BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHỆ TP. HCM
ĐỒ ÁN/KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP
THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG PR NỘI BỘ TẠI CÔNG TY
CỔ PHẦN THỰC PHẨM DINH DƯỠNG NUTIFOOD
Ngành:
QUẢN TRỊ KINH DOANH
Chuyên ngành:
QUẢN TRỊ MARKETING
Giảng viên hướng dẫn : ThS.Nguyễn Thị Hoàng Yến
Sinh viên thực hiện
: Trần Thị Ngọc Thúy
MSSV: 1311143278
Lớp: 13DQM14
TP. Hồ Chí Minh, 2017
iii
LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan đề tài khóa luận tốt nghiệp: “ Thực trạng hoạt động PR nội bộ tại
công ty Cổ phần Thực phẩm Dinh dưỡng NutiFood” là do tôi nghiên cứu và thực hiện
theo sự hướng dẫn của ThS. Nguyễn Thị Hoàng Yến. Các thông tin, số liệu và kết quả
nghiên cứu trong khóa luận là hoàn toàn trung thực.
Tôi xin cam đoan rằng mọi sự giúp đỡ cho việc thực hiện khóa luận tốt nghiệp này
đã được cám ơn và các thông tin trích dẫn trong khóa luận đã được chỉ rõ nguồn gốc.
Sinh viên thực hiện
Trần Thị Ngọc Thúy
iv
LỜI CẢM ƠN
Đầu tiên, em xin gửi lời cám ơn chân thành đến toàn thể quý thầy cô Khoa Quản
Trị Kinh Doanh trường Đại học Công nghệ TP.HCM đã giảng dạy và truyền đạt kiến thức
cho em trong suốt thời gian qua. Với sự tận tâm chỉ bảo và giúp đỡ của quý thầy cô, tôi đã
có được những kiến thức và kinh nghiệm rất bổ ích. Qua đó giúp em thêm vững bước trên
con đường tương lai của mình.
Đặc biệt, tôi xin gửi lời cám ơn đến cô ThS. Nguyễn Thị Hoàng Yến là giảng viên
hướng dẫn trực tiếp cho em trong quá trình thực hiện khóa luận tốt nghiệp. Cô đã dành
nhiều thời gian để tận tình hướng dẫn em hoàn thành bài khóa luận tốt nghiệp này một
cách tốt nhất.
Em cũng xin chân thành cám ơn quý thầy cô, anh chị tại phòng Marketing công ty
cũng nhưu các phòng ban khác tại NutiFood đã tận tình giúp đỡ và tạo mọi điều kiện
thuận lợi cho em hoàn thành tốt bài khóa luận tốt nghiệp này.
Cuối cùng, em xin kính chúc Anh, chị nhân viên Công ty Cổ phần Thực phẩm
Dinh dưỡng NutiFood nghệ dồi dào sức khỏe và luôn gặt hái được nhiều thành công trong
cuộc sống.
Em xin chân thành cảm ơn!
Tp.HCM, ngày tháng năm 2017
Trân trọng
Trần Thị Ngọc Thúy
v
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
———
NHẬN XÉT GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN
Họ và tên sinh viên : Trần Thị Ngọc Thúy
MSSV : 1311143278
Khoá : 2013 – 2017
1. Thời gian thực tập
………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………
2. Bộ phận thực tập
………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………
3. Nhận xét chung
………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………
Giảng viên hướng dẫn
vi
MỤC LỤC
TRANG BÌA PHỤ
LỜI CAM ĐOAN
LỜI CẢM ƠN
NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN
MỤC LỤC
DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT
DANH MỤC CÁC BẢNG BIỂU
DANH MỤC CÁC HÌNH ẢNH
LỜI MỞ ĐẦU
………………………………………………………………………………………………… 1
CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ PR
…………………………………………………………. 5
1.1 Quan hệ công chúng PR
……………………………………………………………………………. 5
1.1.1 Khái niệm về PR
……………………………………………………………………………… 5
1.1.2 Các kênh truyền tải thông điệp ………………………………………………………….. 7
1.1.3 Vai trò của PR
………………………………………………………………………………… 11
1.1.4 PR và quảng cáo, marketing …………………………………………………………….. 12
1.2 PR nội bộ
……………………………………………………………………………………………….. 14
1.2.1 Khái niệm PR nội bộ……………………………………………………………………….. 14
1.2.2 Các kênh truyền tải của PR nội bộ ……………………………………………………. 15
1.2.3 Các vai trò của PR nội bộ trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp 18
1.3 Những yếu tố của PR nội bộ ……………………………………………………………………… 18
1.3.1 Cơ sở của các lý thuyết liên quan …………………………………………………….. 18
1.3.2 Cơ sở lý thuyết về các yếu tố
…………………………………………………………… 21
Tóm tắt chương 1 …………………………………………………………………………………………… 25
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG PR NỘI BỘ TẠI CÔNG TY CỔ
PHẦN THỰC PHẨM DINH DƯỠNG NUTIFOOD
………………………………………. 26
2.1 Tổng quan về công ty Cổ phần Thực phẩm Dinh dưỡng NutiFood
……………….. 26
2.1.1 Tóm lược quá trình hình thành và phát triển
………………………………………. 26
vii
2.1.2 Chức năng và lĩnh vực hoạt động
……………………………………………………… 28
2.1.3 Cơ cấu tổ chức
……………………………………………………………………………….. 33
2.1.4 Quy mô công ty ……………………………………………………………………………… 36
2.1.5 Tình hình hoạt động kinh doanh của công ty năm 2014-2016
………………. 38
2.2 Thực trạng PR nội bộ của Công ty CPTPDD NutiFood……………………………….. 39
2.3 Thực trạng các yếu tố ảnh hưởng đến hoạt động PR nội bộ tại NutiFood (do tác giả
đề xuất)
…………………………………………………………………………………………………………. 41
2.3.1 Môi trường làm việc ………………………………………………………………………. 41
2.3.2 Chính sách lương và phúc lợi ………………………………………………………….. 43
2.3.3 Truyền thông nội bộ (Hoạt động giao tiếp giữa lãnh đạo và nhân viên ….. 45
2.3.4 Hình thức truyền thông nội bộ
………………………………………………………….. 46
2.3.5 Nhân sự bộ phận PR ……………………………………………………………………….. 48
Tóm tắt chương 2 …………………………………………………………………………………………… 50
CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG PR
NỘI BỘ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THỰC PHẨM DINH DƯỠNG NUTIFOOD51
3.1 Định hướng mục tiêu phát triển của Công ty NutiFood …………………………………. 51
3.1.1 Định hướng chung của công ty
………………………………………………………… 51
3.1.2 Định hướng về PR nội bộ của công ty
……………………………………………….. 51
3.2 Một số giải pháp nâng cao hoạt động PR nội bộ …………………………………………… 52
3.2.1 Môi trường làm việc ……………………………………………………………………….. 52
3.2.2 Chính sách lương và phúc lợi …………………………………………………………… 54
3.2.3 Truyền thông nội bộ………………………………………………………………………… 56
3.2.4 Hình thức truyền thông nội bộ
………………………………………………………….. 57
3.2.5 Nhân sự bộ phận PR ……………………………………………………………………….. 58
KẾT LUẬN
………………………………………………………………………………………………….
60
TÀI LIỆU THAM KHẢO …………………………………………………………………………….
61
PHỤC LỤC
………………………………………………………………………………………………….
62
viii
DANH SÁCH TỪ VIẾT TẮT
Từ viết tắt
Chú thích
PR
Public relation
QA
Quality Assurance
ABS QE
Tổ chức chứng nhận hàng đầu Hoa Kỳ
TTDD
Trung tâm dinh dưỡng
WTO
Tổ chức thương mại Quốc tế
TPP
Hiệp định đối tác xuyên Thái Bình
Dương
VSATTP
Vệ sinh an toàn thực phẩm
LĐLĐ
Liên đoàn lao động
CPTPDD
Cổ phần thực phẩm dinh dưỡng
AMA
American Marketing Association
ix
DANH MỤC CÁC BẢNG
STT Số hiệu
Tên
1
Bảng 1.1 Phân biệt sự giống và khác nhau giữa PR và quảng cáo
2
Bảng 1.2 So sánh sự khác nhau và giống nhau giữa PR và marketing
3
Bảng 1.3 Bảng tóm tắt các nghiên cứu trước đây liên quan đến hoạt
động PR nội bộ.
4
Bảng 2.1 Kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty Cổ phần Thực
phẩm Dinh dưỡng NutiFood 2014 – 2016
5
Bảng 2.2 Mức độ hài lòng của nhân viên về yếu tố môi trương làm
việc
6
Bảng 2.3 Mức độ hài lòng của nhân viên về yếu tố chính sách lương
và phúc lợi
7
Bảng 2.4 Mức độ hài lòng của nhân viên về yếu tố truyền thông nội
bộ
8
Bảng 2.5 Mức độ hài lòng của nhân viên về yếu tố hình thức truyền
thông nộ bộ
9
Bảng 2.6 Mức độ hài lòng của nhân viên về yếu tố nhân sự bộ phận
PR.
1
LỜI MỞ ĐẦU
……
1. Lý do chọn đề tài :
Xã hội trong thế kỷ 21 đƣợc đánh giá là xã hội trong đó thông tin đóng vai trò chiến lƣợc,
tác động đến hầu hết các lĩnh vực chủ yếu của xã hội, từ kinh tế, cho đến chính trị, văn
hóa…Chính vì thế, các tổ chức, cơ quan và các doanh nghiệp rất cần sự can thiệp của
quản lý thông tin chuyên nghiệp. Đó chính là cơ sở dẫn đến sự ra đời và phát triển ngành
quan hệ công chúng, hay còn gọi là PR. PR thể hiện tầm quan trọng trong giao tiếp của
một tổ chức hay một cá nhân và đối tƣợng của họ nhƣ là nhân viên, đối tác, nhóm cần
quan tâm. Hoạt động PR không chỉ tốt cho những đối tƣợng đó mà còn hữ ích cho công
chúng và xã hội. Nó làm cho mọi ngƣời hay những mối quan hệ mục tiêu hiểu nhau hơn,
đồng cảm và gần nhau hơn.
Thêm vào đó, nhu cầu về PR chuyên nghiệp ở nƣớc ta xuất hiện và song hành với sự phát
triển của nền kinh tế – xã hội, nó đang từng bƣớc nỗ lực không ngừng để góp phần đƣa
nền kinh tế Việt Nam theo kịp với nền kinh tế thế giới. Hoạt động giao lƣu, trao đổi, mua
bán quốc tế diễn ra rất thƣờng xuyên, đó cũng là động lực thúc đẩy nhu cầu giao tiếp,
thông tin của các cá nhân cũng nhƣ của doanh nghiệp, tổ chức. Đặc biệt trong kinh doanh
ngành sữa, hoạt động PR với những cách thức thực hiện có tính linh hoạt và mang lại sự
hiểu biết lẫn nhau cao, bên cạnh các hoạt đông Marketing, quảng cáo, xúc tiến thƣơng
mại.
Trên thực tế, các doanh nghiệp tại Việt Nam nói chung và công ty cổ phần thực phẩm
dinh dƣỡng NutiFood nói riêng đều đã ít nhiều nhận thức đƣợc vai trò quan trọng của hoạt
động quan hệ công chúng – PR. Tuy nhiên, hầu hết các doanh nghiệp chỉ lo quảng cáo
rầm rộ bên ngoài mà quên, hoặc không biết, để có thể đi đƣờng dài, phải bắt dầu xây dựng
thƣơng hiệu ngay từ trong nội bộ, với công chúng nội bộ chính là những nhân viên của
mình, trong đó có công ty NutiFood. Hoạt động quan hệ cống chúng tại NutiFood đang
trong giai đoạn hình thành và phát triển, mới chỉ tập trung ở một số mảng riêng lẻ. Trƣớc
đó, NutiFood vẫn chƣa có nhiều những nghiên cứu về lĩnh vực công tác truyền thông này
đặc biệt là đối với hoạt động PR nội bộ.
Hơn thế nữa, đối với một công ty lớn nhƣ NutiFood, trong môi trƣờng cạnh tranh mạnh
mẽ nhƣ hiện nay, ngoài việc trang bị cho mình những sản phẩm vƣợt trội tốt cho ngƣời
tiêu dùng, xây dựng một hình ảnh đẹp với công chúng bên ngoài , thì công ty cũng không
quên việc ghi điểm trong mắt công chúng nội bộ cũng là một trong những công cụ mà
2
công ty đang từng bƣớc đổi mới và đầu tƣ hơn. Một công ty cho dù có tốt đến mấy nhƣng
lại có nội bộ không vững chắc, không đoàn kết và quan trọng hơn nữa là không tin tƣởng
nhau thì khó mà tồn tại lâu dài đƣợc. Đồng thời, công ty NutiFood với triết lý kinh doanh
“Mỗi sản phẩm làm ra nhằm đáp ứng nhu cầu dinh dƣỡng bức xúc của cộng đồng,
góp phần vào sự phát triển toàn diện về thể chất của ngƣời Việt nam”, NutiFood còn
mong muốn thể hiện trách nhiệm của mình đối với xã hội này. Cho nên sự tồn tại của hoạt
động PR nội bộ càng là một yếu tố tất yếu, là bƣớc đầu tiên trên con đƣờng xây dựng lòng
tin và thể hiện trách nhiệm mà công chúng nội bộ chính là những ngƣời đầu tiên công ty
phải thuyết phục.
Chính vì những lí do trên em nhận thấy việc “Thực trạng hoạt động PR nội bộ tại
Công ty Cổ phần Thực phẩm Dinh dƣỡng NutiFood” là một đề tài phù hợp với quý
Công ty, nó góp phần nâng cao nhận thức của công ty về PR nội bộ và vai trò của nó đối
với công ty, đƣa ra thực trạng PR nội bộ tại công ty. Đồng thời hiểu đƣợc khả năng hoạt
động PR nội bộ của mình từ đó lên kế hoạch hoạch định chiến lƣợc nhằm hoàn thiện hoạt
động PR ngày một tốt hơn nữa trong tƣơng lai.
2. Mục đích nghiên cứu :
Hệ thống những lý luận cơ bản về hoạt động Quan hệ công chúng.
Mang lại những hiểu biết cơ bản cho bản thân về Quan hệ công chúng – PR.
Phân tích hoạt động Quan hệ công chúng tại Công ty Cổ phần Thực phẩm Dinh
dƣỡng NutiFood, từ đó tìm hiểu đƣợc những điều Công ty đã làm đƣợc và chƣa
làm đƣợc. Thông qua đó sẽ có cái nhìn thực tế hơn về hoạt động Quan hệ công
chúng.
Đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao hoạt động này, qua đó biến hoạt động
này trở thành một vũ khí lợi hại hỗ trợ hoạt động kinh doanh của quý Công ty.
Rèn luyện khả năng của bản thân trong việc thu thập thông tin, phân tích và
đánh giá các vấn đề.
Thử sức trong việc đƣa ra các ý tƣởng sáng tạo cho việc phát triển hoạt động
Quan hệ công chúng.
3
Trở thành tài liệu tham khảo cho những ngƣời muốn nghiên cứu về hoạt động
Quan hệ công chúng – PR nói chung và hoạt động Quan hệ công chúng – PR
của NutiFood nói riêng.
3. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu:
3.1 Đối tƣợng nghiên cứu:
– Các yếu tố ảnh hƣởng đến hoạt động PR nội bộ tại công ty cổ phần thực
phẩm dinh dƣỡng NutiFood.
3.2 Phạm vi nghiên cứu:
– Đối tƣợng khảo sát: Các nhân viên đang làm việc tại Công ty Cổ phần Thực
phẩm Dinh dƣỡng NutiFood.
– Vấn đề nghiên cứu: Phân tích hoạt động PR nội bộ tại Công ty Cổ phần
Thực phẩm Dinh dƣỡng NutiFood.
– Phạm vi không gian: Nghiên cứu này đƣợc khảo sát tại công ty Cổ phần
Thực phẩm Dinh dƣỡng NutiFood
– Phạm vi thời gian: nghiên cứu này thực hiện khảo sát trong khoảng thời gian
từ đến.
4. Phƣơng pháp nghiên cứu :
Để thực hiện đề tài này, em đã sử dụng một số phƣơng pháp sau :
Phƣơng pháp phân tích và tổng hợp.
Nghiên cứu tài liệu : sách báo, Internet, tạp chí…
Quan sát, tham dự.
Phƣơng pháp so sánh.
Phƣơng pháp phân tích SPSS.
Phƣơng pháp khảo sát bằng bảng câu hỏi.
5. Tình hình nghiên cứu:
4
So với các đề tài đã làm trƣớc đó, đề tài “ Thực trạng hoạt động PR nội bộ tại công ty
Cổ phần Thực phẩm Dinh dƣỡng NutiFood ‟‟ sẽ có bảng khảo sát trực tiếp sát với thực
tế hơn. Từ những kết quả đó, giúp cho quý công ty dễ dàng trong việc đƣa ra những chính
sách mới nâng cao hoạt động PR và góp phần tạo lợi thế cạnh tranh cho công ty
NutiFood.
6. Kết cấu đề tài:
Chƣơng 1: Cơ sở lý luận về hoạt động PR.
Chƣơng 2: Thực trạng hoạt động PR nội bộ tại Công ty Cổ phần Thực phẩm Dinh
dƣỡng NutiFood.
Chƣơng 3: Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động PR nội bộ tại công
ty Cổ phần Thực phẩm Dinh dƣỡng NutiFood.
5
CHƢƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ PR
1.1 Quan hệ công chúng – PR :
1.1.1 Khái niệm về PR :
Có rất nhiều quan niệm, các định nghĩa khác nhau về PR. Ngƣời ta ƣớc tính có khoảng
500 định nghĩa khác nhau về PR. Những định nghĩa này tồn tại song song và bổ sung cho
nhau.
– Theo Viện quan hệ công chúng Anh ( England Institute of Public Relations – IPR ): “
PR là những nỗ lực hoạch định và thực hiện bền bỉ nhằm mục tiêu hình thành và
duy trì mối quan hệ thiện cảm và thông hiểu lẫn nhau giữa một tổ chức và công
chúng của nó‟‟.
Định nghĩa này nhấn mạnh đến việc PR là hoạt động đƣợc tổ chức thành chiến dịch hay
một chƣơng trình kéo dài liên tục và phải có kế hoạch.
– Theo tác giả Frank Jefkins ( tác giả cuốn cuốn sách Public Relations – Frameworks do
Financial Times xuất bản ) thì: “ PR bao gồm tất cả các hình thức giao tiếp đƣợc lên
kế hoạch, cả bên trong và bên ngoài tổ chức, giữa một tổ chức và công chúng của nó,
nhằm đạt đƣợc những mục tiêu cụ thể liên quan đến sự hiểu biết lẫn nhau”.
Định nghĩa này nhấn mạnh đến hoạt động có mục tiêu cụ thể và dựa vào đó để xây dựng
các hoạt động và đánh giá hiệu quả hoạt động của PR.
– Hội nghị các viện sĩ thông tấn PR toàn cầu ( World Assembly of Public Relations
Associates ) tại Mexico tháng 8 năm 1978 thì nêu “ PR là một nghệ thuật và môn khoa
học xã hội, phân tich những xu hƣớng, dự đoán những kết quả, tƣ vấn cho các nhà
lãnh đạo của tổ chức, và thực hiện các chƣơng trình hành động đã đƣợc lập kế
hoạch để phục vụ quyền lợi của tổ chức và của công chúng”.
Định nghĩa này chú trọng đến việc áp dụng các phƣơng pháp nghiên cứu trƣớc khi lên kế
hoạch PR và khía cạnh xã hội của một tổ chức. Một tổ chức sẽ đƣợc đánh giá qua sự quan
tâm và trách nhiệm của nó đối với quyền lợi của công chúng. PR liên quan đến uy tín và
danh tiếng của tổ chức.
– Theo từ điển bách khoa toàn thƣ thế giới định nghĩa “ PR là hoạt động nhằm mục đích
tăng cƣờng khả năng giao tiếp và hiểu biết lẫn nhau giữa một tổ chức hoặc cá nhân
với một hoặc nhiều nhóm công chúng”.
6
Một cách ngắn gọn, PR là quá trình truyền thông nhiều chiều đƣợc xây dựng, duy trì và
phát triển nhằm tạo ra các mối quan hệ tốt đẹp. Hay nói cách khác PR là một hệ thống các
nguyên tắc và hoạt động có liên hệ hữu cơ, nhất quán nhằm xây dựng một hình ảnh, một
quan điểm, một ấn tƣợng lâu dài, lòng tin, thói quen sử dụng. Tại Việt Nam, các ví dụ
điển hình về hoạt động PR là chƣơng trình “P/S bảo vệ nụ cƣời” của Unilever, “Đèn
đom đóm” của Dutch Lady Việt Nam, chƣơng trình “Thắp sáng ƣớc mơ xanh” của công
ty Dệt may Thái Tuấn, “Tiếp sức mùa thi” của Thiên Long, “Ƣơm mầm tài năng” của
Vinamilk hay “Ấm áp mùa đông” của công ty 4 Orange…
Chủ thể của hoạt động PR: là những cá nhân hay tổ chức xây dựng và vận hành các
chƣơng trình PR trong hoạt động của mình.
Đối tƣợng của hoạt động PR: Phillip R.Cateora, một chuyên gia Marketing đƣa ra
một quyết định về công chúng nhƣ sau “ Công chúng là bất cứ nhóm ngƣời nào
có mối quan tâm hay ảnh hƣởng hiện tại hoặc tiềm năng đến khả năng đạt
mục tiêu của doanh nghiệp”. Đây là một định nghĩa khá đầy đủ về công chúng
của một doanh nghiệp.
Công chúng có thể đƣợc chia thành 2 nhóm:
Công chúng nội bộ:
– Bao gồm các thành phần bên trong doanh nghiệp nhƣ: công nhân, nhân viên, kinh
doanh, quản trị viên…
– Các đối tƣợng công chúng này trực tiếp hoặc giấn tiếp tham gia vào các hoạt động
sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp. Họ cùng thụ hƣởng, gánh vác và chia sẻ
mọi kết quả hoạt dộng của doanh nghiệp..
– Các đối tƣợng công chúng này đƣợc xem nhƣ nguồn nhân lực của doanh nghiệp, là
tài sản, là sức mạnh nội tại của doanh nghiệp.
Công chúng bên ngoài:
– Bao gồm các thành phần bên ngoài doanh nghiệp nhƣ: khách hàng, nhà cung cấp,
đối thủ cạnh tranh, nhà đầu tƣ, chính phủ…
– Trong các thành phần bên ngoài có cả công chúng ủng hộ doanh nghiệp và công
chúng chống đối doanh nghiệp.
7
– Mối liên hệ giữa doanh nghiệp và công chúng bên ngoài thƣờng thể hiện ở các
hoạt động: hợp báo, triển lãm, thăm dò ý kiến khách hàng, các hoạt động tài trợ…
Thông điệp của hoạt động PR: là những gì doanh nghiệp muốn truyền tải đến công
chúng để tác động đến suy nghĩ và hành vi của họ. Đó có thể là khẩu hiểu, thƣơng
hiệu, kế hoạch, tuyên bố, khuyến cáo, thái độ, cách hành xử…
Kênh truyền tải thông điệp là công cụ để doanh nghiệp chuyển tải thông điệp đến
công chúng. Các công cụ này rất phong phú, tùy thuộc vào hoàn cảnh, mục đích,
ngân sách của doanh nghiệp mà có thể lựa chọn công cụ khác nhau. Theo Phillip
Kotker, các công cụ chính của PR có thể đƣợc tóm tắt trong từ PENCILS, bao
gồm: ấn phẩm (Public ations), sự kiện (Events), tin tức (News), hoạt động cộng
đồng ( Community affairs ), công cụ nhận dạng ( Identity tools ), vận động hành
lang ( Lobbying ) và đầu tƣ xã hội ( Social investments ) ( nguyên tắc PENCILS ).
1.1.2 Các kênh truyền tải thông điệp :
Theo nguyên tắc PENCILS của Phillip Kotler, chúng ta tìm hiểu kĩ hơn về các công cụ
của PR.
Ấn phẩm ( Public ations ):
– Ấn phẩm ở đây có thể là tạp chí nội bộ, bá cáo thƣờng kỳ, bản tin,…của doanh
nghiệp.
– Ấn phẩm của công ty tạo điều kiện cho giới truyền thông, khách hàng, nhà
cung cấp, nhà đầu tƣ nắm bắt đầy đủ thông tin về doanh nghiệp. Đây đồng thời
là phƣơng tiện truyền đạt thông tin cho nhân viên một cách hiệu quả và chuyên
nghiệp.
– Ảnh hƣởng của ấn phẩm của công ty đối với từng đới tƣợng rất khác nhau. Với
khách hàng nhất là những công ty có mạng lƣới khách hàng rộng khắp, các ấn
phẩm nhƣ cầu nối cung cấp thông tin thƣờng xuyên cho khách hàng về giá cả,
sản phẩm mới, chính sách khuyến mãi…Nhà đầu tƣ có thể tìm hiểu về tình hình
kinh doanh, những dự án mới mà doanh nghiệp sắp triển khai. Nhà cung cấp
tìm hiểu thêm đƣợc nhu cầu nguyên liệu của khách hàng trong từng thời điểm.
Nhân viên thông qua ấn phẩm nội bộ có thể hiểu rõ hơn về công ty, những
chiến lƣợc mà công ty đang triển khai. Ngoài ra, để vƣợt qua khủng hoảng tài
chính nhƣ hiện nay, ấn phẩm còn là công cụ thông đạt, khích kệ và trấn an nhân
viên hiệu quả.
8
– Các cơ quan truyền thông báo chí là đối tƣợng quan trọng của ấn phẩm. Đặc
biệt một số công ty e ngại tiếp xúc với báo chí, dẫn đến nhiều cơ quan truyền
thông không hiểu chính xác thông tin hoặc thông tin cung cấp gây nhằm lẫn
ảnh hƣởng đến hình ảnh, hoạt động kinh doanh của công ty. Do đó, ấn phẩm
nhƣ một kênh thông tin chính thức của doanh nghiệp nhằm đối chiếu, và bổ
sung trong bộ tƣ liệu truyền thông cho cơ quan thông tấn báo chí. Đƣợc quyền
chia sẻ ý kiến, đƣợc quyền hiểu biết thấu đáo, và nhận đƣợc sự quan tâm sâu
sắc từ phía công ty chính là điều mà ấn phẩm của công ty có thể mang lại cho
năm đối đƣợng quan trọng trên hơn chỉ là một công cụ cung cấp thông tin bình
thƣờng. Với tất cả những lợi ích kể trên mà ấn phẩm công ty có thể mang lại,
thì bộ phận PR hay Marketing của công ty nên triển khai thực hiện càng sớm
càng tốt.
Tổ chức sự kiện ( Events ) :
– Tổ chức sự kiện là công việc góp phần đánh bóng cho thƣơng hiệu và sản phẩm
của một công ty thông qua những sự kiện, nhằm mục đích gây sự chú ý với
công chúng nhằm giới thiệu, quảng bá, tạo ra mối quan hệ mang lại lợi ích cho
tổ chức. Có nhiều hình thức tổ chức sự kiện nhƣ: họp báo, hội nghị, lễ hội, hội
chợ, triển lãm, văn nghệ, thể thao…
Ví dụ khi Nokia tung ra một sản phẩm điện thoại mới, công ty này sẽ tổ chức
một sự kiện công phu, mời các khách hàng thân thiết và tiềm năng cùng với báo
giới đến tham gia sự kiện này. Thông qua sự kiện, Nokia thông báo đến khách
hàng và báo giới về sản phẩm mới này đồng thời (điều này quan trọng hơn)
đánh bóng thƣơng hiệu của Nokia, làm cho khách hàng nhớ và tiêu thụ sản
phẩm này. Trong nội bộ doanh nghiệp, các công ty cũng có thể tổ chức các sự
kiện nhân dịp ngày lễ, ngày tổng kết cuối năm cũng nhằm đánh bóng hình ảnh
của công ty trong lòng nhân viên, gia đình của nhân viên cũng nhƣ những ứng
viên tiềm năng có thể ứng tuyển vào công ty. Đây còn là cơ hội giúp công ty có
thể trao đổi với bạn hàng, đối tác, các cơ quan truyền thông, cơ quan công
quyền, giúp thúc đẩy thông tin hai chiều và tăng cƣờng quan hệ có lợi cho công
ty.
Tin tức (News):
– Tin tức là những thông tin doanh nghiệp đƣa ra nhằm gây sự chú ý của công
chúng đối với doanh nghiệp và sản phẩm của doanh nghiệp. Một tin tức tạo
hiệu quả PR tốt thƣờng bao gồm các yếu tố sau:
9
Tác động – có bao nhiêu ngƣời bị ảnh hƣởng bởi một sự kiện hay một ý tƣởng? Nó ảnh
hƣởng nghiêm trọng nhƣ thế nào ?
Xung đột – Đây là một đề tài muôn thuở trong mọi câu chuyện. Những cuộc đấu tranh
giữa ngừoi với ngƣời, giữa các quốc gia hay với sức mạnh thiên nhiên đều lôi cuốn ngƣời
ta đọc. Xung đột chính là một yếu tố cơ bản của cuộc sống.
Mới lạ – Đây là một yếu tố phổ biến. Con ngƣời hay sự kiện, có thể gây đƣợc giá trị hấp
dẫn và do đó có giá trị thông tin chỉ vì yếu tố đặc biệt hoặc kì quái.
Gần gũi – Thông thƣờng ngƣời ta sẽ thích thú và quan tâm tới những gì gần nơi họ ở. Khi
họ đọc hay nghe một tin trong nƣớc hay thế giới, họ thƣờng muốn biết nó có liên can gì
đến cộng động của họ.
Cấp thời – Tin đòi hỏi phải mới. Nếu tin thích đáng và hữu ích nó ắc hẳn phải đúng lúc.
Những thông cáo kịp thời cho ngƣời ta cơ hội tham dự vào các vụ việc chung hơn là chỉ
là một khán giả.
Quan hệ cộng đồng ( Community Relations )
Theo Fraser P.Seitel, một chuyên gia về PR ngƣời Mỹ, thì “quan hệ cộng đồng là một qui
trình nhằm tạo ảnh hƣởng đến suy nghĩ, nhận thức của cộng đồng, thông qua những phẩm
chất tích cực đƣợc trình bày theo một phong cách thích hợp, dựa trên quá trình truyền
thông cùng thỏa mãn hai chiều”
Jane Johnnston và Clara Zawawi cho rằng “quan hệ cộng đồng là thiết lập và củng cố mối
quan hệ giữa tổ chức và những nhóm cộng đồng có tác động ảnh hƣởng qua lại với tổ
chức”.
Ngƣời ta tin rằng suy nghĩ, nhận thức của cộng đồng về một doanh nghiệp, tổ chức có tầm
ảnh hƣởng quan trọng đến hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp, tổ chức đó. Về mặt hiệu
quả kinh doanh, nghiên cứu cho thấy một khi đứng trƣớc sự chọn lựa, ngừoi tiêu dùng
thƣờng có xu hƣớng chọn mua sản phẩm mà họ có thiện cảm với những thƣơng hiệu đó
hơn là những sản phẩm mà họ có ác cảm. Chính vì lý do trên, các doanh nghiệp ngày nay
không nagị đầu tƣ một khoảng tiền không nhỏ vào công tác quan hệ cộng đồng nhằm tạo
ra thiện cảm và xây dựng quan hệ tốt với cộng đồng nơi mà doanh nghiệp hoạt động.
Các phƣơng tiện nhận diện thƣơng hiệu ( Identity Tools ):
Hệ thống nhận diện thƣơng hiệu đƣợc xây dựng dựa trên sự kết hợp của nhiều yếu tố
mang tính đồng bộ và nhất quán của thƣơng hiệu. Bao gồm: tên thƣơng hiệu, logo, danh
10
thiếp, website, cách bố trí và các vât dụng tại văn phòng đồng phục, bảng tên,…Để xây
dựng hệ thống nhận diện thƣơng hiệu cần xây dựng một hệ thống liên kết chặt chẽ giữa
các yếu tố trên.
Tên thƣơng hiệu là từ hoặc cụm từ để khách hàng xác định công ty, sản phẩm hay dịch vụ
của công ty. Tên thƣờng hiệu là một yếu tố rất quan trọng vì nó quyết đinh ấn tƣợng đầu
tiên của công chúng đối với doanh nghiệp.
Logo là một chữ, một biểu tƣợng hay một hình ảnh đồ họa đại diện cho công ty hoặc sản
phẩm. Đôi khi logo không chỉ đơn giản là những chữ cái hoặc hình vẽ mà chúng còn là
một thực thể không thể tách rời trong việc liên tƣởng đến thƣơng hiệu. Bao gồm thành
phần cơ bản của logo, font chữ của logo, sự bố trí và phối hợp màu sắc của logo, tỷ lệ
kích thƣớc chuẩn của logo.
Danh thiếp: đƣợc sử dụng trong hoạt động kinh doanh nhằm mang tính truyền tải thông
tin ngắn gọn, đặc biệt là để trao đổi, lƣu giữ các số điện thoại, địa chỉ giao dịch cá nhân,
do đặc thù có kích thƣớc nhỏ nên ngƣời dùng có thể để trong ví và rất thuận tiện trong
việc lƣu giữ. Danh thiếp là sản phẩm phổ thông nhất của bất cứ doanh nghiệp hay cá nhân
nào có nhu cầu giới thiệu, chỉ dẫn về bản thân. Trên danh thiếp, ngoài các thông tin cá
nhân, tên công ty, để đồng thời có thể quảng bá cho thƣơng hiệu công ty có thể có logo,
khẩu hiệu của doanh nghiệp hoặc đơn giản danh thiếp chỉ cần trang trí theo màu sắc chủ
đạo của logo doanh nghiệp để khéo léo đƣa hình ảnh công ty cũng nhƣ cảm nhận về công
ty đến bất kì ai mà bạn tiếp xúc.
Website cũng là một yếu tố không thể thiếu trong bộ nhận diện thƣơng hiệu của công ty
trong thời đại công nghệ phát triển nhanh. Thể hiện đẳng cấp của doanh nghiệp qua cách
trình bày website, bố trí thông tin, cách phối hợp màu sắc chủ đạo của website và logo
của công ty. Giúp doanh nghiệp thể hiện rõ nét hơn thƣơng hiệu của mình không bị bỏ rơi
lại phía sau cánh cửa công nghệ thông tin hiện đại. Tên miền cũng chính là tên công ty
trên trang web. Ngoài ra còn có yếu tố khác nhƣ mẫu giấy văn phòng, bìa thƣ, mẫu email,
fax, đồng phục cho nhân viên bán hàng, nhân viên văn phòng, quà khuyến mãi, áo
mƣa…Và một yếu tố không thể thiếu trong việc nhận diện đó là con ngƣời, nhìn vào trang
phục, bảng tên, phóng cách tác phong của đội ngũ nhân viên, quy trình làm việc khoa học
bài bản mang đậm bản sắc văn hóa của doanh nghiệp đó làm cho khách hàng tin tƣởng và
ghi nhớ lâu hơn về thƣơng hiệu của công ty.
Vận động hành lang ( Lobby ):
11
Vận động hành lang lobby lấy theo tên địa điểm địa điểm mà hoạt động này diễn ra đầu
tiên trong lịch sử, đó là hành lang của Nghị Viện Anh Quốc, nơi mà trong thời gian giải
lao, các nghị sĩ thƣờng trao đổi với đồng nghiệp hoặc với bất kì ngừoi nào để bổ sung
thông tin về vấn đề đang đƣợc thảo luận hoặc quyết định tại nghị viện. Tại một số quốc
gia vận động hành lang đƣợc luật pháp thừa nhận nhƣ một hoạt động hợp pháp. Tuy nhiên
điều kiện tiên quyết cho sự tồn tại của lobby là phải diễn ra một cách công khai và minh
bạch. Nếu không nó chỉ là sự móc ngoặc để trục lợi giữa chính quyền và các nhóm lợi ích
có liên quan.
Với tƣ cách là một công cụ của PR, mục tiêu của hoạt động hành lang là gây ảnh hƣởng
đến chính phủ nhằm hƣớng tới những quyết định, những chính sách có lợi cho doanh
nghiệp. Trong quá trình hình thành và hạt động, để đạt đƣợc những các mục tiêu của
mình, các doanh nghiệp kinh tế không chỉ ngồi chờ những cơ quan quản lý tạo ra sân
chơi, luật chơi mà phải thấy, chính doanh nghiệp, đại diện doanh nghiệp phải chủ động
tạo dựng cho mình thế chủ động. Thế chủ động ở đây là vận động hành lang. Vận động để
sớm hình thành chính sách, đƣa chính sách nhanh đi vào thực tế. Chính sách đó có lợi cho
doanh nghiệp, thuận lợi cho việc quản lý cho doanh nghiệp.
Đầu tƣ xã hội (Social Investment):
Hằng ngày, mỗi doanh nghiệp đều gửi rất nhiều thông điệp của thƣơng hiệu đến với
khách hàng. Có nhiều phƣơng cách khác nhau để truyền tải thông điệp thông qua hoạt
động marketing, hoạt động bán hàng và nhận diện thƣơng hiệu…Tuy nhiên phƣơng cách
mà chƣa nhiều doanh nghiệp Việt Nam quan tâm và chƣa tìm đƣợc ý nghĩa của nó là gửi
thông điệp thƣơng hiệu đến trái tim khách hàng thông qua đầu tƣ xã hội.
Các nhà nghiên cứu và những ngừơi làm kinh doanh đã và đang kêu gọi doanh nghiệp
hãy hành động có trách nhiệm với xã hội, bởi vì “không còn nghi ngờ gì nữa nguyên tắc
xử thế của ngày hôm nay có thể là luật định của ngày hôm sau” (Gaski,1999). Vậy đầu tƣ
xã hội nghĩa là doanh nghiệp dùng tiền của mình vào những dự án cộng đồng, tài trợ học
bổng và thành lập các quỹ hỗ trợ, ngoài ra họ còn vận động nhân viên của mình tự nguyện
tham gia vào công tác xã hội, nhằm tạo ra một cảm giác thiện chí với quần chúng, điều
này giúp đánh bóng tên tuổi công ty và củng cố hỉnh ảnh công ty.
1.1.3 Vai trò của PR:
Với cá nhân: tạo dựng, củng cố, phát triển hình ảnh, uy tín, ảnh hƣởng, vai trò,
quan hệ của họ với cộng đồng. Đặc biệt với những ngôi sao thể thao, ca nhạc,
12
chính trị hay những cá nhân đang muốn tạo dựng và củng cố uy tín của mình với
cộng đồng.
Với tổ chức:
– Xây dựng/ tạo dựng và duy trì hình ảnh, uy tín của tổ chức
– Xây dựng và quảng bá thƣơng hiệu đối với cộng đồng. PR đƣợc đánh giá là
phƣơng tiện quan trọng và hiệu quả hàng đầu trong việc định vị và xây dựng,
thƣơng hiệu cho các tổ chức cá nhân.
– Khuyến khích công chúng tham gia vào hoạt động của tổ chức.
– Khuyến khích và tạo động lực cho nhân viên/ thành viên tích cực làm việc,
đóng góp vì quyền lợi của tập thể.
– Bảo vệ tổ chức trƣớc các cơn khủng hoảng.
– Khẳng định chất lƣợng nâng cao uy tính, chất lƣợng của sản phẩm
– Tính hữu hiệu của PR còn thể hiện trong các trƣờng hợp: tung sản phẩm dịch
vụ mới, định vị lại thƣơng hiệu sản phẩm cũ.
– Quản trị khủng hoảng cho doanh nghiệp.
1.1.4 PR với Marketing và quảng cáo :
PR với quảng cáo:
Armand Dayan định nghĩa quảng cáo là “là thông báo phải trả tiền, một chiều và không
riêng cho cá nhân nào, đƣợc thực hiện thông qua các phƣơng tiện thông tin đại chúng
nhằm cổ động có lợi cho một hàng hóa, một nhãn hiệu, một nhãn (cho một công việc, một
ứng cử viên, chính phủ)…Vậy PR và quảng cáo giống và khác nhau nhƣ thế nào?
Bảng 1.1 Phân biệt sự giống và khác nhau giữa PR và quảng cáo
PR
Quảng cáo
Giống
– Đặc điểm đều là quá trình đƣa thông tin đến đối tƣợng
– Mục tiêu cuối cùng đều là tạo dựng sự hiểu biết lẫn nhau, sự ủng hộ
và những mối quan hệ có lợi.
13
Khác
-Thông tin một chiều đƣợc
truyền từ ngƣời bán đến khách
hàng tiềm năng, thƣờng là
thông tin thƣơng mại, chủ yếu
hƣớng tới đối tƣợng mua hàng.
-Hƣớng vào việc làm thay đổi
nhu cầu của khách hàng tiềm
năng, nhằm thúc đầy hành vi
mua hàng.
– Tốn nhiều chi phí và có thể
kiểm soát đƣợc nội dung.
– Tính khách quan: là tiếng nói
trực tiếp của ngƣời bán hàng
về sản phẩm của mình nên
thƣờng mang tính chủ quan.
Không tin cậy.
-Thông tin hai chiều có sự trao đổi
thông tin(trao đổi giữa ngƣời phát
ngôn và báo chí, trả lời phỏng
vấn…), đa dạng, hƣớng đến nhiều
đối tƣợng.
– Thay đổi về nhận thức để cuối
cùng dẫn đến thay đổi về hành vi
của công chúng theo hƣớng có lợi
cho công ty.
– Không phải trả tiền nên không
kiểm soát đƣợc nội dung.
– Là tiếng nói gián tiếp của bên thứ
ba giới truyền thông nên khách quan
hơn.
( Nguồn Quảng cáo thoái vị và PR lên ngôi)
PR với marketing:
Theo hiệp hội Marketing của Mỹ – American Marketing Association (AMA). “Marketing
đƣợc xem nhƣ là một chức năng tổ chức, và là một tiến trình báo gồm thiết lập, trao đổi,
truyền tải các giá trị đến các khách hàng và quản lý quan hệ khách hàng bằng những cách
khác nhau để mang về lợi ích cho tổ chức và các thành viên có liên quan đến nó”
Hiện nay còn nhiều ngƣời lầm tƣởng PR và marketing là một. Trong khi, mặt dù hai hoạt
động này có những đặc điểm chung nhƣng nó có nhiều điểm khác biệt rõ rệt.
Bảng 1.2 So sánh sự khác nhau và giống nhau giữa PR và marketing
PR
Marketing
Giống
-Tạo dựng mối quan hệ có lợi, sự hiểu biết lẫn nhau, tạo dựng sự uy
tín giữa khách hàng và công ty.
-Đều sử dụng các hoạt động thông tin truyền thông giao tiếp để tìm
14
hiểu thái độ của công chúng, khuyến khích hợp tác.
-Phạm vi rộng rãi, bất kì tổ chức cá nhân nào cũng có thể tham gia.
Khác
-Đối tƣợng quan tâm: là công
chúng.
-Hành vi: Thái độ
-Doanh nghiệp, kinh doanh
-Lợi nhuận
-Khách hàng.
-Mua hàng
– Tổ chức
– Mối thiện cảm thông hiểu
(Nguồn Giáo trình Quan hệ công chúng trường Đại học Công Nghệ TPHCM)
Trong thế giới hoặc khu vực kinh tế tƣ nhân PR, quảng cáo và marketing có liên hệ với
nhau. PR có thể áp dụng trong tất cả các thành phần của marketing hỗn hợp, trong đó
quảng cáo là một thành phần. Sẽ dễ gặp rủi ro nếu thiếu PR bên cạnh marketing nhƣ: làm
sao cộng đồng chấp nhận một sản phẩm khi xã hội chƣa có nhận thức về nó. Vả lại nếu
không có PR các công cụ còn lại của marketing không làm nổi công việc giải quyết khi
xảy ra khủng hoảng, có sự cố thị trƣờng.
1.2 PR nội bộ :
Một vấn đề trăn trở lớn của doanh nghiệp là làm thế nào để một ngƣời bên ngoài muốn
vào làm việc tại công ty, và đồng thời một ngƣời trong công ty không muốn chia tay
doanh nghiệp. Để làm đƣợc điều này thì doanh nghiệp cần phải biết đến PR nội bộ và
phải đầu tƣ vào hoạt động này nhiều hơn nữa.
1.2.1 Khái niệm PR nội bộ :
Theo nhƣ định nghĩa về PR của Frank Jefkins đã nêu ở trên “PR bao gồm tất cả các
hình thức giao tiếp đã đƣợc lên kế hoạch, cả bên trong và bên ngoài tổ chức, giữa
một tổ chức và công chúng của nó nhằm đạt đƣợc những mục tiêu cụ thể liên quan
đến sự hiểu biết lẫn nhau”, ta có thể thấy hoạt động PR đƣợc chia làm hai mảng: PR bên
ngoài tổ chức và PR bên trong tổ chức. PR bên trong tổ chức ở đây chính là PR nội bộ,
khi mà tổ chức thực hiện các hoạt động PR hƣớng tới các thành viên của các tổ chức đó.
Có thể hiểu PR nội bộ là chức năng quản lý nhằm tạo ra và gây dựng mối quan hệ tốt đẹp
và có lợi giữa ban lãnh đạo của tổ chức, cơ quan với thành viên của tổ chức, giữa các
thành viên trong tổ chức với nhau, để đi tới thành công chung của tổ chức, cơ quan đó.
15
Công chúng của PR nội bộ chính là tập thể cán bộ, nhân viên tổ chức, công ty và họ đƣợc
liên kết với nhau bằng các mối quan hệ chuyên môn và công việc. Nhiệm vụ của PR nội
bộ nhằm kiểm soát cộng đồng bên trong nhằm tạo ra sự quản lý hiệu quả nhất. Hiệu quả
của một tổ chức hay một công ty là tập hợp sự tin tƣởng, trách nhiệm giữa lãnh đạo và
nhân viên.
Ngoài ra, PR nội bộ còn đƣợc hiểu là một bộ phận kết dính, liên kết các bộ phận khác
trong công ty, các nhân viên trong phòng ban tổ chức. Nhằm tạo sự khác biệt, đặc trƣng
của công ty mình với công ty khác, mục đích thu hút sự chú ý quan tâm của công chúng,
xã hội tạo nên một hình ảnh doanh nghiệp đẹp trong mắt mọi ngƣời, đồng thời khích lệ,
động viên nhân viên trong công ty làm việc hăng hái, nhiệt tình đóng góp công sức vào
việc xây dựng công ty ngày một phát triển.
Theo Thạc sĩ Nguyễn Thắng Lợi – chuyên viên Marketing bản chất của PR nội bộ có thể
đƣợc đúc kết nhƣ sau:
PR NỘI BỘ = TRUYỀN THÔNG + KHÍCH LỆ
Nhƣ vậy, PR nội bộ ngoài chức năng truyền thông nhƣ các hoạt động PR khác còn có
chức năng động viên, khích lệ tinh thần nhân viên của doanh nghiệp, khiến họ tin tƣởng,
gắn bó với tổ chức, tự mình cố gắng làm việc với năng suất cao nhất và sự tận tụy hết
mình. Từ đó ta có thể thấy PR nội bộ ngoài chức năng là một công cụ truyền thông còn là
một công cụ hữu hiệu trong việc quản lý nhân sự của công ty.
Mục tiêu mà PR nội bộ hƣớng đến là những nhân tố sau:
– Sự tin tƣởng hai chiều giữa lãnh đạo và nhân viên.
– Thông tin tin cậy cả về bề ngang và bề dọc
– Động viên tinh thần, đảm bảo vị trí và khả năng tham gia vào công việc của
mỗi nhân viên.
– Giải quyết xung đột, mâu thuẫn trong công ty
– Niềm tin và sự thấu hiệu của nhân viên đối với công ty, hàng hóa của công ty
– Sự thành đạt của tổ chức
1.2.2 Các kênh truyền tài của PR nội bộ:
16
Ấn phẩm nội bộ: Ấn phẩm nội bộ ở đây có thể là báo chí, bản tin phát hành trong
nội bộ doanh nghiệp với mục đích.
– Cung cấp thông tin thƣờng xuyên cho nhân viên về các công việc của tổ chức,
mục tiêu và các nhiệm vụ hiện hành.
– Cung cấp các thông tin có thể liên quan hoặc đƣợc sử dụng để hoàn thành công
việc của tổ chức.
– Nhắc nhở nhân viên những điều cần thiết để thực hiện nội quy hoặc để nâng
cao chất lƣợng sản phẩm và dịch vụ, trách nhiệm xã hội.
– Công bố các thành tích của nhân viên
– Tạo sự hiểu biết chung, củng cố sự tin tƣởng của nhân viên đối với ban lãnh
đạo và tổ chức, thúc giục nhân viên tích cực cộng tác, hợp tác với tổ chức.
Các xuất phẩm nội bộ không có tính thƣơng mại, có thể hƣớng tới nhiều nhóm công
chúng khác nhau, nhƣng nhóm công chúng chủ yếu là nhân viên. Họ chính là công chúng
trung tâm. Tại Hoa Kỳ, hai phần ba trong tổng số 100 tỷ xuất bản phẩm là dành cho nội
bộ, có hàng chục nghìn tờ báo nội bộ với số lƣợng phát hành là 300 triệu bản.ấTị Anh có
1800 tờ báo nội bộ với số lƣợng phát hành là 23 triệu bản, tại Nhật 3000 tờ, Pháp là 700
tờ.
Các kênh giao tiếp trong nội bộ:
– Các kênh giao tiếp qua các phƣơng tiện công nghệ thông tin:
Các phƣơng tiện công nghệ thông tin phổ biến dùng trong truyền thông nội bộ gồm: thoại
( Analog, Volp), Email (Outlook Express, MS outlook, Thunder Bird…), SharePoint (chia
sẻ thông tin), File Service (chia sẻ file), các giải phảo về thoại và hình ảnh ( voice, video),
YM, Chat, Skype…. Các hệ thống quản lý và dùng chung văn bản , quản lý báo cáo, văn
phòng điện tử, điều hành trực tuyến.
Đó là các công cụ rất hữu hiệu để tăng hiệu quả truyền thông nội bộ, lƣu trữ thông tin, trợ
giúp đắc lực trong việc quản lý. Đồng thời nó giúp tăng năng suất lao động tăng lợi
nhuận kinh doanh vì thông tin nhanh chóng đƣợc cập nhật và thông báo hằng ngày
– Kênh giao tiếp trực tiếp:
Giữa lãnh đạo với nhân viên:
17
Việc chia sẻ này có thể thông qua hình thức nhóm họp hay các hội nghị quản lý hoặc chia
sẻ cá nhân giữa lãnh đạo và nhân viên để có thể giải đáp các thắc mắc của nhân viên cũng
nhƣ truyền tải các thông điệp kinh doanh quan trọng đến họ.
Sẽ là thiếu sót lớn nếu doanh nghiệp chỉ biết tận dụng các công cụ công nghệ thông tin để
nâng cao hiệu suất giao tiếp mà quên đi việc chia sẻ mặt đối mặt giữa lãnh đạo với nhân
viên. Điều này sẽ khiến cho thông điệp đƣợc truyền tải nhanh hơn rất nhiều, có tác động
mạnh mẽ tới nhân viên, đặc biệt là khi các lãnh đạo có khả năng thuyết trình, thuyết phục.
Dựa theo những phản ứng, thái độ tại chỗ của nhân viên, lãnh đạo có thể linh hoạt điều
chỉnh thông điệp của mình để phù hợp với từng nhân viên. Đối với nhân viên, nếu có một
lời khen ngợi hay một lời chia sẻ từ ngƣời lãnh đạo là việc hết sức có ý nghĩa và có giá trị
ý nghĩa không kém những quyền lợi vật chất. Nhân viên thƣờng quan tâm đến môi trƣờng
làm việc bên cạnh tiền lƣơng, ở đây quan hệ với lãnh đạo đóng vai trò quan trọng trong
việc đánh giá môi trƣờng làm việc trong công ty.
Hơn nữa, trong rất nhiều trƣờng hợp, chỉ khi trực tiếp chia sẻ thì nhân viên mới bộc lộ
những cảm nhận suy nghĩ của mình, điều mà ít khi đƣợc đƣa ra trong bất kì hoàn cảnh
nào khác. Dựa trên những ý kiến đóng góp của nhân viên, ngƣời lãnh đạo có thể tiếp tục
hoặc giải đáp những khúc mắc và đi đến những thống nhất trong tƣ tƣởng giữa lãnh đạo
và nhân viên.
Giữa nhân viên với nhân viên:
Bên cạnh việc chia sẻ giữa lãnh đạo và nhân viên, thì việc tạo điều kiên tiếp xúc, chia sẻ
thƣờng xuyên giữa các phòng ban, giữa nhân viên với nhau cũng là một phƣơng pháp tốt
để tạo dựng sự đồng lòng thấu hiểu lẫn nhau. Từ đó khả năng phối hợp làm việc giữa các
nhân viên sẽ tăng lên đáng kể và các mâu thuẫn trong công ty cũng đƣợc giảm thiểu.
Các hoạt động cộng đồng trong nội bộ:
Đó là các hoạt động đƣợc tổ chức trong nội bộ công ty, thu hút sự tham gia của các thành
viên trong công ty nhƣ ban lãnh đạo. Hình thức tổ chức các hoạt động này rất đa dạng và
mang đầy tính sáng tạo của doanh nghiệp, nhằm mục tiêu tạo môi trƣờng thoải mái, thân
thiện, kết nối các thành viên trong công ty, phổ biến hình ảnh thƣơng hiệu công ty, nâng
cao nhận thức nhân viên đối với sản phẩm, tầm nhìn, sứ mạng của công ty. Về cơ bản có
thể chia làm hai nhóm chính:
– Sự kiện: đƣợc tổ chức nhân dịp nào đó trong năm ví dụ ngày lễ, ngày tổng kết
cuối năm, ngày thành lập công ty…
