHO
Text
25
Tªn kho
c. B¶ng Hµng(HANG)
Báo cáo thực tập
SV
Khoa CNTT
21
Cô thÓ nh- sau:
Tªn
tr-êng
Kho¸
KiÓu
§é réng
Ghi chó
MAHANG
X
Text
25
M· hµng
TENHANG
Text
50
Tªn
hµng
DVT
Text
25
§¬n vÞ
tÝnh
d. B¶ng Ho¸ §¬n XuÊt(HOADONXUAT)
Cô thÓ nh- sau:
Tªn
tr-êng
Kho¸
KiÓu
§é réng
Ghi chó
SOHD
X
Text
25
Sè ho¸
®¬n
MAKHO
Text
50
M· kho
MAKHACH
Text
15
M· kh¸ch
NGUOIXUAT
Text
25
Ng-êi
xuÊt
NGAYXUAT
Date/Time
25
Ngµy xuÊt
e. B¶ng Ho¸ ®¬n nhËp(HOADONNHAP)
Báo cáo thực tập
SV
Khoa CNTT
22
Cô thÓ nh- sau:
Tªn
tr-êng
Kho¸
KiÓu
§é réng
Ghi chó
MANX
X
Text
25
M· nhËp
xuÊt
MAKHO
Text
50
M· kho
MAKHACH
Text
15
M· kh¸ch
NGUOINHAP
Text
25
Ng-êi
nhËp
NGAYNHAP
Date/Time
25
Ngµy nhËp
f. B¶ng hµng nhËp(HANGNHAP)
Báo cáo thực tập
SV
Khoa CNTT
23
Cô thÓ nh- sau:
Tªn
tr-êng
Kho¸
KiÓu
§é réng
Ghi chó
SOHD
Text
25
Sè ho¸
®¬n
MAHANG
Text
50
M· hµng
SOLUONG
Number
15
Sè l-îng
DVT
Number
25
§¬n vÞ
tÝnh
THANHTIEN
Number
25
Thµnh
tiÒn
g. B¶ng Hµng XuÊt(HANGXUAT)
Cô thÓ nh- sau:
Tªn
tr-êng
Kho¸
KiÓu
§é réng
Ghi chó
SOHD
Text
25
Sè ho¸
®¬n
MAHANG
Text
50
M· hµng
Báo cáo thực tập
SV
Khoa CNTT
24
SOLUONG
Number
15
Sè l-îng
DVT
Number
25
§¬n vÞ
tÝnh
THANHTIEN
Number
25
Thµnh
tiÒn
h. B¶ng QuyÒn( QUYEN)
Cô thÓ nh- sau:
Tªn
tr-êng
Kho¸
KiÓu
§é réng
Ghi chó
MAQUYEN
Text
15
M· quyÒn
TENQUYEN
Text
50
Tªn
quyÒn
Báo cáo thực tập
SV
Khoa CNTT
25
i. B¶ng Logion
Cô thÓ nh- sau:
Tªn tr-êng
Kho¸
KiÓu
§é réng
Ghi chó
MAQUYEN
x
Text
15
M· quyÒn
TENDANGNHAP
Text
50
Tªn §¨ng
nhËp
PASSWORD
Text
20
MËt khÈu
Ch-¬ng V
